如何管理高效的远程团队
已发表: 2020-04-20有效管理远程工作团队是任何公司从位置或办公室工作转换的学习曲线。
在 Exposure Ninja，我们 100% 远程管理我们的团队，并且已经完成了七年多。 不是吹自己的号角，而是我们喜欢将自己视为一个非常高效和有效的虚拟团队。 这并不是说我们一路上没有遇到一些颠簸。
虽然管理虚拟团队一开始似乎令人生畏，但它可能是因祸得福。 将您的公司转移到远程工作环境会促使您改进流程，更清楚地了解您对团队成员的期望，并使您的公司更精简。
观看我们的网络研讨会，了解我们的 Head Ninja 和远程工作老手 Tim Cameron-Kitchen 在过渡到远程工作时如何生存和发展。
管理远程团队的挑战
将团队迁移到虚拟工作场所时，您将遇到一些新挑战——但重要的是您如何管理它们。 以下是远程工作团队面临的一些最常见的挑战：
- 没有适合远程工作的工具
- 沟通方式混乱或不充分
- 缺乏问责制和责任明确
- 工作时间的界限和尊重每个人的时间
- 杂乱无章的工作时间表
- 难以跟踪工作、生产力和绩效
- 识别员工何时压力或负担过重的问题
- 孤立感和缺乏团队凝聚力
我们已经尝试并测试了应对这些挑战的不同方法。 有些人失败了，但有些人成功了。 在我们的远程工作革命培训中，我们将带您了解我们的成功和失败，这样您就可以避免犯我们的错误并直接实施伟大的东西。
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如何确保您的远程团队得到有效管理
管理远程团队不必令人头疼。 有了正确的流程，您就可以建立一个平稳运行的在线操作，这会让您想知道为什么以前没有进行远程操作。
1. 设定明确的期望和工作时间
当您希望您的团队工作时，以及您希望他们在切换到远程工作时的工作是一个重要的考虑因素。 将您的员工交给笔记本电脑并在没有任何解释的情况下将他们送回家将导致工作时间不一致和工作零散。
虽然远程工作可以很灵活，但重要的是要管理您允许这段时间的灵活性。 通过一对一的对话、更新的合同或在家工作的书面协议，与您的团队设定对工作时间的期望。 每个团队成员都需要清楚预期的工作时间。
在 Exposure Ninja，我们利用灵活的工作时间，允许我们的许多员工灵活地工作，前提是他们在英国朝九晚五期间，周一至周五每天至少工作四个小时。 对于面向客户的角色，灵活性较低，但我们仍然允许我们的团队管理他们的休息时间，并提供八对四或十对六工作的选项。
2. 制定清晰的沟通礼仪和会议时间表
您的团队是否仅通过电子邮件和 WhatsApp 进行交流？ （我希望不是！）他们应该使用什么工具进行交流？ 会议将如何举行？ 何时何地？ 这些只是企业对远程工作通信的一些初步问题。
这是我们推荐的：
- 使用 Slack 进行所有内部通信。 Slack 是一款即时通讯工具，可以安装在桌面和移动设备上，让团队成员能够快速高效地进行沟通。
- 使用 Google 日历安排会议。 团队中的每个人都应该使用相同的日历系统，以避免人们重复预订会议或在纸笔日记中写下所有内容。
- 提前安排会议，只安排您需要的时间。 创建清晰的会议议程并指定会议主席来指导讨论并在必要时推进会议。
- 使用 Google Hangouts 开会。 Google Hangouts 是一款可免费使用的视频会议工具。 当您在 Google 日历中安排会议时，系统会自动为其分配一个指向 Google Hangout 的链接。 只需单击链接即可加入会议。
- 指导您的团队如何与远程工作的同事进行有效沟通。 转向远程工作意味着更多的在线信息和更少的面对面互动。 由于您不能通过书面信息依赖您的肢体语言和语调，因此团队成员知道如何有效地给同事写信很重要。
3.使用正确的工具
高效的远程团队拥有合适的工具。 虽然上面提到的沟通工具是第一步，但也有必要拥有正确的工具来管理公司运营的其他方面。
这些是我们在 Exposure Ninja 推荐的关键工具：
- Teamwork* — 项目和任务管理工具，用于跟踪和分配工作任务和项目。
- Hubstaff* — 用于跟踪工作时间和活动水平的时间跟踪工具。
- Xero — 用于工资单和管理客户发票的会计软件。
- Lastpass — 安全密码管理工具。
- Infusionsoft/Keap — 销售 CRM。 在此处阅读有关 CRM 的更多信息。
我们在这里推荐的所有工具，我们自己使用。
4. 将流程落实到位
整理好运营公司所需的软件和工具后，就该将流程落实到位了。 流程是成功的远程运行业务的支柱，我怎么强调清晰、高效和可复制流程的重要性都不为过。
在 Exposure Ninja，我们使用 Teamwork* 来管理任务。 Teamwork 具有允许您为业务中的核心任务构建任务列表（如清单）的功能。 这些确保员工不会错过任何一个节拍，因为他们总是仔细检查他们的工作。 这对于开始远程工作的新团队成员也非常有帮助，因为它为他们提供了清晰的分步指南。
切换到远程工作？ 流程听起来很头疼吗？ 我们的远程工作革命培训和咨询将引导您逐步建立强大的远程流程。 注册所有秘密。
5. 让人们负责和负责
与任何企业一样，最成功的是那些团队成员有明确职责并对某些任务或流程负责的企业。 这些人是谁以及他们在运行他们负责的流程方面的熟练程度是远程业务顺利运行的组成部分。
如果您的企业需要新流程来进行远程操作，请让组织内的特定人员负责建立每个流程。 如果您有一个具有强烈运营意识的人，那么值得指派他们制定标准并审查已实施的流程。
6.管理不同的时区
不同的时区可能会对毫无准备的虚拟团队造成严重破坏。 虽然将某些任务外包给其他国家/地区的团队可能更便宜，但如果您的核心客户群在英国或美国，您还需要在这些时区提供工作人员。 另一个考虑因素是您的员工何时需要相互交流并确保他们的工作时间表之间存在交叉。
许多成功的远程企业，包括 Buffer，都拥有位于不同地点和时区的团队，Exposure Ninja 也是如此。 从好的方面来说，您的公司可以更频繁地回应您的客户。 确保制定明确的工作时间，并检查同事之间的日程安排是否一致。
7.了解员工何时需要远程支持
一名员工走过你的办公桌，上班迟到 20 分钟，额头上刻着深深的皱纹。 你问他们是否一切都好，他们似乎在扼住眼泪。 在您进行面对面互动的实际工作场所中，很容易发现员工何时需要支持。
当您的团队远程工作时，您看不到这些相同的信号。 但是有信号。 注意行为变化、加班时间、错过的任务，并确保您也直接询问。
8. 安排定期 1:1 追赶
定期的一对一追赶可确保您的团队按计划完成任务。 它将为他们提供所需的方向，并让您知道正在取得进展，让您高枕无忧。 赶上进度对于保持经理和员工之间的紧密联系以及有效地运行远程团队非常宝贵。
9.添加社交活动
仅仅因为您的团队是虚拟的，并不意味着工作的社交方面应该被搁置一旁。 用 Slack 频道和兴趣小组代替员工房间聊天和下班后喝酒。 在 Exposure Ninja，我们有一个 Watercooler 频道，我们的团队在这里讨论各种内容以及读书俱乐部、梦幻足球联赛等。
避免用笔记本电脑打包员工并交叉手指的诱惑。 这只会导致一个结果：灾难。 按照上述步骤，参加我们的远程工作革命培训或与我们的专家团队预约远程工作咨询，以保障您企业的未来。
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