创建有效员工手册的 5 个最佳实践

今天的每家公司都会有自己的政策、规则和程序来管理其员工的工作和实践。 在某些情况下，只需告诉您的团队您需要他们做什么就足够了。 但是，这并不总是有效。

口头分享贵公司的政策可能会导致混乱和不一致的应用。 如果您的团队没有被告知他们的权利、责任以及您的期望，您就不能指望他们遵守它们，对吗？

您需要一份员工手册，让您的团队可以清楚地了解所有内容。 在本文中，您将了解到为什么这很重要——以及如何创建一个伟大的。

为什么拥有员工手册很重要

一本好的员工手册将包含员工在公司高效工作所需的一切。 这可以包括一切，从规章制度到有关他们工作的法律，再到为他们设定的社会规范。

企业部门根据以下内容列出了企业需要员工手册的主要原因：

• 定义公司的使命、文化和价值观。 这将向员工展示他们如何为您的业务目标做出贡献并保持您的使命透明。
• 定义公司的期望和政策。 在贵公司工作的每个人都应该了解您对他们的期望。 这包括每一个细节，从他们工作的时间和地点到你有什么样的规则。
• 说明您的资源和支持。 员工应该知道有哪些资源可用以及他们可以从哪里获得支持。
• 列出公司福利。 这将激励团队并促进工作场所的平等。
• 尽量减少冲突和风险。 最后，该手册将作为诉讼和索赔等风险的法律保护者。

员工手册的最佳实践

既然您知道为什么这很重要，那么让我们转到可操作的部分——将帮助您创建出色的员工手册的最佳实践。

1. 在你的手册中包含所有重要元素

创建员工手册是一项正在进行的工作，但它的第一个版本对您来说将是最具挑战性的。 要包含的内容很多，所以您不知道从哪里开始是很自然的。

当您开始创建手册时，将其视为编写手册会有所帮助。 其想法是包括在贵公司工作的每个重要方面，回答员工可能提出的常见问题，并对贵公司的计划保持透明。

美国小企业管理局有一份非常有用的指南，其中包含员工手册应包含的内容。 您可能希望使用此列表开始您的列表：

• 工作时间表
• 薪酬和员工福利
• 一般就业信息
• 保密协议
• 反歧视政策和休假政策
• 计算机/技术部门
• 公司的安全保障
• 行为方面的标准和期望

当然，这只是一个一般列表，其中包括一些最常添加到这些手册中的内容。 你不必就此止步。 您在手册中包含的内容将取决于您的公司、您的期望以及您对团队的任务。

无论您觉得重要或为团队提供价值，您都可以将其包含在您的员工手册中。

您可能第一次做不好，但请记住——您可以随时调整和改进您的员工手册。 这是一项正在进行的工作，虽然初稿是最难的，但以后编辑它要容易得多。

2. 使用内部博客分享知识

一个好主意是拥有一个公司内部博客，您可以在其中张贴您的员工手册。 这将允许员工随时随地访问指南。 它还将允许您在必要时调整手册并在一个地方共享新闻和更新。

只有您的团队可以访问的内部博客是促进工作场所沟通和知识共享的好方法。 这是放置手册最自然、最合适的地方。

您可以在您的博客中创建一个手册页面，并将其链接到有用的资源、新闻、您的团队可以下载的文件、他们可以访问以解决问题的工具等。使您的手册数字化并可用是确保每个人都可以访问的最佳方式获取信息——只要他们需要。

3.提供规则之外的解决方案

员工手册最重要的目的是促进内部沟通。 也就是说，你应该确保你的手册包含解决与其工作相关的技术问题的说明，例如公司硬件和软件的使用、登录程序、公共资源的访问等。

许多企业错误地在手册中插入规则，却没有告诉员工发生问题时如何解决问题。

假设您的员工在安装新的 macOS 后遇到计算机速度问题。 他们所需要做的就是参考您的手册以找到 Ventura 加速指南，以帮助他们解决此问题并加速设备。

这些工具对所有公司都至关重要，尤其是远程优先的企业，因为它有助于节省宝贵的 IT 支持时间。 更重要的是，它可以使团队保持高效，尤其是在他们被贵公司聘用后的头几周内。

4.确保它看起来不错

员工手册可能包含重要信息，但让我们说实话——它们是真正的情绪杀手！ 一本充满规章制度的手册没有什么好玩的。

您的团队不会对阅读此文档感到兴奋，而当他们通过它来查找一点信息时，他们会更不兴奋。

因此，这不仅与您在其中包含的内容有关，还与您如何呈现它有关。 如果你想让它起作用，你必须让它对读者来说简单、引人入胜和清晰。

让我们从简单明了的事情开始。 除非为您工作的每个人都有法律背景，否则他们不会理解有关州或联邦就业法的复杂部分。 这意味着您不能逐字复制它并期望他们弄清楚。 相反，请您的法律团队中的某个人使其更清晰、更吸引人。

接下来是手册的外观。 密切注意您使用的格式，并尽可能插入一些视觉效果以使作品更具吸引力。 一张图片可以说一千个单词，尤其是当您分享有关解决问题、完成某事或遵循分步过程的说明时。

外观在此类文件中至关重要。 为了使内容易于浏览并让您的员工立即找到他们需要的信息，请添加大量标题和副标题，使用大量空白，并尽可能添加要点。

考虑一下——员工对他们能做什么或不能做什么有疑问或怀疑。 他们决定打开员工手册。 如果它是一份空白很少且格式很差的文档，他们将永远花时间来寻找他们需要的信息。 如果你有标题和要点，这会容易得多。

5.定期编辑

这不是一次性任务。 许多公司使用相同的手册，即使不是几十年，也不会改变任何东西多年。 以前有效的方法现在可能无效。 雇主改变了他们的期望，员工也是如此。 更不用说，法律和政策会发生变化。 您可能之前忘记添加某些内容或决定破例。

员工手册是每个人都可以访问并必须尊重的正式文件。 因此，它必须始终包含相关的、更新的信息。 这将使您赢得员工的更多尊重，并帮助您避免无穷无尽的问题。

为了安全起见，请安排定期检查您的手册。 当您有更改要添加到它们时记下笔记，并在这些审查期间返回到这些笔记。 在查看手册时，花点时间查看自上次更新以来可能发生变化的法律。 法律不断变化，因此您可能需要咨询您的法律团队以避免犯错和代价高昂的诉讼。

最后的想法

您已经有员工手册了吗？ 如果你这样做，它是否包含此列表中的所有内容？ 您是否有相关信息并保持更新？

再次阅读这些提示，找出您的手册缺失的内容。 尽快处理它，并确保您的团队在需要时可以使用它。