如何选择商务电话系统：综合指南

虽然技术为我们提供了各种商业通信工具，但它未能消除公司环境中电话的必要性。 最受欢迎的客户服务渠道仍然是电话。 但由于技术进步，企业现在的商务电话系统有多种选择。

鉴于可供选择的电话系统多种多样，确定最适合您的企业的电话系统似乎令人畏惧。 本文的目的是为您提供有关可访问系统、其独特功能以及您做出决定时需要考虑的因素的清晰详细信息。 那么，让我们开始吧。

为什么要升级您的商务沟通？

如果您正在研究商务电话系统，您可能有一家企业，并且目前正在以某种形式与客户进行通信。 您和您的同事可能会使用个人手机进行工作。 您可能已经为您的公司建立了具体的联系电话号码，包括企业固定电话； 然而，对于是否存在更有效的方式来处理与业务相关的呼叫，仍然存在疑问。

无论您的调查基础如何，选择适合您业务需求的正确系统都将是有益的。 如今的电话系统技术不像以前那么昂贵，它们更可靠，并且包含比过去更先进的复杂功能。 根据您现在与客户沟通的方式以及您选择的电话系统，以下是企业电话系统升级可能带来的一些好处：

• 集中沟通：依赖个人手机或固定电话不连线，处理业务电话时可能会造成误解； 专用的公司电话系统使您能够从一个主要地点转接所有来电。
• 改进的呼叫处理：可以创建更流畅的体验，并且始终可以通过商务电话系统中的排队呼叫、呼叫转移和自动助理等功能来应答呼叫。
• 可扩展性和增长：使用允许根据需要添加额外线路和分机的电话系统可以实现您业务的无缝增长。
• 通话洞察：随着时间的推移，通过使用配备通话跟踪和分析等工具的商务电话系统，您的客户互动可以显着改善，让您更好地了解通话。
• 集成：您能够将从业务电话系统收集的数据与业务中使用的其他工具（例如 CRM 或帮助台软件）合并，这使您的代理能够全面了解客户互动情况。
• 远程和混合工作：先进的商务电话系统具有移动应用程序、虚拟分支机构和软件电话功能等元素，可以轻松处理混合和远程工作环境。

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商务电话系统的类型

根据您对它们的分类方式，这决定了电话系统的数量。 在这里，我们的重点是将它们分为传统固定电话、VoIP 系统和虚拟电话系统。

传统固定电话

本地或地区电话公司通常提供所谓的传统固定电话系统。 它们也被认为是公共交换电话网络 (PSTN)。 该服务通过铜质电话线向您的企业提供。

基于您场所的专用交换机 (PBX) 对于管理公司内的专用固定电话服务至关重要。 PBX 是向电信系统提供分机、转接电话、电话簿列表等功能的硬件。 许多现有的固定电话服务都是使用 VoIP 或虚拟电话系统的混合体。

可靠性和时间测试是使用固定电话系统的好处。 但由于许多电信公司正在放弃传统的固定电话，因此存在多种缺点； 很快这些设备就会过时。 由于其硬件和维护预算，大公司通常是唯一有能力以经济实惠的方式维护传统固定电话系统的公司。 但即便如此，这些系统也常常被认为是过时的，并且正在逐渐被替换。

网络电话系统

VoIP 电话系统依赖于企业的互联网连接，而不是使用老式的铜质电话线作为固定电话。 它们还提供过去仅在昂贵的固定电话 PBX 系统中提供的相同功能，例如：

• 自动服务员。
• 呼叫队列。
• 计算机集成。

您的企业可以通过成本较低的 VoIP 系统来承担所有这些功能。 它们的唯一限制是它们完全需要可靠且高速的互联网连接才能获得最佳性能。 VoIP 电话系统也有两种类型。

本地 VoIP

如果您的企业使用本地 VoIP 系统，您的组织将电话的所有硬件和设备托管在其公司数据中心中。 这允许您的企业完全控制电信设置，尽管会增加前期费用，并且需要专门的员工来维护硬件。 这种 VoIP 安装方式适合需要全面保护数据安全的企业，以履行合规义务并拥有现场工作人员来维护系统。

基于云的 VoIP

使用基于云的 VoIP 时，所有物理硬件和持续维护服务均由您的电话系统提供商处理。 电话系统是您的企业需要关注的全部内容。 通过基于云的 VoIP 使用，即使是规模不大的企业也可以访问标准固定电话 PBX 的所有可能功能以及 VoIP 的附加功能，从而消除维护和成本的麻烦。 公司只需使用互联网连接到他们的 VoIP 电话系统。

虚拟电话系统

小型企业和独资企业经常发现满足其商务电话需求的最佳解决方案是虚拟电话系统，而且该系统也很容易访问。 通过虚拟电话系统，对您公司电话号码的呼叫将被路由到云软件，该软件具有我们介绍的其他系统的所有功能，例如：

• 扩展。
• 呼叫转移。
• 调用分析。
• 呼叫跟踪。

然后，我们可以根据您的首选设置将所有来电转接到手机、固定电话或可能转接到您的语音信箱。 与其他系统不同，虚拟电话系统使用现有电话网络连接呼叫，其适应性为远程工作人员提供了与这些传统系统相同的功能访问。

另请参阅：数字电话与 VoIP 电话系统 – 优点和缺点。

选择商务电话系统时要考虑的因素

当您查看各种电话系统可以提供的所有功能时，重要的是要考虑除这些功能之外的一些因素，包括：

预算

在得出结论之前，请考虑与购买电话系统相关的所有支出。 拥有自托管 VoIP 设置的前景可能会吸引您，因为它为您的业务提供运营控制，但请考虑大量的前期成本，加上持续的费用，这可能会超过您每月的支出。

可扩展性

对于固定电话系统来说，扩展并不是一件简单的任务。 如果未来的扩展是您计划的一部分，请仔细检查在您组织的电话系统中添加新的联系号码和分机是否会造成任何困难。 此外，寻找目前可能未使用但稍后可能需要的功能，以确保您选择的解决方案能够满足您未来的业务需求。

技术支援

技术支持水平应该是决定您选择任何解决方案的关键因素。 如果您决定选择内部 VoIP，则必须有一个支持系统来应对您的团队无法解决的硬件和软件挑战。 如果您决定使用云 VoIP 或虚拟电话框架，那么他们的技术支持能够快速响应问题非常重要。

集成

许多最新的电话系统都能够与您的企业使用的其他软件工具（例如 CRM）集成。 所有电话系统提供商都可能提供不同的集成集或提供 API 访问权限，以便您的技术团队可以开发自己的集成集。 当彻底改造电话系统的主要目标是简化任务流程时，确认解决方案与您经常使用的工具完美契合至关重要。

如何选择商务电话系统提供商？

一旦您了解了商务电话系统特有的各种元素、对其类型的了解以及根据您的企业需求应用它们的技能； 因此，显然需要在此过程中投入时间和精力。 我们现在需要开始寻找电话系统提供商。 以下是有助于解决此问题的提示：

• 研究提供商：调查电话系统供应商的在线软件比较网站，这些供应商提供您所需的所有功能，同时仍然拥有值得称赞的声誉并适合您的预算范围。
• 请求试用：许多提供商提供免费试用版或演示版，让您亲自与他们的系统进行交互。 这将支持您和您的团队评估该实用程序是否符合您的所有需求。
• 比较定价和合同：不同的供应商可能有不同的框架成本。 评估您正在考虑的每个提供商提供的每个套餐的成本。 验证您的业务所需的每一项基本功能是否都包含在正在比较的计划中，以确保评估准确。
• 阅读评论并寻求建议：最重要的认可可能来自您在工作中认识的人。 他们可能对专业电话系统有类似的需求，并且他们可能能够建议适合您的安排。
• 与提供商谈判：一旦您选择了适合您需求的商务电话系统提供商，就可以就最终合同进行讨价还价，以获得最优惠的价格。 现成的计划可能不适合您的需求，并且可能会因为补充和不必要的功能而导致您花费更多。 通常，根据您的要求定制计划可以为您带来更好的交易。

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最后的想法

在某个时间点，对于任何公司，无论其规模有多大，都会出现对商务电话系统的需求。 它将增强您的员工和客户的体验，简化呼叫管理并提高生产力。 但考虑到可用的替代选择范围广泛，重要的是不要轻易做出这个决定。

在选择电话系统之前，必须考虑您企业的特殊需求。 无论您是继续忠于固定电话系统、选择 VoIP 设置还是选择虚拟电话系统，所有这些形式都有其优点和缺点，可以帮助您的业务。 有许多服务提供商可供选择。 但是，当您确定了您公司所需的安排类型时； 检查包括功能和用户评论在内的价目表可以加快做出有关购买高效电话设置的决定，这将提高生产力，从而提高组织成就。