如何在团队中成功实施知识管理

知识是企业的宝贵资源。 然而，由于它不是有形资产，企业很少有适当的战略来管理知识。

借助知识管理策略，您可以在整个组织内识别、跟踪、管理和共享知识，并从该资产中获得更多价值。

什么是知识管理？

知识管理是一个概念，它指的是您可以用来创建、管理和共享知识的不同方法。 无论您是创建新资源、更新旧资源还是与新员工共享，管理您的知识都可以支持您的业务目标。

企业通常拥有易于识别和管理的显性知识。 明确的知识包括您以书面形式提出的最佳实践、培训资源、知识产权或您使用的设备的维护计划。

然而，组织也依赖于隐性知识。 这种类型的知识更难写出来。 传播通常会亲自发生，但一些隐性知识是员工通过多年经验获得的。

为什么知识管理很重要？

知识代表您业务的价值。 它是一种资产，但与更多的有形资产不同，您可能没有适当的可见性。

您的组织每天都依赖于员工的专业知识。 随着远程工作和外包等实践的兴起，改善沟通并确保每个人都能获得完成工作所需的知识比以往任何时候都更加重要。

知识管理也势在必行，因为许多行业都存在技能差距，新员工通常会在初始培训过程中学习如何完成工作。 随着婴儿潮一代退休人数创纪录，向新员工传授知识比以往任何时候都更加重要。

知识也是您公司文化的关键部分。 如果您不将知识传授给新员工和合作伙伴，您可能会失去使您的公司与众不同的东西。 知识及其传播是您应该培养的东西，以保护您的公司文化、促进增长和创新，并为客户和员工提供积极的体验。

采用知识管理的五种策略

这些策略将帮助您采用知识管理系统来提高可见性并从该资源中获得更多价值。

从调查开始

通过查看手册、政策、最佳实践、培训材料等，回顾您的组织以书面形式提供的知识。

您还应该创建一个隐含知识的列表。 此列表可能包括您尚未记录的流程，以及员工多年来在没有接受明确培训的情况下学会做的事情。

数字化

将知识转化为数字资源可以改善访问。 即使您放弃传统的工作场所模式并接受远程工作或外包，它还可以确保知识仍然可用。

一个好的策略是创建一个中央存储库，员工和合作伙伴可以在其中访问您的所有资源。 搜索功能和目录是一个加分项，因为它们将帮助用户快速找到他们正在寻找的特定信息。

构建数字图书馆还允许您使用不同的格式。 您可以使用视频或音频文件来分享难以以书面形式表达的知识，例如，通过拍摄员工如何执行特定任务的方式。

中央存储库还可以让您更有效地跟踪知识。 您将能够识别差距并确保每个人都可以访问您使用的文档的最新版本。 此外，共享资源很容易，因为您可以将链接发送给需要查看特定信息的员工。

知识管理与文化

具有重视知识和学习的文化的企业是将从知识管理中获得更多收益的企业。

您应该审查您的公司文化和核心价值观。 考虑增加沟通、个人和专业成长或持续学习等价值。

对一些新项目采取行动

更新公司价值观后，您应该寻找具体的解决方案，使这些价值观成为您日常运营的一部分。

这里有一些例子：

• 您可以更新职位描述，让每个人都知道您希望他们与团队分享知识。 您还可以让经理在评估绩效时寻找这种行为。
• 创建一个目录，描述每个人的职位和经验。 本文档将帮助员工在需要帮助时找到合适的人选。
• 组建一个跨部门团队，以便成员可以在整个组织内共享信息并共同创建数字资源。
• 您的人力资源部门可以通过个人和专业发展计划在知识管理中发挥关键作用，每个员工都可以设定目标并使用每周远程培训时间分配来审查个性化培训资源。
• 审查您的培训过程以及您如何将知识传授给新员工。 负责培训的员工可能会对您的知识管理计划做出很多贡献。

为什么战略方法很重要

如果您对知识管理采取战略性方法，您将获得更好的结果。 在构建此过程时，您应该问自己几个问题：

• 您希望通过知识管理实现哪些目标？
• 知识在您的组织中可以发挥什么样的作用？
• 如何从知识中获得更多？

实施知识管理流程可能是一个重大变化。 创建一个带有时间表的分步计划。 让一些员工负责这一转型，并研究知识管理软件，以提高流程效率。

还要寻找方法来不断改进您的知识管理流程。 寻找识别知识的新方法，不断创造新资源，并定期更新现有资源。 听取员工的反馈并确定可用于评估此新系统绩效的指标。

最后的想法

太多的企业忽视了知识管理。 然而，保存这一宝贵资产的最佳方式是实施创建、管理和共享知识的战略计划。 随着越来越多的企业摆脱传统模式并转而采用远程工作或与越来越多的供应商和合作伙伴合作，知识管理将在未来继续发挥更加重要的作用。