甘特图：最佳实践的基础（包括免费甘特图模板）

最好的营销团队可以通过促进效率和协作的强大系统产生开箱即用的想法。 任务可见性和资源管理是实现这些目标的关键。

甘特图是提高任务可见性的强大工具。 所有行业的团队都使用它来创建更精确的时间表。

一目了然，甘特图显示了团队需要完成的任务以及每个任务之间的关系。 这些功能允许项目经理制定最有效的方法。

什么是甘特图？

甘特图是水平条形图，表示完成项目所需的任务，以及预计何时开始和结束的时间表。 它们还说明了依赖关系、层次结构和相关里程碑。

它由美国工程师亨利甘特推广。 它们最初是手工绘制的，维护起来很繁琐。 但随着 1980 年代计算机的兴起，甘特图变得更易于管理，并进一步普及。

单击此处获取我们的免费甘特图模板。

甘特图的类型

它们的范围和详细程度区分了两种类型的甘特图。

- 高级甘特图

高级甘特图有助于监控主要的公司计划。 这里的时间间隔通常以月或季度为单位，因为每个项目都代表涉及数百个任务和少数团队的工作。

跟踪您全年营销传播活动的甘特图是高级甘特图的一个示例。

项目级甘特图

特定于项目的甘特图监控通常与主要计划相关的较小项目。 这里的任务可能很重要，所以时间间隔通常是几天或几周。 在某些情况下，甚至可能是几个小时。

按照上面的营销传播活动示例，与之相关的项目特定甘特图可以用于跟踪要在您的博客中发布的文章。

在这种情况下使用这两种类型的甘特图可以帮助您大规模制作内容，同时确保它们都与您的广告系列的关键信息保持一致。

如何阅读甘特图

要阅读甘特图，您需要了解每个部分代表什么。

时间尺度

甘特图的x 轴顶部说明了您要用于跟踪任务的时间间隔。 这些可以是几天、几周、几个月或几个季度。 有时，甚至几个小时。

任务和子任务

甘特图的最左侧列出了推进项目所需完成的任务。

活动栏和进度线

甘特图上的条形反映了任务完成的估计持续时间。 条形内部是显示团队进度的线条。

当条形图内有线条时，表示工作正在进行中。 超出它的线条表示任务超出了预期的时间表。 这些可能表明依赖关系的延迟或需要额外的后续行动、预算或资源。

里程碑

里程碑是项目完成的检查点。 钻石代表它们，因为它们通常不像常规任务那样具有持续时间。

箭头

将活动栏相互连接起来的箭头表示相互依赖的任务。 我们将在后面的部分中更多地讨论依赖关系，但它们是调度时的基本考虑因素。

垂直线标记

垂直线标记可帮助您识别在某个时间点正在进行的活动。 作为项目经理，这可以帮助您了解与谁签到，以确保他们获得所需的支持。

如何通过 5 个步骤制作甘特图

第 1 步：列出您的里程碑和任务

要开始制作甘特图，请确定标志着重要进展点的里程碑。 里程碑可以是对管理层的状态更新演示、原型演示、可交付成果提交等。 使用钻石将它们放在您的甘特图上。

一旦你把它们放在那里，列举你需要做的任务来实现它们，并在图表的左侧列出它们。 您可以将它们分组为任务和子任务，以使其易于理解。

第 2 步：确定您的首选时间间隔

您用于甘特图的时间间隔可以高到几周和几个月，也可以低到几小时或几天。

如前所述，甘特图可以是高级的或特定于项目的。 例如，您的一年活动的甘特图可以使用月份作为时间间隔。 另一方面，跟踪您将在博客上发布的文章可能会在几天或几周内得到更好的监控。

第 3 步：标记依赖项

依赖项是其启动依赖于另一个任务的输出的任务。 在甘特图上，箭头标记了相互连接的任务。

三件事可能导致依赖关系：共享资源、先决条件或时间。

例如，如果您的团队中只有一位图形艺术家，那么您就都依赖于共享资源。 您的艺术家在完成制作您的社交媒体图片之前，无法开始您文章的特色图片，依此类推。

另一方面，先决条件是开始另一项任务所需的输出。 例如，作家不能在没有摘要的情况下开始撰写文章。 这使得文章写作依赖于首先完成的摘要。

最后，时序依赖性是指只能在特定时间点执行的任务。 例如，您只能在圣诞节发布圣诞节社交媒体帖子。 另一个例子：你只能在她有空时采访你的资源人员。

注意您可以（和不能）同时执行的任务将帮助您承诺准确的截止日期并有效地分配资源。

第 4 步：选择工具

您可以使用 Microsoft Excel 的堆积条形功能制作甘特图，也可以使用 Workamajig 等专门的项目管理软件。 Workamajig 让您只需点击几下即可创建即时但完全可定制的时间表。

虽然可以使用手动工具制作甘特图，但项目管理软件具有帮助您最大化它们的功能。

第 5 步：输入详细信息

一旦你选择了一个工具，你就可以开始输入你列出的任务并标记你的里程碑。 然后，添加活动栏、标记依赖项并分配任务。

这个过程在纸面上听起来很简单，但并不总是那么简单。 实际上，您应该期望在进行过程中进行迭代和调整。 可能存在您没有意识到的依赖关系。 您可能需要重新协商一些截止日期，或者您的团队可能需要更多人。

如果发生这种情况，请不要惊慌。 这就是甘特图的美妙之处以及它适应这种变化的能力。 当然，越早发现问题总是越好。

甘特图的优点和局限性

甘特图是不可思议的工具。 但他们也有长处和短处。

为什么使用甘特图？

可视化项目活动

甘特图可以一目了然地显示大量信息：您的关键路径、进度和里程碑截止日期等等。 这种对项目活动的鸟瞰图可以帮助您做出更好的通话并改善与利益相关者的沟通。

组织你的活动

将里程碑和可交付成果分解为可操作任务的需求促使您和您的团队检查、评估和组织您的计划。 这支持对齐并有助于确保清晰度。

制定准确的时间表

与局外人的观点相反，不能通过简单地将所有估算值相加并根据团队中的人数进行划分来推断出时间表。

您需要考虑依赖关系，甘特图可以帮助您将它们放在视图中。 在您与利益相关者提交可交付成果时，掌握这些信息将帮助您制定切实可行的时间表和截止日期。

参与团队和利益相关者

查看在甘特图上结构化的任务是帮助您的团队了解他们的日常活动如何为更大的图景做出贡献的绝佳方式。 其易于理解的格式也使其易于与利益相关者保持一致。

管理变更和范围蔓延

范围蔓延和过度服务客户是导致项目失败的重要因素。 当利益相关者询问新请求时，您的甘特图可以帮助您传达它将如何影响您的生产计划。 交出这条信息将使他们能够评估它是否仍然值得添加并就合理的折衷达成一致。

甘特图的缺点是什么？

- 可以成长复杂

甘特图在保持整洁有序的同时非常方便。 如果没有适当的过滤，它们可能会变得混乱、分散注意力，并最终变得难以理解。

要管理它，请选择允许您轻松分组、过滤、搜索和组织任务的软件。 这些功能可以帮助您确保甘特图帮助您的团队专注于正确的里程碑和优先事项。

- 信息有限

您的甘特图可以显示大量信息。 但它不能向您展示所有这些。 虽然它可以有效地显示您的日程安排、人力分配和任务持续时间，但它无法显示任务的难度级别以及完成这些任务所需的资源。

避免仅根据您在甘特图上看到的内容做出重大决定。 通过文档和跟踪器支持它，这些文档和跟踪器可以帮助提供额外的上下文，以便您及时了解情况。

- 可能难以调整和维护

随着任务列表的增长，如果没有适当的自动化，调整会变得更加复杂。 忽略依赖关系或没有注意到细微的重叠可能会对项目的其余部分产生滚雪球效应。 这一事实强调了每当您应用更改时都需要强大的系统、流程以及检查和平衡。

甘特图最佳实践

注意非工作日

制定工作时间表时，周末和非工作假期是至关重要的考虑因素。 但它们并不是您需要注意的唯一非工作日。

与您的建筑管理和运营团队协调：是否有预定的关闭和维护服务？ 考虑您的办公地点：一年中是否有几天经常遇到大雨或大雪？ 与你的队友一起签到：他们是否已经计划好今年的休假和假期？

您无法预料到每一次工作中断。 但只要有足够的勤奋，您就可以主动为这些外部原因造成延误的可能性做好准备。

使用颜色对您有利

颜色很容易被视为肤浅的升级而忽略。 但使用得当，它们可以帮助您的甘特图更具可读性和更易于使用。 这里有一些建议：

• 为每个里程碑或可交付成果指定一种颜色，以便您可以直观地区分任务连接到的位置
• 为每个人分配一种颜色，以便您的团队一眼就能发现分配给每个人的任务
• 为了便于报告或故障排除，请根据其状态为每个任务着色（例如：绿色表示进展顺利，黄色表示需要特别注意，红色表示已经过期等）

在甘特图中添加一些颜色不仅有利于美学目的。 有了正确的系统，他们可以添加新的组织层，您、您的团队或您的利益相关者可以从中受益。

选择合适的软件

维护甘特图可能很乏味，但并非必须如此。 管理此问题的最佳方法是选择适合您需求的软件。

排序、分组、搜索和过滤应该是硬性要求。 自动化是一大优势。 正确的可以使移动东西变得更加容易。 最后，考虑学习和使用的难易程度。

使用正确的系统和软件，您可以最大限度地发挥甘特图的优势并减轻其弱点。

结论

甘特图是在许多行业中使用的强大工具。 对于营销专业人士，它们提供了一种组织和调整团队和项目的方法。

一目了然，它可以提供大量信息，例如任务、估计、分配、里程碑、依赖关系和进度。 确保您拥有一个健壮的系统和工具，它的创建和维护可以帮助您提高项目可见性、提高生产力并让您的团队和利益相关者参与进来。

Workamajig 集成了甘特图和其他项目管理功能，可帮助您掌握所有活动、团队和计划。

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