在线打样如何改变创意工作流程

通过更快地获得对您的内容的反馈和批准，可以获得很多好处。

以下是让球滚动的三个好处：

1. 您有更多时间来完善您的内容
2. 您实际上可以按时完成
3. 你可以承担额外的项目

总之，这会带来更高质量的工作以及更有效地利用时间和金钱。 赢，赢，再赢！

当然，问题是如何？ 答案是在线打样。

以前，打样通常涉及少数人聚集在打印输出或显示器周围讨论一段内容。 与在线打样的不同之处在于，顾名思义，整个过程都是在线进行的。

大流行之前：电子邮件、传输链接和幻灯片

在大流行之前的几十年里，大多数团队使用以下方法之一来在线证明他们的内容：

• 电子邮件：将内容发送给利益相关者并在电子邮件链中讨论修改
• 传输链接：向利益相关者发送下载链接并通过电子邮件或聊天讨论修改
• 幻灯片：在 PowerPoint 或幻灯片中展示内容，并在通话中或在评论中讨论反馈

疫情过后：在线打样软件

COVID-19 大流行彻底改变了我们合作的方式。 麦肯锡公司关于未来工作的一项研究报告称，现在远程工作的数量增加了 4-5 倍。

随着团队越来越分散，最高效的机构和营销团队已转向在线校对软件进行创意审查。 这为共享文件、收集反馈以及跟踪版本和批准提供了一个集中和透明的空间。

就像 Slack 改变工作场所聊天和 Zoom（更不用说 Loom）改变会议一样，在线校对软件使内容审查更清晰、更快速、更具协作性。

但在我们详细了解在线打样的工作原理之前，让我们先看看使用电子邮件进行创意内容审查的四个陷阱。

通过电子邮件校对创意内容的 4 个陷阱

20 世纪计算机科学家先驱 Grace Hopper 说，英语中最危险的短语是“我们一直都是这样做的”。 据福布斯报道，这也是商业中最危险的短语。

说到白领工作，电子邮件在大约 3 年的时间里一直是首选的沟通渠道。

• 有问题要问七楼的同事吗？ 电子邮件。
• 需要检查是否有人想在下班后喝几杯？ 电子邮件。
• 需要从高级管理层那里获得对一些视频的反馈吗？ 电子邮件。

但是对于内容审查，特别是通过电子邮件进行的校对工作一直很混乱。 现在，三分之二的营销人员和创意人员拥有混合工作设置，该过程的问题变得越来越明显。

这可以分为四个关键领域。

1. 文件和反馈完全脱节

通过电子邮件进行在线校对的最大问题之一是反馈未明确与其引用的文件相关联。 而且，正如您即将发现的那样，这是混乱的根源。

多个传输链接、几十个附件、数百条评论——所有这些都分散在无数的电子邮件链中。 在您甚至可以考虑开始下一个版本之前，您的团队不得不浪费时间将所有内容整合到一个地方。

可能的结果？ 反馈会被误解，需要额外的审核轮次才能完成工作，从而增加批准流程的天数。

2. 通过电子邮件审查创意资产是一种拖累

想象一下，在无法突出显示要更改的部分的情况下尝试对文档提供反馈。 您必须用长篇描述来解释您的想法，或者将部分内容复制并粘贴到电子邮件中。 这不仅会花费您更长的时间，而且还会增加您的反馈被误解的可能性。

效率低下，对吧？

然而，这就是团队每天就视频、设计和其他文件类型提供反馈的方式。 利益相关者浪费时间写出时间代码并截取屏幕截图来解释它们的含义。 内容创建者要么将所有内容拼凑在一起，要么召开会议以更加清晰。

3. 追逐人们的反馈和认可是一项全职工作

我们已经讨论了利益相关者在通过电子邮件提供反馈时面临的问题。 因此，很自然地，他们中的许多人会尽可能长时间地推迟它。

这给项目经理、客户经理和营销人员带来了问题。 首先，他们必须密切关注谁批准或请求更改（你好，电子表格）。 然后他们必须发送追赶者电子邮件来提醒人们他们的反馈到期了。

那么会发生什么？ 创作时间受到挤压，内容质量受到影响，并且错过了最后期限。

4. 版本控制失效

电子邮件校对对于版本控制来说是一场灾难。

以下是您可能面临的一些问题：

• 您必须在没有以前的反馈作为参考的情况下对文件提供反馈
• 如果您错过了几封电子邮件，您可能会不小心提供有关旧版本的反馈
• 您的内容（尤其是文档）可以作为新版本进行编辑和重新共享

如果您身处金融、医疗保健或法律等受监管行业，则存在发布错误版本、让您的公司陷入困境的巨大风险。

在线校对软件的工作原理以及为什么它更适合现代团队

在线校对通过集中您的整个审阅过程来恢复混乱的电子邮件审阅。

它使您可以在浏览器中即时访问项目中发生的一切。 因此，您可以在几秒钟内回答诸如“这个版本和上一个版本有什么区别？”之类的问题。 或“我的团队今天准备好处理哪些文件？”

让我们分六个步骤了解在线打样的工作原理。

1.创建项目

在线校对过程的第一步是创建项目。 这实际上是云中的一个空间，您可以在其中上传文件，您的审阅者可以直接在他们的浏览器中添加评论。

只需一分钟即可设置您的项目。 然后，您可以在一个地方密切关注每个文件、版本、评论和批准。

2. 设置您的审核工作流程

创建项目后，您可以设置工作流程以确保每个文件都得到合适人员的批准。

您的审核步骤可能如下所示：

• 创意评审：创意总监、艺术总监、文案
• 管理评审：客户经理、项目经理、战略家
• 客户评审：品牌经理、营销经理、法律专家

这种方法有助于防止工作在准备就绪之前被发送给重要的利益相关者。 您可以完全控制谁看到什么以及何时看到。

3.上传文件并设置截止日期

现在是最简单的部分——共享文件。

只需上传您的文件并选择您要与之共享的审阅者组。 无需下载，也没有传输链接超时的风险。

然后设置截止日期，以便您的审阅者知道何时需要他们的反馈。 如果他们在截止日期临近时忘记提供反馈，最好的在线校对工具会自动向他们发送提醒。

4. 收集反馈并协作

您已经共享了您的文件，反馈如潮水般涌来。现在是时候与您的审阅者互动，在评论中讨论想法，并在开发下一个版本之前让每个人保持一致。

大多数在线校对软件都包含注释和附件等工具。 这使您可以轻松准确地看到人们在谈论您的内容的哪些部分，因此您可以自信地进行修正。

5. 在您的第一个审核步骤中获得批准

一旦您将每个人的反馈落实到您的内容中，您就可以准备好与您的第一个审核步骤共享新版本——例如，您的创意团队。

如果幸运的话，您的第二个版本将获得批准。 但是根据您内容的复杂程度，您可能需要另一轮来为下一个审核步骤做准备。

6. 对剩余的复习步骤重复上述步骤

一旦您在第一个审核步骤中获得批准，您就可以与下一组利益相关者共享您的内容。

这可能是您的营销团队、产品专家或合规人员。 如果你想加快速度，你可以并行运行其中的一些审查步骤，以帮助更快地达到最终版本。

解决邮件审稿问题的在线打样软件的11个特点

共享文件。 讨论反馈。 跟踪批准。 以下是在线打样软件的 11 个最重要的功能：

1.评论、注释和附件

在线打样的最大好处之一是审稿人的用户体验。

您可以直接在文件顶部添加反馈，而不是通过电子邮件写出冗长的描述。 无论您是针对视频、文档还是图像提供反馈，您都可以单击要更改或谈论的确切点。 然后您可以在上下文中创建您的评论。

以下是最受欢迎的反馈功能的综述：

• 点击添加评论
• 使用钢笔工具、线条、方框和箭头创建注释
• 添加附件作为参考或进一步的上下文
• 回复以在上下文中讨论评论
• 使用表情符号对评论做出反应并节省时间
• @提及队友或评论者

2. 视频和音频文件的自动时间码

视频是通过电子邮件查看的最棘手的文件格式之一。 文件必须在一定的时间范围内上传到传输链接、共享和下载。 然后，审阅者必须列出时间码来解释他们想要更改的部分。

在自动时间码的帮助下，在线打样软件可以显着缩短视频审阅时间。 只需在播放视频或音频文件时点按即可暂停并创建标记。 然后专注于撰写您的评论，而无需解释您正在谈论的内容的哪一部分。

而且由于评论与特定帧相关联，编辑人员可以单击任何评论以跳转到视频或音频文件的该部分。 这可以节省宝贵的修改时间，并有助于更快地完成内容。

3.截止日期和自动提醒

如果您曾经在广告公司或营销团队工作过，那么您很有可能不得不追逐一些人以获得反馈和批准。 这不仅令人沮丧，而且还浪费您大量的时间。

在线打样通过让您为批准工作流程的每个阶段设置截止日期来解决此问题。 然后，随着截止日期的临近，您的审阅者将被提醒提供反馈。 在您忙于专注于更重要的任务的同时。

一些软件在这里更进一步，允许您根据预设的时间范围（例如，两天）自动设置截止日期。 因此，如果有人今天开始审查，截止日期将自动设置为后天 - 最大限度地减少手动工作，同时为您的利益相关者设定明确和一致的期望。

4.内置版本控制并排比较

版本控制是任何成功审查过程的重要组成部分。 以下是在线校对如何帮助您像专业人士一样管理版本：

• 在现有文件之上添加新版本以保持清晰的版本历史记录
• 随时重温以前的版本，包括所有评论
• 如果审阅者或队友正在查看旧版本，请通知他们
• 并排比较版本以查看更改内容并验证新版本

使用一些工具，您甚至可以自动比较两个版本以指出更改的内容。 人工智能通过帮助您保持品牌或使您的设计布局恰到好处，开始在内容审查中发挥更大作用只是时间问题。

5. 支持所有最流行的文件类型

某些在线校对工具（如网站或设计文件）专门针对特定文件类型。 但是最有价值的工具可以让您将所有文件集中在一个屋檐下。

您可以共享以下格式的文件：

• 文档： PDF、PDF/X、DOC、DOCX、XLSX、PPTX
• 视频： MOV、MP4、3GP、AAC、AVI、FLC、MPEG-2、WMV、MXF
• 图片： JPG、PNG、TIF/TIFF、AI、PSD、SVG、GIF、EPS、WEBP、NEF、CR2、DNG、ARW、HEIC、TTF、PSB
• 音频： MP3、AAC、WAV
• 实时网站： HTTPS 网站
• HTML 内容： HTML

通过将所有这些内容和反馈集中在一个地方，您可以避免在不同的工具之间跳来跳去来管理您的审核轮次。 更好的是，您的审阅者也可以，他们可能不会很好地使用其他工具。

6. 查看步骤和模板

在开始任何项目之前，您应该仔细考虑您的审查过程以及在您到达终点线的过程中需要参与的不同利益相关者。

如果你在一家广告公司工作，它可能看起来像这样：

• 创意团队
• 帐户管理
• 客户

或者，对于营销团队，它可能看起来更像这样：

• 品牌与营销
• 产品
• 遵守

使用在线校对软件，您可以设置这些步骤并在项目开始时邀请所有审阅者。 然后，每次共享文件时，您都可以确保它在正确的时间被正确的人看到和批准。

上面的樱桃呢？ 您可以将您的工作流程变成模板，以便在多个项目中重复使用。 非常适合需要在整个公司推出一致工作流程的企业。

7. 快速查找以搜索文件、版本和评论

将所有内容评论集中在一个地方的美妙之处在于一切都井井有条且易于查找。

但是当时间紧迫时，您可以使用在线打样软件的搜索或快速查找功能更快地找到您需要的内容。

这使您可以在整个平台中搜索特定评论、文件、版本或项目。 然后，您可以快速跳转到它并准确查看您要查找的内容——与在收件箱中拖网相比，可以节省大量时间。

8. 一目了然地查看谁批准了什么的状态指示器

想象一下，您正在与老板谈论您最近与客户分享的一项工作。 如果他们问有多少审稿人批准了它，您需要多长时间才能找到可靠的答案？

使用在线打样软件，你可以秒答对这个问题。 从您的项目仪表板中，您可以一目了然地看到每个文件和审阅者的审阅状态。

例如，在某些软件中，您会看到每个审阅者的以下状态指示器之一：

• In review (gray):审稿人还需要看一下这个版本
• 请求更改（橙色）：审阅者已请求对此版本进行更改
• 已批准（绿色）：审阅者已批准此版本

这使您可以清楚地了解哪些文件已准备好处理，以便您可以有效地管理资源。 它还可以节省无意义状态会议的时间，因为每个人都已经知道您在流程中的位置。

9. 提交审核报告以审核您的审批流程

如果您在受监管的行业工作，在线校对在跟踪您的内容的批准过程时会提供巨大的帮助。

借助审阅报告，您可以保存文件每个版本的每条评论和审阅决定，包括时间戳。

这可以导出为 PDF 并保存在您的系统中。 因此，如果有任何投诉或诉讼，您可以准确地看到哪里出了问题以及谁应该对此负责。

10. 集成以在您最喜爱的应用程序中保持最新

最好的在线校对工具可以连接所有您喜欢的应用程序。 这通常通过本机集成或第三方自动化提供商来实现。

您可以通过以下几种方式在在线校对工作流程中实施集成：

• 在 Slack 或 Microsoft Teams 中向审阅者发送反馈提醒
• 在 Asana 和 Monday 等项目管理软件中设置审查任务
• 提交营销请求时自动创建项目

11. 帮助您跟踪和优化文件审查的见解

在线校对软件旨在最大限度地减少反馈时间，并最大限度地增加花在高效、高影响力任务上的时间。

借助内置的洞察力和分析，在线校对软件可以显示您的团队每月创建的文件、版本和评论数量。 它揭示了这些事物如何随时间变化的趋势。

这有助于您监控性能并找到提高工作效率的方法。

分散的工作场所需要创新的解决方案

电子邮件不是为校对内容而构建的。 随着大流行使工作场所更加分散和分散，团队开始寻找工具来解决他们的校对问题。

使用在线打样软件，您可以在一个平台上共享文件、讨论更改和获得批准。 它使评论者可以更快地提供反馈，并使内容创建者的评论更清晰、更准确。 通过自动执行审阅过程中的关键步骤，在线校对可以让团队腾出时间专注于交付最佳作品。

创建高效的设计工作流程是在线打样的下一个重要步骤。 了解创意协作如何推动设计工作流程并使您的品牌内容更加真实。