AI合同管理指南【2023年人工智能进展】

已发表: 2023-09-03

合同管理中的人工智能

经营一个成功的企业或公司需要与第三方签订合同，例如客户、供应商、供应商或其他利益相关者。

在合同管理中，必须满足公司不断增长的需求——建立信任、防止未来冲突、详细说明期望、防范负债和确保盈利能力。

然而，由于公司必须管理和跟踪大量合同，合同管理过程可能会令人望而生畏、劳动密集型且耗时。

一般公司会编写和管理数百甚至数千份有效合同的合同数据。

结果，承包流程不可避免地变得低效。世界商业与合同研究表明，无效的合同开发和管理平均使公司损失约 9% 的收入。

人工智能正在改变各行业的数据处理方式，法律领域也包括在内；它优化了合同流程并影响合同内容。 在本文中，您将了解人工智能在合同管理中的影响，以及在合同管理中使用人工智能的好处和风险。

什么是合同管理人工智能？

合同管理人工智能使用人工智能和机器学习来管理合同。它是一个自动化系统，可让您管理和跟踪所有业务合同。

人工智能驱动的合同管理软件比第一代合同生命周期管理 (CLM) 软件更有价值，因为 CLM 依赖于基于规则的自动化，而这仍然涉及大量的手动工作。

人工智能驱动的合同管理软件 (ACMS) 通过学习和理解法律合同中使用的语言来工作。

它使用自然语言处理 (NLP) 执行合同功能，经过训练可以识别和标记模式和行为，例如重复出现的法律重要条款和条款。

ACMS 将这种对合同的理解应用于执行各种任务——发现可能的法律问题、自动在修订下划线，甚至提出编辑建议以使合同更易于理解——从而在整个合同生命周期中取代手动合同管理。

例如，使用 ACMS 可以轻松完成手动标记赔偿条款、突出显示终止条款或付款条件、姓名和日期等繁琐的活动，使您能够在合同谈判期间专注于更复杂的问题。

人工智能驱动的合同管理用例

通过人工智能驱动的合同管理，我们可以独特地解决合同管理挑战。人工智能合同管理简化了合同流程，并为合同管理中涉及的更复杂的任务腾出了时间。

以下是使用人工智能简化合同管理的一些方法：

自动合同创建：AI Contract可用于自动起草合同草案。通常，用户以预先起草的合同条款和条款的形式向人工智能提供提示，以满足他们的特定需求。

之后，人工智能会自动创建合同，而无需用户不断参与。自动合同创建使企业能够创建可靠的文档和更有效的工作流程。它通过加强沟通和协作来改善合同管理，同时允许所有各方保持合同中的最新信息和修订。
自动合同分析：人工智能可用于分析合同的合规性和风险。它可以发现文件之间的差异和不一致，比较相关各方的义务和责任，总结主要发现并突出显示可能逃脱人类判断的模式。

通过这样做，它使分析过程变得更加容易、更快、高效且无错误。人工智能合同管理的一个显着好处是它提供了客观性，向用户阐明他们在合同谈判过程中应该关注的要点。
自动化合同管理：不再进行常规的合同管理，而是使用人工智能来自动管理合同，从签署前阶段（创建、谈判/协作、审核/批准和执行）到签署后阶段（管理/执行）、续订/终止以及报告/跟踪。它可以节省时间并确保有效且高效地处理合同文件。
自动续签合同：人工智能可以自动续签过期的合同。它确保协议的初始条款在合同的新生命周期中仍然可执行。它遵循一个符合设定更新时间的自动化系统。

如果相关各方均未在自动续订日期之前选择退出，则他们将继续受合同条款的约束。自动合同续签减少了合同管理麻烦并确保合同续签顺利进行。

人工智能在合同管理中的好处

人工智能在合同管理中的好处是巨大的。自动化合同管理软件可以减少审查和更新合同所需的时间和资源。

人工智能还可以帮助识别合同风险和机会，并提出改善合同绩效的行动建议。此外，人工智能可以帮助管理合同通信和生命周期。

以下是人工智能合同管理的好处：

更好的决策洞察和分析

组织必须做出快速、准确的决策，才能在当今的商业世界中保持竞争力。然而，做出明智的决策并不总是那么容易，尤其是当数据复杂且难以理解时。

合同管理涉及分析和审查大量数据点并做出决策。人工智能合同评估和分析使合同更易于阅读和维护，并提供有洞察力的数据，促进明智的决策。

人工智能合同管理软件可以帮助组织和理解合同数据和历史结果，以便决策者能够看到可能并不明显的模式和趋势。借助更好的洞察和优化的分析，组织可以做出更明智的决策，增加价值并提高业务绩效。

促进标准之间的比较和历史条款分析

随着人工智能在合同管理中的普及，预计合同将高度标准化、程序化和基于模板，仅在必要时进行修改以满足特定的用户需求。

人工智能合同管理的好处之一是分析和标准化复杂的历史条款。人工智能合同管理软件使用算法扫描大型数据库以查找先例和类似合同。因此，合同现在更加彻底地标准化。

例如，使用共同的历史条款可以方便地比较不同的英语语言标准。本条款定义了该标准的起源及其与其他标准的关系。它还指定了标准的日期。分析师可以使用共同的历史条款更轻松地识别和比较不同标准的条款。

扩展自动化功能

与第一代合同管理软件相比，人工智能扩展了自动化功能。人工智能使用模式匹配算法自动识别文档中的微妙模式和结构。

其自动化功能允许您使用旧合同的模板创建新合同，使用这些合同中的信息进行预测，或者为潜在的福利续签或重新签订合同选项创建警报。

减少重复性任务

合同管理涉及重复性任务。合同中有太多需要检查的内容——基本日期、到期日期以及条款和条件。起草合同、进行多轮修改或梳理以前的协议以获得可接受的条款可能会很费力。

人工智能驱动的合同管理可以处理信息检索、分析和审查任务。它使签约过程更加无差错。

处理大型合约数据集

基于人工智能的合同管理软件提供了无限的潜力。与需要更多时间的手动处理合同不同，人工智能合同管理可以在更短的时间内处理成百上千的合同数据集。

它跟踪数百万份合同的详细信息。然后在检查新协议时使用从每份合同收集的信息。此外，它还发现每份合同的趋势，利用这些假设来起草、审查和完善新合同。

将合同洞察转化为情报

人工智能合同管理有可能彻底改变企业的运营方式。它可以将合同洞察转化为可用于降低风险、提高效率和增强决策的情报。它还确保任何业务关系的目标在合同中得到准确反映并在现实中得到充分实现。

它将合同洞察转化为多种情报，例如特定服务、领域或交易规模的可更新和不可更新合同的数量；合同谈判的持续时间或哪些销售人员获得了最多的业务；谁正在审查合同、分发合同或通过电子签名批准其条件。

人工智能如何改变合同管理

由人工智能驱动的合同比人工合同管理效率要高得多。人工智能并不会取代法律专业人士；而是它使他们的任务（管理合同生命周期）变得更加轻松和有效。

以下是人工智能改变合同管理的一些方式：

数据提取

数据提取是从较大的数据集中获取特定的数据；这可以通过识别和提取所需的数据元素来手动完成，但该过程既耗时又费力。

人工智能通过从 PDF、Word 和图像文件中识别和提取所需数据（包括关键日期、条款、法律术语以及条款和条件）来简化数据提取。然后，提取的数据可用于分析、报告或其他目的，例如在需要签名时向利益相关者发送提醒电子邮件，标记令人困惑的措辞以供法律审查，或在截止日期临近时提供警告。

智能工作流程自动化

智能工作流程自动化正在自动化合同流程，使其更加高效。人工智能可用于自动化审批、更新、分析和审查等工作流程。

智能工作流程自动化可帮助您节省时间和金钱并提高工作效率。

条款和元数据分析

人工智能擅长研究文本的结构及其包含的信息。基于人工智能的合同管理软件可以快速可靠地读取合同以提取条款、组织元数据并检测潜在问题或关注领域；这有助于企业降低风险、解决争议和遵守法规。

批量文档组织

人工智能不仅仅分析数据或提取条款；它还创建了一个组织它们的系统。它可以快速有效地对大量合同进行分类，简化搜索并使查找特定合同或数据变得更加简单。它可以节省时间并减少出错或疏忽的可能性。

智能合约审查

合同审查可能是一个乏味的过程。审查一份合同平均需要大约 92 分钟。对于管理数百份合同的公司来说，这将是一个艰巨的过程。想象一下将 92 乘以这个数字。

人工智能可以自动审查合同，提出潜在问题或需要关注的领域；这为企业提供了准确、全面且符合法律规范的合同。此外，人工智能还可以根据预先制定的规则提出如何讨价还价的建议。

合同风险分析

人工智能驱动的合同管理软件可以帮助您评估和识别与合同相关的风险，例如违反合同或不合规。这是通过标记错误或不完整的信息、强调不利的条款、建议对缺失或不清楚的条款进行更改、在合同条款发生变化时提醒特定团队，甚至将条款与标准合同进行比较以确定风险级别来实现的。

人工智能驱动的风险分析可帮助您降低风险、减少出现法律问题的可能性并保护您的商业利益。

减少合同量

合同量的增加归因于公司的成长。随着公司的发展，公司管理的合同数量也会定期增加。

人工智能通过自动执行重复操作、识别可能的问题区域、管理大量上传以及将所有相关文档保存在一个位置来减少合同量。在合同管理中利用人工智能可以提高生产力，减轻合同管理者的压力，保证合同得到有效处理。

风险管理与合规

毫无疑问，人工智能提供了便利和效率。然而，企业必须意识到过度依赖人工智能的风险。

以下是人工智能合同管理涉及的一些风险：

错误风险：人工智能的好坏取决于使用它的人，因为它依赖于指令、输入和预编程数据。如果没有接受高质量、公正和准确的数据训练，它可能会产生错误的输出，这可能会忽略风险问题和收入机会。有时，人工智能系统生成的结果包含不存在的规则或法律。
偏见风险：如果数据样本较小、同质或代表刻板印象，则可能存在偏见。偏见会降低公司文件的可信度，并使您的声誉面临风险。生成式人工智能训练所用的数据集对其性能起着至关重要的作用。生成式人工智能工具在数据收集中总会有任何偏差。
数据泄露风险：数据泄露将继续上升，因为在大多数情况下，生成式人工智能工具会像其他数据服务一样处理和保留用户输入，而在其使用条款部分几乎不提供安全保证。您在选择要使用的人工智能模型时必须谨慎，并仔细阅读生成式人工智能工具的数据安全规定的使用条件。
无意泄露的风险：为了降低意外泄露的风险，请避免输入商业敏感数据或机密、个人或敏感信息。如果您无法排除特定数据，您的公司应确保对其进行去识别化处理。

摘要：合同管理中的人工智能

在合同管理中有效实施和使用人工智能的秘诀是了解它们可以完成什么和不能完成什么。它减少了合同评估和起草所花费的时间，从而为处理大型合同和更多日常交易的企业增加了价值。

请记住，人类与其他人签订合同。因此，即使人工智能可能能够简化某些程序，但它始终需要一些人类监督。当配备了适当的合同管理软件时，人类无疑是一股不可忽视的力量。