使用会议管理软件让您的会议充满活力

我们距离新的一年只有几个月，我已经将其称为自动化年。

在我们最新朋友 ChatGPT 和更先进的人工智能软件的爆炸式增长之间，组织正在寻找方法来削减不必要的成本，并最大限度地利用分配给员工的时间进行深度工作。 这是有道理的。

我们针对全球经济衰退担忧和市场需求波动优化我们的工作流程，尤其是对于 B2B 公司。 我们没有人对 2022 年发生的技术裁员视而不见。现在，我们将看到企业如何适应资源减少和市场变化，同时理解不断发展的技术。

简而言之，更少的人做更多的工作。 具有前瞻性思维的组织将采用的一种方式是依靠不断增长的 AI 武器库。

在许多情况下，自动化工具不仅成为一种奢侈品，而且成为一种必需品。 在与队友联系时，您应该会看到所有行业都转向自动化，尤其是在会议管理方面。

在很大程度上将劳动力转移到全球、远程和混合工作的大流行后世界中，连接将继续依赖视频会议软件。

企业与全球会议工具一起使用的内容将显着影响员工节省时间和金钱以及减轻日常压力的方式。 组织比以往任何时候都更希望简化的领域之一是会议。

会议已经成为一个热议的话题——您是否发现定期全员参与对您的组织有价值，或者如果没有再次面对面的会议，您会很高兴。 爱他们或恨他们，会议将继续存在（他们可能开始看起来很不一样）。

在基本层面，会议是您联系、协作并经常汇集不同想法以制定创新解决方案和计划的地方。 会议管理软件继续解决的是如何清理现有会议——无论是准备、运行还是跟进。

随着更智能的技术、更广泛的采用以及需要更快的会议准备和总结的全球远程工作人员，会议管理软件每年都在不断改进。 难怪数字会议管理工具将成为一个值得关注的大趋势。 让我们来看看为什么。

糟糕的会议使企业损失数十亿美元

举办糟糕的会议的代价是巨大的。 一份 2019 年会议状况报告显示，仅在美国，组织不当的会议就让组织损失了 3990 亿美元。 同年，德国浪费了 730 亿美元，英国浪费了 580 亿美元，瑞士浪费了 330 亿美元——所有这些都是因为糟糕的会议。

将“糟糕”的会议称为代价高昂很容易，但会议具体在哪些方面触及了组织的底线？ 主要体现在劳动力成本上——被称为“会议疲劳”的普遍现象可归因于工人需要时间从沮丧中恢复过来。

在最坏的情况下，持续进行且运行不佳的会议会降低整体业务生产力并激怒员工，尤其是那些每周要花多达 23 小时开会的领导职位，导致工作不满，从而导致代价高昂的人员流动。

会议管理软件如何对抗糟糕的会议

如果您曾经抱怨过一场毫无意义的会议或一次冗长的会议，那么您并不孤单。 通过会议软件向会议自动化的转变将直接解决最常见的会议投诉。

• 会议时间太长，效率低下。 这种抱怨是痛点会议软件旨在解决的核心问题。 Solid 会议管理软件监控整个议程的时间、每个议程项目的时间以及个别发言人的时间。
  至于生产力，会议软件可以在很多方面帮助您的团队提高生产力。 至少，您的会议管理工具有一种直接的方式来记录会议中的任务和决策，并跟进行动项目。
• 会议组织或计划不周。 大多数（如果不是全部）会议管理软件都有一些议程构建器，允许创建简单、复杂或自定义的模板，因此团队可以为他们的会议添加结构和计划。
• 会议不是以行动为导向的，也不会产生明确的后续步骤。 会议软件通过直观地存储您的会议记录，通过自动化降低成本。 在需要时可以轻松访问会议摘要或会议记录，这有助于您进一步处理记录的信息。
• 会议不具有包容性，不允许平等参与。 工作场所的包容性至关重要，因为会议中缺乏多样性和包容性会导致代价高昂的盲点。

会议管理软件提供了一个虚拟会议平台，确保每个人都有相同的参与机会，无论他们身在何处或个人情况如何。 这通过最大限度地减少花在差旅和日程安排上的时间和精力来促进包容并提高生产力。

借助虚拟白板、屏幕共享和实时协作等功能，会议管理软件使团队能够无缝高效地协同工作，无论他们身处何地或时区。

更少的日常会议工作，更多的时间用于战略

在《哈佛商业评论》调查的 182 名高级管理人员中，64% 的人表示会议是以牺牲深度思考为代价的。 对于希望通过深入的长期战略不断适应的企业来说，这是一个令人不安的统计数据。

为了在当今市场上保持竞争力，公司需要他们最优秀和最聪明的人专注于大局项目。

从头开始制定议程或手动输入会议纪要等任务非常耗时，而且会让员工感到沮丧。 这会导致工作场所不满、离职和资源浪费。 令人望而生畏的不仅仅是繁琐的会议准备工作。 糟糕的会议会导致会议恢复综合症，使员工难以从会议中恢复过来并高效工作。

会议应该避免常见的陷阱：尽可能自动化任务，让会议保持在正轨上，并且只邀请相关的与会者参加。 当会议管理应用程序可以在几秒钟内为您完成时，为什么还要让您的员工在第二个数字位置手动构建议程、总结会议记录和重新键入行动项目？

资料来源： Ronnie Jensen 的艺术作品

会议管理软件支持具有固定议程、设定时间表、重点主题和指定发言人的战略会议。 与会者知道会发生什么，因此他们可以提前准备并随着会议的进行更深入地研究议程。

异步会议已经发生，企业需要适应

COVID-19 向我们表明，组织的成功不再需要面对面的会议。 具有前瞻性思维的企业，其中许多拥有跨越时区的员工，已经转向异步工作和会议。

但异步会议与简单的 Teams 聊天有何不同？

在非同步会议中，参与者在整个会议材料上花费特定的时间，而不是在开放式任务上。 一个运行良好的异步会议有一个目的、一个议程、一个供与会者分享他们想法的中心位置，以及一个记录会议记录的过程。 会议记录定稿并在会议结束时发送。

只有使用支持您的会议管理软件，才能召开这样一个由不同部分组成的会议。

资料来源： Velocity Global

在会议管理软件中寻找什么？

自会议开始以来（我不确定，我不在那里，但我认为它们发生在史前洞穴中），会议投诉一直是一个主题。

一些最常见的会议抱怨包括发言者重叠、会议时间长、没有标准的议程构建或记录流程、没有集中存储笔记或会议记录的区域，以及一个人独占会议。 这就是为什么在考虑会议管理软件时寻找这些常见会议事故的确切补救措施至关重要的原因。

当您投资会议管理软件时，您希望物有所值。 以下是您的会议管理愿望清单中的主要功能：

• 议程制定者； 如果多个团队成员可以在议程上进行协作，则可获得加分
• 用于创建和分发会议纪要的自动化系统
• 议程项目和发言人的时间跟踪器
• 用于衡量会议有效性和收集团队会议反馈的系统
• 组织演讲者的系统
• 自动记录会议任务的系统
• 自动记录会议决策的系统
• 会议投票机制
• 与其他有助于任务管理的生产力工具集成
• 会议资料集中存储
• 能够自定义和模板化议程、会议纪要等

虽然这份清单肯定不是详尽无遗的，但它是投资会议管理技术的一个很好的起点。

使用会议管理软件可以节省多少时间和金钱？

使用会议管理软件节省的时间和金钱取决于您召开的会议类型、团队规模和会议时长。 下面是一个计算花在会议上的时间和金钱的例子。

根据哈佛商业评论计算器，与八名年收入 70k 的员工举行的长达一小时的会议将使您的组织每次会议花费 392 美元。 每月甚至每周冲洗并重复几次该会议，您可以看到会议是如何累积起来的。

如果没有结构和有形结果，会议费用就是沉没成本，您的员工离开会议时会感到沮丧和疲惫。 会议管理软件减轻了这些痛点，使您免于员工倦怠和生产力下降。

告别无效的会议

由于企业希望通过自动化来削减成本和简化流程，会议空间也不例外。 随着全球、远程和混合工作的持续趋势以及市场的不确定性，公司将尽可能地降低成本和资源。

企业可能犯的最昂贵的错误之一是低效的会议，因此产生更高效、可操作的会议结果的会议管理软件将是一个显而易见的趋势。

加入经受住时间考验的会议革命 - 探索 Skype 的秘密以及它如何改进协作。