数字交易管理：实现无纸化企业的 4 个步骤

对于当今成功的公司而言，除非全面实施最佳的数字交易管理解决方案，否则不存在成熟的数字化转型。 让我们先问一个问题：首字母缩略词 DTM 包含什么？

它包括广泛类别的云服务，旨在基于文档流对交易进行数字化管理。 所有这些都是在确保数据安全并符合（不断更新的）隐私法规的情况下完成的。

我们谈论的是：电子交易、文件传输、身份验证、数字签名、认证和安全和非物质化的存储，“不可否认性”的法律方面以及公司和客户之间的共同浏览。

从这些示例中，我们可以了解到数字交易管理解决方案适用于涉及许多相互关联的方面的非常广泛和明确的行动领域。

在这篇文章中，我们将重点关注对向智能和无纸化公司过渡至关重要的4 个关键点。 但是，首先，让我们快速了解实施 DTM 系统的好处。

数字交易管理的好处

我们已经讨论了数字交易管理解决方案的好处，您可以参考这些解决方案以获得更深入的概述。 在这里，我们可以总结一下主要的好处：

1)成本节约：通过数字化流程，消除了打印、邮寄、归档和认证（以及相关人员）的成本。

2)节省时间：从模拟转换到数字所节省的时间也会对财务产生影响。 请注意：节省的时间不仅体现在公司方面，还体现在客户方面……这对于品牌声誉、客户体验和忠诚度方面至关重要。

3)提高安全性：使用 DTM，与存储物理文件、传输过程中的丢失或损坏、伪造以及与数据泄漏或丢失有关的风险总体上降低了。 一切始终保持完美的可追溯性、可检索性和可验证性，快速且直观。

4)灵活性和可扩展性：直接源于 DTM 系统始终构建在其上的云计算架构的两个特征，这对于应对当今流动和加速生态系统的挑战至关重要。

例如，一家小型初创公司可能会发现自己不得不在短时间内应对不可预见的交易激增。 如果没有有效的数字交易管理解决方案，它肯定会遇到瓶颈，阻止它抓住快速、计划外增长的机会。

5)与 CRM 和 CCM 系统的集成：这是一个不能用几行来概括的中心点。 但我们将在本文稍后再讨论它，届时我们将专注于数字流程。

最后，这是最近研究得出的一个雄辩的数字： 2021 年，全球数字交易管理市场价值80.4 亿美元。 预计从 2022 年到 2030 年，年均增长率 (CAGR) 为 25.5% （来源：grandviewresearch.com）。

现在，正如所承诺的，让我们深入了解数字交易管理解决方案的细节。 正如预期的那样，我们已经分离出对当前和不久的将来最重要和最有希望的四个。

1. 电子签名

根据数字意大利机构 (AgID) 的网站，“合格的电子签名 (FEQ) - 或数字签名- 是称为验证的计算机程序的结果，它保证了真实性、完整性和不可否认性。计算机文件”（agid.gov.it）。

从更多的技术定义来看，数字签名的优势是什么？

首先，速度和便利性：无论您身在何处，都可以验证计算机文档，而不受地域或设备相关限制。 减少纸张：消除印刷和归档成本（以及我们已经讨论过的所有相关风险）。 这在效率方面产生了积极影响，使签署任何类型的合同的过程更加敏捷和智能。 此外，安全性也有所提高。

通过依赖诸如 Doxee 提供的电子签名服务，与其他数字交易管理解决方案集成是一个重要方面。 Doxee 的电子签名解决方案可以轻松与其他产品集成，例如电子发票、符合法规的数字存储，还可以与 CRM 和 CCM 系统集成。

简而言之，这是一个完整的数字化入职流程，将合规性与高级客户和用户体验相结合。

2. 区块链

从电子签名等成熟的工具，我们转向一种相当年轻的技术，它还有更多的东西可以提供。

我们指的是区块链，它是更广泛的分布式账本技术（DLT）领域的一部分。 这项技术在对比特币和加密货币生态系统的热情浪潮中跃居公众前沿，但其应用远远超出了严格的金融性质。

事实上，区块链基于分布式共识的概念，是一个不可更改的交易账本，不需要中心实体作为中介。 这是一场真正的革命，在很大程度上还有待探索，它会影响所有类型的交易、文件传输、所有权、认证和身份验证。

想想所谓的“智能合约”。 这指的是基于分布式账本软件技术的不同类型私人之间的合同自动激活，并具有与服务、流程、交易或文档的数据完整性相关的最强大的保证。

关键词是去中介化。 正是在这个方向上，社会和经济环境正以越来越决定性的步骤发展。 毫不奇怪，世界各地的监管机构（包括意大利）越来越开放地使用这种技术来规范其使用方式。

3. 非物质化存储

高效的数字交易管理解决方案始于非物质化文档保存。

但在我们走得更远之前，让我们先澄清一下误解：数字化和非物质化是两个不同的概念。

非物质化是一个超越简单数字化的过程。 有了它，纸质文件可以完全被淘汰，因为数字文件具有完整的法律和证据价值。

在这个领域你不能即兴发挥。 依靠专业公司是必不可少的。 十多年来， Doxee Standard Digital Preservation已被数百家不同行业的公司选中，保存了超过 20 亿份文件，管理了 400 多个法人实体。 

更重要的是， Doxee 的非物质化保存解决方案不仅履行了立法义务并确保法规不断更新，而且根据每家公司的需求进行设计，以便从全渠道和数据驱动的角度与 CRM 和 CCM 系统集成。

正是数字化流程，例如 CRM 和 CCM，我们将在结束这篇文章时转向。

4. CRM 和 CCM 数字化流程

无纸化公司是一家效率更高的公司，可以减少浪费、优化成本、加快速度并使其内部流程更加智能。

但这还不是全部。 还有更重要的一点：无纸化公司也是可以为客户提供最佳客户体验的公司。

DTM 解决方案在这方面有多重要？ 在这里，我们将让数据为我们说话。 在 DocuSign 委托 Forrester 进行的一项研究中， 32% 的受访者表示他们已经放弃了关闭合同、协议和交易，因为他们对纸质和手动程序感到沮丧（来源：docusign.co.uk）。

在这里，我们到达了一个决定性的点：将数字交易管理系统与客户关系管理和客户沟通管理系统集成的可能性。 这是一个真正的良性循环：通过实施 DTM 解决方案，例如电子签名和非物质化存储，公司拥有大量数据可供使用。 更重要的是：它拥有极其精细的数据，可以以自动化和功能性的方式进行检索和排序。 这一切意味着什么？

它转化为对与客户关系所涉及的所有数字流程进行高度准确的描述的能力。 跟踪历史，了解个人的特征、习惯、偏好和可能的需求。

那么，从这一非常深入的知识中，可以建立与客户本身一样多的定制关系：当然是自动的。

在这里，通过将数据驱动的视角集成到 CRM 和 CCM 系统中，完美地完成了从一对多关系到真正的一对一对话的过渡。

简而言之：实施数字交易管理解决方案最成熟的成果是能够实现数字化转型的最重要承诺：真正将个人置于每项业务的中心的能力。