在不中断运营的情况下淘汰营销技术工具的 5 步指南

已发表: 2023-05-17

定期审核您的营销技术堆栈必须成为您组织流程的一部分。在审计过程中，您可能会发现一些可以因各种原因停用的工具。

也许您的公司经历了合并或收购，并且您拥有执行相同功能的重复工具。也许您堆栈中的其他工具可能已经添加了功能，从而使工具变得多余。或者该工具的利用率不足以证明成本合理。

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不管是什么原因，确定哪些工具可以淘汰是营销技术审计的关键部分。但是在你做出决定之后会发生什么？您如何在不引起用户骚动或破坏自动化的情况下淘汰工具？

淘汰 martech 软件需要一个全面的规划过程和干净的执行。以下是要遵循的五个步骤。

第 1 步：确定系统集成和流程依赖性

为避免中断您的运营，确定哪些其他系统和流程依赖于您计划停用的工具至关重要。如果您在一家大型组织工作，并且该工具已经使用多年，那么这可能比看起来更困难。如果您的组织对文档的了解不够全面，其他系统可能会在您不知情的情况下使用该工具的 API 调用或数据导出。

比识别系统集成更具挑战性的是指定存在于工具之外但依赖于工具的手动流程。例如，一个报告从工具中发送出去，另一个团队正在手动复制/粘贴到另一个系统中。这些类型的手动解决方法发生的频率比您想象的要高。

开始与组织中与该工具有联系的所有人和任何人交谈。如果可能，找到参与该工具初始实施的人员。他们可能拥有您需要的机构知识，以充分了解该工具退役的下游影响。

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作为退休流程的一部分，您可能需要考虑重要的数据迁移。金融服务或医疗保健等监管严格的行业具有强制性数据保留期（有时长达七年！）。

记录哪些数据需要迁移并确定数据需要迁移到哪里。如果您要从一个类似的平台迁移到另一个平台，例如营销自动化系统，您可以将数据从旧工具迁移到新工具。询问您的新供应商其他客户如何处理他们的数据迁移需求。他们可能能够提供专业服务，或者为您的 IT 团队指出他们在其他客户那里看到的最佳实践的可靠文档。

但是，如果您要淘汰一种工具而不打算更换它，会发生什么情况？这些数据应该去哪里？与您的 IT 合作伙伴一起制定计划。数据可能存储在 SharePoint 站点或新数据库中。最好的解决方案将考虑数据的可访问性以及谁需要访问它。

如果数据只需要很少访问，将其存储在数据库中就足够了，技术团队中的某个人可以在极少数情况下提取一次。但是，如果营销人员或销售人员等非技术用户需要定期访问历史数据，您将需要一个更加人性化的解决方案。

评估您的营销技术堆栈后，您必须确定退出该工具的正确时间。这可能基于几个因素，例如合同结束、项目完成或财政年度结束。无论出于何种原因，请确保时间安排不会干扰您的运营。

设置目标退休日期后，就可以制定项目计划了。考虑到所有受影响的下游系统以及第 1 步和第 2 步中的数据迁移需求。您应该拥有构建项目计划所需的所有信息，从目标停用日期开始倒推。

如果解耦系统或迁移数据的项目工作会使您超过目标日期，会发生什么情况？如果您的目标日期基于合同，请与供应商协商，看看您是否可以按月延长合同，以便为您提供完全执行计划所需的时间，而不是被锁定在全年续约中。

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淘汰营销技术工具时，沟通至关重要。确定需要加入的每个人，例如员工、代理合作伙伴，有时还有外部客户。给予他们充分的通知，并清楚说明停用该工具的原因。您还应该传达将数据迁移到新工具的计划，以及在过渡期间将提供哪些支持。

如果您要淘汰一种工具并用另一种工具替换它，请将您的沟通重点放在新工具提供的好处上。分享培训计划，让用户知道他们将获得支持，帮助他们学习新工具。

尝试让这些工具在特定时期内重叠，以便用户获得软着陆，他们可以开始学习新工具，同时如果他们在严格的最后期限和挣扎中仍然有安全网以旧方式做事新工具。

当停用不会被替换的工具时，与用户交谈以了解他们所依赖的特性和功能，并努力制定一个计划来解决如何通过其他工具或流程满足这些需求。

一旦您从旧工具迁移数据并培训员工使用新工具，就该退休了。工具退役后的这段时间对于沟通至关重要。一定要向利益相关者传达退休带来的“好处”。

用户对新工具的采用率如何？您听说过有关新工具的哪些销售胜利或积极的客户体验反馈？该工具停用后有多少天没有出现错误或操作中断？淘汰该工具节省的成本进行了哪些新投资？

这些都是关键问题，可以作为一个起点来提醒利益相关者该工具最初被淘汰的原因。

研究表明，营销组织使用多达 91 种营销云服务，工具的膨胀会拖累生产力。对于许多营销人员来说，“少即是多”以及淘汰重复或未充分利用的工具可能是团队的秘密武器。

如果通过强有力的计划正确完成，淘汰解决方案将导致更精简、更便宜和更有效的营销技术堆栈。

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