合同生命周期管理软件：不再头疼

进出公司的每一分钱都与合同挂钩。

对于大多数企业来说，合同是必不可少的罪恶，通过法律部门获得合同会阻碍交易的完成。 但是，虽然销售、采购和其他业务团队拥有专门的工具来自动化他们的流程，但法律部门几十年来一直受困于普通的旧 Word、电子邮件线程和备份驱动器（在线和离线）。

这就是合同生命周期管理 (CLM) 软件要解决的问题。 CLM 工具可帮助您将合同混乱转化为凝聚力，将合同流程的所有方面集中在一个平台上，弥合法律与业务之间的鸿沟。

合同生命周期管理系统可帮助公司自动化和简化此过程。 它确保参与给定合同或交易的每个人，从法律到公司，从头到尾都保持联系，并且可以轻松访问相关信息。

虽然合同生命周期管理不一定需要专用软件，但现代业务的复杂性和快节奏环境需要的不仅仅是电子表格、文件夹和电子邮件链，以有效地管理不同的移动部分。

合同生命周期包括一组多样化且复杂的任务，通常发生在以下阶段：

1. 合同编写或创建
2. 合同协作与谈判
3. 合同审批
4. 合约执行
5. 合同跟踪、审计和报告
6. 合同续签或到期

传统合同管理的陷阱

传统上，法律团队在孤立的环境中工作，与其他部门分开，但仍深入参与所有业务方面。 由于分层协作和功能间的信息流中断，这会造成瓶颈，从而导致流程效率低下。

使用过时模型的法律团队可能面临以下挑战。

缺乏标准化

如果没有用于创建和管理合同的标准化流程和模板，就会出现混乱，导致团队在不同的格式和语言之间苦苦挣扎。 这不仅使合同跟踪成为一场噩梦，而且还使准确及时地执行合同条款变得复杂。

东西从缝隙里掉下来

法律团队过度劳累和合同流程混乱的最大迹象是您错过了重要的合同续签或到期日期，或者难以跟踪已执行的合同，从而导致代价高昂的错误和不合规。

业务和法律优先事项之间缺乏一致性

业务和法律团队之间的沟通不畅会导致与公司优先事项不一致。 他们最终可能会在没有富有成效的协作的情况下独立工作。 这可能会导致误解和延误，让两个团队都感到沮丧，并对业务产生负面影响。

可见性和文档不足

如果您正在寻找特定合同或想了解更多相关信息，您会联系谁？ 这些信息容易获得吗？ 不妥善维护合同文件会导致难以在需要时查找和参考特定条款和条件，尤其是在您的业务增长时。

组织内的负面看法

由于法务部会在必要时阻碍交易或合作，因此缺乏对完成交易或与法务部适当沟通渠道的可见性的团队可能会感到沮丧，从而在他们之间造成距离。 所有团队都需要通力合作才能完成交易并确保业务成功，因此对法律部门的负面看法只会给企业带来更多麻烦。

用技术自动化传统合同流程

开始合同生命周期管理的最简单方法是首先使用在线应用程序，如看板、项目管理软件、在线存储解决方案和电子表格，为您的合同存储库带来一些类似的组织。 许多团队还采用电子签名工具来自动化签名收集。

这将帮助您远离：

• 过时的流程，例如存储在单个硬盘上的合同
• 在电子邮件线程中筛选上下文线索
• 对可能续签或到期的已执行合同缺乏可见性
• 手动签署扫描协议解决执行

您还可以使用专用的 CLM 软件来简化合同生命周期管理并消除障碍。 专门的合同管理工具可帮助您的法律团队自动执行重复的手动任务，深入了解合同生命周期的不同阶段，并帮助确定当前流程中需要改进的地方。

如何识别您的团队是否需要 CLM 解决方案

在投资组织合同流程之前，请检查贵公司的 CLM 用例。 您甚至需要 CLM 软件吗？

如果您的法律团队正在努力应对传统的合同管理挑战，那么采用 CLM 解决方案可能是您的最佳选择。 这是一个简单的练习，用于评估您当前的流程并确定自动化需求。

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此练习还将帮助您在评估不同的 CLM 解决方案和说服利益相关者获得资金时创建业务案例。

CLM 不仅仅适用于法律团队

虽然合同生命周期管理软件主要是法律促成因素，但它也充当业务促成因素。 整个组织都受益于高效的合同管理。 不同的团队和利益相关者可以通过各种方式使用 CLM 软件来简化法律和业务任务，从使用预先批准的模板创建合同到跟踪合同数据和见解。

销售团队更快地完成交易

CLM 工具为销售人员提供标准化和预先批准的文件，以独立创建和定制合同。 它还与客户关系管理 (CRM) 解决方案集成，以实现更高效和透明的合同创建过程。

使用 CLM，销售团队可以更快地完成交易，专注于价值主张，并协商具体条款，而不是纠结于合同的整体结构和语言。 它节省了从头开始起草和谈判合同条款所花费的时间和精力。 预先批准的模板降低了可能延迟合同完成的错误或遗漏的风险。

合同管理软件还可以帮助销售团队简化合同谈判流程、跟踪活动、加快审查流程、跟踪合同状态、确定向上销售或交叉销售的机会等等。

财务获得重要的可见性和洞察力

合同是使用最少的数据源，通常是因为大规模跟踪和管理它们是一项挑战。 但是，通过 CLM 系统，财务团队可以使用合同数据来改善现金流、提高效率、降低风险并做出更明智的决策。

适当的合同管理可确保根据合同条款及时付款、改善现金流并降低财务中断的风险。 它还为更高效的流程铺平了道路，节省了财务团队在查找合同和跟踪付款等手动任务上的时间和精力。

通过更好的合同管理，财务团队可以更完整、更准确地了解他们的合同组合，从而做出更好的业务决策并改进财务规划。

CFO 尤其可以从 CLM 工具中获得难以置信的好处，从利用合同智能创建准确的财务预测到确保合规性和降低财务风险。

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采购使供应商合同得到控制

采购团队定期与许多供应商和合同打交道。 他们还管理流程、供应商关系、财务状况并跟踪续订和到期。

合同生命周期管理软件通过为所有供应商合同提供中央存储库以及更好地了解和跟踪合同生命周期，让生活变得更轻松。 它可以自动执行跟踪付款或获取自动续订提醒等任务。

CLM 还可以帮助采购团队与组织中的其他团队（如财务和法律）更有效地协作。 它可以帮助自动化审批流程和设置条件逻辑。

您可以设置序列，触发自动批准低于特定价值的合同，并审查利益相关者对高于特定阈值的合同的请求。 这确保合同得到适当的审查和谈判，并确保所有相关方在整个过程中得到通知。

此外，合同生命周期管理工具可帮助采购团队就其合同组合做出更明智的决策，改进战略规划，并确定采购流程中节省成本或进行其他改进的机会。

组织中的所有团队都享有更高的效率

除了支持法律、销售、财务和采购团队外，组织的 CLM 系统还可以为处理合同和数据的每个人解决业务挑战。

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这包括：

• 人力资源团队使用 CLM 软件组织和简化员工录用通知书和协议
• 运营团队使用它来提高可见性和跟踪与特定项目相关的合同
• IT 团队负责组织内的数据安全，并确保所有敏感合同数据都位于一个安全的合同存储库中

CLM 软件如何使合同生命周期自动化？

合同管理软件为您提供合同生命周期每个阶段所需的工具和功能，从从 CRM 软件输入合同请求或直接在平台上创建合同到跟踪合同状态和生成报告。

使用模板或在线编辑器创建合同

MS Word 足以处理法律工作的日子已经一去不复返了。 当今的企业需要更好的解决方案来创建和编辑合同。 现代 CLM 解决方案为公司提供了两种简化合同创建的方法：

• 通过预先批准的合同模板，允许用户轻松填写姓名、日期和合同价值等详细信息
• 通过增强传统文字处理软件的应用程序内合同编辑器，提供旨在简化法律文书工作的专用解决方案

合同协作与谈判

许多 CLM 软件包含的功能可以使团队成员和其他业务部门的利益相关者更有效地协作。 其中一些功能是：

• 共享工作区
• 具有访问控制的文档共享
• 允许更大灵活性的注释工具
• 审查或批准请求的管理和自动化

一些合同跟踪工具还通过修订工具和活动跟踪实现交易对手协作，从而提供在平台内进行合同谈判的解决方案。

合同执行和电子签名

尽管存在专门的电子签名解决方案，但许多团队更喜欢在单一平台上运行整个合同流程。 CLM 解决方案通过在平台内提供本地或集成的电子签名解决方案来实现合同执行。

用户可以在一个平台上标记执行合同、按顺序收集签名、发送提醒和跟踪状态。

合约库管理

CLM 为法律团队解决的最大挑战之一是创建所有合同和相关文档和数据的中央存储库，并提供活动日志以获得更多上下文和透明度。

报告和分析

许多现代 CLM 解决方案都提供分析仪表板和报告功能，用于跟踪关键绩效指标 (KPI) 和合同绩效。 这些功能可帮助利益相关者提高采购流程的透明度和洞察力，找到需要改进的地方，提高效率，并切实展示他们的工作。

与其他工具集成

许多合同管理系统提供与其他业务工具的集成，例如 Salesforce 或 Hubspot 等 CRM、Slack 或 Microsoft Teams 等协作工具、云存储解决方案等。 在使用多个平台时，集成可提高工作效率，并提供更全面的合同相关数据视图。

如何为您选择合适的 CLM 软件

一旦确定您的业务需要 CLM 软件，请仔细查看市场上的不同解决方案以选择合适的解决方案。 CLM 工具是一项重大投资。 为实现投资回报 (ROI) 并确保合同不会完全失败，您选择的解决方案应符合您的业务需求和您的团队的工作方式。

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以下是评估合同管理解决方案时需要考虑的一些事项。

• 盘点您当前的流程并确定您想要解决的问题。
• 与内部利益相关者讨论他们面临的问题。
• 按必要性顺序列出功能和集成要求。
• 设置预算并确定预期的投资回报率。
• 从熟悉 CLM 系统的内部和外部人员那里收集建议。
• 彻底审查竞争解决方案，参加现场演示，并尽可能参与免费试用。
• 研究客户支持和软件实施流程，并将它们与您实施和使用该软件所需的支持水平进行比较。

它有助于尽可能彻底并让最终将在评估过程中使用该平台的内部利益相关者参与进来。

确保 CLM 成功

大多数 CLM 实施失败是由于计划不足和组织内缺乏认可。 企业经常发现不同团队和个人的流程之间存在脱节。 有些人按预期使用该软件，而另一些人则更喜欢手动工作流程或不知道他们可用的解决方案。

学习新的解决方案可能很乏味。 您的员工可能不愿意使用 CLM 软件，从而导致较低的采用率和实施失败。 成功采用 CLM 和实现 ROI 的关键在于深思熟虑的规划和组织良好的部署。

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首先制定一个适当的计划，仔细考虑所有相关的利益相关者、您想要实现的目标、您想要简化的流程以及您对实施时间表的期望。 然后，按照以下提示成功实施您的新解决方案：

• 分配 POC 从头到尾负责整个实施过程，并与您的 CLM 供应商协调。
• 投资培训使用 CLM 的团队，以确保快速采用。
• 尝试集成不同团队可以使用的工具，以确保流程顺畅并避免冗余。
• 分阶段计划推出并设定最后期限。
• 打开沟通渠道并接受反馈。 同样，与实施团队沟通以了解最佳实践。
• 减少延误，确保及时实施。

尽力而为； 剩下的交给 CLM 软件

合同管理生命周期是企业的一个重要方面。 它会影响成本、合规性、运营和增长。 通过合同管理软件简化您的合同流程并改善跨职能沟通是确保透明度、减少处理时间并让您的法律团队腾出时间从事更具战略意义的工作的最佳方式。

无论您是发现了合同运营中的瓶颈，领导精益法务团队努力应对规模化组织的需求，还是只是想为提高当前流程的效率腾出空间，合同生命周期管理 (CLM) 解决方案都可以帮助您简化流程根据您的业务需求委托工作。

续签软件合同并非易事。 详细了解何时续订软件合同以及何时告别。