运行项目启动会议的指南

想想你最近的第一天工作。 你可能会在前一晚花时间整理衣服，向一两个朋友寻求建议，并思考如何在这个新职位上表现出色。 然后你第二天就出现了，尽可能做好准备，并准备给你的老板和同事留下良好的第一印象，这基本上是你在这个职位上的基础。

这正是您在与全新客户进行项目启动会议时应该采取的心态。 该客户已同意与您的代理机构建立某种形式的合作伙伴关系，现在是您确保他们做出正确决定的时候了。 让我们讨论一下成功举办项目启动会议的要点，从准备到期望设定再到跟进。

什么是项目启动会议？

项目启动会议是项目经理和各自团队在销售过程结束后与客户进行的第一次真正的互动。 这次会议是与客户更详细地讨论他们对项目的优先事项、目标和目标的时间。 我喜欢将这次会议设置为客户和我们团队之间的某种结构化对话，以确保我们设定对时间表和执行的期望，并花一些时间在专业和个人层面上了解客户。

为了与任何客户进行这些重要的对话，您必须首先确保您和您的团队已做好准备。 下面我们将讨论准备项目启动会议的步骤。

1. 准备项目启动会议

召开内部项目启动会议

准备项目启动会议的第一步（也许是最重要的）是在实际项目启动电话会议之前召开内部会议，尽可能多地收集有关客户的信息。 在 Go Fish Digital，项目经理将根据客户的工作范围设置几个不同的内部会议开始。

第一次内部会议总是在项目经理和与客户一起完成销售过程的任何人之间进行。 该会议确保项目经理及时了解销售团队成员可能收集的任何背景信息，以及客户已经分享的任何目标或目的。 这也是开始讨论哪些团队成员最适合从事客户项目的时候了。

我们安排的下一次会议就是我们所说的发现会议。 在本次会议期间，来自客户工作范围内每个垂直领域的决策战略家和分析师将齐聚一堂，进行一些研究。 例如，如果客户将 SEO 作为其项目范围的一部分，我们可能会研究诸如可见性、反向链接和网站速度之类的内容。 我们还可能会进行一次简短的网站爬网，以确保没有危险信号。 这有助于团队开始了解客户的站点，并在项目启动电话会议期间提出我们可能想与客户提出的任何问题。

最终的内部会议将在项目启动电话会议的前一天与客户特定工作范围内每个垂直领域的所有团队成员举行。 这次会议的目的是确保每个人都对项目启动演示文稿和议程（我们将在下面讨论）中列出的谈话要点感到满意，并且没有人有任何挥之不去的问题或疑虑。

创建项目启动会议演示文稿和议程

创建项目启动会议演示文稿和议程是项目经理将在电话会议前一周工作的事情。 议程有助于内部团队做好准备并确切地知道他们将要讨论的问题，演示文稿有助于客户跟进并可视化我们将在整个会议期间设定的一些期望。

确保您的代理机构拥有议程和演示文稿模板非常重要，以便在执行这些会议时保持一致性和效率。

2. 执行项目启动会议

介绍团队

任何项目启动会议的第一部分都应该是介绍团队。 并非团队中的每个人都将面向客户，因此将面孔与客户可能通过项目管理工具或整个项目的数字通信渠道进行交互的名称放在一起会很有帮助。 我总是鼓励我们的团队带着他们的相机参加这些会议，即使客户关闭他们的相机，以帮助客户更多地了解我们的团队。

询问背景问题

成功的项目启动会议的下一步是让客户有机会介绍自己和他们的团队。 这也是根据您从销售交接或会议前所做的研究中学到的任何问题提出任何问题的好时机。

在我看来，这是启动电话会议中最重要的部分。 这将为未来数月或数年的客户关系奠定基础。 在启动电话会议之前，您应该花时间浏览客户的网站，梳理您在销售电话会议上的笔记，并对客户进行任何额外的研究，以编制一份问题清单，以便在电话会议期间询问客户。 我还特别要求客户发送对他们所有 Google 属性的访问权限，这将在他们的范围内有所帮助。 我在下面列出了一些我在项目启动电话中倾向于问的问题。

• 您对我们在这个项目上的合作有什么目标？
• 您的优先关键字是什么？
• 谁是你的主要竞争对手？
• 你的主要受众是谁？
• 您的主要产品/服务是什么？
• 你能告诉我们你的品牌吗？
• 您过去是否有任何我们应该知道的数字营销存在问题或问题？
• 您使用哪个 CMS？ 您可以让我们的团队访问您的 CMS 吗？
• 与团队沟通的最佳方式是什么？ （我们使用名为ClickUp的项目管理工具与我们的客户沟通，但我始终确保这有效和/或他们是否也想通过电子邮件或 Slack 等其他渠道进行沟通。）

您还需要确保留出时间让客户提出他们可能已经准备好的任何问题，或者在展示项目启动演示文稿时可能会出现的任何问题。 他们提出的一些问题可能需要进一步研究或最终得到回答，但帮助客户在初次通话中感受到被倾听总是有益的。

设定期望和下一步

一旦你获得了足够的客户背景来开始制定战略，让客户工作范围内的每个垂直战略家清楚地描绘出客户在未来几周内应该期待什么。 我们认为使用视觉时间线非常有帮助。 例如，对于数字公关活动，前几周用于研究、收集数据和创建资产。 然后我们就可以开始向记者推销这个活动，希望能收到反向链接。 在项目启动会议期间让客户知道这一点很重要，这样他们就知道何时可以期待更新和结果。

3. 跟进和后续步骤

一旦项目启动会议结束，真正的工作就开始了。 你已经做好了准备、研究和设定期望的工作。 但是，现在最重要的是确保您遵循本次电话会议中讨论的内容。 努力回顾您在项目启动会议议程中所做的笔记，并就他们询问的任何内容与客户进行跟进。 此外，与客户讨论他们跟进状态电话的节奏以及您将继续推进哪些任务，以便他们为接下来的几周制定清晰的路线图。

结论

项目启动会议对于为长期的客户关系奠定良好的基础至关重要。 不要期望每次会议都顺利进行，但如果您遵循上述步骤指南，您将能够迈出第一步，支持您的团队运行高效且有效的项目启动会议。