如何结合两种协作来提高效率

已发表: 2022-12-21

在新的在家工作的现实中，组织有机会从线下世界重现最佳工作习惯并以数字方式实施。诀窍是确定两种主要的协作类型——被动协作和主动协作——并将它们结合起来以支持最高效的工作流程。

被动协作

工作管理软件公司 Wrike 的首席顾问帕特里克·罗尔夫森 (Patrick Rohlfsen) 在 MarTech 会议上说：“当项目细节和协作元素可见和管理时，以及当其结果可见并得到妥善管理时，被动协作才能实现其价值。”

这些协作类型发生在不需要立即回复的电子邮件和其他消息中。在过去，它们是放在一个人办公桌上的物理收件箱中的作业。

“现在，被动协作正越来越多地融入您的 [数字] 工作流中，”Rohlfsen 说。 “很长一段时间以来，公司一直使用工单或申请表与客户或员工协作，但我看到人们现在更希望以一种更简单的方式让其他人向他们提出要求。”

许多当前的工作管理技术都支持被动协作，允许多个团队成员根据各自的工作时间表同时处理一个项目。

“营销或 IT 团队或法务团队构建申请表的情况并不少见——一些简单的东西可以使请求标准化并将它们集成到他们的工作流中，”Rohlfsen 说。 “人们的期望是，如果你想让我为你做点什么，你需要把你的请求放在我管理所有其他工作的同一个地方。”

当每个人都知道在哪里可以找到它时，协作变得更容易或更有效率，所有这些都集中在一个地方。但是，在这种被动模式下投入过多的工作可能会使“人为因素”失去工作。这就是积极协作的用武之地。

主动协作是指在办公室面对面会议或 Zoom 等视频会议平台上发生的实时交互。

Rohlfsen 说：“当你意识到我们作为人类所拥有的潜力时，积极合作就会实现其价值。” “我们对我们的关系、我们的倾向越有意识，我们就越快达到那个神奇的合作点。我们越多地考虑为利益相关者创造环境和体验，作为项目经理，结果就越好。”

视觉提示增加了在积极协作过程中取得突破的可能性。要充分利用多人积极集思广益的这些场合，请使用数字白板或鼓励屏幕共享。

此外，为了使积极的协作更加有效，并且对与会者更具吸引力，请在适当的时候限制这些会议的时间。在许多情况下，“魔法”可以在 10 分钟的会议中发生。抵制人们数字日历中默认的 30 分钟时间块。

在积极的协作会议之后，对共享的想法进行某种记录。可能是白板的屏幕截图或会议视频。该记录包含现在可以集成到被动协作工作流程中的操作项，从而桥接两种协作模式。

记住这一点非常重要，人类自古以来就是面对面工作的，当我们集思广益时，我们可以做出不可思议的事情。我们可以更快地交付项目，我们可以更有效地利用我们的资源，当我们紧密合作并更有效地协作时，我们会生产出更好的产品。

通过结合主动和被动协作，组织可以在团队成员之间建立更牢固的关系，实时主动沟通，同时保留可以随时完成的被动工作的优势。

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