美国小型企业的最佳电话接听服务

经营一家企业需要身兼数职，但接听电话不一定是其中之一。

雇用电话应答服务可以改善客户服务，提高工作效率，并让您腾出时间专注于主要任务。

在本文中，我将探讨电话应答服务的好处，讨论雇用电话应答服务时应避免的常见错误，并向您介绍美国一些最好的提供商。

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什么是电话接听服务？

电话接听服务是指雇用客户服务专家团队代表其他企业接听电话的公司。

电话接听服务提供商在高峰时段或正常工作时间以外处理来电和客户查询。 一些公司雇用电话接听服务，而不是拥有自己的内部客户服务团队。

代表可以处理多项任务，包括回答一般询问、接收消息、安排预约以及将电话转接给适当的人员或部门。

很容易理解为什么电话接听服务是一种经济高效且方便的方式，可以确保您不会错过重要的电话或机会。

谁使用电话应答服务？

任何收到大量来电并希望为其呼叫者提供专业且一致的体验的个人或企业都可以使用电话应答服务。

小型企业、医疗机构、网上商店、律师事务所、房地产机构、IT 公司和其他接到大量电话的服务型行业可以从电话应答服务中受益。

电话接听服务还可以使忙碌的企业家或想要保持专业形象的自由职业者受益。

如果您正在考虑雇用电话应答服务，以下是目前美国三大顶级提供商。

美国最好的电话接听服务

美国三大顶级电话应答服务是VoiceNation、Answer Connect 和 Abby Connect。 让我们仔细看看每个提供商的定价计划、优缺点。

声音国家

VoiceNation 是一家电话应答服务提供商，为企业提供虚拟接待服务，例如24/7 实时应答、订单处理、呼叫修补和其他通信解决方案。

VoiceNation 允许您在注册后立即激活其服务，而其余设置大约需要一个工作日才能完成。

价钱

VoiceNation 提供八种服务计划，涵盖各种规模的企业，无论您需要每月 20 分钟还是 1000 分钟或更长时间的服务。

以下是每个定价计划的摘要：

所有 VoiceNation 计划都包括24/7 接听、自定义脚本、无限用户、双语操作员、订单处理和报告。

这些计划之间的唯一区别是每个计划的额外分钟费用各不相同。

例如，在他们的 20 分钟计划中，每月大约包含 12-15 次通话，每增加一分钟费用为 2.19 美元。 然而，在他们的 500 分钟计划中，额外的分钟仅需 1.99 美元。

优点

• 无安装费：所有计划均不收取新帐户的安装费。
• 双语接线员：所有 VoiceNation 计划均包括双语电话接线员。
• 无额外费用：VoiceNation 不收取节假日或下班后通话的额外费用。
• 灾难恢复：VoiceNation 制定了业务连续性计划，以在发生自然灾害时保持业务正常运行。

缺点

• 成功经理：专职的成功经理仅限于更高的计划。
• 拨出电话：VoiceNation 拨出电话每分钟收费 10 美分。

应答连接

AnswerConnect 是一项应答服务，为企业提供实时虚拟接待员，以 24/7 处理电话和消息。

与我们列表中的其他电话应答服务不同，AnswerConnect 的入门级套餐起价为每月 325 美元，持续 200 分钟，这使得 AnswerConnect不太适合不需要那么多分钟覆盖时间的小公司。

价钱

AnswerConnect 提供三种主要服务计划，每月 325 美元至 475 美元不等。

从那时起，他们在网站上宣传了 13 个额外计划，他们将其称为“更大的计划”。 较大的计划涵盖每月高达 100,000 分钟的覆盖范围。

以下是每个定价计划的摘要：

所有计划都包括自定义脚本、24/7 接听、实时聊天支持、预约安排以及日历和 CRM 集成。

优点

• 集成：AnswerConnect 与流行的 CRM 集成，例如 Salesforce、Zoho、Slack、Google Analytics 和 HubSpot。
• 视频通话：AnswerConnect 支持在更高版本上通过 Teleport 进行视频通话。
• 植树：AnswerConnect 每个客户每月种植一棵树。

缺点

• 设置费：与 VoiceNation 不同，AnswerConnect 对除 Growth 计划外的所有计划收取 49.99 美元的一次性设置费。
• 60 秒计费：所有通话均四舍五入到最接近的分钟。 例如，如果通话持续一分两秒，您将按两分钟付费。
• 服务收费：AnswerConnect 对双语支持、实时口头转达和语音提示收费。

艾比连接

Abby Connect 是一项位于拉斯维加斯的电话应答服务，提供专门的虚拟接待员团队来接听您的电话和实时聊天消息。

Abby Connect 的一些功能包括客户数据更新、自定义曲调和预约安排。 Abby Connect 还具有“热转接”功能，接待员在将呼叫转接到客户之前会向您提供所有详细信息。

价钱

Abby Connect 提供三个月计划，价格从 299 美元到 1199 美元不等。 以下是每个计划的摘要：

• 接待员计划 1 ：100 分钟接待员时间，每月 299 美元。
• 接待员计划 2 ：200 分钟接待员时间，每月 549 美元。
• 接待员计划 3： 300 分钟接待员时间，每月 1199 美元。
• 实时聊天计划 1：10次参与聊天，每月 129 美元。
• 实时聊天计划 2：30次参与聊天，每月 299 美元。
• 实时聊天计划 3：50次参与聊天，每月 469 美元。
• Abby 10 捆绑计划 1 ：您的接待员计划 + 10 次实时聊天，价格为 99 美元。 您每月节省 30 美元。
• Abby 30 捆绑计划 2 ：您的接待员计划 + 30 次实时聊天，价格为 249 美元。 您每月节省 50 美元。
• Abby 50 捆绑计划 3 ：您的接待员计划 + 10 次实时聊天，价格为 399 美元。 您每月节省 70 美元。

优点

• 免费试用：Abby Connect 有 14 天的免费试用计划。
• 自定义语音邮件：Abby Connect 为那些喜欢语音邮件而不是书面消息的人提供自定义语音邮件解决方案。
• 通话录音功能：您可以选择将通话录音添加到您的帐户。
• 专职成功经理：所有计划均由专职客户经理和由五到七名虚拟接待员组成的团队提供支持。
• 呼叫阻止：您可以阻止不需要的呼叫者和垃圾邮件发送者以节省时间。

缺点

• 24/7 服务的额外费用：Abby Connect 对于在办公时间之外使用其服务收取额外费用。
• 30 秒增量：如果通话持续 1 分 10 秒，您将按 1 分 30 秒计费。
• 无呼叫插入：Abby Connect 不允许您监听电话应答服务代理与客户之间的实时通话。

电话应答服务与呼叫中心有什么不同吗？

电话应答服务的主要重点是为电话客户提供人性化的服务，包括转接电话和接收消息。 另一方面，呼叫中心可以提供额外的客户支持。

一般来说，呼叫中心处理更复杂的客户服务需求，例如订单处理、技术支持和投诉解决。 他们还可以使用先进的工具和软件来管理通过电话、电子邮件和实时聊天的客户互动。

以下是电话应答服务和呼叫中心之间的一些其他区别：

• 脚本：呼叫中心通常依赖复杂的脚本，这可以使客户服务代表听起来像脚本一样，而电话应答服务则使用简单的脚本来确保与客户的对话听起来自然。
• 通话时长：呼叫中心专注于处理需要大量关注且通话时长较长的复杂呼叫。 电话应答服务优先处理大量一到两分钟长的较短呼叫。
• 呼叫路由：电话应答服务将呼叫路由至适当的人员来处理查询。 相比之下，呼叫中心通过回答所有客户问题并自行处理请求来接听电话。

电话接听服务如何运作？

电话接听服务的工作原理是提供个人或经过培训的接线员团队代替您的公司接听电话。

该过程通常是这样进行的：

1. 转接电话线路：您将电话线路转接至电话应答服务的电话号码。
2. 接听电话：当有电话打入时，接线员会使用您或您公司的名称接听电话，并按照您提供的一组说明进行操作。
3. 筛选呼叫：操作员筛选呼叫以确定其重要性并确保将其定向到正确的人员。
4. 转接电话：如果电话紧急或需要立即处理，接线员会将电话转接至公司内适当的人员或部门。
5. 跟进：电话接听服务对来电者进行跟进，以确保他们的需求得到满足并回答他们的问题。

假设您经营一家销售手工珠宝的在线商店。 您是一个单人操作人员，因此您负责从制作珠宝到包装和运输订单的所有事务。 您也是回答客户询问（包括电话）的人。

您发现接听电话占用了您大量的时间，并且分散了您对其他重要任务的注意力。 您还会担心在忙碌或休息时漏接电话。

这就是电话接听服务可以提供帮助的地方。 它可以让您专注于工作，而不必担心错过重要电话或被非紧急电话打扰。

接听服务接线员会接收消息，通过电子邮件或短信向您转发紧急询问，并提供基本的业务信息，例如商店营业时间和退货政策。

这不仅可以节省您的时间，还可以帮助您保持企业的专业形象。

如您所见，电话应答服务提供了一种有效的方式来管理您的来电，同时避免了因雇用额外员工或投资昂贵的电话系统而产生的客户服务成本。

使用电话应答服务的原因

电话接听服务可以提供一致且专业的呼叫处理，节省时间和金钱，并改善工作时间以外的客户体验。

以下是您可能考虑使用电话应答服务的一些原因：

每个电话都会得到答复

使用电话应答服务的一个主要优点是，无论时间或通话量如何，所有呼叫都会得到应答。

这有助于与重视随时与现场接线员通话的便利性的客户建立忠诚度和信任。

他们的服务全天候 (24/7) 提供，这对于拥有国际客户群的企业来说是理想的选择，因为客户可能会从不同时区致电。

此外，安排专人负责处理来电也有助于防止错失销售机会，因为无法联系您商店的客户可能会联系竞争对手。

节省时间和金钱

当您将呼叫应答外包给专门的团队时，您可以腾出自己的员工来专注于其他重要任务，例如订单履行和营销。

这对于资源有限的小型电子商务企业尤其有价值。

有些服务收取固定的月费，而其他服务则按通话或分钟收费，因此您可以选择适合您的预算和使用要求的计划。

帮助您扩展业务

将您的电话接听外包给电话接听服务可以帮助您在专注于发展业务时扩大在线商店的规模。

根据 Usabilla 的一项研究，大多数客户更喜欢让真人接听电话，而不是机器人或自动服务员。

无论您的业务增长多快，您都可以提供一定程度的个性化服务，帮助建立客户忠诚度和信任。

雇用电话应答服务时要避免的错误

在雇用电话接听服务时，您应该避免常见的错误，例如雇用行业经验很少或没有的服务、工作时间有限以及缺乏双语客服人员。

缺乏电商行业经验

电话应答服务提供商可能无法提供您所需的支持水平，从而导致客户体验不佳。

例如，如果客户致电在线时装店，而接线员不熟悉行业术语，则客户可能会对您的业务失去信心。

这可能会导致他们取消购买并将业务转移到其他地方。

这就是为什么选择一家行业经验丰富、了解您的具体要求并能够提供一流客户支持的电话应答服务至关重要。

缺乏双语座席

如果您拥有多元化的客户群，那么雇用没有双语座席的电话应答服务可能是一个代价高昂的错误。

在当今的全球市场中，拥有会说多种语言的客服人员来满足喜欢用母语交流的客户的需求非常重要。 缺乏双语座席可能会导致沟通不畅、沮丧和业务损失。

例如，如果您向加拿大的客户销售美容产品，仅雇用讲英语的代理商可能会导致错过法语客户的销售。

同样，美国的在线商店应该寻找精通英语和西班牙语的提供商。

没有现实的期望

对电话应答服务代理可以做什么和不能做什么有现实的期望非常重要。

一些企业主希望该服务能够完全处理所有客户查询，但根据问题的复杂程度，这可能不可行。

您应该与服务提供商沟通您的期望，并共同制定满足您需求的计划。

例如，您可能希望该服务处理运输时间等基本查询，但对于复杂的问题或技术支持，将呼叫转接给您公司的专家可能是最佳选择。

最后的想法

选择合适的电话接听服务可以显着减少您的工作量并提高客户服务质量。

有多种电话接听服务可供选择，每种服务都有自己的优点和缺点。 无论您是在寻找 24/7 支持、双语代理还是特定行业的专业知识，请选择能够满足您需求的服务提供商。

有了合适的电话接听服务，您就可以将注意力集中在扩展业务上，同时确保您的客户得到良好的照顾。