业务流程改进 (BPI)：它是什么以及它是如何工作的

已发表: 2023-01-17

为了跟上不断变化的场景，业务流程改进 (BPI) 对每个组织都至关重要。

每个公司都必须处理数百个业务流程。没有企业家可以称这些过程 100% 万无一失，因为总会有一些瓶颈耗费他们的时间和金钱。

优化或改进这些业务流程有助于消除给您的团队或客户带来不便的任何问题。让我们看看业务流程改进的工作原理以及它如何帮助您的业务蓬勃发展。

什么是业务流程改进？

业务流程是您为经营业务而执行的任务。您需要改进这些流程才能在这个竞争激烈的世界中保持强势。因此，业务流程改进意味着不断优化业务流程以提高生产力和效率。

企业的业务流程涉及三种类型的活动：

运营任务：公司每天需要执行的重复性任务，例如制造、物流和报告。
管理任务：这些任务包括预算编制、行政管理和人力资源开发。
支持性任务：其余任务属于此类，例如技术支持、招聘、会计等。

属于这些类别的所有任务都需要定期评估和纠正，以防止效率低下。通过 BPI，公司可以根据内部和外部利益相关者的输入，不断对这些运营做出积极的改变。

这些改进要么引入新的做事方式，要么消除当前流程中的缺陷。在这两种情况下，目的都是简化流程。

业务流程改进的重要性

无论您的组织属于哪个行业，您都需要适应变化才能在竞争中生存。业务流程改进使您能够做出这种改变。

在此过程中，公司可以确定需要改进的领域并找出需要消除的任何低效之处。它可以帮助组织了解系统并根据当前行业标准发展。

此外，它为您的业务流程提供了全新的视角，以提高生产力、质量、客户关系和技能发展。

业务流程改进如何运作？

#1。选择一个过程

首先，您需要确定需要改进的领域或流程。虽然许多业务流程在公司中继续进行，但您可以优先考虑重复的流程以进行改进。

#2。映射过程问题

专注于选定的过程，以确定需要消除的问题。映射意味着可视化整个操作并找出瓶颈。

#3。分析业务流程

现在，您需要分析痛点，找到可以改进的问题。您可以向相关负责人询问相关问题，以获得答复。

#4。重新设计流程

在此阶段，您需要重新设计流程以使其变得更好。使用最合适的方法来消除已识别的问题并使您的流程更加高效。

#5。获取资源

对于业务流程中的任何一种改进，公司都需要获得必要的资源。它可能会获得新的软件、硬件或人力。对于所有这些，请获得管理层的批准。

#6。测试新流程

在您的组织中应用 BPI 系统之前，测试是一个强制性过程。检查每个工作流程步骤，以免遗漏任何关键内容。如果您需要任何更改，这是执行此操作的步骤。

#7。实施方法

在成功测试和管理批准之后，是时候实施业务流程改进方法了。您可以从小规模开始，然后扩大范围以获得更好的结果。

#8。审查和完善

您的工作不会随着实施阶段而结束。您需要不断监控新方法是否正在改进您的流程。有时可能需要改进，您必须相应地实施它。

业务流程改进方法

根据您的业务流程和行业，您可以为 BPI 选择以下方法。

#1。敏捷方法论

这种方法使项目摆脱了严格的截止日期，并允许您合并更多的迭代。根据团队和客户的反馈，敏捷允许您修复突出显示的问题。它还改善了各方之间的沟通和协作。

#2。精益制造

这种方法的目标是消除浪费，从而降低成本。除了制造业，其他行业也可以贯彻其核心原则。在这里，团队需要了解买家的看法，以消除浪费和冗余。

#3。六个西格玛

这种流行的方法可以在最大化价值的同时利用数据和统计数据来减少可变性和错误。六西格玛涉及使用 DMAIC 和 DMADV 来实现简化的流程和增加的投资回报率。

#4。全面质量管理 (TQM)

使用这种方法的公司需要让整个团队参与进来，以提高客户满意度。它为员工提供了一种欣赏经验的环境和工作文化，并鼓励他们拥有共同的业务目标。

#5。约束理论

每当需要即时改进时，通常会使用约束理论方法。它可以确定过程瓶颈并对其进行改进直至消除。

#6。改善

这种业务流程改进方法侧重于精益和敏捷实践。它会略微修改您的工作和企业文化，以提高流程的质量和生产力。

#7。看板

看板是一种可视化工作流技术，可让您识别问题并消除瓶颈。因此，您可以提高效率并监控计划的进度。

#8。准时制

这种方法非常适合希望通过按需生产商品来最大限度地降低库存成本的制造公司。在大多数情况下，它与看板方法一起使用，以进行准确预测并避免工作量过剩。

#9。流程图

公司可以使用这种工作流可视化技术制定流程改进计划。您还可以使用它来为特定角色或业务目标开发地图。

#10。 PDCA

该模型代表计划、执行、检查和行动。作为 Kaizen 方法的一部分，它可以帮助组织找到低效的流程。

业务流程改进的好处

业务敏捷性

通过改进业务流程，公司可以更有能力满足客户不断变化的需求。他们可以快速响应需求并相应地改进项目。

更好地了解流程

要实施 BPI，公司需要可视化整个工作流程。它允许他们监控业务流程并衡量每个阶段的有效性。

成本效益

改进业务流程的目的是消除瓶颈和低效率。由于它可以让您识别并消除不必要的支出，因此总体支出将自动减少。

更高的生产力

为了使您的流程高效，BPI 从工作流程中删除了所有重复和不必要的任务。结果，员工的工作效率提高了多方面。

合规性和安全性

实施业务流程改进意味着拥有一个适当规范和管理的工作场所。因此，这些公司可以遵守法规和必要的安全措施。

客户和员工满意度

任何即兴的过程都会为客户增加价值。有了满意的客户，您的生意就会蒸蒸日上。它还通过消除不必要的任务使您的团队高效和多产。

业务流程改进的挑战

#1。来自员工的抵制

BPI 面临的最大挑战是来自员工的抵制。大多数人反对任何改变，并喜欢继续传统的工作。因此，公司需要让员工了解这种改进的好处。否则，倡议将变成彻底的失败。

#2。无法设定目标

在这个过程中，领导层应该有明确而具体的目标。没有明确的目标，他们将无法全面了解公司的发展方向。虽然目标会让您知道将时间和资源放在哪里，但缺乏目标会导致难以改进业务流程。

#3。时间调整️

为了让事情顺利进行，你需要给它一些时间。许多企业认为，由于他们的日常活动，流程改进是不可能的。但是，通常可以简化工作流程并指派一个人来实施此过程。但是，公司甚至可以聘请承包商或自由职业者来分析流程。

#4。引进新技术

大多数业务流程改进都需要告别遗留应用程序并采用新技术。大多数公司发现这非常具有挑战性。除了成本高昂之外，您还必须让您的员工熟悉创新技术。

学习资源

业务流程改进基础：Udemy

此业务流程改进基础课程向您介绍 BPI 所需的框架和步骤。本课程还包括使业务流程与目标保持一致并寻找切实可行的改进解决方案。

您还可以学习使用不同的工具来创建新的业务流程和技术，以从此资源衡量您的目标。

有效的业务流程改进：Udemy

这个有效的业务流程改进课程向您介绍业务流程改进的影响，以便您可以重新设计您的组织流程。

本课程教授开发 BPI 模型、在项目中实施它以及衡量进度。它包括 2.5 小时的点播视频和课程完成后的证书。