Çalışan İzleme Yazılımı ile İş Yükü Yönetimi: Eksiksiz Bir Kılavuz 2022

Alttan çalışan ekibinizden rahatsız mısınız? Sürekli olarak çalışanlarınızın zamanını daha verimli hale getirmenin yollarını mı arıyorsunuz? Peki, bu blog sizin için nihai çözümdür. Çoğu işletme gerçekten de iş yükü yönetiminin doğru yolunu en iyi şekilde bulamıyor. Buna karşılık, personelini fazla veya eksik çalıştırırlar. Bu iki durum da işletmeye hiçbir şekilde fayda sağlamaz.

Personelinizin az çalışması, maliyeti ve yüksek öncelikli projeleri zamanında karşılamanıza yardımcı olmaz. Ayrıca onları fazla çalıştırmak tükenmişliğe yol açacaktır. Ancak rehberimin yardımıyla, sizin için mükemmel dengeyi bulabileceksiniz. 2022'de iş yükü yönetimi hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele aldım.

iş yükü yönetimi ne anlama geliyor ? _ _

İyi iş yükü yönetimi, maksimum verimli sonuçları elde etmek için görevlerin tahsis edilmesi ve müzakere edilmesi anlamına gelir. İş yerinizde iyi bir denge kurduğunuzda, her ekip üyesi kapasitesinin en iyisini yapacaktır. Pek çok kuruluş maliyetlere, kaynaklara, paraya vs.

Bir çalışan izleme yazılımı kullanmak, iş yükü yönetimiyle ilgili tüm bu sorunları sizin yerinize çözecektir. Bunun gibi verimli bir yazılım, hangi görevin kime atanması gerektiğini anlamanıza yardımcı olur. Ayrıca, zaman yönetimi sorunları herhangi bir engel olmadan çözülür. Çalışan performans raporlarını ekip bazında, bireysel olarak ve hatta departman bazında görüntüleyebilirsiniz. Kimin hangi konuda en iyi olduğunu ve her projenin ne tür bir zamana ihtiyaç duyduğunu bir kez bildikten sonra, bu bitmiş bir anlaşmadır! Gelecekte, çalışanlar için en iyi zaman izleme uygulamasıyla çalışanlarınıza görev atayabilecek ve görevlendirebileceksiniz. Böylece üzerlerinde gereksiz bir baskı yapmamış olursunuz!

Çalışan İzleme Sistemi iş yükü yönetimine nasıl yardımcı olur?

Size önerilen: Çalışan üretkenliği sorunları mı yaşıyorsunuz? İşte bu sorunun bazı yaygın nedenleri.

Aciliyet durumuna göre projeleri önceliklendirir

İş dağılımında önceliklendirme yapılmaması en büyük hatalardan biridir. Ancak, çalışan izleme yazılımına sahip olmak bu büyük sorunu çözer. Bu yazılımla, her görevin ağırlığını kolayca çözebilirsiniz. Tek yapmanız gereken, yerinde veya uzak çalışanınızın zaman çizelgesine görev eklemek, düzenlemek ve hatta silmek ve işte iş bitti. Dilediğiniz kadar yorum ekleyebilir, günün acil işlerini düzene sokabilirsiniz. Bu şekilde kimsenin kafası karışmaz ve yüksek öncelikli görevler geride kalmaz. Bu yardıma sahip olduğunuzda, görevleri belirleme ve birkaç çalışan arasında dağıtma mücadelesi olmayacak.

Her projenin kapsamının hesaplanması

İşletmeler, projeler için uygun olmayan bir zaman çizelgesi verme eğilimindedir. Bazen iş yükünü sürdürmede dengesizliğe yol açabilecek uygunsuz bir son tarih atayabilirsiniz. Bir çalışan izleme uygulamasından yardım almak, her projenin kapsamını belirlemeye yardımcı olacaktır. Bu uygulama ile doğru son tarihi, kilometre taşını ve hatta bağımlılıkları atayabileceksiniz. Bu uygulamanın bir diğer önemli yönü de benzer projelerin son raporlarını kolayca çıkarabilmenizdir. Detaylı ve doğru bilgilere sahip olduğunuzda, projenin ne kadar süreceğini anlamak kolay olacaktır.

Ekip üyeleriyle giriş yapma

Sağlıklı bir iş yükü yönetim sisteminden anlamayan kötü proje yöneticilerinin korku hikayelerini duymuş olabilirsiniz. Şimdi onlardan biri olmak istemezsin, değil mi? Bu nedenlerle, çalışan izleme yazılımını seçmeniz en iyisidir. Her çalışanın çalışma tarzını, projeleri tamamlamak için harcadıkları zamanı ve çok daha fazlasını anlayabilirsiniz. Bazen çalışanların yükü yönetmesi zordur (eğer proje çok fazla dikkat gerektiriyorsa). Bu durumlarda, gereksinime göre görevleri devredebilir veya düzenleyebilirsiniz. Bu şekilde ekibinizde daha mutlu ve üretken çalışanlar olacaktır.

dikkat dağıtıcı şeyleri caydırır

Dikkati dağılmış çalışanlar size çok değerli çalışma saatlerine mal olur. Bir çalışanın dikkati dağıldığında, kendisine verilen işin zamanında bitirilme şansı yoktur. Günün sonunda, çalışanınız acele etmeye ve projeleri tamamlamaya çalışacak ve o zaman ne olacağını hepimiz biliyoruz! Acele her zaman israf etti!

Çalışanlarınızın sosyal medya, ofis sohbeti, çok fazla 'arama süresi' kullanma vb.

Bu, aşağıdakiler gibi bir dizi soruna yol açar:

• Eksik Süreler,
• Unutulan Yüksek Öncelikli Görevler,
• Günün sonunda acele etmek,
• Çalışanın zihninin tükenmesi ve çok daha fazlası.

Yukarıda belirtilen durumların tümü, işletmeniz için 'harika' bir işaret değildir! Ortalama olarak, bir çalışan günde neredeyse 3 saatini boşa harcıyor! Şimdi, aksi takdirde bu 3 saat içinde mükemmel bir şekilde gerçekleştirilecek olan iş türünü hayal edin. Zaman izleyicileri kullanmak bu sorunu çözer. Bir çalışanın sistemine iyi bir izleyici yüklemesini sağladığınızda, yüksek alarm durumundadırlar. Onlar tarafından yapılan işleri izleyeceğinizi çok iyi anlıyorlar. Aslında, piyasadaki en iyi takip cihazları, çalışanınızın faturalandırılabilir saatlerinin her saniyesine erişmenize ve ayrıca saatlik ayrıntılı raporlar vermenize olanak tanıyan birçok özelliğe sahip olacaktır. Bu nedenle, çalışanınızın bir yerde eksik olduğunu fark ederseniz, raporla onlara gitmeniz şeffaflık sorunlarını önleyecektir.

Bu izleyiciyi kurmanın başka bir büyük yararı daha var. Dikkat dağıtıcı unsurlar en aza indirildiğinde, ekip üyesinin de daha enerjik ve üretken olduğunu fark edeceksiniz. Bunun nedeni, doğru zamanda çalışmaya başlamaları, uygun sayıda mola vermeleri, önemsiz dedikodu yapmamaları ve çok daha fazlasıdır. Takipçileri edinmeniz çalışanlarınızın gününü daha verimli geçirmeleri için iyi olacak ve günün sonunda yorgun düşmüş olmayacaklardır. Gözlerini başka faaliyetlerden ayırmamalarına neden olan her türlü uygulama, bu üst düzey yazılımın verimliliği ile azalacaktır!

Büyük projeleri parçalamak

Bir proje başkanı olarak, uzun bir projeyi yönetmenin bir çalışan için zor olduğunu sizden daha iyi kimse bilemez. Bu, iş yükü yönetimini çok daha zorlaştırır. Sonunda, huysuz bir çalışanla tatmin edici olmayan bir projeniz olacak! Büyük bir projeyi yönetmek, iyi ve güvenilir bir grupla daha iyidir. Ancak, bunları manuel olarak yönetmek şaka değildir. Yol boyunca iletişim, herkesin işini anlama, takım ruhu ile tamamlama ve çok daha fazlası gibi birçok hata olacaktır.

Ünlü bir tasarım ve geliştirme firmasının ekip başkanı Ella ile konuşma fırsatım oldu. Bir grupla büyük bir projeyi manuel olarak yönetmeye çalışırken benzer bir şeyle karşılaştı. Benimle konuşurken dedi ki,

“Tüm deneyim bir felaketti. Bir grubun herhangi bir profesyonel yardım almadan yönetilebileceğini düşünmek benim adıma yanlış bir karardı. Tüm çalışanlar bana karşı sertti, aralarında çok fazla anlaşmazlık çıktı ve sonuç olarak müşterimiz bizden her şeyi yeniden yapmamızı istedi!”.

Ella ile aynı hatayı yapmak istemezsin. Doğru yönlendirme, rehberlik ve şeffaflık olmadan, çalışanların herhangi bir projeyi yaparken kendi aralarında haklı olacakları açıktır. Bu hem değerli zaman kaybına hem de projenin kafada olumsuz duygularla yapılmasına yol açacaktır.

Bunu çözmek için, bir çalışan izleme yazılımından yardım almak en iyi eylem şeklidir. Bu yazılım, ekip çalışması üretkenliğini artıran ve iş yükünü kolayca yöneten birçok harika özelliği kapsar. Her ekip üyesi, toplantının ne zaman yapılacağı, kimin kiminle çalışacağı ve çok daha fazlası hakkında o günkü görevlerinin ne olduğu konusunda net olacaktır. Bunu kullanmak, büyük projeleri basit bir şekilde yönetmek için en iyi eylem şeklidir.

Şunlar da ilginizi çekebilir: Herkes için çalışan çalışan çalışma programları oluşturmaya yönelik ipuçları.

Verimli saatleri belirleme

Dürüst olalım, ekip üyelerinizin faturalandırılabilir her saat için %100 üretkenlik sağlamasına imkan yok. Ve onlardan bunu beklemek senin açından adil değil. Ancak, çalışanınızın günün hangi saatlerinde daha verimli olduğunu bilmeniz, onlara günün o saatlerinde daha önemli görevler atamanıza yardımcı olacaktır.

Ekip üyelerinizin her gün uğraşması gereken birçok zorlu ve zor görev vardır. Ve bu görevi onların en verimsiz saatlerinde verirseniz, sonuç pek iyi olmaz. Sonunda buna yeterince dikkat etmeyebilirler veya çok daha mükemmel bir şey yapmaya karar verebilirler.

Ancak çalışan yönetimi yazılımını kullanan yöneticiler, kullanımından sonra çalışanlarının en iyi saatlerini en iyi şekilde yönetebileceklerini kabul etmişlerdir. Artık en zor işleri, günün en verimli saatlerinde kendilerine atayarak kusursuz bir şekilde gerçekleştirmelerini sağlayabilirler.

Yukarıda belirtilen tüm yöntemler, 2022'de sağlıklı bir iş yükü yönetimi sağlamanıza yardımcı olacaktır. Bu olağanüstü uygulamanın yardımını almanın, canlı bir şekilde mutlu yüzler ve üretken bir işletme yaratmak için tek durak çözüm olduğunu unutmayın!

 Bu makale KnowYourDay'den Chris Philips tarafından yazılmıştır. Chris, çalışan izleme yazılımının faydaları hakkında yazan deneyimli ve yaratıcı bir blog yazarıdır. Onun çalışması sayesinde çoğu şirket, faturalandırılabilir saatlerde daha verimli işler yapmak için ne tür yazılımlar yüklemeleri gerektiğini öğreniyor. Onu takip et: Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.