如何有效地沟通企业内部的危机

已发表: 2021-12-07

每个组织都面临危机的风险。在过去的两年中，COVID-19 大流行等等都证明了这一点。不幸的是，当您希望最好时，不能简单地忽略这种情况。问题不会自行消失。你需要解决它们。

把头埋在沙子里并希望问题消失的日子已经一去不复返了。如果你不努力寻找解决方案，你最终会遭受更多的痛苦。大众、Chipotle、FIFA 和 Lance Armstrong 等品牌已经证明了这一点。

想象一下，您的企业进入了危机时期。你做什么工作？谁和什么受到影响？你看的企业越多，你就越能看到有这么多企业没有为最坏的情况做好准备，如果，或者更准确地说，当这些时间来袭时，它会受到重创。

领导者失去控制。投资者和利益相关者变得困惑、压力和恐慌。员工群不知道发生了什么。即使在最好的情况下，如果没有适当的组织，事情也会变得不稳定且难以管理。在最坏的情况下，企业在财务和声誉方面遭受重大损失，甚至可能完全终止。

确保不会发生这种情况是您的工作，而这一切都始于优化您在整个业务中传达信息的方式。我们将把它分解成几个简单的步骤，你现在应该开始考虑这些步骤，为任何最坏的情况做好准备，最终帮助你看清自己的另一面。

奠定基础

如何有效地沟通企业内部的危机

有升必有降。当您的业务进展顺利时，您最不想考虑的就是失去您努力争取的一切。没有人愿意想象他们的业务会分崩离析，但如果你不这样做，如果你不这样做，你怎么能防止它发生呢？

您需要尽快召集企业内的重要决策者并开始头脑风暴。您需要考虑所有可能影响您业务的潜在可行危机，将它们列出来，并且基本上想出解决方案，如果您发现自己处于该位置，您可以快速实施。

在其他情况下，您可能知道危机即将来临，因为您自己产生了危机，例如裁员或进行重大购买。在这种情况下，请考虑如何削减一些地方或做出改变，以确保您能够保持在盈利和可持续的水平上运营。

但是，如果发生意外问题，例如多名员工离职或生病并需要休假，会发生什么情况。如果您的物流出现故障并支持您的生产和运输线，而您的客户因此受到影响，会发生什么？

通过突出您业务中可能存在的最大问题，该调查的结果将构成您的危机应对计划的基础，这是一种适用于您的特定业务并满足您自己需求的定制策略。

确定您的问题后，如果您发现自己陷入危机，是时候让合适的人来完成控制任务了。您想确定一小群有权在需要做出决定时做出决定的执行人员。

对于大公司，团队应该由 CEO 管理，你需要和你的公关主管一起工作。您的名誉可能会受到威胁，尤其是在出现错误或误判的情况下，快速有效地解决公众舆论是克服危机的关键。

事实上，这一点非常重要，即使您拥有内部公关团队，如果您认为自己的团队经验不足，您也可能需要聘请独立承包商或顾问。有些危机可以迅速将企业分崩离析，您甚至都不知道发生了什么。当然，这与您的业务和情况有关，但这绝不是不可能的。

然后，您需要考虑员工以及您将如何进行内部沟通。您需要了解他们需要做什么的最佳信息。当危机袭来时，您业务的每个领域都会受到影响，因此不要只对某个领域置之不理。

领导力和精神力量

根据经验，每个企业都应该已经有了发言人。这是受过培训并能够向公众发表意见、解决问题、回答问题的人，并且基本上会在危机时期成为您企业的代言人。

发言人将是经过预先筛选和培训成为各种沟通渠道的主要和/或备用发言人的人。这个人需要多元化。例如，它需要不同类型的人在 1000 人面前站起来，而不是在镜头前的一对一采访中承诺并表现出色。

这一点尤其重要，因为我们正处于社交媒体时代，这意味着评论或发布故事或视频非常容易，而且这是一个错误。你需要一个能够保持冷静、镇定并专注于手头的任务以及他们想要达到的结果的人。

过去，快速与某人取得联系的唯一方法是打电话或发传真，假设另一端的人也可以接收？如今，我们生活在一个高度互联的世界中，无论人们身在何处，您都可以通过无数种方式立即与他们取得联系。

这意味着当危机发生时，让重要的人参与进来是没有任何借口的。这包括内部和外部利益相关者、经理、员工、公众、媒体等。然而，虽然有很多选择，但您没有时间在危机中四处寻找如何取得联系。

您只需要这样做，这意味着您需要积极主动地让您的通信系统和渠道井然有序，这样它们就可以启动并准备就绪。也许你甚至有一个专门的危机频道或消息线程，你只会在时机成熟时使用。当然，这意味着您需要确保每个人都会收到通知并有权访问该频道，因为您需要快速采取行动。

一些需要考虑的渠道包括：

这对于确定您将用于与公众、您的客户和媒体联系的渠道始终很重要。您越有条理，您就可以越快采取行动并继续解决问题。

危机的问题在于，它们通常永远不会保持最初的样子。例如，如果您的产品批次有问题，并且您需要召回整批产品，因为它很危险（例如受污染的食品），监管机构可能会强制检查您的设施，突出健康和安全方面的新问题或您的操作方式。

现在，很快，你正在处理两个问题，事情很快就会失控。这就是为什么必须有一种方法来监控和关注您正在处理的问题。这又回到了有组织的问题上。只有当你有解决问题的信息时，你才能解决问题，这意味着监控情况并掌握事实。

更重要的是，您可以确定您的利益相关者和上级会想知道发生了什么。您如何监控问题取决于问题本身，但您需要计划您正在处理的问题类型，然后使用适当的工具来跟踪更改。

例如，如果您正在处理公关问题，您将使用 Google Alerts 等工具来跟踪公众舆论对您的业务的趋势以及随着时间的推移如何变化。

如果您遵循这些提示，您应该会积极地看到如何处理危机情况的改进。我不会涉及如何处理每个单独的危机，因为每个单独的企业都有无数种可能发生的事情。

但是，在沟通方面，这些应该是您在处理、处理和克服这种情况时需要知道的所有技巧。尽管如此，您需要采取的最后一步是在危机发生之后，那就是评估您如何处理这种情况。

这意味着要弄清楚你在哪些方面做得好，哪些方面做得不好，以及下次危机情况出现时你将如何变得更好。这意味着召开会议并真正批评您的企业应对这种情况的方法。

结论

虽然没有企业愿意陷入危机，并且祈祷您永远不必经历危机，但时不时会出现问题，做好准备并期待最坏的情况可以挽救您的皮肤并帮助您克服问题以最有效和最有益的方式，希望让您的业务比开始时更强大、更安全。

但是，您需要考虑的最重要的一点是积极主动。问题永远不会自行消失，如果不加以控制，它们很可能会变得更糟。脚踏实地并掌握控制权，您的企业可以克服任何困难。