数据上传到 Salesforce — 以及如何管理它们

已发表: 2023-10-12

我确信，无论您已经使用 Salesforce 一段时间还是刚刚接触 Salesforce 生态系统，您都必须处理某人想要加载到 Salesforce 中的一些数据集合。

作为一名资深的管理员，光是想到这种情况就让人不寒而栗。

但是，您可以使用一些工具和流程来使事情变得更容易。 让我们探讨一些。

模板

如果您还没有见过这种类型的电子表格，您很可能很快就会看到。

看一下这个不完整数据的小假设样本。

我相信你能看到一些问题。

  • 我们缺少几列数据
  • 国家和州字段不标准化
  • 如果您的某些字段是必需的，则上传此文件将不起作用
  • 标头可能与 Salesforce 中的字段名称匹配，也可能不匹配，但它们应该匹配，因为这将使上传过程更容易。

因此，我建议将此作为最佳实践：为您的业务合作伙伴提供一个模板。 这不是您可能希望的铁定解决方案，但它肯定会有所帮助。

让我们看看如何。

数据上传痛点

同一字段的不同名称

确保标题行具有与 Salesforce 中的实际字段名称匹配的实际字段名称。 这使得将标题行映射到 Salesforce 中的字段变得更加容易。

例如，如果您使用 Salesforce 的数据加载器工具，您可以“自动匹配”字段，它们就会起作用。 这可以节省您手动映射每个字段的时间。

必填字段

例如，如果您要上传联系人，并且必填字段之一是电子邮件，则需要确保您的文件在标有“电子邮件”的列中包含电子邮件地址。

否则，当您尝试实际上传时会出现错误。 因此，这应该是您的业务模板的另一部分。 为了避免延迟，请提供一些指示符，让用户知道哪些字段是必填的。

州和国家/地区格式

如果您正在进行帐户或联系人上传（或带有地址的自定义对象），请务必检查要上传到的对象，并确保使用相同的格式。 如果状态已完全写出，那么您需要执行相同的操作。

字段属性

我会进一步采用这个模板想法并添加第三行。 在这种情况下，您的模板应如下所示：

  • 标题行
  • 样本数据
  • 字段属性

字段属性行应显示数据类型（文本、数字等）和字段的大小。 当有人为您提供的列的数据对于 Salesforce 中的字段来说太大时，在模板中指示这些属性可以避免您遇到错误。

数据上传工具

现在我们已经回顾了一些最佳实践，让我们看一下可以用来完成上传的工具。 当我们介绍它们时，我想您会发现，通过解决我上面提到的这些痛点，这些工具变得更加易于使用。

那么，让我们从 Salesforce 的“开箱即用”选项（数据导入向导和数据加载器）开始。 然后，我们将研究像 DemandTools 这样的全功能解决方案。

数据导入向导

数据导入向导位于 Salesforce 内的“设置”中。 它允许您导入标准和自定义对象中的数据。 您一次最多可以导入 50,000 条记录。 用户界面很简单，允许您配置完成导入所需的参数、字段映射和数据源。 看一下界面。

如您所见，需要一些匹配，您需要上传相关文件。 在下一个屏幕上，您将字段映射到 Salesforce 中的字段。 当您点击开始按钮并开始导入时，它就结束了。

Salesforce 数据加载器

数据加载器与数据导入向导不同，因为它不在 Salesforce 内部。 它是您需要安装在 PC 上并从桌面访问的“应用程序”。 您可以将数据更新、插入、删除、导出和更新插入到生产或沙箱环境中。

为了简洁起见，我们假设您要进行更新，步骤非常简单，界面也易于使用。 你首先要选择你的对象。 接下来，您上传文件。 最后，将 Salesforce 字段映射到文件中匹配的标题列。

经过几次默认设置后，您的上传就会发生。 您需要手动检查记录以确保所有内容都正确上传。 您确实会获得成功和错误文件，因此您也可以通过这种方式验证您的上传。

但是，Data Loader 不提供除此之外的许多功能。

需求工具

现在，我们来看看 Validity DemandTools。 这是一个功能齐全的解决方案，提供强大的插入、更新、更新插入、导出和删除功能。 DemandTools 具有节省时间和数据清理的功能。 导入的记录可以与匹配任何字段或一组字段的多个对象（在一个流程中）的现有 Salesforce 记录进行比较，以确保无重复导入。

管理员还喜欢“转换公式”和“添加常量”功能，因为它们可以在导入过程中对字段值应用预定义格式，并允许用户为输入文件中未表示的字段设置通用值，从而节省管理员在电子表格中准备数据的时间。

但这仅仅触及表面。

以下是该产品内置的一些其他省时功能，以便管理员、营销运营和销售运营专业人员拥有管理数据所需的功能：

  • 调用 Salesforce 分配规则来管理记录所有权。
  • 在导入期间创建任务并将其分配给任何记录。
  • 使用活动的市场活动选项列表或市场活动 ID 将联系人和潜在客户分配给市场活动。
  • 保存字段映射和匹配逻辑，以实现跨团队和自动化的导入一致性。
  • 依靠自动生成的恢复文件来逆转不需要的更改。
  • 使用 .xlsx 和 .csv 文件类型。
  • 指定要在输入文件中处理哪些行，例如，从第 50 行开始，到第 200 行结束。
  • 从 Salesforce Content 导出实际文件。

DemandTools 免费版（功能与上面提到的有所不同）是以低成本使用更复杂的数据加载工具的好方法。

不要害怕数据负载。 您只需进入那里并控制您的数据以及流程即可。 开始处理这些模板——这会有所帮助！

Bill Hare是 Validity 的客座博主。他已获得 2 次 Salesforce 认证。在他 10 年的应用程序和运营经验中，他担任过多个角色，这让他看到了 Salesforce 世界的许多不同侧面。