什么是商业信函？ 如何进行专业沟通

商务沟通不同于常规沟通。

在公司环境中，平均每天都会通过电话、视频通话或商务信函进行交流。 工作中的沟通是正式和专业的——或者它应该如此。 即使在轻松的文化中，您也应该使用文档创建软件创建和记录书面通信。

商业信函通常是私人和机密的，并且它们的性质因您将它们发送给的利益相关者而异。 主题应该一目了然，以目的为导向，鼓励人们立即关注。

对于每个演讲者邀请、推荐、供应商付款或客户跟进，您都可以写一封商业信函。

要起草一份理想的商业信函，您必须特别注意收件人。 写信给投资者时，您的语言应该具有说服力且清晰。 如果您要向新加入的客户发送电子邮件，请列出产品实施时间表。 另外，请确保在发送信件时使用该组织的官方信笺。

我们将讨论的商业信函的一些例子是招聘人员电子邮件、感谢信、推荐信、感谢信和客户入职信。

无论用例如何，商业信函都应该听起来清晰、以行动为导向且专业。 磨练你的写作技巧，为即将到来的事情做好准备。

易于理解的商业信函格式

首先，让我们谈谈您应该如何格式化商业信函。 每封信的细节看起来都不同，但如果您需要发送一封通用的商业信函，则需要通过结构表示。

1.标题：像任何信件一样，您应该有一个包含地址和日期的标题。

2.称呼：接下来，你应该写称呼。 提到名字。 信件的发件人和收件人的电子邮件、名称和地址。 标准格式是收件人的姓名，后跟他们的职位、公司和地址。

2. 然后是主题行。 在转到下一部分之前，在一行中总结商业信函的实际意义。

然后是信的正文。 您需要按姓名称呼收件人。 如果您不知道他们的名字，您可以将信件寄给“可能涉及的人”。

写完（非常重要的）商业信函后，您将以礼貌的签名结束。

让我们将它们拼凑起来创建一个粗略的商业信函模板，您可以使用它来评估项目的成功和改进。

商业信函最佳实践

当您开始写信时，请记住商业信函不是生日聚会邀请函。 或者与您的团队成员举行年度烧烤晚宴。 您需要跳过愉快的话题，直奔主题。

确保您的消息按预期收到的一种方法是遵守以下最佳实践，无论信件的独特目的如何。

• 校对：一定要检查你的信两三遍，检查语法和拼写错误。 这将确保您在交流中显得更加精明。
• 同行编辑：如果您认识的朋友、同事或导师愿意为您编辑文档，请不要害怕提出要求。 以全新的思维审视这封信，会发现你的大脑掩盖的错误。
• 文件格式：确保您的信件符合要求的文件格式。 例如，以 PDF 格式发送求职信，但根据贵公司的偏好发送销售信函。
• 检查姓名拼写：我知道我已经提到校对，但检查您是否正确拼写姓名应该是一个步骤。 对于求职信和意向书尤其如此。 把个人或组织的名字说对是一种尊重的表现。
• 信件长度：控制商务信函的字长。 跳过华丽的行话或介绍，如果可能的话，用项目符号列出内容。 以清晰的语气，一一分解您的顾虑。 不要将您的收件人与群发电子邮件者混淆。
• 正确语气：写信时避免讽刺。 确保您的收件人在任何阶段都不会感到他们被强迫或命令完成某项任务。 直觉、善解人意和友善，因为这些是优秀专业人士的基石。

我们不能指望任何一种重要的商业信函。 一封商业信函的内容不能与另一封相同。 因此，每次都遵循草稿并对其进行编辑可能是不当行为。

商业信函的种类

商业信函根据其目的进行拆分。 并非每条通信都旨在发送相同的消息。 有些信件结束了你在一家公司的时间； 其他人会让您被新的招聘经理注意到。 有些是您作为雇员任期的总和； 其他的是调查，以衡量您对当前工作空间的满意度。

以下是不同商业信函格式的列表，以及可以帮助您更好地理解其含义的商业信函样本。

为了在工作场所保持专业的融洽关系，请熟悉以下类型的信件以及何时使用它们。

1. 给招聘人员发邮件

当您进入企业界的沼泽地时，请寻找保护自己的方法。 每个求职者填写申请表和个人详细信息并提交简历。 这不会引起训练有素的眼睛。 你怎么能阻止自己陷入这种冗余的困境呢？ 通过向招聘人员发送电子邮件。

我们目前正在见证本世纪竞争最激烈的阶段。 对于每个职位空缺，候选人都在排队，成百上千。 入门级角色的工作描述包括不切实际的期望，例如“顶级 MBA”、“五年经验”等等。 谦虚的候选人如果不在学术史上取得优异成绩，就无处可去。 给潜在招聘人员的一封写得很好的电子邮件可以让你摆脱困境，让你的申请大放异彩。

2.求职信

求职信是当您希望获得工作机会时发送给公司的一封信。 除了简历中提到的内容之外，它还涵盖了您迄今为止所经历的职业旅程的其他方面。 您可以个人化并提出一些怪癖，以用您的想法吸引您的招聘人员。 求职信通常与您的工作申请和简历一起提交。

求职信旨在雇用你，因为你是谁。 这是他们通常无法从您的其他专业材料中收集到的信息。

有关如何撰写求职信的更多信息，请阅读您需要了解的有关求职信的所有信息。

每当你试图在企业界工作时，你都应该写一封求职信。 许多工作申请会说求职信是可选的。 不过，我还是鼓励你写一个。

3.感谢信

感谢信是对收件人为您提供的任何帮助或时间的感谢。 您可以给潜在的面试官、经理或同事写一封感谢信，他们帮助您克服挑战并变得自信。 通常，专业的感谢信是写给招聘经理或面试官的，这些候选人已经接受过面试并考虑过一份工作。

感谢信是表达对您潜在的新组织的感激之情的一种方式，同时也向经理们表明您不惧怕采取主动。

获得晋升后的感谢信示例

尊敬的[先生]或[夫人][经理姓名]

主题：对提拔我到【新职位】表示衷心的感谢

我想对你提拔我担任令人垂涎的[新职位名称]一职表示衷心的感谢。 今天这个消息来得太突然了，让我很吃惊。 对于每一位员工来说，没有比他们的工作被理解、重视和欣赏更大的礼物了。 我希望感谢您相信我、指导我并鼓励我实现信仰的飞跃。

在我为 [职位名称] 的新职位做准备时，我承诺坚持诚信、团队合作和不断改进的美德。 我很幸运能够学到很多东西并在旅途中走到这一步。 我希望瞄准更高的高峰并树立新的卓越标准。

再一次感谢你！

最好的，

[你的名字]

出于多种原因，您应该写一封专业的感谢信，但在这种情况下，我们将信件称为对雇主的颂歌。 对于受访者，他们应该在组织个人视频采访之前感谢雇主。

4.辞职信

  辞职信正式通知您当前的雇主，您将在短时间后不再在那里工作。 在更极端或紧急的情况下，辞职信会通知您的雇主您将辞职，并立即生效。

在大多数情况下，员工会在提前两到三周通知的情况下上交这封信。 这意味着您已通知您的雇主您要离开，但将继续工作一段预定的时间，以帮助过渡到雇用替代者或完全失去员工。  

要要求您的前雇主提供您的完整和最终 (FnF) 结算，请使用以下草稿：

当你准备辞职时，你应该写一封辞职信。 您发出通知的时间长短完全取决于您的情况。 但是，除非您准备在接下来的两三周内辞职，否则不要提交辞职信。

5.推荐信

推荐信由专业人士或个人关系撰写，证明候选人的技能和经验，希望能帮助他们获得新的工作机会。 推荐信通常由前任经理或其他高管或教师、教授和导师撰写。 推荐信有时（但不经常）是由朋友或邻居写的。

无论是谁写的，它们都应该是对专业人士与候选人一起工作或监督候选人的经验的积极叙述。 他们应该提到具体的轶事并描述候选人性格的各个方面。 推荐信也称为“推荐信”。

如果你被要求写推荐信，你应该写一封推荐信。 只有当你能诚实和积极地谈论一个人的性格和工作经历时，你才应该说是。 如果你不熟悉或不看重的人要求你写推荐信，最好礼貌地拒绝。

6.意向书

意向书顾名思义：这是一封表明您的意图的信。 意向书用于在各方之间形成协议。 它们可以在起草提案、申请或接受工作或同意特定交易时使用。

意向书显示您对某项任务的肯定。 您可能被分配到一个新项目，但不知道如何开始。 意向书可以显示您的喜好，帮助您寻求指导并使事情变得活跃。

您可以使用意向书来传达未来的担忧，以及宣布或公开您的偏好。 意向书将双方以某种共同利益的“默示”协议约束在一起。

8. 销售信

销售信函，或许更容易被理解为销售电子邮件，是一种交流形式，旨在吸引读者并使他们感兴趣以了解更多有关产品或服务的信息。

关于如何撰写销售信函，有许多不同的策略。 最终，您应该遵循公司在其剧本中制定的战略。 但是，所有销售信函都应包括号召性用语，以及读者感兴趣时联系您的方法。

当您寻求获得专业人士或组织的关注时，您应该写一封销售信函。 换句话说，当希望在交易或销售中引起某人的兴趣时。

9.投诉信

投诉信是当你对一个组织或个人有意见时写的一封信。 它会揭露您的顾虑，并将其提升到聚光灯下。 一个投诉可以代表其他几个团队成员发言。 比如说，您收到了糟糕的客户服务，或者您发现了一个不恰当地针对您的广告。

您会写一封投诉信，将情况告知组织，并让他们决定下一步。

尽管它的标题中有“投诉”一词，但并非所有投诉信都必须是愤怒的文件，其中您会因某些不当行为而整顿公司。 它们可以是对您对一些建议的追索期望的不满的简单描述。

不过，如果你生气了，一定要忍住。

当您有投诉时，您应该写一封投诉信。 诚然，这些天我们还有很多其他的投诉方法（幸运的客户服务代表）。

更常见的是有人拨打公司的客户服务热线，甚至在线与代表聊天。 信件是一种更正式的沟通方式，但它确实传达了这样的信息：你对这个问题足够认真，可以写信。

10.调整函

调整信是公司或个人对投诉信的回应。 这封信应该清楚地说明公司在此案中的立场。

如果您站在客户一边，请立即说明。 如果您不站在客户一边，请务必清楚地传达这一点，同时仍提供卓越的客户服务。

你应该在你的公司收到客户的投诉信后写一封调整信。 响应支持查询以挽回面子并保持客户忠诚度非常重要。

11.订单信

订单信是一份文件，业务经理或所有者在其中向制造商传达他们将购买的产品的具体细节。 订单信包含数量、尺寸、颜色、产品名称和订单号以及预期价格等信息。

订单信函通常采用表格格式，而不是正式的商业信函。 这是因为表格和电子表格可以更容易地了解一个人想要什么的大局。

当您准备购买用于零售的批发商品时，您应该写一封订货单。 一些业务经理和所有者会在订单信中包括货款，因此在您准备好并能够进行购买之前，您不要发送订单信。

12. 致谢函

确认信就像订单确认。 企业将它们发送出去，让客户或亲戚知道他们之前收到过电话、电子邮件、信件等。

确认信不保证任何事情。 他们也没有传达企业已采取措施改善情况。 相反，他们告诉客户他们已被听到。

当企业认为有必要让个人或组织知道他们已经收到他们的信件时，企业应该写一封确认信。 如果最初的通信认为事情很严重，例如店内受伤，这尤其必要。

确认信并不意味着您已采取任何行动。 相反，它在业务上相当于已读回执——提供保证。

不折不扣

一封商业信函解释了这种情况的短暂性，并提出了在不造成伤害的情况下解决问题的方法。 将其视为专业咖啡桌对话的替代品。 你需要小心地握笔，以免你不专业。

希望这能让您对商业信函有所了解。 让它成为你正式的互动方式，这样对方就没有什么可反对的了。

公司文化越强，负面商业信函就越少。 融入最佳公司文化实践，走在员工满意度的前列。