什么是小型企业的库存管理系统？ 完整的 2022 年指南

如果您是一个不断将产品数据输入电子表格或试图在纸上跟踪您的销售的小企业主，库存管理系统可以节省时间。

继续阅读以了解什么是库存管理系统，库存管理系统是否适合您的小型企业以及任何优秀库存管理软件的必备功能。

什么是库存管理系统？

库存管理系统将帮助您监督从首次收购到出售的所有业务货物（原材料、成品等）。 管理系统适用于您的产品生命周期。 库存管理系统可以跨地点跟踪货物，并为您提供所需的有关该产品的任何详细信息，以有效地开展业务。

库存管理系统对小型企业的好处

在产品/销售损失方面，小企业没有大企业那样的缓冲。 当企业以微薄的利润运营时，拥有跟踪库存的系统可以显着提高利润。

库存管理系统将允许小企业主：

• 始终保持产品库存，因此您不会错过任何销售
• 投资正确的产品数量
• 提供准确的送货信息
• 给出准确的价格
• 尽早识别产品损坏、损失和盗窃
• 跟踪哪些物品被退回以及原因
• 预测旺季并相应调整您的购买习惯
• 当需要挑选和包装大订单时，雇用更多员工或雇用临时员工
• 必要时轮换库存
• 确定哪些产品正在销售，哪些产品应该停产

库存管理系统的类型

有几种库存管理系统会因您计算库存的频率和用于衡量库存水平的方法而异。

让我们看看两种最常见的库存管理系统类型：定期和永久。

定期库存管理

定期库存管理是一个系统，您可以在其中物理计算每个期间（月、季度、年等）的库存水平，并将数量与销售数据进行比较。 随着时间的推移，公司可以验证是否有物品丢失或手头有太多物品。

这种类型的库存管理系统适用于库存水平和产品变化有限的小型企业。 定期库存管理所需要的只是有人对物品进行物理清点并跟踪电子表格中的信息。

较大的企业或提供多种产品的企业可能难以定期盘点，因为在任何给定时间都有大量不同的订单进出。

定期库存管理示例

假设您拥有一家销售西装外套的公司。 公司的客户服务代表接受订单，将它们输入系统，公司仓库中的员工挑选、包装和运送这些订单。 由于您的公司是从批发商那里购买的，因此您还记录了应该进入的库存量。

每个月末，拣货员都会清点仓库中西装外套的数量。 您将该数字与您记录在案的库存水平进行比较。

如果西装外套的数量少于您记录的数量，那么可能有人发送了替换西装外套但没有记录，或者挑选者可能无意中意外打包了一件额外的西装外套，或者批发商没有发送足够的库存.

其中几种情况可能已经发生，但如果没有关于每个订单的详细信息，很难准确判断是哪一种情况。 这就是为什么定期库存管理不适用于所有类型的业务。

永续库存管理

永续盘存管理是一个以交易为基础更新库存水平的系统。 每个项目都有一个标识符（UPC、SKU 等）并且可以被跟踪。 您可以在订单生命周期的任何阶段（从采购到销售再到退货）准确查看商品的位置。

永续库存管理系统为企业主提供有关采购订单、销售订单、货架库存、损坏物品和退回物品的最新信息。 这种类型的系统可以让您最清楚地了解您的业务所处的位置。

但是，如果您选择了错误的永续库存管理系统，则使用起来可能既昂贵又耗时。

永续库存管理示例

假设您决定在您的西装外套公司实施永久库存管理系统。 每件西装外套都被分配了一个条形码标签。 在批发订单交付时扫描每个标签，并在拣选、包装和运输时扫描每个标签。

客户服务代表使用与每件西装外套相关的条形码编号来跟踪哪些西装外套包含在哪些订单中。

使用此系统，您将知道您的采购订单是否缺少商品、特定西装外套是否作为退货退回、客户延迟交货的位置等。您还可以将西装外套的相关跟踪 ID 发送给客户，所以他们可以实时查看包裹的位置。

库存管理系统所需的 10 个功能

根据您经营的业务类型，您可能不需要库存管理系统中的所有这些功能。 但是，如果您运送任何东西、在多个地点销售或处理任何类型的周转库存，您将需要以下大部分内容：

1. 条码打印和扫描

条形码是跟踪和销售任何形式的实物库存的关键。 无论您是在实际位置销售物品，还是在不同仓库中存放数千件物品，每件物品都应该有一个与之关联的条形码。

优秀的库存管理系统提供商将允许您通过将公司的软件与您自己的硬件集成来打印和扫描条形码。 许多库存管理公司还提供自己的条形码标签打印机和扫描仪供企业主使用。

2. 实时库存更新

一旦订单被挑选、包装并发送出去，并且每当有物品进来，您的库存水平就会自动更新以反映这一点。 每次购买时都应保留物品。

即使物品作为较大销售订单的一部分捆绑在一起，您的库存也应该显示单个库存水平的变化。

3.支持多渠道销售

如果您在亚马逊或沃尔玛等市场上销售商品，决定让您的 Instagram 帖子可购物，开始使用 TikTok 业务资料在 TikTok 上销售，或者在线和亲自销售，您的库存管理系统必须支持多渠道销售。

当你在不同的渠道上销售时，你必须确保每个地方的每件商品都被计算在内，否则你最终可能会出售你甚至没有的库存。 多渠道销售报告还可以让您深入了解您的商品在哪些方面表现良好，并专注于改善这些平台上的销售。

4. 跨仓库的库存管理

如果您的物品存放在不同的仓库中，那么应该很容易跨位置查看、转移和捆绑产品。 您还可以利用有关买家位置的报告来确定哪些产品应存放在哪个位置。

5.综合会计

您的库存水平与您的销售数字密切相关。 将两者结合在一个软件中将使您更容易（并且更便宜）查看与材料成本、一段时间内的销售数量、退货、产品损失等相关的财务信息。

6. 采购订单

许多企业依靠从批发商或原材料供应商等其他供应商处购买来销售自己的产品。 一个好的库存管理系统可以轻松管理不同的供应商，使用可定制的模板构建采购订单，甚至在库存不足时自动发送采购订单。

7. 库存跟踪

您和您的客户希望获得有关产品在哪里以及他们可以等待交货多长时间的最新信息。 一个好的库存管理系统将允许您生成库存跟踪代码，您可以将其与客户的收据一起发送，这样他们就可以自己跟踪他们的包裹。

对于餐厅和咖啡馆老板来说，食品库存跟踪是餐厅库存管理的关键部分。 通过适当的易腐库存管理，您可以降低成本并减少浪费。

8. 库存警报和预测

许多库存管理系统会向您发送每日库存警报和自动低库存警报，并且可以在商品低于某个库存阈值时自动生成新的采购订单。 一些系统会自动更新在线产品目录，以列出库存不足或不可用的商品。

随着时间的推移，您的库存管理系统应该能够分析您的销售活动，告诉您何时预计会有大量订单涌入，以及您的业务是否有“淡季”。 有了这些信息，您可以保持正确的库存水平并避免全年出现任何现金流问题。

9. POS 能力

如果您在商店中销售商品，您将需要一个销售点 (POS) 系统来结账客户。 借助一体化库存管理和 POS 解决方案，每当您在店内或活动中销售商品时，您的库存（以及您的电子商务网站，如果有的话）都会更新。 您还可以允许您的客户购买您手头没有的物品，并选择取货和送货。

理想情况下，您的 POS 系统适合移动设备，因此您可以在快闪店、贸易展览、特殊活动、市场等进行销售。阅读我们关于适用于各种业务类型的最佳移动 POS 系统的文章，以便在旅途中发展.

10. 第三方集成

成功的企业很少不使用几种不同的工具来管理在线和离线存在、支付员工、盘点和提供客户服务等事情。

一个好的库存管理系统将与电子商务平台、会计软件、工资系统、支付处理器、运输管理工具以及有效运营业务所需的任何其他东西很好地集成。

选择库存管理软件如果...

并非每个企业都需要特定的库存管理软件。 小型企业可能会使用旧的纸笔方法或简单的电子表格。

但是，如果出现以下情况，您应该获得库存管理软件：

• 您的企业销售多种产品或销售具有多种变体的产品。
• 退货在您的行业中更为常见（服装、健康和美容等）
• 您拥有一家餐厅或咖啡馆，经营一家餐饮公司或膳食订阅业务，或者以任何身份处理易腐烂的食品。
• 不少人挑选、打包和运送物品。
• 您从多个地点发货。
• 您在多个销售渠道上销售，例如您自己的网站、在线市场、社交媒体和/或实体店面。
• 您有多个实体店或在贸易展览、市场和快闪店等场外活动中进行销售。
• 您当前的库存数量不匹配。
• 自己维护库存记录对您来说太困难或太耗时（有时为了方便而付出的代价真的很值得。）

寻找合适的库存管理系统的后续步骤

大多数库存管理系统都是针对特定行业和企业规模量身定制的。

如果您拥有餐厅、咖啡馆、食品卡车、酒吧或以任何身份销售食物，请阅读我们最好的餐厅库存管理软件。 您开始密切监控库存的速度越快，最终食品变质和收入损失的可能性就越小。

如果您从事零售业、在线和离线销售，或者只需要灵活的库存管理系统，请阅读我们关于顶级库存管理系统的帖子，以找到满足您所有需求的软件。

如果您真的时间紧迫，请查看我们的库存管理软件比较表，以从高级别的角度了解您的选择。