文档自动化可以促进您的业务的 4 种方式

处理文档以开发 ML 自动化流程是一项复杂的任务。 这并不像在计算机上单击几个按钮那么简单！ 它由许多任务组成，每个任务都涉及几个通常需要体力劳动的步骤。 这适用于所有类型的文件，包括订单、销售建议、备忘录和合同。 让我们了解文档自动化的含义。

什么是文档自动化？

文档自动化是工作流和系统的应用程序，以简化与文档相关的任务。 这些任务可能包括生成、发送、保存、归档和注释文档。

文档自动化系统可能以多种形式出现——在许多情况下是手动的，或者与应用程序、平台或软件一起使用。 首先，某些工具可以具有多种功能来协助完成各种任务，而开发人员则设计其他工具来帮助完成与单个文档相关的任务。 例如，文档注释工具将主要包含允许您在注释时轻松插入注释和备注或注释的功能。

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文档自动化可以促进您的业务的方式

这些数据标签平台的一个共同点是它们都可以帮助促进业务发展，尽管方式不同。 以下是自动化文档管理可能对您的业务有帮助的四种方法：

1. 将人为错误的可能性降到最低

“人为错误”是指行为者无意采取的行动。 简而言之，这是由于人的不完美而导致的不良结果或错误，因此得名。

由于错误的普遍性，有些人淡化了错误对企业的影响。 但是，您必须记住，这是公司业绩不佳的原因之一。 事实上，根据 Marketwire 的一份分析报告，2008 年，人为错误给英美企业造成的损失共计 370 亿美元。

为了更好地了解人为错误的影响，以下是一些具体涉及文档相关任务的人为错误示例：

• 当员工在文档中键入错误信息时，可能会导致误解，员工必须随后予以澄清。 结果，它可能导致更长的交易时间，减少每天的交易数量。
• 当员工将文档发送到错误的电子邮件地址或地点时，可能会导致数据泄露。 数据泄露会危及您的业务安全。
• 当员工不小心删除了文档时，他们必须重新处理它。 员工不会在新任务上工作，而是将有限的时间花在他们很久以前就可以完成的相同任务上，从而降低生产率。

尽管情况有所不同，但所有这些都指向一个事实——人为错误会降低关键绩效指标或 KPI，这可能对业务不利。 不幸的是，不可能完全消除人为错误的可能性。 毕竟，“人都会犯错”，但这正是您应该追求的目标。 与其依赖人类，不如依赖系统。

文档自动化系统或工作流程消除了人工输入的需要，使您能够大大减少甚至可能消除任何类型的人为错误的可能性。

2.自动化可以最大限度地提高文档安全性

文档生命周期表示文档从创建到最终处置（或在某些情况下为“存档”）必须经历的不同阶段。 生命周期可能因文件而异，但应包括以下五个阶段：

文档生成

这也称为文档创建，即系统在计算机上创建文件。 该文档通常以模板的副本开始。

文档组装

这是系统收集必要的数据或输入（如姓名、日期和数字）以将模板副本转换为唯一文档的时候。

文件存储

这是系统将完成的文档传输给收件人（如客户或客户）的时间。 它还将文档移动到安全存储，通常是安全服务器中的云存储或系统本身内的存储位置。

文件管理

这涉及组织大量文档以确保用户可以根据需要轻松地在系统中找到他们正在寻找的文档。

文档存档

文件存档或处置是您必须决定是完全处置文件还是简单存档的阶段。 这个阶段是可选的，只有当文档不再需要和/或它的存在会导致问题时才有必要。

无论您的工作流程多么高效，每个阶段之间总会存在差距。 例如，在您创建文档的时间和将其传输到安全存储位置的时间之间会有一个间隔。 这种差距可以成为黑客进入您的系统并窃取文档，特别是其数据的机会。 专家称这种技术为数据拦截，黑客在传输过程中拦截数据。

这是一种有效的技术，主要是因为数据在传输过程中最容易受到攻击，除非它有某种数据加密。 这基本上就是文档自动化所提供的。

速度和安全性是文档自动化系统的两​​个主要特征。 他们可以轻而易举地完成文档生命周期的五个阶段，而不会让网络罪犯有时间窃取您的数据。 大多数平台还具有加密技术以防数据泄露，基本上可以保证您的文档及其包含的数据安全可靠。

由于一次网络攻击可能使小型企业损失高达 38,000 美元，因此防止它们发生可以大大帮助您的企业，因为它可以最大限度地减少潜在损失。

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3. 提高员工士气、满意度和生产力

文件处理是一项重复且耗时的工作。 你必须填写几十个字段，复制粘贴公司信息，检查错误等等。 尽管不会立即引起注意，但文档处理所需的单调工作流程最终会降低员工的士气、满意度，并最终降低生产力。

您可以将这一事实归因于许多因素，但发生这种情况的主要原因是他们没有从谋生的工作中获得成就感。 对于上班族来说尤其如此。 当您开始依赖自动化平台执行与文档相关的任务时，文档自动化使您能够消除这些重复性任务。 这可以带来两个主要好处。

首先，它可以让您更好地利用员工的才能和技能，从而提高盈利能力。 其次，他们更有可能感到成就感，因为他们没有从事任何人都可以做的活动，从而最大限度地提高了工作效率。

研究还表明，使用软件、系统或任何其他技术进行业务运营可以吸引精通技术的人才，这些人才可以成为贵公司的重要资产。

4. 文档自动化为您节省时间

“时间就是金钱”这句话适用于许多情况，但在经营企业时更是如此。 时间是公司收入的一个促成因素。

以一家油漆公司为例。 即使你有一千个客户，也不可能一夜之间赚到数百万美元。 这是因为，就像金钱一样，你的时间也是有限的。

这就是企业主雇用员工的原因。 这是延长企业创收时间的绝佳方式。 但是，还有其他方法可以延长您的时间。 特别是，您可以找到方法来最大程度地减少完成某些任务所需的时间。

使用前面的油漆公司示例，所有者可以使用报价应用程序代替手动编写报价。 它可能会花钱，但它可以将 10 分钟的任务变成 1 分钟的任务，让所有者有更多时间花在其他事情上。 这是文档自动化背后的主要思想之一，将耗时的任务变成快速的任务。

例子：

以下是文档自动化系统可以节省您时间的一些示例：

• 它可以在必要时插入您公司的信息。
• 它可以将当前日期放在适当的字段中。
• 它可以检查语法和拼写错误（适用于法律文件）。
• 它可以查找不同类型数据之间的不一致性（即，在计算报价或估算中提供的产品和服务的总成本时）。

尽管好处显而易见，但人们往往会淡化节省时间对企业的重要性。 但重要的是要记住，自动化工具可以通过节省时间为公司节省数百万美元。 没有理由不相信文档自动化也可以做到这一点。 毕竟，它是一种自动化工具，也是最有用的工具之一。

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结语

不可否认，文档自动化是一项对企业极其有用的技术。 但就像大多数系统一样，它也面临着挑战。 对于初学者来说，实施起来并不容易，因为它需要特定的技能和技术才能正确建立。 此外，完全设置可能需要几天甚至几周的时间。 然而，一旦你这样做了，你所获得的收益是这些挑战无法比拟的。 简而言之，这绝对是一项值得的投资。

参考

1. 国际贸易和可持续发展中心。 “为什么你应该考虑人为错误的代价。” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/。
2. 杰克逊，南希·曼。 “消除重复性工作可以提高生产力。” 自动数据处理公司，2018 年 7 月 18 日。https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx。
3. 萨瓦尼，芬尼尔。 “数据拦截和盗窃：保护数据的 7 种方法。” 技术仲裁者，2021 年 9 月 7 日。https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/。
4. 顶点。 “仅通过自动化这些流程，美国公司每年可节省 1000 万美元以上。” 2021 年 5 月 10 日。https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/。