管理成功的远程营销团队的 8 个技巧

虽然管理一个基于办公室的营销团队当然不是在公园里散步，但管理一个远程团队有时感觉就像在看不见的轨道上跑马拉松一样。

不同的时区和工作文化、不一致的互联网速度和沟通困难都给管理人员带来了严峻的挑战。

在本周的博客中，我们分享了八个技巧来帮助您管理成功的远程营销团队。

远程团队管理有八个关键领域。

1. 文化：每个人都应该了解和体现公司文化
2. 工具：您应该提供正确的工具并确保每个人都使用它们
3. 界限：工作时间灵活，但截止日期严格
4. 目标：设定可以轻松跟踪和审查的 SMART 目标
5. 沟通：安排经理和同事之间的定期追赶
6. 协作：鼓励您的团队一起工作并分担负担
7. 问责制：每个团队成员都必须对自己的表现负责
8. 联系：每年至少亲自见面一次，以帮助您的团队建立联系

为什么要运行远程操作？

Exposure Ninja 完全远程操作。 为什么？ 运行远程操作有很多好处。 以下是它如何使您受益：

• 招聘：远程工作使您能够从世界任何地方招聘到最优秀的人才——而不仅仅是那些恰好住在离您办公室不到五分钟路程的人才。 它还使您能够雇用被竞争对手忽视的高技能人才，例如可能需要更灵活时间表的在职父母。
• 留任：偏远公司不会因为搬家而失去员工——或者即使他们搬家！ 你花在帮助员工成为各自领域专家的时间受到保护，同时能够提供灵活性将降低员工流失率——最近的研究甚至强调，灵活性是最需要的工作津贴（甚至高于经济激励！）和缺乏它可能会导致您的团队跳槽。
• 运营成本：由于无需管理场所，您可以节省办公室租金和相关成本，如团队午餐、水果、文具和设备。
• 生产力：快乐的员工就是富有成效的员工，远程工作创造出更快乐、更有效率的员工并非巧合。 通过使您的团队能够花更多的时间与家人在一起并围绕承诺灵活地工作，您可以为他们提供发挥最佳表现所需的工作/生活平衡。
• 客户服务：远程操作能够全天候提供全球销售和技术支持，使您能够为客户提供更好的服务。

虽然运行远程团队并不适合所有人，但如果这些好处听起来很有吸引力，您可能想知道如何有效地管理您的分布式团队。 就是这样。

1. 建立强大的公司文化并让每个人都参与进来

拥有让您的员工能够接受的清晰的公司文化将培养他们的忠诚度、奉献精神和承诺。 您的公司文化应该是您建立管理风格、员工手册和合同协议的基础。 它应该以强有力的使命宣言和公司愿景为基础，你的员工应该在就业的第一天就接受这些教育。

远程公司培养一种灵活、自由和负责的文化。 这使他们能够吸引自然融入所需组织结构并分享组织核心信念和抱负的员工。

拥有文化契合的员工对您的成功至关重要。 用远程工作倡导者 FlexJobs 的话来说，“远程工作是我们文化的基础……基于对生活的理解的文化充分说明了我们如何重视员工。”

2. 提供正确的工具并确保每个人都使用它们

毫不夸张地说，如果没有合适的软件，我们就无法在 Exposure Ninja 上做我们所做的事情！

我们已经尝试和测试了许多不同的时间跟踪、性能监控和在线交流工具。 以下是我们的首选，可让您的团队有效工作并清晰沟通。

通讯工具

适当的沟通是任何协作努力中最关键的要素。 您的大部分通信将通过 Slack 等即时消息传递工具进行。

Slack 有一个吸引人的 UI，并且可以在台式机和智能手机上高效运行（尽管我们不鼓励忍者在他们的手机上安装 Slack——我们不希望我们的团队在他们不工作时检查他们的通知！）Slack 使您能够拥有与团队成员进行一对一对话，为项目讨论创建单独的频道，共享文件并以简单易用的方式完成许多其他任务。

从技术上讲，您可以使用 Slack 进行视频通话，但根据我们的经验，如果他们已经在 Slack 上，大多数人会坚持使用短信。 这就是为什么腾出时间进行视频通话也很重要。 使用短信系统，您的注意力通常会分散在多个渠道上。 视频通话是向团队中的某个人展示他们在接下来的 20 分钟左右全神贯注的好方法 - 它们还让您的团队成员看到他们每天工作的友好面孔！

有很多出色的免费工具可用于进行视频通话。 我们每天都使用 Skype、Zoom 和 Google Hangouts。

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生产力跟踪工具

我们知道远程工作人员比办公室工作人员更有效率，但您可能希望使用软件来组织和跟踪整个团队的工作量。 我们使用 Hubstaff 来跟踪我们团队的生产力。 当我们团队的成员开始一天的工作时，他们只需启动 Hubstaff 的计时器。 该工具在后台运行，不会产生任何干扰。 一旦我们的忍者完成了一天的工作——或者他们想要吃一顿长时间的午餐或当之无愧的休息——他们可以简单地停止计时器。

Hubstaff 还会在您的团队工作时定期截取屏幕截图。 这并不意味着侵入或侵犯隐私——毕竟，你的团队应该工作，而不是花费宝贵的客户时间来观看 Netflix 节目——而是作为监控员工进展情况的一种手段。 作为人类，我们并不总是喜欢承认当我们正在为一项任务而苦苦挣扎时，当你和你的团队不在同一个房间时，确定某人何时需要帮助可能会更加困难。 Hubstaff 允许您查看员工在某项任务上花费的时间比预期的时间长，这意味着您可以提供支持。

如果团队成员长时间停止工作并忘记关闭计时器，Hubstaff 会自动检测空闲时间并暂停计时器，这在 Exposure Ninja 中意味着我们的客户不会因为死时间而被收费！

任务分配工具

确保团队中的每个成员都清楚自己的职责非常重要。 您可以使用诸如 Teamwork 之类的任务分配系统将带有说明和截止日期的任务分配给团队的每个成员。 这让每个从事项目工作的人都清楚，谁应该在何时交付什么。 一个错过的最后期限可能会推迟多个团队在同一个项目上工作，但是通过可靠的任务管理，您可以确保员工高效协作。 这将我们带到了我们的下一个工具……

协作工作工具

即使他们的办公桌相距数百英里，两个人怎么能同时工作呢？ 答案可以在 Google 发布的三款免费软件中找到：Drive、Docs 和 Sheets。 使用 Google 表格时，我们经常有来自三个不同国家/地区的 10 人左右同时处理同一个电子表格。

由于对 Google 表格的任何更改都是实时发生的，因此您的团队成员不存在使用过时信息的危险。 还可以为人们提供不同的访问设置，允许您的经理或管理员对您的团队其他成员（甚至客户）只能查看的工作表进行更改。

重要提示：确保每个人都始终如一地使用相同的工具，而不仅仅是恢复使用自己喜欢的软件。 否则，您会发现很难跟踪项目和评估绩效。

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3. 设置和加强边界

管理一个成功的营销团队既要设置清晰的界限，又要聘用和激励合适的员工。 虽然远程工作的美妙之处在于它为您的员工在工作时间和地点方面提供了灵活性，但重要的是围绕他们投入的时间和工作时间设定界限。 以下是 Exposure Ninja 保护我们的生产力和绩效的一些方法：

• 至少 30% 的工作时间在核心工作时间内：这确保每个人都可以在朝九晚五期间的某个时间进行经理追赶、Slack 频道更新和快速会议。
• 员工承诺每周与经理进行交流：频繁的聊天不仅对于确保员工快乐、步入正轨和完成最佳工作很重要，而且还可以让我们的团队与他们的经理建立良好的关系。 这意味着他们对公司或客户的竞选活动可能有任何疑虑、问题或好主意都感到很自在。
• Hubstaff 用于跟踪所有工作时间：当我们的团队为 Exposure Ninja 工作时，他们会打开 Hubstaff 计时器。 这有助于我们了解生产力水平，查看员工随时间推移的趋势，并识别任何绩效问题，以便与个人讨论并​​解决这些问题。
• 合同忍者每个月都有设定的最小和最大小时数：每个人都知道他们期望投入的工作量，并且会在承诺超过一定的加班时间之前与他们的经理聊天。 这意味着忍者不必担心当月有足够的工作，或者相反，他们手头有太多的工作。 我们不喜欢道场中压力大的忍者。

4. 与团队目标达成 SMART

管理一个成功的营销团队意味着设定明确的目标，重要的是这些目标是SMART的——具体、可衡量、商定、现实和基于时间。

虽然营销领域有很多首字母缩略词，其中一些比其他的更有用和可操作，但 SMART 系统为您提供了一个清晰的目标设定结构，可以帮助您确定优先级、预算和满足最后期限。

SMART目标设定系统规定目标应该是：

• 具体：对任何了解项目的人来说定义明确且清晰
• 可衡量的：你必须能够了解目标是否可以实现，了解完成的距离以及了解目标何时实现
• 同意：让您的团队对其绩效负责的一部分是确保每个人都同意并理解他们的独立目标以及团队的目标
• 现实的：您的项目应该在时间框架和预算限制内以及可用资源内实现
• 基于时间：您应该设定具有挑战性但可以实现的明确截止日期。 这可以防止您的远程员工自满，并在他们实现 SMART 目标时给他们巨大的成就感。

5. 清晰而有规律地沟通

远程公司需要强大的沟通渠道。 Exposure Ninja 使用各种工具来促进我们的团队和客户之间的轻松沟通，包括 Zoom、Yay、Slack 和 Skype。

成功的远程公司Planio的首席执行官 Jan Schulz-Hofen 表示，对于远程公司而言，文本通信效果最好，因为它透明且无干扰：“文本通信让您更加尊重彼此的时间，尤其是在您生活的时候多个时区之外。 即时沟通可能会造成干扰……通过电子邮件，[团队成员可以]在方便的时候考虑您的文章。”

Exposure Ninja 团队使用 Slack 频道报告各个活动的进度、向项目经理通报挑战并提出问题。

Slack 对我们来说是一个理想的平台，因为它可以在任何网络浏览器中运行，保留聊天日志以供将来参考，并允许我们快速轻松地向彼此发送我们的在线状态——无论是在会议中、在 Slack 关闭还是在办公室外工作- 以及为重要消息和固定信息添加星标以供以后查看。

我们会在适当的情况下安排定期语音通话——例如每周经理聊天和客户更新以及每月进度报告。

6. 使用 Slack 和 Google Docs 进行协作

远程团队协作带来了无法面对面交互的额外挑战。 肢体语言和非语言线索使交流和想法分享变得更加容易，但是虽然您可能无法使用这些，但正确的交流和生产力工具将使项目协作变得更加容易。

在 Slack 中组织团队协作会议

如果您的团队需要分享想法并就项目进行协作，Slack 视频通话是一个不错的选择。 您可以将多个参与者添加到通话中并与同事共享屏幕、记录通话以供将来参考、设置主题、添加标签、固定和发送文档以及设置更改通知。 它将所有内容保存在一个工作区中，因此您无需等待员工安装、加载或在某些情况下对不同的软件进行故障排除！

协作处理 Google Docs 中的文档

如我们的远程工作工具部分所述，Google 表格和文档非常适合协作，因为它们允许多个贡献者对文档发表评论、进行修改、突出显示部分并通过建议的操作相互写注释。 您可以通过查看版本历史记录随时恢复到不同的版本，该历史记录还会向您显示各个贡献者所做的所有更改——您可以看到谁做了什么以及为什么。

7. 追究每个人的责任

远程团队要想取得成功，就必须以结果为导向，并设定明确的目标和截止日期。 Exposure Ninja 的每个 Ninja 都有明确的任务列表，由 Teamwork 中的经理设置，包括截止日期、时间跟踪以及添加进度或对每项任务发表评论的能力。

所有忍者都应该更新客户仪表板，并在每周的追赶电话中向他们的经理展示他们一直在做的事情，以便我们确保交付物按时并达到标准。 这也让我们能够主动识别任何人何时有错过最后期限的风险，以便快速缓解。

让你的团队负责的一部分是确保他们知道他们应该为哪些个人和职业目标而努力。 进行季度一对一评估和设置 KPI 对于远程公司和办公室公司一样重要。 确保团队中的每个成员都有明确的工作目标，并在适当和可能的情况下提供绩效奖金以保持他们的积极性。

8. 每年至少见面一次，经常玩得开心

最后，请确保您抽出时间与您的团队会面并庆祝成功，无论是夏季的沿海旅行还是沉迷于圣诞节的乐趣！

最好的远程团队联系紧密，渴望看到彼此成功。 同事们每天都会互相交谈，就像他们在办公室环境中一样，而且他们经常建立真正的友谊——通过创造让他们相互交流的方式来促进团队中的联系。

Exposure Ninja 在我们的 Slack 空间中有一个Watercooler频道，每个 Ninja 都可以在这里聊天，还有专注于个人兴趣的小组，从烹饪和健身到艺术、游戏和电影。

我们经常分享我们的家庭、宠物和假期的照片，互相征求意见，并传播我们认为我们的同事会发现有益的新工具和技术。 加入奇怪的万圣节和圣诞节测验 - 包括 Exposure Ninja 赃物和其他好东西 - 每月Ninja of the Month奖励和不同工作组的团队聚会，您为员工提供了良好的工作环境。

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