电子邮件背后的情感：如何在充满挑战的时期管理具有挑战性的消息

至少可以说，今年让我们所有人都陷入了困境。 从大流行病、巨大的经济影响和内乱中，我们受到了多种方式的挑战，无论是作为人类还是作为营销人员。

电子邮件收件箱已经趋向于杂乱无章和过度刺激，而现在从未如此真实。 然而，我们仍然需要沟通——那么我们如何以一种人性化、体贴和敏感的方式来做到这一点，同时又能有效地接触到我们的学生、教职员工和校友呢？

在这篇文章中，我们将通过一个方便的列表来思考我们的电子邮件对情感的影响，并提出建议，以使您的信息具有尊重的吸引力。

个性化：我们发送的内容是否有助于我们的观众感受到被关注？

营销人员经常考虑我们的电子邮件是否应该更加个性化或更专业。 但为了更有效，我们应该考虑我们发送的内容如何帮助我们的观众感受到被看到。 推广过多或“公告板”方法过多，很容易陷入数字平台的迭代方法。

您可以采用的更轻松的模式是在制作下一封电子邮件时使用个性化； 请记住，即使是代表您的部门、办公室或品牌，写电子邮件的人也是您本人。 所有个性化都旨在让您的订阅者熟悉。 海量电子邮件本质上是去个性化的。 因此，当我们从这个基础开始时，我们必须努力尝试重新个性化它。

通常，作为人类，当我们的需求被忽视和听到时，我们会感到孤独。 在您制作下一封电子邮件时记住这一点可能会有很长的路要走。 记住：

• 相关性——识别读者的需求。
• 归属感——你如何加强这种基本的人类需求？ 从您的电子邮件引起的预期或期望的情绪中回想一下。

这里有一些想法：您的听众是否感到孤立？ 提供一些连接方式。 也许他们感到不知所措？ 分享一些工具来帮助他们管理压力。

即使对于可能限制您的创造力的事务性或强制性电子邮件，我们也建议简洁明了，以避免增加他们不知所措和尊重交流的感觉。

底线：在一天结束时，像人一样说话。

Cadence：我们应该多久发送一次？

对于所有机构来说，重要的是要考虑您发送电子邮件的频率、其他部门发送电子邮件的频率，以及如果这是离线人际关系，这种通信量是否会让人感到难以承受。

无论您是在沟通最后一分钟的课程表更改还是可能需要快速持续更新的快速发展情况，这总会有一些警告。

然而，除此之外，电子邮件通信反映了人类的经验。 它应该反映健康的人际关系。 退后一步问：“如果我每天都收到某人的来信，那会是乐于助人还是霸道？”

可以公平地假设您的受众每周在收件箱中收到数百封甚至数千封电子邮件。 考虑到拥挤的空间，我们鼓励您暂停并通过以下问题评估您的发送：

• 这属于电子邮件吗？ 我们应该考虑其他渠道吗？
• 您的收件人可以在多少个其他列表（在整个机构中）？
  • 您是否有流程或工具可以知道他们从您的公司收到了多少发送？ 如果没有，你应该找一个吗？
• 您或其他部门是否在重复努力？ 如果可以，您可以合并或协作吗？
• 根据发送时间，这条消息会唤起什么样的语气？ （即工作日早上发送与周末发送）

底线：不压倒性的收件箱将大大有助于与您的观众建立善意。 利用夏天来看看如何审核和评估你的节奏可能是有利的。

细分：谁需要接收这个，谁可以没有？

细分是一种强大的工具，可帮助您了解哪些人需要接收您的电子邮件，哪些人不需要。 它允许您根据地理、年级、专业、地理等来定制您的发送。 把一个部分想象成一个小得多的教室； 它可以让您以更详细、更亲密的方式关注您要发送的对象的特定需求，并让您更有效、更自由地调整您的方法。

您还可以根据兴趣、谁参与、谁退出、谁没有打开您的电子邮件等来定制您的消息。 总体而言，细分使您更容易在所有发送中变得人性化、个性化、相关和体贴。

底线：您的信息越个人、越直接和相关，您与发送给的人建立的信任、善意和信念就越多。

专业提示：以下是在 Emma 中开始设置分段的方法。

可访问性：我是否正在考虑人们接收我们内容的所有方式？

现在让我们考虑一下人们使用您的电子邮件的所有方式。 首先要问自己的一个问题是，“没有任何图像，我的内容是否有意义？”

过度依赖图像会疏远通过屏幕阅读器消费内容的读者。 通常，图像比文本更具解释性。 因此，我们的建议之一是使用文本来表达内容的核心并提供更高的清晰度，并使用图像作为突出或阐述某些内容的方式。 并且不要忘记创建健壮且描述性的替代文本，当您大声朗读时才有意义。

其他需要考虑可访问性的领域是：

• 视频 - 仔细检查字幕和成绩单。 有时，Facebook 或 YouTube 上的字幕自动填充会产生错误。
• 社交媒体图形——你的帖子需要什么样的视觉、复制、显示和语言考虑？
• 与 COVID-19 相关的任何事情——您分享的内容是否会引发情绪反应？ 您是否使用“COVID-19”发送了如此多的信息，以至于冒着使听众脱敏的风险？ 这种考虑不是传统的可访问性概念，但我们仍然应该考虑在这个两极分化和困难时期的语言、信息和视觉效果的适当性，以及所有这些事情如何引发创伤或情绪反应。

底线：有时可访问性可以像尊重和善意地接近我们创造的一切一样简单。 与其增加紧迫感或害怕错过的语言，不如选择减轻焦虑并尝试通过深思熟虑和个性化的内容让您的观众感到特别。

沟通渠道：电子邮件是否适合传达此信息？

虽然电子邮件是接触您的受众的最有效方式，但其他沟通方式也可能是实用的，并且它们通常在相互协调时效果最佳。

例如，田纳西大学向他们的学生团体发送了一份简单的单题调查，以了解他们的听众在大流行初期的状态。 然后，他们决定最好让他们的教职员工，包括他们的校长，花时间单独打电话给每个学生，看看他们的表现如何，他们有什么问题，以及 UT 如何提供帮助。

这是一种比电子邮件更人性化和友好的交互格式，尽管他们能够使用电子邮件作为与调查开始对话的一种方式。

鉴于大流行正在改变我们的沟通方式和社会运作方式，打破围墙并发现新的方式在校园和在线社区中展示我们的社区尤为重要。 一年前校园领导如何定义“专业”和“适当”现在看起来可能完全不同了。 我们主张它应该看起来不同。

有人可能认为学生或家长在社交媒体平台上的直接消息是不合适的。 但是让我们重新考虑一下：您刚刚获得了联系的机会！ 即使从支持工作流程的角度来看并不理想，您也可以将他们与合适的人联系起来。

您还可以对您的电子邮件采用这种个人方法，鼓励订阅者回复特定查询，而不仅仅是使用您的最新更新。

舒适区很重要，这种方法在数字教室中肯定是不同的。 但如果目标是创造一种归属感，那可能需要从其他平台开始，以使电子邮件以它需要的方式工作。

底线：跨平台建立一个有凝聚力的连接网络，以努力与您的受众建立联系，无论他们觉得舒适，还是最有效。

包起来

虽然电子邮件是一种策略和数字通信工具，但我们仍然植根于同样的人性和我们为机构制定的目标。 人性化和善解人意的核心应该是我们在此期间如何与人联系的指导原则，尤其是通过电子邮件。

我们希望这篇文章（整齐地汇编在下面一个方便的可打印 PDF 清单中）对我们有所帮助，因为我们都试图以数字方式和现实生活中的方式出现，首先是人类，其次是营销人员。