贵公司应实施的 4 个方面的合规性

无论是哪个行业，所有企业都必须遵守法规。 无论这些法律和惯例是通用的还是特定于行业的，合规计划都有助于使公司保持一致。

合规计划类似于司机和骑自行车的人在路上遇到的提示。 护栏和车道让人们在特定边界内移动并提供方向感。 标志和红绿灯有助于警告不利条件并防止事故发生。

相关文章：提高合规性可以帮助您发展业务的 11 种方法

合规计划为员工创建象征性的护栏、车道、标志和红绿灯。 然而，这些程序也为企业提供了一种审查和跟踪与法规遵从性相关的一切的方法。 这可以包括适用于特定工作角色、部门职能或组织文化的程序。

虽然合规计划的某些方面是由法律确定的，但其他方面只是合理的商业惯例。 这里有四个要考虑实施。

1. 审计和监督实践

审计可以帮助确定企业程序与行业法规和标准的一致性程度。 例如，医疗机构必须遵守 HIPAA 法规。 医疗保健行业以外的企业可能必须遵守单独的消费者隐私法规和管理财务文件的法律。 外部和内部审计向领导者展示公司表现良好的领域以及他们需要做出哪些改进。

假设您的企业是为多个客户存储数据的云服务提供商。 您想知道您的数据实践和内部控制是否足够安全以保护客户信息。

SOC 2 审计指南中的行业指南可以帮助您确定您的企业是否合规。 审计指南还确定了对审计的期望以及如何根据行业建议进行审计。

当然，实际审计是一种更彻底的方法来确定企业程序的位置。 在审计之间，监控确定实践和程序是否偏离轨道太远。 监控通常包括质量控制措施，例如员工观察。

在教育部门，课堂观察决定了教师是否满足课程要求。 这些观察是确定个别员工在哪些方面可能需要额外指导以确保组织保持合规性的机会。 工作人员与管理人员合作，以纠正缺陷并增强现有优势。

另请阅读：寻找有利可图的利基商业创意的 10 个步骤

2、员工培训

员工无法执行他们不理解或不知道的事情。 培训您的员工如何帮助企业保持合规性至关重要。 但是，向他们提供有关为什么需要合规计划及其程序的背景信息也是如此。 虽然行业老手可能比新员工拥有更多知识，但不断发展的法规可能意味着推理或目的的改变。

不理解或不知道合规计划背后目的的员工可能会缺乏执行计划的积极性。 McKinsey & Company 的研究表明，70% 的员工通过工作来确定他们的使命感。

合规计划和行业法规通常与组织的总体使命或宗旨密切相关。 正式和非正式培训使员工有机会帮助塑造这一使命。 课程、会议、对话和在职培训课程弥合了个人和组织努力之间的差距。 员工了解他们的角色和行为如何适应公司的成功，包括合规性。

工作人员有机会提出问题、表达疑虑并提出改进建议。 他们在企业中的个人目的或角色变得更加清晰，可以为执行职责提供动力。

3.指定点人或团队

每艘船都需要一名船长才能航行，合规计划的成功也是如此。 你的公司应该有一个负责人或团队来监督程序的设计和实施。

团队成员的数量可能取决于业务的规模和范围。 具有单一位置的小型组织可能只需要一个人。 较大的公司可能需要一个小组来处理多个设施的合规性。

另请阅读：有效管理债务的最佳方法

合规领导或团队的作用是确保计划按计划进行。 关键人物或团队帮助确定更可能发生不合规的薄弱环节。 合规团队还可以查明问题已经发生的位置，并与员工一起纠正这些问题。

假设一位合规官发现没有进行单独的异地数据备份。 一些员工知道应该进行这些备份。 但是，他们让负责人知道缺乏成功执行数据备份的工具和内部控制。 合规点人员或团队可以与领导合作，为员工提供必要的工具。 合规团队还可以设计更好的控制措施，包括验证程序。

4. 形成文件的程序和标准

即使是最过目不忘的记忆也需要一些东西来回顾。 所有员工都可以访问的书面文档与面对面的交流一样必不可少。 记录在案的合规程序为员工提供了他们前进时需要的标志和路标。

当现场人员不可用时，书面标准会提供说明。 员工将不必停止他们正在做的事情并可能给客户带来不便。 他们可以获得简单问题的答案，并遵循与同龄人相同的标准。

另请阅读：为什么远程工作将成为新常态

书面文件赋予每个人相同的规则，并确保这些标准的统一应用。 但是，文档应该易于理解。 定期查看书面资源以确认它们已更新且相关也很重要。 当书面内容与会议中传达的内容不符时，​​就会造成混乱，从而导致不合规。 文档还应该适用于工作角色，以便员工可以快速找到他们需要的东西。

保持合规

合规计划旨在帮助企业遵守行业法规和惯例。 但为了让公司在生产线内运营，合规计划需要包含某些组件才能有效。 其中一些包括审计、培训课程、监督团队和书面标准。 将这些方面作为贵公司合规计划的一部分将增加其成功的机会。