审核您的营销自动化平台：路线图

营销自动化平台 (MAP)，如HubSpot ，应该让您的生活更轻松，让您将时间和注意力集中在其他更紧迫的事情上。 但是，如果对您在 MAP 中创建的资产没有适当的监督，它们很容易产生相反的效果。 曾经对您的营销、销售和服务流程做出积极贡献的东西现在已成为管理和执行计划的主要障碍——需要猜测和数小时筛选旧资产以完成最简单的任务。

如果以上听起来我们刚刚描述了您的一天，那么您并不孤单。 如果您已经让您的 MAP 达到了这一点，那么可能是时候退后一步，做一些没人喜欢做但对您的业务健康，更重要的是，您的理智是必要的——门户审核。

虽然所有 MAP 都不相同，但我们在进行此项目时始终建议遵循一些一般准则。 拥有 MAP 的一个关键且经常被忽视的方面是拥有一两个内部利益相关者/拥护者，他们可以成为任何公司协议或 MAP 内最佳实践的真相来源，尤其是当外部顾问进来审核和优化平台时.

权限

在执行任何操作之前，我们建议您查看 MAP 中的用户权限。 这通常是平台内部不一致的主要来源，因为不同的人从他们自己的角色的角度和倡议对事物应该如何运作和运作有不同的想法。

为了管理这个，采访每个部门或用户并确定他们需要访问什么以及需要什么级别的访问。 重新组织和记录这些权限，以便组织中的每个人都知道谁有权访问什么以及为什么。 采用这种方法应该有助于减轻对为什么会发生权限洗牌的任何负面情绪，并让每个人更好地了解当他们需要完成特定任务时应该去找谁。 作为一般规则，管理员级别的权限（HubSpot 中的超级管理员）应该保留给特定的一组超级用户，如果不是一个人的话。

命名约定

现在权限已被消除，是时候让这些用户使用 MAP 的命名约定结构在同一页面上。 在实际接触门户中的任何资产之前，重要的是要确定如何对不同资产进行分类、如何将它们绑定在一起以及应该在高级别上表达哪些细节。 此处设置和决定的内容将为 MAP 的未来可用性创造奇迹，并使您能够有效地导航和报告您在平台内创建和管理的资产。

虽然我们没有推荐特定的命名约定结构，但您应该考虑诸如您运行的广告系列、这些广告系列的时间以及您可能与您的 MAP 建立的任何第三方连接等因素。

同样重要的是要注意这应该是与您管理权限的相同用户进行的讨论。 根据您对 MAP 的专家级知识提供一个起点，但要针对每天在 MAP 中构建/工作的用户进行定制。 在流程结束时，您应该有一个可以与您的团队共享的文档，该文档清楚地规定了在不同资产场景中使用的命名约定。 不要害怕随着业务的发展进行更新，并确保将这些更新/更改传达给团队的其他成员。

在项目的这一点上，您已经为将在 MAP 中开始的实际工作奠定了基础。 您知道谁可以编辑/创建某些资产并确定您想要实施的结构。 归根结底，MAP 旨在向您的数据库中的联系人进行促销、销售和/或服务。 出于这个原因，我们建议从了解这些联系人如何进入您的数据库开始，以便您可以跟踪从创建到最终流程的面包屑路径，然后一路优化。

表格和登陆页面

在检查 MAP 中的当前表格时，寻找冗余或不再使用的表格。 依靠统计数据，例如上次提交表单的时间、表单的查看次数以及创建/上次更新表单的时间，以确定表单是否仍然处于活动状态。

在查看您的表单时，记录它们附加到哪些登录页面——这些页面是否可以存档/重定向，或者它们实际上是否仍在使用/需要？ 完成后，请整合您的表单结构。 利用漏斗思路将内容/提交对齐到存储桶中，以帮助进行门户维护和后端流程等。

目标不是拥有一个主表单，而是更易于管理的分组（例如，如果您正在运行网络研讨会，您是否每次都创建一个新表单？如果是，请考虑拥有一个主网络研讨会表单）。 记住也要使用您在此过程中早些时候决定的命名约定。

其他数据库入口点

联系人是如何进入您的数据库的？ 是否有需要考虑的集成（如Salesforce ）？ 如果是，您将需要记录并重新评估集成，并确保任何映射和设置都符合您的新命名约定和数据库分段流程。 用户是否经常进行导入？ 如果是，请抽查一些导入并确保在导入之前进行适当的数据卫生——是否存在正确的字段？ 用户是否创建了双字段？ 如果是，则可能需要进一步锁定权限，或者考虑为用户提供导入模板/流程文档以帮助标准化他们的导入操作。

无论联系人正在进入您的数据库，您现在应该在审计的这个阶段拥有所有需要的字段、列表、页面和表单。 现在是时候打破删除按钮以摆脱任何不必要的属性（确保在重复情况下合并）、列表、LP 和表格。 如果您对彻底删除感到不安，请使用文件夹结构来归档不需要的资产，以将它们放在视线之外，但如果需要，还可以在以后参考。

在审核的第二阶段，您将查看创建后联系人会发生什么。 同样，由于您的数据库和联系人体验的健康状况应该是您的 MAP 策略的核心，因此从联系人旅程的角度来看待它有助于您优先考虑并就塑造该旅程的资产做出决策。

促销流程/自动化

您可能会在审核的表单部分中遇到消息和培养自动化（您甚至可能当时也想考虑它们），但现在您需要查看向您的联系人发送消息的自动化。 在此阶段您可以选择采取的行动可能是：

• 确保起始标准是准确的（例如，既然您已经合并了表单，您现在是否还需要引用页面名称？）
• 确保自动化中包含的电子邮件与您当前的声音和品牌保持一致，因为这些很可能来自多年前
• 确保工作流的目标与您的新结构和数据库保持一致
• 删除或归档现已过时的自动化
• 重新应用命名约定以匹配可能推动其注册的表格和列表

操作流程/自动化

我们将运营与促销自动化分开，只是为了让您明白您的主要关注点应该是数据库中联系人的体验——其他一切都应该是次要的。

既然您在上面组织了面向联系人的消息传递，是时候将注意力转向 MAP、数据库和操作流程的最大优势之一，这些优势可以帮助您自动化任务/通知并标准化/清理您的数据。

在这里，您将考虑到您在促销流程中考虑的很多内容，但也要注意以下事项：

• 生命周期阶段以及何时/如何设置它们
• 领先评分
• 数据库卫生策略
• 有哪些内部通知正在发挥作用，是否有任何空白需要填补？

对于促销和运营流程，记录对于您的 MAP 的可用性至关重要。 考虑使用诸如Lucidchart 之类的工具将您的整个联系人的旅程联系在一起，以确保您不会让优秀的潜在客户死亡、被过度提拔或以其他方式获得错误的信息。 同样，记录将允许您识别和精简以使您的系统以最佳方式运行并降低成本，无论是在花费的时间方面，还是在您可能遇到的任何系统或订阅限制下。

每家公司的 MAP 都不同，这意味着每次审计也会有所不同。 此处概述的实践是一个可靠的起始路线图，可确保您触及大领域，但请务必根据您的特定需求和优先事项对其进行定制。 此外，请记住，营销自动化平台不仅仅是上述领域； 您的审计也很可能扩展到其他领域/工具。 事实上，很有可能。

最后一条建议是，如果您的 MAP 变得无法管理，请考虑与 Kuno Creative 之类的合作伙伴签订合同，以帮助解开任何数字纠结并让您的平台重回正轨。 依靠在多个平台和行业中获得的经验是提升团队知识和技能的无价之宝，并且可以加快您进入平台禅的时间线！

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