如何保持有组织的项目管理策略？

项目管理是一个多步骤过程，对于规划和组织公司资源以完成特定任务至关重要。 对于某些人来说，它是基于每个项目的。 而对于其他企业，项目管理已经根植于运营文化中。 过去，我们只是在处理 IT、工程或建设项目时才听说项目管理。 但由于这个概念现在适用于任何行业，原则大致相同——即定义目标、识别组件、任务分配和质量控制监控。

每个项目都涉及大量活动部件。 或许扮演重要角色的是项目经理。 他负责决策，并有权监督一切以达到预期的结果。 对他来说，项目的成功取决于他如何确保团队在整个预期生命周期中遵循建议的步骤和流程。 但理想的场景总是说起来容易做起来难。 当今项目管理的好处在于，创新数字技术推动了现代工具和资源的可用性。

现代项目管理工具是否让经理的工作更轻松？

不谈技术所起的作用就不能谈项目管理。 如果您的团队没有最大限度地利用项目管理软件等工具，那么参与一个项目将毫无用处。 无论项目规模或涉及多少人，使用软件都有助于更有效地规划、组织、部署和监控任务。 但是，并非每个平台或工具都能满足项目经理面临的挑战——因为他们所在行业的独特要求或项目的复杂性。

务必牢记使用最好的项目管理软件。 例如，简单的项目可以使用具有基本功能的工具来完成。 如果您想要项目管理平台提供的最佳功能，那么比较稳健的功能并考虑满足您需求的理想变体至关重要。

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选择工具和技术的正确方法

选择工具，尤其是技术，对于项目经理来说并不是一个容易的决定。 最终，您希望这些工具成为有价值的资产，而不是生产力的障碍。 当然，成本也很重要，因为大多数企业工具都不是免费的。

在项目管理方面，实施工具和技术应该是一个目标驱动的决定。 没有万能的解决方案或平台。 通过要求您的团队使用特定工具，您希望达到什么目的？ 您在选择项目管理软件功能时优先考虑什么？ 一旦您掌握了一项技术，认识到技术只是影响项目成功的因素之一也很重要。 项目经理仍然需要利用确保效率和生产力的技术和策略。

考虑到这一点，让我们讨论一些有用的技巧，以指导项目经理保持井井有条，并处理项目过程中遇到的每个问题。

设定项目优先级和目标

在您的团队开始从事该项目之前，第一步是至少要有一个特定优先级的蓝图。 完成项目应该是一个包含阶段和步骤的过程，您可以将其分解为可操作的任务。 设置优先级将帮助您和您的团队适应项目的期望。 优先级列表也将成为您监控和质量控制标准的基础。 简而言之，按一定顺序对任务进行优先排序将为团队提供一种以目标为导向的方法来处理他们的日常产出。

定义截止日期和完成时间表

每项任务，无论多小，都应该有一个截止日期。 一个组织良好的团队经理会保持紧凑的时间表，以激励每个成员不落后。 当然，最理想的情况是满足设定的截止日期。 但在出现延误的情况下，管理人员也应该保持灵活性，并找到新的课程计划，以适应目标截止日期可能发生的变化和调整。

尽管遵守严格的时间表对某些人来说可能会让人感到不快，但这是质量监​​控的一个重要方面。 不要让任何团队成员告诉你其他情况。

设定项目里程碑

里程碑和目标有什么区别？ 里程碑是指标志着特定项目阶段或阶段完成的特定事件。 里程碑是必不可少的，因为它为经理和团队提供了关键事件的详细视图，这些事件将推动项目前进到下一步。 为避免对什么是普通任务和什么是里程碑感到困惑，以下问题应该是您的测试。

• 上述事件的完成是否会对最终结果产生重大影响？
• 该事件对于确定项目是否向前推进是否重要？
• 它是否涉及利益相关者的意见？

一般来说，如果您认为该事件很重要，那么它应该被视为项目里程碑。 这样做将使您能够跟踪并绘制团队的进度。

有一套明确的短期和长期目标

我们之前提到了确定任务优先级的重要性，这与此建议密切相关。 如果您清楚地定义短期和长期项目目标，就更容易确定哪些任务最先完成。 此外，当您将项目可交付成果拆分为可管理的“以目标为中心”的任务时，您可以更好地进行委派。 这些目标也应该成为监控进度的基础，尤其是当你需要接触基地或指导团队成员时。

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一致的沟通

一致的沟通很难，即使对于最有经验的项目经理也是如此。 当你负责一个大团队时，很多事情都会陷入困境。 此外，信任和理解不同性格的人可能会妨碍处理和管理项目工作中遇到的问题。

有效的沟通也是一个过程。 它需要经理的承诺，始终如一地鼓励每个团队成员变得更加开放。 幸运的是，有很多简单的方法可以实现这一点。 除了定期会议和一对一辅导课程外，您还可以使用消息传递应用程序、视频会议甚至定期电子邮件等工具来保持沟通渠道畅通。 此外，经理有责任接受有助于解决常见问题和疑虑的意见和想法。

自动化简化重复性任务

我们之前提到过，现代项目管理依赖于技术。 但有时经理们无法最大限度地发挥这些工具的优势。 当您可以使用它们时，请寻找自动执行重复性任务的方法。 项目管理软件是否允许安排重复任务并自动分配它们？ 自动生成特定数据报告的工具怎么样？ 经理们应该明白，手动做事不会让你的工作做得更好。 这些工具之所以可用，恰恰是因为您每天只有固定的时间来完成工作。

委派和分配

项目经理不需要做所有繁重的工作。 您可以将您的团队分成分配有特定管理任务的小单位。 当然，确保您选择能够处理分配任务的合适员工也很重要。 根据他们的优势和核心能力进行授权，这样您就可以最大限度地发挥每个成员未开发的才能或技能。

质量控制和进度监控

在我们的建议列表中，最后一项是通过质量控制来监控进度的重要性。 项目报告和分析将帮助您确定需要改进的领域和具体的辅导机会。 如果有 KPI，团队应该可以访问显示他们在目标方面如何叠加的报告。

克服项目经理面临的共同挑战

既然我们已经讨论了有助于管理者变得更有条理和更有效率的技巧，那么他们应该如何克服常见的管理挑战呢？ 这是一个现实，即使是最有经验的经理也会不时遇到障碍。 这些是可能阻碍项目进展的不可控实例的例子。

1. 预算限制和问题：资金始终是项目经理最关心的问题。 当您被迫满足特定预算时，它会使任务和目标的实现变得复杂。 根据 2017 年的一项研究，49.5% 的制造经理认为项目成本是最大的挑战。 为了解决这个问题，我们将回到我们之前关于计划重要性的建议。 设定目标和优先级的过程至少会最大限度地减少超支和短缺所遇到的问题。
2. 团队成员缺乏技能：你的团队只会和最弱的成员一样好。 该项目高度依赖于个人表现。 作为项目经理，您必须客观地评估能力，以确定您是否需要通过额外的支持来加强您的团队。

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最后的话

总之，组织良好的项目经理对团队的成功起着至关重要的作用。 对于管理人员来说，手头的任务可能是繁重而乏味的，但如果没有工具和一支称职的员工团队的帮助，您就不需要处理这个项目。 此处讨论的技巧绝不包含项目经理可以采用的所有最佳实践。 虽然管理团队是一项高度个人化的工作，但坚持这些既定的生产力和效率原则将保证取得良好的结果。