DTM: Şirketinizde belge yönetimini neden optimize etmelisiniz?

Dijital Dönüşüm sadece bir slogan veya dalgalanacak bir bayrak olamaz.

Dijital Dönüşümün gerçek bir devrim olabilmesi için olgun olması ve bir şirketin tüm iş süreçlerini ve tüm iç ve dış iş akışlarını içermesi gerekir. Dijital dönüşümün gerçek gücünün bu 360 derecelik paradigma değişiminde yattığı yer burasıdır.

Dijital İşlem Yönetimi (DTM) sistemleri, her zaman hak ettikleri ilgiyi görmeseler bile, stratejik ve kararlı bir şekilde bu tür değişimin bir parçasıdır.

Bu yazıda, bu konuya yoğun bir şekilde odaklanmak istiyoruz: bunu tanımlarla başlayarak yapacağız ; ardından Dijital İşlem Yönetimi sistemlerinin avantajlarını ve fırsatlarını analiz edeceğiz . Son olarak, her şeyin temelinde yer alan önemli bir başlangıç ​​noktasına odaklanacağız: belgenin kaydileştirilmesi .

Dijital İşlem Yönetimi - nedir bu?

Hemen konuya girelim: Dijital İşlem Yönetimi , belge tabanlı işlemleri dijital olarak yönetmek için oluşturulmuş geniş bir bulut hizmetleri kategorisidir.

Somut olarak, elektronik işlemler, belge transferleri, sertifikalar, güvenli ve kaydileştirilmiş arşivleme (ve bu yazının sonunda kaydileştirmeye geri döneceğiz), dijital imzalar , kimlik doğrulamaları , “inkar edilemezliğin” yasal yönleri , ortak -firma ve müşteri arasında gezinme… Fazla teknik olmadan, bunlar sadece en önemli noktalardan bazıları.

Bu genel bakıştan, çok geniş bir alandan bahsettiğimizi ve DTM sistemlerini uygulamanın avantajlarının çok sayıda, çeşitli ve birbiriyle bağlantılı olduğunu zaten görebilirsiniz . Bizim için en önemli görünen 5'i ayırmadan önce, yakın zamanda yapılan bir araştırmadan çarpıcı bir istatistik:

2021'de küresel Dijital İşlem Yönetimi pazarının değeri 8,04 milyar dolardı ve 2022'den 2030'a kadar yıllık ortalama %25.5 oranında (CAGR) büyüyeceği tahmin ediliyor (kaynak: grandviewresearch.com).

Kısacası, kapsamlı bir büyüme gösteren ve hala yükselen eğrisinin başlangıcında görünen rakamlardan bahsediyoruz . Bu anlamda ele geçirilmesi gereken birçok fırsat var.

Şimdi söz verdiğimiz gibi, şirketlerin DTM sistemlerinden elde edebilecekleri 5 ana avantaja göz atacağız.

1. Zamandan ve paradan tasarruf

Dijital İşlem Yönetimi sistemlerini kullanmanın ilk avantajı, en sezgisel, basit ve doğrudan olanıdır.

Belgelerin ve işlemlerin akışının dijital hale getirilmesi , baskı, iletişim, arşivleme ve sertifikalandırma maliyetleri ( ve bu işlemlerde istihdam edilen ilgili personel - dahili ve harici -) ortadan kaldırılabileceğinden finansal tasarruf sağlar .

Tasarruf sadece para açısından değildir. Aslında süreçleri dijitalleştirerek ve otomatikleştirerek zamandan da tasarruf edersiniz: ve iki yönün nasıl yakından ilişkili olduğunu biliyoruz.

Somut bir örnek: Belge imzalama ile ilgili süreçler için, Dijital İşlem Yönetimi sistemleri kullanılarak tahmin edilen ortalama süre, geleneksel sistemlerle aynı prosedürün kapatılması için ortalama 5 güne kıyasla 37 dakikadır (kaynak: penneo.com).

Bu fark fazla yorum gerektirmez! Müşteri cephesinde de zaman tasarrufu sağlanır ! Bu yönün Müşteri Deneyimi üzerinde önemli bir etkisi vardır (bu noktaya gönderide daha sonra döneceğiz).

2. Artan güvenlik

DTM sistemleri verimlilik sağlarken zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.

Bu şekilde süreçlerin de daha güvenli hale getirildiğini vurgulamak daha da önemlidir: fiziksel belge depolama ile ilgili riskler, aktarımlar sırasında kayıp veya hasar, sahtecilik ve veri sızıntısı veya genel olarak kayıplar risklerinin tümü azaltılmış . Aslında, izinsiz giriş veya beceriksiz bilgi yönetimi riskleri en aza indirilirken, her şey her zaman mükemmel bir şekilde izlenebilir , kurtarılabilir ve doğrulanabilirdir .

Ve DTM sistemleri sağlam bir yapı üzerine oturtulduğunda , güvenlik ve mahremiyet koruma seviyesi de geçmişe kıyasla emsalsiz bir seviyede garanti edilmektedir.

Tekrar etmekte fayda var: Güvenlikle birlikte, yürürlükteki düzenlemelerle ilgili sürekli güncellemelerle gizlilik de güçlendirilir .

3. Esneklik ve ölçeklenebilirlik

Daha önce gördüğümüz gibi, Dijital İşlem Yönetim sistemleri Bulut Bilişim yapıları üzerine kuruludur. Tüm bunlar, güvenlikte ve her şeyden önce esneklik ve ölçeklenebilirlikten kaynaklanan muazzam avantajlarda belirgin bir artış anlamına gelir.

Bu çok dinamik ve akıcı üretken ekosistemde , örneğin, kendilerini hızlı - ve bazen öngörülemeyen - bir başarı dalgası üzerinde büyürken bulan yeni şirketler vakaları nadir değildir. Ancak, mevcut altyapı ölçeklenebilir değilse, operasyonların olabildiğince hızlı bir şekilde genişletilebilmesi için bu tür bir başarı kısa sürede boğulabilir. Kısacası: risk, büyümeyi yavaşlatan darboğazlar yaratmaktır.

Bulut Bilişim sistemlerinin esnekliği, bu sorunların üstesinden gelmek için mükemmel bir çözümdür.

Aslında, hizmetleri ve bilgi işlem kapasitesini isteğe bağlı olarak yönetebilir , Dijital İşlem Yönetimi altyapınızı çok kısa sürede genişletebilirsiniz . Aynı zamanda, gerektiğinde, bu "altyapı", daha fazla kapsayıcı, maksimum esneklikle, kargaşa olmadan ve küçültme için daha fazla masraf olmadan geri dönebilir.

4. CRM ve CCM ile Entegrasyon

Bu noktayı yazımızın başında zaten vurgulamıştık: Dijital Dönüşüm, tüm süreçleri ve iş akışlarını içerdiğinde, hem şirket tarafında hem de müşteri tarafında her düzeyde fayda sağlayan toplam bir entegrasyonda gerçekten olgunlaşmıştır.

Ve burada belirleyici bir noktaya geliyoruz: Dijital İşlem Yönetimi sistemlerini Müşteri İlişkileri Yönetimi ve Müşteri İletişimleri Yönetimi sistemleriyle bütünleştirme olanakları.

Çok teknik olmadan, bir soruyla başlayalım: Bu tür bir entegrasyonun kilit noktası nedir? Cevap çok basit: bu data .

Bu dijital erdemli döngüde, tüm işlemler ve müşteri ilişkileri izlenebilir ve izlenebilir durumda kalır. Bu son derece ayrıntılı bilgi yığını , hassas noktaları, engelleri ve iyileştirilebilecek her şeyi hızlı ve otomatik olarak belirleyerek her şeyden önce süreçleri optimize etmenize olanak tanır. Ama tabii ki hepsi bu değil.

Aslında, veri analizi , müşteri kitlenizin bilgilerini, özelliklerini, tercihlerini, alışkanlıklarını ve olası ihtiyaçlarını daha önce hiç olmadığı kadar hassaslaştırmayı mümkün kılar.

Artık tek ve ayrım gözetmeyen bir hedef değil , tümü azami dikkatle analiz edilmesi ve ardından özelleştirilmiş eylemler ve süreçlerle yaklaşılması gereken birçok farklı mikro hedefin bir bileşimidir .

Varış noktası? İnsanlar . Veya başka bir deyişle, beşinci ve son noktada odaklanacağımız Müşteri Deneyimini iyileştirmek.

5. Müşteri Deneyimini Geliştirme

Dijital çağda, Müşteri Deneyimi etrafında pazar zorlukları oynanıyor. Teknoloji sektörünün devlerinin bu yönde nasıl hareket ettiğini bir düşünün: Amazon, Apple, Microsoft veya Google gibi şirketler (en ünlü ve öne çıkan isimleri saymak gerekirse) müşteriyi her şeyin merkezine koyuyor. Ve tüm dijital deneyim, bireysel müşteri etrafında döner.

Her şeyden önce, bu , akıcı, sezgisel ve hızlı olması gereken dijital Müşteri Yolculuğu ile ilgili bir sorudur.

Ve burada – bu alanda bile – DTM sistemleri paha biçilmez… veya daha doğrusu vazgeçilmezdir .

Hiçbirimiz zaman kaybına neden olan kağıt tabanlı süreçlerle uğraşmak istemiyoruz. İmzalanıp geri gönderilmek üzere posta kutusunda beklemesi gereken sözleşmeler, kağıt bazlı yasal anlaşmalar, basit işlemleri sonuçlandırmak için yorucu bürokratik prosedürler: bunların hepsi giderek geçmişte kaldı.

Bununla birlikte, şirket ve müşteri arasındaki ilişkilerin ve işlemlerin geleceği, akıllı telefonunuzdaki birkaç tıklama veya birkaç dokunuşla mümkündür.

İşte bununla ilgili çok çarpıcı bir istatistik:

DocuSign tarafından yaptırılan bir Forrester araştırmasında, yanıt verenlerin %32'si , kağıt ve manuel prosedürler tarafından cesaretlerinin kırılması nedeniyle sözleşmeleri, anlaşmaları ve işlemleri kapatmayı bıraktıklarını söyledi (kaynak: docusign.co.uk).

Her şeyin yukarı akışı: belgenin kaydileştirilmesi

Dijital İşlem Yönetimini ve geniş uygulama alanını tanımladık ve DTM sistemlerinin uygulanmasının avantajlarını beş ana noktada topladık.

Geriye son ve ana soru kalıyor: Tüm bunların akış yukarısındaki başlangıç ​​noktası nedir? Bu durumda, cevap çok basittir: belgenin kaydileştirilmesi . Açık konuşalım: sayısallaştırma ve kaydileştirme iki farklı kavramdır. Burada yasal ve operasyonel seviyeyi ilgilendiren farklılıklardan bahsediyoruz.

Aslında, kaydileştirme , basit dijitalleştirmenin ötesine geçen bir kavramdır: bununla birlikte, dijital muadilleri tam yasal ve kanıt değeri kazandığından, kağıt belgeler tamamen ortadan kaldırılabilir.

Bu alanda elbette doğaçlama yapamazsınız. Ve bu alanda uzmanlaşmış firmalara güvenmek esastır . Özellikle Doxee tarafından sunulan kaydileştirme hizmetleri, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve düzenlemelerin sürekli güncellenmesinin garanti edilmesiyle sınırlı değildir: her bir şirketin ihtiyaçlarına göre tasarlanır, böylece çok kanallı ve veride CRM ve CCM sistemleri ile entegre edilebilirler. - güdümlü bakış açısı.

Çember böyle kapanıyor: maliyet tasarrufu, dijital süreçlerin optimizasyonu ve müşterilerle her zamankinden daha yakın ve daha verimli yeni bir ilişki.