从混乱到有序：如何简化合同工作流程

合同是企业成功的基础，影响着运营的各个方面——从雇用顶尖人才和建立合作伙伴关系到销售产品和租赁办公空间。 它们建立信任、保护利益、管理风险并实现组织内的顺利运营。

但事情是这样的。 传统的合同管理方式比较混乱。 处理手动流程、物理文档和无休止的电子邮件来回会减慢一切速度，并为错误和错失机会打开大门。

幸运的是，有一个解决方案：合同工作流程。

通过采用自动化、集中合同存储库和使用电子签名，企业可以将订单引入合同管理流程并提高整体效率。

本文探讨了合同工作流程以及简化其以快速有效地利用机会的方法。

通过实施结构化合同工作流程，企业可以提高效率、确保合规性、增强协作并减少错误和延迟。

传统合同工作流程的挑战

传统的合同管理方法通常效率低下，并且会严重影响公司的利润。 研究表明，由于合同管理不力，公司可能会损失高达9% 的利润。

与传统合同管理相关的一些常见挑战包括：

1. 流程效率低下

手动流程非常耗时，通常会导致合同执行延迟，从而导致周转时间增加并错失机会。 浏览成堆的文书工作、从头开始创建合同、管理版本或跟踪批准会消耗宝贵的时间并耗尽本可以更好地用在其他地方的资源。

2.缺乏可见性和跟踪

如果没有中心化的系统，深入了解每个阶段的合约状态和进度就会变得困难。 跟踪合同版本、修订和谈判可能具有挑战性，导致潜在的错误和沟通不畅。 企业经常面临分散的合同信息的困扰，因此很难让每个人都保持一致。

3. 安全风险和合规问题

依赖物理文档会带来丢失、损坏或未经授权访问等风险。 这些风险危及敏感合同信息的机密性和完整性。 此外，在处理纸质文档时，确保遵守数据隐私法规（GDPR、CCPA）、行业标准（HIPAA、ISO 27001）和法律要求变得越来越具有挑战性。

4. 有限的协作和沟通

合同工作流程中的手动交接和物理文件流转会导致通信延迟和效率低下。 跨部门和利益相关者协调合同审查、编辑和批准非常耗时且容易出错。 这可能会导致错过最后期限和沟通不畅。

5. 成本和资源效率低下

手动合同流程有多种相关成本，可能会影响公司的预算。 打印、纸张存储、邮资、管理任务和与客户的实际互动等费用都会增加。 此外，差旅费用可能很高，包括现场会议和合同签署的交通和住宿费用。 出差去见客户和进行面对面谈判所花费的时间进一步加剧了资源效率低下。

简化合同工作流程的 6 种方法

简化合同工作流程意味着管理合同所涉及的步骤实现自动化和标准化。 它涉及使用工作流程来组织任务和操作，确保正确的人员在正确的时间拥有正确的文档。 目标是尽可能高效、准确地简化流程。

您可以通过以下六种方法来简化组织中的合同工作流程。

来源： Signeasy

1. 实施电子签名解决方案

电子签名解决方案无需打印、签名、扫描和邮寄等物理文档处理，从而简化了合同工作流程。 相反，合同可以以数字方式签署，从而节省时间和资源，并降低错误或损失的风险。

电子签名还可以实现远程协作并加快签名过程。 各方可以使用自己的设备随时随地签署电子合同。 它消除了面对面会议或协调多个时间表的需要，从而加快了合同执行速度并减少了延误。

此外，电子签名提供了增强的安全性和真实性。 先进的加密技术和认证机制确保所签署合同的完整性和有效性。 数字审计跟踪记录了文件的签署者和签署时间，这增加了一层额外的安全性和责任感。

通过简化签名流程，电子签名提高了整体效率和生产力。 它们减轻了管理负担，消除了基于纸张的低效率，并为所有相关方提供了无缝体验。

2.集中合同管理

通过将所有合同整合到一个集中式系统中，企业可以实现多种好处。 首先，它可以轻松访问、跟踪和检索合同。 用户可以从单一来源快速定位和检索合同，而无需筛选物理文件或跨不同系统进行搜索。 它可以节省时间、减少错误并提高合同管理效率。

集中化有利于实时协作和更新。 多个利益相关者可以同时访问和处理合同，从而无需手动交接并减少延迟。 通过即时通知和共享访问，团队可以无缝协作、实时编辑、添加评论和跟踪更改，从而加快合同审批速度并提高工作效率。

此外，集中式系统提供了对合同生命周期更好的可见性和控制。 它使企业能够跟踪关键里程碑、监控合同履行情况并更有效地管理续订或到期。 这种主动方法有助于降低风险、确保合规性并优化合同管理流程。

3.启用工作流程自动化

通过可配置的工作流程，您可以为合同设计一条无缝的路径。 它减少了手动工作量并节省了宝贵的时间。 例如，文档生成可以自动化，创建带有可填充相关信息的动态字段的标准化合同模板。

还可以通过定义批准顺序并向适当的利益相关者触发通知来自动化批准工作流程。 它加快了审查和批准阶段，减少了延误并提高了效率。

自动通知和警报让利益相关者随时了解合同状态、关键里程碑、即将到来的最后期限和所需采取的行动。 它改善了沟通，确保及时响应，并降低了错过最后期限或忽视任务的风险。

4.与其他系统集成

通过将合同管理软件与其他基本软件系统连接，用户可以在单个界面中访问所有相关信息并执行必要的操作，从而无需手动数据传输或在各种应用程序之间切换。 它节省时间和精力，降低错误风险，并增强用户体验。

与 Microsoft 和 Google 等流行工作空间以及CRM 、 ERP或 HR 软件集成，使用户无需离开工作空间即可签署、发送签名和跟踪合同。 这种集成可确保合同相关信息在系统之间准确共享，从而无需手动输入数据。

集成创建了一个统一的环境，使合同相关任务与更广泛的业务流程无缝衔接。 例如，基于机会的合同创建自动化。 当 CRM 系统中发现新机会时，可以自动生成相关合同模板，从而节省时间并提高一致性。

5.使用合同模板库

合同模板是预先设计的文档，可作为创建合同的起点，提供可自定义以反映特定细节的结构化格式。 拥有标准化合同模板集合可以加快起草速度。 用户无需每次都从头开始，而是可以轻松访问为特定目的量身定制的预先批准的模板。 它加快了合同创建过程，节省了时间和精力。

维护常用文档、合同和协议的库可确保轻松访问批准的模板。 它促进合同语言和结构的一致性，减少合同创建中出现错误和不一致的可能性。

合同模板库还有助于确保文档版本控制。 通过将模板集中在库中，企业可以根据需要轻松管理和更新它们。 它保证用户始终使用最新版本，降低使用过时模板的风险并保持合规性。

6. 实施合同分析和报告

合同分析软件使企业能够深入了解合同履行情况。 组织可以通过分析与合同状态、周转时间和使用情况相关的数据来识别模式、趋势和改进领域。 这些知识使他们能够做出数据驱动的决策、优化工作流程并解决瓶颈，最终简化合同管理流程。

生成合同指标报告可以全面了解合同活动和绩效。 这些报告提供了合同状态、里程碑和关键绩效指标的实时可见性。 通过随时获取这些信息，利益相关者可以轻松跟踪进度、识别延误并采取主动措施以使合同步入正轨。

通过分析历史合同数据，企业可以主动解决问题、降低风险并优化工作流程，以改善整体合同管理。

不同部门如何简化合同工作流程

合同对于不同的团队来说是不可或缺的，例如法律、销售和财务。 这些团队之间的协作和协调促进互动、减少交接并改善沟通。 它提高了生产力，减少了错误，加快了合同周期，并最终为组织带来了更好的结果。

让我们看看不同的团队如何简化合同工作流程。

1. 销售和营销

销售和营销团队使用合同来支持他们的活动，包括销售协议、营销合作伙伴关系、服务水平协议和保密协议。 这些团队与法律专业人士密切合作，以确保合规性并协商合同条款。 他们与财务团队合作来管理定价、付款条件和收入确认。

销售和营销团队自动化合同创建、审批流程和文档跟踪。 它加快了合同执行速度并消除了手工文书工作。 这种协作方法可以提高生产力、改善客户关系并推动收入增长。

2. 法律

法律部门负责处理供应商协议、客户合同、雇佣协议、保密协议和许可协议。 协作对于法律部门至关重要，因为他们与采购、人力资源、财务和行政领导等各个团队密切合作。

法律部门自动化合同创建、审批流程和文档存储，以简化合同工作流程。 将合同集中在数字存储库中，使他们能够轻松跟踪合同状态、访问相关文档并与利益相关者实时协作。 它增强了合同可见性，减少了人为错误，并确保遵守法律要求。

3、人力资源

人力资源团队在其工作流程中使用雇佣合同、录用通知书、保密协议和竞业禁止协议。 简化人力资源部门的合同工作流程涉及人力资源专业人员、法律团队、招聘经理和新员工之间的协作。

人力资源团队可以利用电子签名和自动化工作流程等技术来加快合同管理流程。 它包括起草和发送合同以供审查和批准、捕获电子签名以及安全地存储和管理合同文件。

4. 信息技术运营

IT 运营团队促进技术实施、供应商参与、服务级别协议和维护合同。 这些合同对于管理与外部供应商的关系、确保平稳运营和维护 IT 基础设施的完整性至关重要。

简化 IT 运营部门的合同工作流程涉及 IT 专业人员、采购团队、法律部门和外部供应商之间的协作。 通过利用高效的合同管理工具和流程，这些团队可以简化合同的创建、谈判和执行。

5、财务会计

财务和会计团队使用合同来管理财务协议、供应商关系、客户参与和合规义务。 这些合同可确保准确的金融交易、降低风险并维护财务完整性。

财务和会计部门与法律团队、采购部门和外部各方合作。 自动化合同工作流程有助于跟踪合同里程碑、付款条款和财务义务，确保及时开具发票、收款并遵守合同条款。

通过简化合同工作流程，财务和会计团队可以提高财务准确性、改善现金流管理、降低合同风险并确保合规性。

合同管理工作流程的行业特定应用

在各个行业中，简化合同工作流程带来了针对每个部门的需求量身定制的特定优势。 下面让我们看看它们。

1. 医疗保健

医院、制药公司、研究机构和医疗保健提供者依靠高效的合同管理来实现平稳运作和合规性。 它涉及管理与供应商、供应商、医疗保健提供者和保险公司的协议。

一个关键方面是确保遵守监管要求和隐私法（例如 HIPAA），以保护敏感的患者信息。

高效的合同工作流程可以及时执行合同，增强利益相关者的协作，并帮助履行合同义务。 通过利用数字工具和自动化，医疗保健组织简化了合同流程，专注于患者护理并培养积极的利益相关者关系。

2、技术

技术公司、软件供应商和 SaaS 提供商依靠简化的合同管理来推动创新、维护客户关系并遵守行业法规。

技术领域的合同工作流程包含一系列协议，例如软件许可协议、服务水平协议、软件开发合同、知识产权协议和合作伙伴合同。 这些合同定义了技术提供商和客户的权利、义务和期望。

此外，科技公司在高度监管的环境中运营。 他们需要遵守数据隐私法规、安全标准和行业特定法规。 简化合同工作流程使组织能够确保合规性、管理风险并证明遵守法律要求。

3、房地产

在房地产行业，合同工作流程对于管理租赁协议、房产销售合同和供应商合同至关重要。 通过简化这些工作流程，房地产专业人士可以自动化租赁协议、租约续签和物业维护合同等流程，从而节省时间和精力。

有效的合同工作流程还可以改善业主、租户和物业管理团队之间的沟通和协作，确保平稳高效的运营。 此外，简化合同工作流程有助于房地产组织遵守当地法规和法律要求，最大限度地减少错误风险并确保流程合法合理。

4. 制造

在制造业中，简化的合同工作流程可确保从管理供应商合同和采购协议到处理供应链合同的顺利运营。

制造商可以通过自动化采购订单、供应商入职和合同续签来节省时间和资源，从而使他们能够专注于核心业务活动。 此外，高效的合同工作流程增强了制造商、供应商和分销商之间的协作，在整个供应链中培育更强大的合作伙伴关系和无缝沟通。

5、金融服务

金融服务行业的合同工作流程可自动执行贷款协议、客户入职和合规文档记录。 它可以加快处理速度，减少人工错误，并改善客户体验。

组织可以通过促进金融机构、客户和法律团队之间的协作来确保透明度、减少延误并加强客户关系。 简化的合同工作流程确保金融服务遵守法规，例如反洗钱 (AML) 法和了解你的客户 (KYC) 要求。

通过简化合同工作流程，机构可以实施强有力的合规措施、监控监管变化并降低合规风险。

如何选择合适的合同工作流程软件

由于有大量可用选项，找到最适合您组织需求的软件可能具有挑战性。

为了帮助您做出明智的决定，在选择电子签名和合同工作流程软件时需要考虑以下五个基本问题。

1.它是否提供直观的用户体验？

易用性是选择电子签名软件的关键因素。 寻找一种提供直观界面的解决方案，使员工能够轻松快速地签署文档。 同时向多个签名者发送合同、在一个会话中签署多个文档、创建可重复使用的模板、触发其他工作流程以及实时状态更新等功能对于简化且便捷的签名体验至关重要。

2. 它可以与我现有的工具集成吗？

考虑该软件与您当前的业务应用程序的兼容性。 寻找与流行工具无缝集成的电子签名解决方案。 该软件应具有预构建的连接器或灵活的 API，以确保顺利的数据交换并简化跨不同平台的工作流程。

3. 它是否提供无缝的移动体验？

在当今以移动为中心的世界中，选择能够在移动设备上提供无缝体验的软件至关重要。 寻找为 iOS、Android 和 Web 等主要平台提供本机应用程序的电子签名解决方案。 它允许员工随时随地安全地发送、签署和管理文档，提高生产力并确保及时完成任务。

4. 该软件提供什么安全性？

在处理敏感文件时，安全性是首要考虑的问题。 确保电子签名软件提供强大的安全措施，例如用于保护文档的 SSL 加密。 寻找诸如身份验证方法（登录凭据、安全数字签名）、是否符合行业标准（例如，电子签名现代化法案、eIDAS、HIPAA、SOC 2）以及详细的审计跟踪等功能来跟踪签名过程并提供如果需要法律证据。

5. 定价体系是否能够适应扩展？

考虑软件的可扩展性和成本效益。 如果您的组织处于高速增长阶段，请选择一个能够满足您不断增长的需求且不会产生大量额外成本的解决方案。 寻求快速实施、愉快的用户体验、可靠的客户支持以及可以取代纸质签名流程的节省成本的功能。

预算有限的小型组织应该寻找能够提供易于管理的解决方案、与现有应用程序无缝集成以及针对未来用例的可扩展性的供应商。 始终选择提供全面实施、培训和变更管理支持的供应商，以确保成功过渡。

在混乱中实现秩序

合同管理工作流程从混乱到有序的转变不仅是一种可能性，而且是企业成功的必要条件。 组织可以利用自动化的力量和数字优先的思维来简化其合同工作流程实践。

通过走上这条道路，企业为优化流程、降低风险和高性能打开了大门。 这种转变提高了效率、降低了成本并营造了协作文化。

寻找最适合您业务的工具至关重要，因为合同管理的秘密就在于软件。