不安全的文件共享服务会阻碍您的业务的 5 种方式

云计算让世界能够在几秒钟内与生活在世界任何地方的任何人共享文件。 然而，它也增加了数据泄露的风险，这可能会给组织带来重大问题，包括收入损失、诉讼、违规/处罚和品牌侵蚀。

不安全的文件共享系统可能会使企业面临有组织的犯罪集团、流氓民族国家、竞争对手和其他不良行为者未经授权的访问。 Kiteworks 的 Kitetoons 轻松地审视了当组织不安全地共享文件时会发生什么。

因此，最好避免不安全地共享文件。

事实上，缺乏安全的文件共享服务可能会以五种方式阻碍您的业务：

• 丢失重要的机密信息

一个商业组织必然会有重要的财务数据、产品计划和未来发展壮大的战略计划。

这些信息对于企业的绩效和成功至关重要。 如果这些信息在内部或外部共享时被泄露或拦截，后果可能是灾难性的。

想象一下，竞争对手可以访问您的产品路线图或市场扩展计划。 他们可以通过复制您的想法、在您之前进入新市场或与您的潜在合作伙伴签署排他性协议来利用这些信息为自己谋取利益。 当您得知违规行为时，可能为时已晚。

因此，重要的是提前采取必要的措施来防止像这样的企业间谍灾难。 如何？

您应该始终警惕您的敏感信息存储在哪里、谁有权访问它、他们何时访问它以及他们与谁共享这些信息。 密切监视此活动可以帮助您避免（或至少识别）违规行为。 加密消息和附件的安全文件共享服务有助于确保黑客无法拦截和访问您企业最重要的信息。

• 对恶意软件的易感性

数据驱动的私有内容网络，Kiteworks 发布了2023 年的预测报告，显示组织将把更多的资源集中在安全加固上，恶意软件是最重要的原因之一。

一个典型的组织每天都会收到数百封（如果不是数十万封）入站电子邮件。 许多是来自客户、合作伙伴和服务提供商的合法通信； 然而，还有更多的人是不请自来的。 不幸的是，这些电子邮件可能包含病毒和恶意软件，可能会对您的业务造成一系列从小到大的中断。

如果毫无戒心的员工点击可疑链接或附件，可能会引发一系列事件，最终导致数据泄露。 同样，数据泄露可能会产生短期到长期的影响，包括业务损失、诉讼、违规和罚款以及品牌侵蚀。

• 丢失个人信息

个人身份信息 (PII) 可以有不同的形式，例如姓名、电子邮件地址和社会安全号码，还有行为数据、地理位置和生物识别数据。 任何与您个人相关的数据都可以视为 PII。

当一个组织雇用一名员工时，它会收集该员工的大量 PII。 该组织实际上会生成额外的 PII，如保险信息、工资、奖金、员工 ID 号等。 这些数据不仅存储在组织的人力资源信息系统 (HRIS) 中，而且还与外部合作伙伴共享，例如薪资处理商、保险提供商和业务顾问。

这种高度敏感的信息受到身份窃贼的高度追捧。 当黑客在组织与其合作伙伴之间共享这些信息时拦截这些信息，这些信息通常会在暗网上进行销售，身份窃贼可以在暗网上购买它以造成财务破坏，从而使受害者损失数万至数十万美元的欺诈费用。 撤销这些费用并清除您的名誉（和信用）可能需要数月甚至数年的时间。 再一次，对包含 PII 的消息和附件进行加密的安全文件共享服务将有助于确保这些敏感信息永远不会落入坏人之手并进入暗网。

• 第三方不安全网络

数字供应链风险或第三方风险是组织信息丢失的主要来源。 组织依赖于数百甚至数千个合作伙伴、供应商和供应商。 一个组织可能有大量的网络安全预算，并得到其员工的数据安全流程和程序的支持； 但是，该组织的合作伙伴可能拥有的网络安全资源要少得多。 由于组织与其合作伙伴之间的相互依赖，数字供应链中的薄弱“环节”可能会影响整个生态系统。

网络攻击很清楚这种差异。 这些攻击者实际上经常参与“跳岛”，这是一种网络攻击，攻击者以多个互连系统为目标，以访问无法从攻击者的初始入口点直接访问的系统。 基本上，攻击者将使用包括网络钓鱼在内的各种策略来识别一个组织的漏洞，从而进入整个供应链中的其他组织。

这种类型的攻击强调连接系统需要采取严格的安全措施来保护它们免受入侵。 不需要为每个合作伙伴打开端口的安全文件共享系统是管理数字供应链风险的好方法。

• 违规行为

近年来，出现了加州消费者隐私法 (CCPA) 或通用数据保护条例 (GDPR) 等数据保护法，要求组织保护其客户的隐私，否则将面临代价高昂的罚款和处罚。

如果一个组织从事不安全的文件共享实践，包括使用不安全的文件共享解决方案，它最终可能导致数据泄露和随后的合规性违规，特别是对于在医疗保健、政府和金融服务等受到高度监管的行业中运营的组织而言。

不安全的数据文件共享做法可能包括发送未加密的消息和文件，在访问敏感信息之前不要求发送者和接收者进行身份验证，或者使用没有适当安全措施的文件共享或存储解决方案。 例如，如果将文件上传到未加密的文件共享服务，任何有权访问该服务的人都可以看到上传了哪些数据。 这会使敏感信息和组织面临风险。 此外，如果组织不需要多重身份验证，则未经授权的员工或不良行为者可能会获得对文件共享解决方案的访问权限。 这会使存储在解决方案上的数据面临被盗和滥用的风险，这违反了数据隐私合规性。

违反数据隐私合规性的财务、法律和业务影响可能很严重。 违规行为可能导致公司被委托执行 GDPR、CCPA、HIPAA、IRAP、PIPEDA 和其他法规的监管机构处以重罚。 除了经济处罚外，组织还可能因违规而面临声誉损害，这可能会影响其保留现有客户和获得新客户的能力。 最后，该组织可能要对客户因数据泄露而遭受的任何损失负责，这可能会造成数百万美元的损失。

使用安全文件共享实践、解决方案和流程的组织反复证明遵守数据隐私法规。 组织还可以围绕其文件共享解决方案实施政策和流程，以确保数据隐私合规性，包括数据分类系统、用户教育和培训以及定期审计。 通过采取这些措施，组织可以确信它符合数据隐私法规。

一些临别建议

组织必须使用安全的文件共享解决方案、策略和流程来保护其关键信息免遭未经授权的访问。 这是企业避免代价高昂的合规违规和诉讼，同时确保他们保护员工、客户、知识产权和长期生存能力的唯一途径。