如何支付员工工资

如果您打算雇用和支付员工工资，法律要求您为您的企业获取雇主识别号码 (EIN)。 EIN 用于识别企业实体，通常在代表您的企业填写税表时使用。

为您的企业申请 EIN 是完全免费的，整个过程可以在线完成。 您将在完成申请后立即收到您的 EIN，但最多可能需要两周时间才能在 IRS 系统中注册 EIN。 在此期间，您可以使用新的 EIN 开立银行账户、申请营业执照以及通过邮件提交纳税申报表。

在联邦一级，任何新雇用的员工都必须填写表格 W-4 和表格 I-9。

W-4 表格用于确定员工的申报状态和预扣信息。 雇主使用 W-4 表格计算联邦预扣税款，包括对兼职工作数量、扣除额和抵免额所做的任何调整。 在员工填写表格后，雇主必须持有员工 W-4 至少四年。

I-9 表格用于验证个人的就业资格。 此表格由雇主使用新雇用雇员提供的信息填写。 雇主必须检查 I-9 表格，以确保雇员合理地满足资格要求。

I-9 表格必须在员工受雇日期后至少保留三年或雇佣关系结束后一年，以较晚者为准。

如果您要雇用 1099 承包商，则承包商需要填写表格 W-9。 W-9 表格要求提供承包商的纳税人识别号和证明，您将使用表格中提供的信息来报告承包商付款。 将 W-9 表格保存至少四年。

您可能需要为新员工填写州级就业前表格，但这些表格因州而异。 请务必查看您所在州有关就业前纳税申报表的法律法规。

法律要求雇主在雇用后 20 天内向其所在州的国家新雇员名录 (SDNH) 报告新雇员或重新雇员。 然后，国家机构会将信息转发给国家新员工名录 (NDNH)。

完成新员工报告是为了帮助支付子女抚养费、确定亲子关系、跨州寻找孩子的父母以及执行子女抚养令。 新员工报告还有助于发现福利欺诈，包括失业保险欺诈和工伤赔偿欺诈。

许多企业将员工填写好的 W-4 表格提交给适当的新员工报告机构，但州门户网站是首选的提交方法。

在为您的企业雇用员工时，您可能会在雇用 1099 名员工还是雇用 W-2 名员工之间做出决定。 但是，没有 1099 雇员这样的东西，因为 1099 承包商被归类为独资企业的小企业主，而 W-2 雇员被归类为为企业工作的私人。

作为雇主，出于法律和税务目的，您必须确定新雇员是属于 W-2 雇员还是属于 1099 承包商。 1099 承包商和 W-2 雇员之间的区别归结为您对雇员的工作有多少控制权、您的企业对工人的财务控制权以及您与工人的业务关系类型。

雇主必须代表 W-2 雇员预扣税款，而劳动法通常仅适用于 W-2 雇员。 相反，雇主无需向 1099 承包商预扣任何税款。 此外，大多数劳动法不适用于 1099 承包商。

对于小企业主来说，工资单和人力资源法可能很难学习和跟上。 但是，除非您的企业有聘请人力资源专业人士的预算，否则您需要确保您及时了解并遵守薪资和人力资源法律。 以下是您的企业需要了解的联邦和州薪资和人力资源法律的非详尽清单：

• 您所在州或地区的最低工资
• 社会保障税率
• 医疗保险税率
• 失业税率
• 特定地点的工资税/扣除
• 童工法
• 公共交通工资税税率
• 病假法律/法规
• 陪审义务法
• 家庭假法和工资税
• 工伤赔偿法
• 残疾保险法
• 平等机会就业法

• 现金：虽然使用现金是合法的，但美国国税局通常不鼓励企业用现金支付员工工资，因为保留现金支付记录要困难得多。
• 支付卡：支付卡或薪资卡越来越多地作为薪资软件供应商的选择提供。 这些卡的作用类似于可充值借记卡，非常适合没有银行账户的员工。
• 加密货币：加密货币是一种边缘支付选项，因为它是一种尚未完全监管的较新支付方式。 如果您想用加密货币支付员工工资，请咨询税务专业人士以更好地了解加密货币税法和会计法规。

作为企业主，在以下情况下，您应该考虑使用薪资软件：

• 对薪资流程没有经验
• 使用电脑相当舒服
• 想节省运行工资单的时间
• 不想承担遵守工资规定的责任
• 愿意支付专家来处理您的工资税
• 愿意支付工资软件订阅费用
• 愿意为您的企业研究最佳的薪资软件选项

一般来说，作为企业主，您应该考虑使用 DIY 工资单流程，如果您：

• 合理了解薪资法律法规
• 对自己保留工资记录的能力充满信心
• 愿意手动运行工资单
• 与税务专业人士合作处理您企业的工资税
• 有办法安全地存储工资单信息

按小时计薪的员工在一个支付期内每工作一小时可获得固定费率。 计时工资可能会导致每个支付周期的收入可变，因为员工可能会因病错过时间、迟到、早退、加班或经历其他打乱其预定工作时间的事件。

要计算员工每个发薪期的总小时收入，您需要将他们在发薪期的工作小时数乘以他们的小时费率。 这非常简单。

例如，如果一名员工在一个支付周期内总共工作了 74 小时，每小时赚取 30 美元，则该员工在该支付周期内的总收入为 2,220 美元 (74 x 30=2,220)。

如果同一名员工在同一发薪期（总共工作 80 小时）额外加班 6 小时，并为此赚取 1.5 小时（6 小时 45 美元/小时），则他们的总收入将达到 2,490 美元。

计算受薪雇员的总工资是一个除法问题。 由于大多数受薪雇员是按年支付的，因此您只需将他们的年薪总额（税前）除以当年的支付期数即可。

例如，假设一名员工年收入为 84,000 美元并且每月支付两次（总共 24 个支付期）。 该员工每个发薪期的总收入为 3,500 美元 (84,000/24=3,500)。

我们可以使用 FUTA 税作为示例。 FUTA 税的税率为每年支付给员工的前 7,000 美元的 6%。

首先，我们将 6% 转换为小数 — 100 中的 0.06。从那里，您将税率乘以已征税的总收入，因此 0.06 x 7,000 = 420 美元。 在此示例中，雇主每年有责任为每位收入至少为 7,000 美元的员工支付 420 美元的 FUTA 税。

一旦您从员工的工资总额中计算出工资税负债，您就可以为他们的薪水预扣该金额，并在创建员工的工资单时记下预扣款。

例如，让我们考虑一个人，其单个支付周期的总收入为 3,500 美元。 假设从员工的薪水中总共扣除了 454 美元以支付工资税和扣除额。 在此示例中，员工在支付期间的净收入总计为 3,046 美元 (3,500 – 454 = 3,046)。