IT 投资组合管理如何为您的团队节省资金

管理大量 IT 项目非常棘手。

您需要处理许多活动、资产和资源来处理您的项目和推动结果。 但是，如果缺乏标准化，管理您的 IT 产品组合可能会变得更加复杂。

您应该有适当的流程来保持项目的顺利进行。 IT 投资组合管理就是这样一种流程，它使您能够组织和管理您的项目和计划，使您能够获得足够的数据来制定战略决策。

您可以在少数项目的电子表格上手动执行此操作。 但是，当您进行更大规模的操作时，建议使用 IT 服务管理软件、投资组合管理软件等技术。

早些时候，这些都是以非正式的方式处理的，但通过 IT 投资组合管理，您可以更好、更清晰地了解与 IT 部门结盟的财务状况。 简而言之，该流程可帮助您在粒度级别跟踪和管理您的 IT 预算。

从一开始，IT 投资组合管理就有以项目为中心的偏见，但现在它已经发展了。 它不再只是通常的操作跟踪；它已将其范围扩大到包括稳态项目条目、应用程序管理等。

在利益相关者参与决策并在其他团队之间共享指令的过程中，您有一个自上而下的项目规划方法。 在这里，IT 投资组合管理的统一目标是从 IT 部门获得对业务需求的完全可见性，并更好地预测在可预见的未来可能出现的需求。

什么是 IT 投资组合管理流程？

IT 投资组合管理是一个循序渐进的过程，涵盖所有项目和应用程序服务，它们是整体运营的一部分。

让我们深入了解 IT 投资组合管理的完整过程。

创建策略

首先，您需要评估所有项目和活动，包括未来概述的项目和活动。 这包括创建所有 IT 投资的清单、确定项目在生命周期中的当前阶段、对其进行评估以及推动业务朝着其战略目标和目标前进。

检查项目和未来计划是否与业务目标一致，如果不是，您应该解决的最重要的功能领域，以使其朝着公司发展的方向发展。 接下来，制定业务战略以简化运营流程并更好地实现这些目标。 最好与 IT 部门的成员组成一个实施团队来执行战略，而财务部门则密切关注投资。 有时，实施团队可能有来自人民团队的成员来更好地管理资源。

实施团队将拥有监督其运作的管理权力。 该权力可以是来自公司高级领导层的个人或一组专业人员，以执行假设分析、调整关键约束和 IT 组合的其他参数。 他们衡量另类投资选择的影响，并决定将投资最佳分配到不同类别。

分析您的投资组合

在分析时，客观地评估项目的优势和劣势。 这需要收集有关项目里程碑、报告时间表、潜在投资回报 (ROI) 和资源分配的数据。

您应该为投资组合提供适当的结构，这意味着建立度量来跟踪进度、组织和分类活动和流程的权重。 识别任何重复或某些现有项目在并行执行时是否可能无法提供实质性效率。

评估风险是此步骤的一部分，您应该设置具有阈值水平的标准标准，并权衡 IT 项目/活动的预期收益与整体投资组合的财务和技术成功。 建立筛选机制，对技术条件、商业价值和风险进行评估。 确保 IT 在提高业务和任务绩效方面取得成功至关重要。 在分析阶段，应提供需求、标准、利益相关者分析、企业架构视图和 IT 资产综合目录方面的差距，以便您可以将 IT 投资快速映射到这些领域。

确保直接的沟通和头脑风暴是这里的关键部分； 毕竟，您需要彻底讨论所有关键变量。

确保更好地调整您的投资组合

执行对齐分析将帮助您观察关键项目以及您的关键资源是否正在处理它们。 制定团队的指导方针，以确保项目符合公司的战略目标。

你的指导方针应该从根本上包括投资组合和公司之间的战略契合程度。 你需要在短期目标、长期目标和周期性创新之间找到平衡。 然后，展示与不同战略目标相一致的项目的数量和性质，以增加经济价值并交付预期结果。 您还应该采取措施来评估相关风险，不仅在金融投资组合中，而且在进度、资源、范围或技术中可能出现的挑战。

在 IT 投资组合管理流程中，跟踪和监控 IT 投资。 您有平衡记分卡、KPI、服务水平协议 (SLA) 和其他指标来衡量 IT 投资的健康状况。 但是，当这些指标超过阈值水平时，就会触发 IT 投资组合的变化。 由于这里对投资进行了重新评估，因此应根据公司的目标更新业务案例。

管理您的投资组合

在管理您的 IT 投资组合时，根据您在 IT 投资组合管理流程的先前阶段发现的参数和变量，做出重新分配预算、资源、项目优先级等的基本投资决策。

在此步骤中，重点关注风险管理、资源管理和变更管理。 在整个过程中，协作对于制定战略决策和满足内部要求至关重要。

在某些情况下，您可能没有在第一次尝试时就正确完成 IT 项目组合管理流程。 随着 IT 组织的需求不同，实时测试和调整。 最好总是接受反馈。 最初，从几个利益相关者开始，听取他们的建议，并采用敏捷的方法来管理信息技术组合。 IT 项目组合管理最初可能有点复杂，但是一旦您扩展了您的专业知识，您将能够更好地指导您的 IT 部门。

通过评估执行、评估程序执行和衡量 IT 组合的实际性能来证明其价值。

IT 投资组合管理最佳实践

IT 项目组合管理可帮助您建立战略视角，以管理计划中和正在进行的项目中的大量活动。 让我们讨论从流程开始并加速您的业务实现战略增长的最佳实践。

一次专注于一个步骤

如果您最近承担了 IT 投资组合经理的职责，那么以分阶段的方式一次迈出一步很重要。 您将遇到需要管理的各种活动，但在零基础上，专注于在一个业务部门而不是整个部门实施战略。

它将帮助您在在全公司范围内扩展实施之前识别流程中的缺陷，重要的是不要急于进行。要将您的 IT 投资组合管理从零到 100，请一步一步地进行测试规模化和适应。

监控方法

IT 投资组合管理流程因公司而异。 这不是一种万能的方法。 您需要保持敏捷性并根据您的方法提供的结果进行优化。 因此，始终跟踪您的结果至关重要。

您可以衡量以前项目的绩效，并确定交付预期结果的特定更改。 当您客观地评估您在长期项目中的表现时，您可以很容易地发现您的项目在初始阶段的预期交付与完成后实际交付的内容之间的差距。 这将使您能够更好地优化您的计划和管理方法。

使用合适的软件

作为一名 IT 投资组合经理，跟踪和报告各种活动是您的日常工作。 但是，当 IT 组合中的项目增加时，手动管理它们的麻烦也会增加。 您需要 IT 投资组合管理软件来加强管理它们的能力。 IT 投资组合管理工具可帮助您跨多个 IT 投资组合组织资源和活动，并最大限度地提高收入和投资回报率。

IT 投资组合经理做什么的？

作为 IT 投资组合经理，您负责在组织中成功实施 IT 战略。 该角色通常围绕 IT 管理和使用不同的财务算法和模型来将 IT 运营融合到组织的战略目标和目标上。

您将对投资组合中的所有内容保持高级概述，并制定管理标准以确保 IT 部门更好地运作和协调。

IT 投资组合经理可以成为项目管理办公室 (PMO) 的一部分，他们在那里管理投资组合并设置部门要遵循的业务流程和标准。 您还可以设置敏捷或 Scrum 等方法，以更好地管理 IT 投资组合。

IT 投资组合管理的好处

IT 投资组合管理对企业有很多好处。 这里有一些具体的。

监控成本并减少开支

借助 IT 投资组合管理，您可以通过削减冗余项目并有效利用资源和资产来减少开支。 当您从单个目录中的多个任务收集数据和信息时，您可以轻松地可视化正在进行的重复性活动，并且可以将它们分解以节省成本。

做出明智的决定

由于您已经监督了管道中项目的进度和绩效，因此您可以做出数据驱动的决策，以预测您部门的需求并在可预见的未来更好地规划您的 IT 项目。 它可以帮助您掌握自上而下的项目管理方法，并以数据作为资产来支持您的决策。

加强对业务目标的关注

IT 投资组合管理可帮助您清楚地了解不同的项目，并使它们与您的业务目标和目标更好地保持一致。 您在流程中建立特定的目标和里程碑，以便您确定其完成如何为业务目标增加价值并激励您在没有混乱的情况下高效地工作。

确保项目及时交付

有许多不可预见的因素可能会阻碍项目的进展。 IT 投资组合管理流程使专业人员能够通过所有活动的集中数据库管理各种情况下的项目，并提高敏捷性和适应性以确保及时交付。

IT 投资组合管理的挑战

管理 IT 投资组合需要不同团队和利益相关者之间的合作与协作。 您需要有效地管理预算、风险和资源，以维护成功的 IT 产品组合。 但是，您可能会遇到一些挑战。

训练

一些团队可能会拒绝采用新任务或工具，即使它使工作更容易。 原因可能是最新软件的陡峭学习曲线或引入新活动的复杂性。

在引入新技术之前提供适当的培训，同时确保整个团队都在同一个页面上，这一点至关重要。 让他们先睹为快，了解新任务或工具如何成为企业的资产。 您需要向他们展示它可以为您的 IT 投资组合管理流程带来的价值和效率。

透明度

您可以查看不同位置的多个 IT 项目，但格式可能不同。 这主要是由于团队的不同需求，专业人员或软件在捕获和报告数据方面缺乏标准化。 比较此类项目的数据可能会有问题，因为您无法客观地评估它们。

您可以通过实施 IT 投资组合管理工具来解决这个问题，该工具可以将数据以统一的格式汇集在一起​​，使您能够跟踪和检查。 它还可以让您通过使用自动化来确保高效的报告并节省时间。

资源分配

IT 组合管理的主要挑战是管理资源。 您需要确保最优秀的员工在正确的时间从事正确的项目。 有时，当从 IT、财务和 HR 团队收集信息以战略性地调整资源时，可能会发生延迟，因此必须拥有一个集中的信息系统来提取适当资源分配所需的数据。

像专业人士一样管理您的 IT 投资组合

凭借无可挑剔的 IT 投资组合管理流程，您将能够战略性地使用您的资源和资产，在项目中产生模范成果。 从今天开始实施流程，并确保您的 IT 战略与您的业务目标和驱动价值正确对齐。

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