数字交易管理：您可以非物质化的所有文件
已发表: 2022-06-16“数字化转型”一词是一种在最多样化的领域和环境中随处可见的表达方式。 这实际上也是一个没有任何操作意义的口号。
相反，任何业务都是而且必须是可操作的领域。 因此，数字革命必须始终转化为具体的流程改进、简化、节省、扩大机会，以及公司内部各个层面的真正转变。 换句话说：“数字化转型”必须成为“数字化成熟度”。
在这种成熟度中，一个基本的、非常具体且不可或缺的步骤是数字事务管理(DTM) 系统。
DTM 是一种非常多样化的服务类别，旨在通过云计算以数字方式管理基于文档的交易。
可以想象，这个领域确实很广阔：从电子交易到文件传输（公司内部或外部）； 来自认证、身份验证和非物质化归档； 从电子签名到“不可否认”的法律方面，再到公司和客户之间的共同浏览……等等。
在回答“借助 DTM 解决方案我可以数字化哪些文件？”这个问题时，答案非常简单：“可能所有文件”。
然而，在这篇文章中，我们决定分离出3 个我们认为对公司日常运作及其运营流程至关重要的特定领域，并且涵盖尽可能广泛的范围。 我们指的是文档归档、身份验证和电子签名，最后是与人力资源部门内部文档流相关的所有内容。
让我们马上说出来：这是三个决定性的方面，具有许多重叠和整合点（当我们谈论数字化时，我们必须始终牢记这个术语！）。
然而，在我们剖析这三点之前，让我们快速回顾一下数字交易管理提供的好处和优势。 这就是我们将在下一节中所做的。
数字交易管理的好处
更广泛地实施 DTM 系统会带来许多好处和机会。 让我们围绕几个要点收集它们：
1. 成本节约：由于减少了打印、邮寄、归档和认证成本（以及相关人员的雇佣）。
2. 节省时间：从模拟切换到数字的直观方面。 想想区别，例如，通过邮件发送和签署合同与以数字方式远程执行合同之间的区别。 注意：节省时间不仅是为了公司及其员工，也是为了客户，这对于声誉、客户体验和忠诚度至关重要。
3. 提高安全性：使用 DTM，与存储物理文档、传输过程中丢失或损坏、操纵以及一般数据泄漏或丢失有关的风险降低。 一切始终保持完美的可追溯性、可检索性和可验证性，快速且直观。 当然，当基础架构基于云时，情况确实如此。
4. 灵活性和可扩展性：直接源自 DTM 系统始终构建的云计算架构的两个特性。 这些功能对于克服当今生态系统的挑战至关重要，当今的生态系统如此流动和加速，避免打嗝和瓶颈至关重要。
5. 与 CRM 和 CCM 系统集成：这绝对是核心。 无纸化公司是一家效率更高、减少浪费、优化成本、运营更快、内部流程更智能的公司。 但最重要的是，它是一家能够为客户提供最佳客户体验的公司。
DTM 解决方案在这方面有多重要？ Forrester 委托进行的一项研究结果告诉我们：
- 32% 放弃关闭合同、协议和交易的人这样做是因为他们对纸质和手动程序感到沮丧（来源：docusign.co.uk）。
让我们用另一个图结束本节，该图展示了 DTM 系统在所有生产生态系统中日益重要的地位：
- 2021 年，全球数字交易管理市场价值 80.4 亿美元。 从 2022 年到 2030 年，预计平均每年增长 25.5%（复合年增长率） （来源：grandviewresearch.com）。
正如所承诺的，我们将从文档归档的主题开始讨论我们提到的三个方面。
1. 非物质化文档归档
无纸化企业的起点只能是数字归档系统。 没有这个基础，架构的其余部分就无法立足。 但是请注意：非物质化是一个超越简单文档数字化的概念。
通过非物质化过程，可以完全消除纸质文件，因为数字对应物具有充分的法律和证据价值。 我们谈论的是具有微妙且非常重要的法律价值的差异。 非物质化文档与模拟文档相比有哪些优势？ 有许多。
同样，这是一个效率和节省时间和金钱的问题。 然后是与易于搜索有关的一个重要方面，不仅与整个文档有关，还与它的部分有关（假设移动到非物质化文档的过程已经尽可能好地进行了）。 然后想想与共享、即时性、多渠道和透明性相关的一切。
简而言之，这是一系列非常明显和直观的优势。 但是，我们希望关注一个不太直接的方面，但可能是最具决定性的方面。
非物质化档案变成了无价数据的宝库。 正如人们常说的，数据是现代公司的真正资产。 事实上，关于内部流程运作的信息，尤其是关于与供应商和客户关系的信息，在这里仍然被存储并随时可用。
拥有这些信息，知道如何自动和智能地解释它，并根据这些知识做出决策是提高效率和不断改善与客户关系的秘诀。
2.身份验证和数字签名
识别和认证是与数字文档管理相关的一切的先决条件。
这就是安全性、遵守现行法规以及与合规性相关的一切通常发挥重要作用的地方。 这里出现了依靠专业公司来管理这些领域的重要性，以降低任何类型的风险，同时优化现有系统的效率。 但是，让我们围绕最广泛和不可或缺的工具之一收紧圈子：电子签名。
数字管理代码规范了不同类型的电子签名，如下所示：
- 简单电子签名（ SES）；
- 根据 2013 年 2 月 22 日总理令第 V 篇第 55-61 条的相关技术规则进行高级电子签名(AES)；
- 根据相关 AgID 指南使用 SPID 安全数字身份进行签名；
- 数字签名或合格的电子签名；
- 根据 CAD 第 25 条在公证人或公职人员在场的情况下公证的签名。
让我们不要迷失在过多的技术细节中。 但是，我们要强调一个方面：如果您依赖诸如Doxee提供的电子签名服务，最明显的优势之一就是可以与其他数字交易管理解决方案集成。
事实上，Doxee 的电子签名服务很容易与电子发票、标准数字存储等其他产品集成，也可以与 CRM 和 CCM 系统集成。
简而言之，这不仅仅是遵守法律要求。 它是关于构建一个完整的数字入职流程，将法规遵从性与高级客户和用户体验相结合。
3. 内部流程和人力资源部门
在这里，我们来到了与数字交易管理解决方案相关的最后一个方面，我们认为必须将其隔离。 在非物质化存档和数字签名的相关身份验证之后，我们希望专注于公司内部的文档流。
在这个领域，高效和现代公司的主要目标是不再在纸上打印各种不同和多种形式的劳动合同：从招聘到关系管理，再到终止。 但这还不是全部：还有整个官僚主义的一面，涉及休假、休假、受伤、疾病、费用报销等等。 我们谈论的是一个非常复杂和微妙的问题，其中可能潜伏着风险，包括犯罪风险、不可预见的突发事件，以及——潜在的——巨大的时间损失。
幸运的是，对这些内部流程的非物质化和专业化管理大大降低了这些风险，同时也大大减少了花在这些活动上的时间。
但是，非物质化文件必须保证某些不可避免的要求：
- 允许确定文件本身的出处和作者身份；
- 确保不可修改性和完整性；
- 将与文件有关的特定意愿表达唯一地链接到通过计算机程序表达意愿的人（称为签名人或签名持有人）；
- 使签名者能够遵守与签名相关联的文档内容（这里又是电子签名不可或缺的工具）。
简而言之：必须非常小心地遵守义务、规定和敏感程序，以避免出现任何问题。 数字交易管理解决方案有助于以最安全、灵活和透明的方式管理所有这些。
但是，让我们再次强调一下：伴随着所有这些义务，也有机会被抓住。 这些机会包括节省（时间和金钱）、提高效率以及改善公司与员工、合作者和客户的关系。
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