什么是数据归档？ 目标、技术和最佳实践

每次点击、滑动或点击都会延续一条数据轨迹，为我们庞大的网络世界增添色彩。 维护、保护和组织我们的数字贵重物品变得越来越重要。

归档存储解决方案专为长期数据保存而设计。 日常运营不需要此类数据，但出于商业或监管原因而保留。 存储解决方案经常包含数据压缩、重复数据删除和加密，旨在在保持数据完整性的同时具有成本效益。

当创新不断、数字信息像一条永无止境的河流一样流动时，数字数据的采用就成为焦点。 随着我们的数字足迹呈指数级扩展，管理和保护这些丰富的数据变得至关重要。

就像我们在一年中的大部分时间里将季节性装饰品放在储藏室中以保持生活空间整洁一样，数据归档将很少使用的信息转移到安全的位置。 这使得检索重要信息变得容易，而不会堵塞您的活动存储空间。

在另一种情况下，将您的网站视为一个资料宝库，每条信息都像一颗宝贵的宝石。 随着时间的推移，其中一些宝藏可能变得不再那么重要或难以接近，但仍然保留着历史意义。

数据归档系统地存储这些很少使用但很重要的珠宝，确保您的虚拟宝箱保持有序，并且多余的数据不会降低您网站的性能。

数据归档策略不仅可以提高网站的性能，还有助于保存您的数字历史记录。

数据归档的目标

数据归档目标包括促进有效的数据管理、遵守法规、保存数字历史记录以及在发生灾难时从灾难中恢复数据。 具体来说，他们关注的是：

• 长期储存。 归档旨在保证重要的非活动数据长期可访问且不受损坏。 它可以保护实体免受硬件故障、系统故障或技术变更造成的数据丢失。
• 成本优化。 归档通过将过时的材料转移到不同的位置来释放活动存储系统中的资源。 这增强了整体系统性能并降低了高性能存储选项的成本。
• 合规性和监管要求。 法律要求许多行业在指定时间内保留某些类型的数据。 正确的数据保存可以让公司跟上法规的步伐。
• 历史参考和分析。 存档数据包含过去的重要数据沿袭、见解、趋势和模式，即使当前未运行。 它可能仍然包含有助于做出明智的业务决策或预测趋势的信息。
• 高效的数据管理。 组织良好的数据环境需要保存良好的数据。 它将旧材料排除在活动存储位置之外，使用户能够快速识别和检索他们想要的信息。
• 知识管理。 关键的机构知识经常被纳入组织的历史数据中。 组织通常将关键信息合并到其历史数据存储中。 正确的归档可以保证即使在人员变动时该信息也可用。

数据归档、数据存储、数据备份

数据存储使信息触手可及。 数据备份涉及快速恢复最近受损的数据，以确保业务连续性。 最后，虽然数据归档从存储中提取一点点，从备份中提取一点点，但其主要重点是保留较旧的、较少使用的数据。

法规遵从性、优化和历史参考对于有效的数据管理都是必要的。 存储处理当前的操作需求，归档解决长期保存和资源效率问题。

数据归档的好处

数据归档不仅仅是保存数据； 这种做法可以让企业提高生产力、保持合规性、做出明智的决策并保护其数字资产的长期保留。

• 历史数据提供了重要的见解、趋势和模式。 归档可保证历史数据可供检查，从而帮助用户做出明智的决策。
• 活跃、可访问、可变的数据通常需要强大的存储和处理资源。 没有人那么多地使用归档文件，这可以释放资源、提高系统效率并降低开支。
• 随着时间的推移，记录、论文和研究报告等数字资产通常会变得有价值。 数据归档可保护这些资产免遭数据丢失、设备问题和技术过时的影响。
• 归档与成功的数据治理实践一致，并确认数据组织良好、易于访问且分类准确。
• 正确的归档方法中包含安全预防措施，以保护归档数据免遭不必要的访问或破坏。
• 意外事件会中断业务运营。 通过保护重要数据的备份副本，归档可以保持业务连续性。

关键数据归档法

以下是一些具有特定数据保留政策要求的法律法规，以便我们更好地了解数据保留的合规功能。

• 根据《通用数据保护条例》(GDPR) 第 5(e) 条，数据必须“以允许识别数据主体的形式保存，时间不得超过处理个人数据的目的所需的时间”。 GDPR 允许公司长期保留个人数据，“只要个人数据将仅出于公共利益、科学或历史研究目的或统计目的的存档目的而根据第 89(1) 条进行处理”。
• 《健康保险流通与责任法案》(HIPAA) 不包含任何统一的医疗数据归档标准，因为各州的情况各不相同。 但是，它确实包含有关保留 HIPAA 相关文档的明确信息。
• 根据美国劳工部的规定，《公平劳动标准法》（FLSA）要求企业将记录保存至少三年。 考勤卡、时间表和收入记录必须保留两年以计算工资。 劳工部代理人必须能够访问所有记录以供检查。
• 根据秒。 《萨班斯-奥克斯利法案》(SOX) 第 802(a)(1) 条规定，“任何对 1934 年《证券交易法》第 10A(a) 条适用的证券发行人进行审计的会计师，应保留所有审计或审查工作文件的期限为自审计或审查结束的财政期结束后五年。”

数据归档的挑战

数据归档提出了企业必须克服的几个问题才能成功管理其存储的数据。 以下是您可能需要弄清楚的五个问题。

1. 数据量和增长：随着数据量呈指数级增长，维护和保存大量信息可能会变得难以承受。 提供可扩展的归档解决方案来适应不断增长的数据量并非易事。
2. 数据分类和识别：您必须根据相关性、监管要求和使用趋势对要保留哪些数据做出一些艰难的选择。 确保正确识别和分类归档材料，以确保高效检索。
3. 数据保留法规和合规性：不同行业有不同的数据保留法规。 在遵守这些标准的同时保留数据并保持可访问性是对每个信息专业人员的考验，尤其是当法规发生变化时。
4. 材料检索和可访问性：存档材料通常比当前数据更难以访问。 这是一种平衡行为，可以在不影响安全性的情况下轻松恢复保存的数据。
5. 技术的过时：随着技术的进步，数据格式、存储方法和归档程序都需要更新。 保证保存的数据的长期可访问性存在很大的困难。

数据归档的最佳实践

您必须制定数据归档计划，作为数据生命周期管理策略的重要组成部分。 它允许您同时保存信息并保持实际的存储预算。

以下是构建强大的数据归档策略的最推荐的五种技术。

1. 建立明确的归档政策

创建明确定义的归档策略，指定要保存的数据类型以及归档时间和保存时间的参数。 实施数据资格标准以保持一致性并遵守规则。

2. 对数据进行排序和优先级排序

按数据的价值、敏感性和使用频率对数据进行分类。 并非每个数据点都需要相同级别的保存。 根据业务需求、监管限制和历史重要性确定数据归档的优先级。

3. 落实数据安全措施

设置加密、访问控制和身份验证系统，以确保数据安全。 定期审核和监控对存档数据的访问，以避免非法访问。

4.使用可扩展且高效的存储解决方案

选择能够处理不断增长的数据量的归档系统。 考虑应用具有成本效益的存储（例如磁带存档或云存档系统）来管理费用。

5.注重文件归档

保留数据归档操作的完整记录，包括数据归档选择背后的规则、方法和推理。 该文档对于审计非常有用，可确保一致性，并可作为未来决策的参考。

数据归档解决方案

存档存储解决方案通常保存电子邮件、文档和其他不立即相关的数据，但仍具有历史参考、合规性或数据恢复的价值。 这些系统可以支持物理存储（例如磁带）和数字存储（例如基于云的服务）。

开启数据档案的未来

数据归档成为数字时代结构中信息的稳定保管者，维护着历史、合规性和效率的线索。 当我们在创新的潮流中穿梭时，我们发现数据归档可以保护我们的历史并引导我们的未来。 它让我们能够做出有根据的判断、驾驭监管环境并优化资源。

随着技术的进步，适当的数据保存和保护的重要性将保持不变，在众所周知的过去和未来未被发现的领域之间提供联系。

抓住机会，了解更多有关数据保护的信息！