作为自由职业者如何成功创建和管理业务文档

那么，你已经厌倦了你的老板，是吗？ 嗯，你并不孤单。 来自各个行业和各个年龄段的人们都选择铺平自己的职业道路。 据 Zippia 称，如今，仅在美国就有超过7000 万活跃的自由职业者。 到2029 年，这一数字将达到9000 万。

所以，未来是自由职业者。 考虑到灵活的工作时间、自主权和更高的薪酬，原因显而易见。 但与大多数好东西一样，有一个问题。 成为自己的老板意味着您必须处理经营企业带来的所有文书工作。

但别担心，我们随时为您提供帮助。 下面，您将找到有关创建和管理自由文档所需的所有信息。

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开展自由职业所需的 6 个法律文件是什么？

一如既往，让我们从头开始。 建立你的自由职业生涯是你职业生涯中最重要和文书工作最密集的阶段之一。 因此，您应该谨慎对待它。

要了解如何成为自由作家，请阅读以下文章。 下面，您将找到立即开展自由职业所需的六份法律文件。

1. 商业登记

您将使用的第一份商业文件是商业登记请求。 这些信息因国家/地区而异，但您始终需要提交的信息包括：

• 所有相关方（您）的个人信息
• 业务总部的实际位置
• 公司组织架构

最后一点是您可能遇到麻烦的唯一一点，所以让我们讨论可用的选项。 自由职业者可以将其业务注册为：

a)自营职业/独资经营

这两个术语都描述了您（个人）作为公共实体（即企业）的安排。 在这种情况下，法律不区分个人收入和公司收入。 因此，您只需缴税一次。

这种类型的业务注册起来也非常快捷、简单且经济实惠。 但是，它有一个很大的缺点。 你必须用你的全部个人财富来保证你的公司。 这意味着如果您陷入法律麻烦，您的损失可能会超过您的收入。

b) LLC、S-Corp。 和 C 型企业

有限责任公司 (LLC) 和公司有很大不同。 但我们没有一整天的时间来讨论它们的独特之处，所以这里是 TL;DR 版本。

顾名思义，这些类型的公司提供有限责任。 这意味着法院只能触及公司的资产，而不能触及您的资产。 但是，它们的设置成本要高得多，并且注册需要一段时间。

2、营业执照

该法律文件定义了您在特定国家、地区和行业内开展业务的能力和能力。 每个地方的情况都不同，因此最好研究一下当地的法规。

您只需要特定行业（医疗保健、金融、食品服务等）的营业执照。 其他的是所谓的“自由产业”，允许任何人创业。

3. 公司章程/经营协议

根据您公司的结构，法律可能要求您编写章程。 这些文件详细介绍了您的业务运营、服务条款和其他信息。

示例：作为撰稿人，您可以保留知识产权的所有权利。 这意味着您将来可以随意使用它们。 阅读以下文章，了解如何成为一名成功的自由作家。

独资企业不需要章程或经营协议。 但是，编写它们仍然是一个好主意。 这样做将使您能够与客户进行清晰的沟通并更快地达成协议。

4. 所有权/合伙协议

如果您想与朋友或家人一起创业，则必须撰写合伙协议。 本文件定义了您的合伙企业的条款以及您将如何分割公司。 因此，大多数人都会请律师为他们撰写合同。 它们应该包括：

• 各方共享所有权，
• 角色、责任和决策能力，
• 利润和损失的划分，
• 处理内部纠纷的策略，
• 一方离职时的买断流程。

当然，如果您与伴侣关系特别亲密，这可能会感到不舒服。 但每段关系都可能变坏，所以拥有商业版本的婚前协议永远不会是坏事。

5. 供应商协议

每项业务都是一个近乎无限的投入和产出循环。 因此，您可能在不同的时间既是供应商又是接收方。 无论哪种情况，供应商协议都是一件好事。

这些是定义双方服务条款的具有约束力的文件。 它们包括以下信息：

• 商品/服务的类型，
• 所需数量/质量，
• 投递时间，
• 付款时间，
• 和更多。

6. 保密协议

保密协议是限制各方披露机密信息能力的法律文件。 这可以包括交易细节、业务运营等等。 违反保密协议通常会带来巨额罚款。

这些法律文件对各种规模的公司（甚至自由职业者）都有帮助。 您可以使用它们来保护定价、服务和更多信息。

对于自由职业者来说，6 个重要的文档示例是什么？

现在您已经注册了您的公司并在法律上定义了您所有的重要关系。 做得好。 现在你可以继续——你猜对了——更多的文书工作！

值得庆幸的是，有了正确的工具和模板，这将更像是“纸上谈兵”而不是“工作”。 这绝对是必要的，因为如今 78% 的公司依赖自由职业者。 那么，让我们看看每个自由职业者都需要的六个重要文档示例。

1. 项目建议书

不幸的是，大多数自由职业者并不关心项目提案。 但他们犯了一个错误。 这些商业文件非常适合展示您的专业精神和主动性。

提案定义了项目的范围、目标、时间表和预算，最适合更大的计划。 尽管它们听起来可能很耗时，但一旦您准备好大纲，它们就会变得轻而易举。

（图片来源：Smartsheet）

2. 报价

报价单是您作为自由职业者最常看到的财务文件之一。 它作为要约，包含双方的业务详细信息、产品/服务列表、价格、有效性等。

需要注意的一件事是它不具有约束力。 这意味着接收者可以选择接受或拒绝。 最重要的是，您可以在报价失效后自由更改报价。 要快速、简单地创建报价，请使用报价生成器。

（图片来源：Billdu）

3. 合同

合同有多种用途。 首先，他们迫使您和您的客户遵守交易目标。 它们还可以保护您免受可能的诉讼，并有助于提高客户满意度。

您可以通过零售客户体验工具发送的净推荐值调查来了解这些影响。

（图片来源：Jotform）

4. 发票

下一种要考虑的业务文档是发票。 这些财务文件既可以作为交货证明，也可以作为付款请求。 最重要的是，它们对于税收、客户纠纷和会计也非常重要。

在你的自由职业生涯中你会创造很多这样的东西。 但值得庆幸的是，您不必再在它们上花费太多时间。 免费在线发票生成器等解决方案简化了创建过程，同时保持专业的外观和感觉。

（图片来源：Billdu）

但如果您需要更强大的解决方案，还有许多其他工具和软件可供自由职业者使用。 例如，Refrens 提供各种可定制的发票模板以及付款选项和其他服务。 它还获得了 G2 和 Capterra 的出色评论和评级。

（图片来源：Capterra）

该软件和其他发票软件选项均具有高级功能，包括：

• 自动计费
• 时间跟踪
• 可定制的模板
• 和更多

（图片来源：Billdu）

5. 反馈/推荐表

因为人类是社会性动物，他人的想法和观点会影响我们自己的想法和观点。 因此，评论和推荐对于寻找新客户的自由职业者非常有用。

推荐可以让您收集反馈、改进产品并建立信任。 它们也有多种形式，包括：

• 民意调查（例如 Google 表单）
• 领英推荐
• 书面推荐

不幸的是，获得反馈可能相当困难。 因此，如果某些客户拒绝或忽略您的请求，请不要灰心。 请务必制作一封礼貌的电子邮件询问他们的满意度，请求允许向他们发送您的表格，并不断尝试直到成功。

（图片来源：Jotform）

6. 固定器

自由职业者的一个不幸的现实是，有时很难找到工作。 项目往往具有很强的季节性，因此最佳做法是确保您全年都有固定收入。

这些法律文件作为合同，约束您和您的客户每周、每月或每季度的重复工作。 传统上，他们负责较大的项目（例如，网站开发和维护），但也可以让您作为公司团队的非官方成员（例如，文案、图形设计等）。

（图片来源：签名）

对于自由职业者来说，更重要的 4 个文档模板是什么？

现在我们已经介绍了您必须处理的最重要的自由职业文档，您可能想松一口气。 然而，您应该在您的清单中添加更多的业务文档 - 以防万一。 这些包括：

1、利润表

​​这些财务文件也称为损益表和收益表。 他们跟踪您的自由职业者业务的收入、支出以及一段时间内的总净收入/损失。

较大的公司使用损益表进行基准测试、规划和决策。 但对于自由职业者来说，它们对于税务合规最有用。

​​

（图片来源：Zervant）

2. 资产负债表

资产负债表在很多方面都类似于损益表。 它们提供了贵公司在特定时间的财务状况的快照。 出于与上述相同的原因，它们也很重要。

然而，他们对企业资产、负债和股东权益的关注点有所不同。 这对于与合作伙伴一起创办有限责任公司或公司特别有用。

（图片来源：Vertex42）

3. 知识产权文件

知识产权商业文件对于创意产业的自由职业者尤其重要。 这些商业文件可以保护您的知识产权并限制其他方使用知识产权。

知识产权主要涉及物品、营销文案、设计和其他无形资产。 IP 文档之所以重要还有几个原因，包括：

• 防盗保护，
• 货币化，
• 品牌认知度，
• 和更多。

（图片来源：签名）

4. 简历/简历/作品集

最后但并非最不重要的一点是，让我们谈谈自我营销。 虽然找到工作不需要简历或作品集，但拥有一份可以帮助你获得更好、更引人注目的工作。

根据您的行业，您可以选择最适合展示您的价值的文档格式和内容。 这些可以包括案例研究、片段、屏幕截图、结果、感言，甚至完整的工作样本。

（图片来源：Kickresume）

作为自由职业者管理重要文档的 4 种成功方法是什么？

最后，在我们离开之前，我们最好先解决一下房间里的大象——你应该如何跟踪所有这些文件？

这可能看起来令人畏惧，但不用担心。 您不再需要依赖文件夹和办公桌抽屉进行存储。 因此，这里有四个最佳实践可以帮助您管理自由职业文档。

1. 保持数字化

如上所述，纸张并不能保持办公室整洁和精神健康。 我们建议您将所有旧的文书工作数字化，并在将来继续使用文档制作工具，以实现最大效率。

2. 集中文档存储

自由职业者往往不是最有组织性的人——你可以在你想要/需要的时间和地点工作，然后再担心其余的事情。 然而，确保您始终将与自由职业业务相关的文档保存在一个地方，从长远来看将为您减轻很多压力。

选择您最喜欢的基于云的存储服务（Google Drive、iCloud、Dropbox 等）。 然后，将所有文件塞到那里，你就会知道它所花费的片刻时间为你节省了几个小时的疯狂搜索时间。

3. 建立明确的命名和标签政策

到目前为止，您已经发现有太多类型的文档需要您自己跟踪，即使没有所有与项目相关的文件也是如此。 值得庆幸的是，通过准确的命名和标签，您可以让自己的生活变得更轻松。

确保考虑到：

• 文件类型
• 主题/用例
• 客户名称

4. 实施备份/灾难恢复

毕竟，您不想失去所有进度，不是吗？ 因此，创建备份符合您的最大利益——以防万一。

将与工作相关的数据下载到硬盘上。 保留最重要文件的物理副本。 在另一个云存储解决方案上创建副本。

这是你的选择。 只要确保你做某事即可。

结论：您是否了解了自由职业者的重要文件概述？

看？ 当我们说自由职业比第一眼看到的更多时，我们并没有撒谎。 尽管如此，您也不应该感到灰心。 数百万人已经过着自由职业的生活方式，所以你没有理由与众不同。

重要的是您认真对待建立您的业务。 进行文档管理时要有目的性，不要留下任何侥幸心理。 牢记本文中的信息，您一定会蓬勃发展，而不仅仅是生存。

我们祝您好运，并希望在我们的另一篇文章中见到您。 自由职业快乐！