Belge Sayısallaştırma Nedir ve Neden Uygulamaya Değer?

Dijitalleştirme sayesinde belgelerinizin örneğin kahve dökülmesi, yangın veya başka beklenmedik bir olay nedeniyle yok olacağından endişelenmenize gerek yok. Bilgisayar arızası durumunda bile tüm dijital materyaller kurtarılabilir.

Bir süre önce her şirketin veya sekreterliğin, kağıt belgelerin toplanıp saklandığı özel olarak tasarlanmış bir alanı vardı. Ancak günümüzde belge arşivleme tamamen farklı görünüyor; geleneksel arşivler geçerliliğini yitiriyor.

Bu olgudan sözde dijitalleşme sorumludur. Bu nedir ve onun hakkında bilmeye değer olan nedir? Bu çözümü şirketinizde uygulamaya neden değer?

Belge Sayısallaştırma Nedir ve Neleri İçerir?

Belge sayısallaştırma, kağıt belgelerin dijital forma dönüştürülmesi işlemidir. Bu sayede bu materyallerin içerdiği bilgilere bilgisayar ve mobil cihazdan kolaylıkla ulaşılabilir hale gelmektedir.

Hızlı bir şekilde aranabilir, güvenli bir şekilde saklanabilir ve çeşitli elektronik faaliyetlere (paylaşılabilir, imzalanabilir, onaylanabilir, kaydedilebilir veya düzenlenebilir) tabi tutulabilir.

Birçok belge türü dijitalleştirilebilir:

1. Faturalar – Faturaların dijitalleştirilmesi, kolay yönetim ve işlemlerle ilgili bilgilere hızlı erişim sağlar.
2. Sözleşmeler – Sözleşmelerin dijital kopyaları, bunların kolayca saklanmasına ve paylaşılmasına olanak tanır.
3. Mali raporlar – Mali raporların dijitalleştirilmesi, veri analizini ve ticari karar almayı kolaylaştırır.
4. Personel belgeleri – İş sözleşmeleri gibi çalışan belgelerinin dijital versiyonları, kişisel verilerin tek bir uygulamada kolayca yönetilmesini sağlar.
5. İş notları – Notların dijitalleştirilmesi ekip üyeleri arasındaki iletişimi kolaylaştırır.
6. Başvuru formları – Doldurulması ve işlenmesi geleneksel formlara göre daha kolaydır.
7. Yasal belgeler – Yasal belgelerin dijital kopyaları, onlara erişmeyi ve arşivlemeyi kolaylaştırır.
8. Tıbbi kayıtlar – Elektronik tıbbi kayıtlar hasta verilerinin yönetilmesini kolaylaştırır.
9. Yazışma – Yazışmaların dijitalleştirilmesi, kolay yönetim ve önemli mesajlara hızlı erişim sağlar.

Yalnızca belgeler değil aynı zamanda ses kayıtları veya mikrofilmler de dijital ortama aktarılabilir. Bu süreç aynı zamanda kütüphane materyallerinin arşivlenmesi için de mükemmeldir ve bir yandan bunların kullanıcıların kullanımına sunulmasına, diğer yandan orijinalin hasara karşı korunmasına olanak tanır.

Belge Sayısallaştırma Neden Tavsiye Edilir?

Dijitalleştirme, tüm belgelerin dijital biçimde saklanmasına olanak tanır. Peki bunu uygulamaya karar vermenin faydaları nelerdir? Bir girişimci olarak siz ve yönettiğiniz çalışanlar ne kazanır? Bunlar koleksiyonların, arşivlerin ve her türlü dokümantasyonun dijitalleştirilmesinin şirketiniz için olumlu etkileridir.

1. Ofis alanından tasarruf
2. Günlük işleri kolaylaştırmak
3. Güvenli belge depolama
4. Belgelerin imhaya karşı korunması
5. Daha yüksek müşteri hizmetleri kalitesi
6. Dijitalleşme ve çevre koruma

Şirketinizde Dijitalleşme Nasıl Uygulanır?

Bir şirkette belge dijitalleştirmeyi uygulamak karmaşık bir süreçtir. Ancak doğru planlama ve uygulama ile işletmelere birçok fayda sağlayacaktır. Ancak başarının anahtarının yalnızca teknolojinin kendisi değil, aynı zamanda çalışanların değişime olan bağlılığı ve hazırlığı olduğunu da unutmayın.

Belge sayısallaştırma sistemi sağlayıcısının çalışma tarzı da çok önemlidir. Kapsamlı hizmetler sunmalı ve uygulamanın her aşamasında işbirliği yapmalıdır.

Uygulama öncesi görüşmeye yeterli zaman ayırıp ayırmadığına, ayrıca teknoloji alanında uygulama sonrası destek ve genel iş danışmanlığı sunup sunmadığına dikkat etmekte fayda var.

Her şirketteki uygulama tamamen farklı görünecektir. Dijitalleştirme araçları ve uygulama stratejisi, işin özel doğasına, sektörüne, büyüklüğüne, hedeflerine ve ihtiyaçlarına göre uyarlanır.

Ancak iyi yürütülen bir uyarlamanın aşağıdaki aşamaları içermesi gerekir:

1. Hedeflerin ve Gereksinimlerin Tanımlanması

İlk adım, belgelerinizi dijitalleştirerek neyi başarmak istediğinizi tanımlamaktır. İş süreçlerinin iyileştirilmesiyle mi ilgili? Yer tasarrufu mu? Maliyeti azaltmak mı?

Tüm süreci iyi planlayabilmek için hedeflerinizi ve gereksinimlerinizi tanımlayın.

2. Mevcut Durumun Analizi

Daha sonra şirketinizdeki mevcut durumu analiz edin. Şu anda ne tür belgeler kullanılıyor? Bunlar nasıl depolanır ve yönetilir?

Bu, hangi değişikliklerin gerekli olduğunu ve hangi zorlukların ortaya çıkabileceğini anlamanıza yardımcı olacaktır.

3. Doğru Teknolojiyi Seçmek

Bir sonraki adım, belge dijitalleştirme için uygun araç ve teknolojilerin seçilmesidir. Piyasada birçok farklı sistem ve çözüm mevcuttur. Bu nedenle tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacak bilinçli bir seçim yapmanız önemlidir.

Bu amaçla bu tür çözüm sağlayıcıların sektöründe kapsamlı bir araştırma yapmanız gerekir.

4. Planlama ve Hazırlık

Doğru teknolojiyi seçtikten sonra plan yapma ve hazırlanma zamanı. Hangi belgelerin önce dijital ortama aktarılacağına karar verin, bir çalışma programı belirleyin ve uygun kaynakları hazırlayın.

5. Uygulama

Şimdi doğru uygulama zamanı. Seçilen belgeleri dijitalleştirerek başlayın, tüm süreci izleyin ve her şeyin planlandığı gibi çalışıp çalışmadığını düzenli olarak kontrol edin.

6. Personel Eğitimi

Çalışanlarınıza eğitim vermeyi unutmayın. Yeni sistemin nasıl kullanılacağını ve dijital belgelerin nasıl yönetileceğini bilmeleri gerekiyor.

7. İzleme ve Sürekli İyileştirme

Uygulama sonrasında dijitalleştirme sürecinin sürekli olarak izlenmesi ve iyileştirilmesi önemlidir.

Sistemin beklentilerinizi karşılayıp karşılamadığını ve beklenen faydaları sağlayıp sağlamadığını düzenli olarak kontrol edin.

Sonuç olarak

Dijitalleşme, modern iş dünyasında son derece önemli bir rol oynamaktadır ve daha da ilerlemesi beklenebilir. Zamana ayak uydurmaya ve yeni teknolojileri kullanmaya değer.

Üstelik hem şirketin kendisine hem de çalışanlarına, ortaklarına ve müşterilerine ölçülebilir ve spesifik faydalar sağladığı için.

Belgelerin dijitalleştirilmesi, bir şirketin işleyişini önemli ölçüde iyileştirebilecek bir süreçtir.

İş verimliliğinin arttırılmasından yerden tasarrufa ve çevrenin korunmasına kadar çok sayıda fayda vardır.