Elektronik İmza Nedir: dijitalleşme için bir fırsat

Elektronik imzalar, süreçleri dijitalleştirmenin ve daha verimli hale getirmek için tamamen yeniden düşünmenin mükemmel bir yoludur ve genellikle geleneksel süreçleri karakterize eden olumsuz ekonomileri ortadan kaldırır.

Yasal değeri ve birden çok durumda kullanılabilme olasılığı, onları dijitalleşmeyi desteklemek için güçlü bir araç haline getiriyor.

Elektronik imza nedir?

Elektronik imza, bir belgenin veya sözleşmenin yazdırılmadan ve üzerine elle imza atılmadan imzalanabilmesini sağlayan bir teknolojidir.

Elektronik olarak bir sözleşme imzalarken, elektronik imzanın kendisini oluşturan bir dizi elektronik veriyi, imzalamamız gereken belgeyi veya sözleşmeyi oluşturan başka bir elektronik veri grubuyla ilişkilendiririz.

Bu, örneğin bir düğmeye tıklayarak yapılabilir.

Doxee'nin elektronik imza ortağı olan Scrive , belgenin geçtiği tüm farklı olayları açıklayan ve imzalanan belgeye eklenen bir dizi bilgi olan Kanıt Paketi sayesinde bu temel unsurların kanıtlanmasını sağlar. Sektör standardını belirleyen Scrive Kanıt Paketi, imzalanan her belgeye eklenir. Yazarın imza için belgeyi hazırlamayı bitirdiği andan son imzalanan belgenin dijital olarak mühürlenmesine kadar, belge imzalama sürecindeki her olayı kapsayan yüksek kaliteli kanıtların ayrıntılı ve en önemlisi eksiksiz bir koleksiyonudur.

Elektronik imzalar yasal olarak bağlayıcı mıdır?

Elektronik İmzalar, belgenin formatı ne olursa olsun (kağıt veya dijital) her zaman mevcut ve açık olması gereken Kanıt Paketi içindeki üç unsur sayesinde yasal olarak bağlayıcıdır ve paylaşıldığı andan itibaren imzalanan bir belgenin yaşam döngüsünü tanımlar. muadili ile, imzalandığı zamana kadar.

İmzalanan bir sözleşmenin hukuki değerini sağlayan 3 unsur şu şekilde özetlenebilir:

• niyetin kanıtı, yani imzalayanın belge ve içeriği ile aynı fikirde olma niyeti
• imza sahibinin kimliği
• Belgenin kendisinin bütünlüğü , kurcalanmadığından emin olun.

Kanıt Paketinde toplanan kanıtlar, örneğin aşağıdakileri gösteren denetim günlüklerinden oluşur:

• Amacı göstermek için Scrive kullanıcı arayüzündeki sözleşmenin ekran görüntüsü
• İmzalayanın e-posta adresi, telefon numarası veya diğer eID araçları olabilecek kimliğinin kanıtı
• Tanımlama, belgenin açılması ve imzalanması gibi olayların kesin tarih ve saatini gösteren zaman referansları
• Son olarak, imzalanan belgeye bir dijital imza (veya dijital mühür ) yapıştırılır: bu, belgenin kurcalanmasını önleyecek ve bütünlüğünü sağlayacaktır.

Herhangi bir Avrupa Birliği ülkesinde elektronik imza denilince aklımıza her zaman önce elektronik imzanın farklı türlerini düzenleyen ve hem teknolojik hem de hukuki açıdan farklı özelliklere sahip olan eIDAS Tüzüğü gelmelidir. Bu nedenle, e-imza çözümlerinin kullanılması ve uygulanması, yeni hizmetler oluşturmak ve normal iş ve dijital katılım süreçlerinde daha fazla verimlilik elde etmek için güçlü bir fırsat sunuyor.

Dijital süreçlerinizi basitleştirmek için neden elektronik imza kullanmalısınız?

Elektronik imza uygulamak, ister kişisel bilgisayar ister akıllı telefon olsun, herhangi bir zamanda, herhangi bir yerde ve herhangi bir cihazdan sözleşme imzalamayı mümkün kıldığından, imzalama süreçlerini hızlandırmaya yardımcı olur. Belirli sürece ve sözleşme türüne bağlı olarak, gereksinimlere en uygun elektronik imza çözümünü seçebilirsiniz. Bunlar , dijital bir süreci basitleştirmek olan nihai hedefe ulaşmayı mümkün kılan elektronik imzanın avantajlarından sadece birkaçı .

Anında sağlanan faydalar arasında şunlar sayılabilir: azaltılmış yönetim maliyetleri, kolaylaştırılmış süreç zamanlaması ve birden fazla imza sahibi olsa bile yalnızca birkaç adımda tam yasal değere sahip imzalar alma olasılığı.

Temel Elektronik İmzalar (BES) ve Gelişmiş Elektronik İmzalar (AES), işe alım veya imzalama süreçlerinin dijitalleştirilmesi söz konusu olduğunda genellikle en iyi seçenektir : verimlilik ihtiyacını yasal olarak bağlayıcı belgelere sahip olma ihtiyacıyla birleştirir. BES ve AES'in kullanımı kolaydır ve imzalayanlar için ücretsizdir. Ayrıca, kullanıcıların yeni kişisel kimlik bilgilerini, parolaları veya akıllı kartlar veya USB belirteçleri gibi ek cihazları yönetmesi gerekmez. Belgeye erişmek ve imzalamak için tek ihtiyaçları olan bir e-posta adresi, bir cep telefonu ve bir kimlik belgesidir.

Elektronik imza ile yapabilecekleriniz

Son yıllarda, her türlü ürünün satın alınmasından sözleşmelerin imzalanmasına, hizmet ve sigorta sözleşmelerinin sağlanmasından yeni bir banka hesabı oluşturulmasına kadar neredeyse tüm satın alma süreçleri çevrimiçi işlemlere dönüştürülmüştür.

Artık dijital süreçlere dönüşen işlemlerin birçoğu, bir zamanlar sadece bir operatörün varlığı ya da desteği ile mümkündü.

Dijital işe alımdan bahsettiğimizde tam olarak bunu kastediyoruz. Dijital onboarding, yeni bir müşterinin bir ürünü satın almasına veya bir hizmeti etkinleştirmesine izin vermek için gerekli tüm adımları dijitalleştiren bir süreçten oluşur.

Bu kavramı neden ortaya koyduğumuzu ve bunun elektronik imzalarla ne ilgisi olduğunu merak edebilirsiniz.

İster yeni ister mevcut bir müşteri olsun, bir müşteriyle olan her ilişki dijital bir ilişkiye dönüştürülerek her iki taraf için de daha verimli ve tatmin edici hale getirilebilir. Ama nasıl?

Dijital bir onboarding süreci uygulamak için, müşteri ilişkisinin her adımına bakarak başlamalı ve bunları en iyi nasıl dijitalleştirebileceğimizi anlamalı, her zaman gerekli desteği sağladığımızdan ve "insan" eksikliğini telafi ettiğimizden emin olmalıyız. bileşen, yani operatörle iletişim.

Elektronik imzalar, imza alma anını verimli, sürtünmesiz ve zaman kazandıran bir sürece dönüştüren bir araç olarak tam da bu noktada başarılı bir şekilde entegre edilebilir. İtalya senaryosunu örnek alırsak, araştırmalar şunu gösteriyor:

• COVID-19 salgınının ardından İtalyanların %68'i şirketlere dijital kanallar (IlSole24Ore) aracılığıyla ulaşmayı bekliyor.
• Sözleşmelerin elektronik olarak imzalanması da dahil olmak üzere dijital katılım, bankacılık sektörü için en önemli 10 yatırım önceliğinden biridir (ABILab raporu, 2022).

Şimdi birkaç örneğe bakalım ve önemli dijitalleşme fırsatlarını ortaya çıkarmak için elektronik imzaların nasıl kullanılacağını görelim.

Bir kullanım durumu: hizmet sektörü

Yüz yüze gişelerde dijital lehine daha kısa kuyruklarla sonuçlanan bir faaliyet, çok hizmetli tedarikler için yeni sözleşmelerin satın alınması ve ardından tüm aşamaların ve ilgili faaliyetlerin yönetimidir. Bu durumda, bir Temel Elektronik İmza çözümü, muhtemelen “sağlam” bir BES biçiminde etkin bir şekilde kullanılabilir. Bir SES'in değerini artırmanın en kolay yolu, imzalayana sms, uygulama veya e-posta yoluyla gönderilecek bir OTP kodu (tek kullanımlık şifre) kullanmaktır. OTP kodunu imzalayanın sahip olduğu bir cihaza göndermek, onlar tarafından bir kimlik doğrulama biçimidir ve kişinin söz konusu belgeyi imzalamaya istekli olduğunu daha fazla doğrulamasına olanak tanır.

Gerekli belgeler, e-posta yoluyla veya özel bir web alanına yüklenerek kolayca imza için hazır hale getirilebilir ve giderek daha zengin ve kişiselleştirilmiş bir dijital müşteri deneyimi oluşturmak mümkün hale gelir.

Sözleşmelerin ve aboneliklerin kaydileştirilmesine ek olarak, şirket ile müşteri arasındaki diğer etkileşimlerin artık gişede veya telefonda değil, dijital olarak gerçekleştiği süreçler oluşturmak da mümkündür. Doğru iş akışı ve gerekli temas noktaları ve harekete geçirici mesajlar ile müşterilere bir operatörden randevu alma veya yalnızca birkaç tıklamayla yeni bir hizmeti etkinleştirme seçeneği sunabilir, böylece çapraz satış ve ek satış fırsatları yaratabilirsiniz. Tüm belgeler, e-posta veya özel bir web alanı aracılığıyla imza için hazır hale getirilebilir ve giderek daha zengin ve kişiselleştirilmiş bir dijital müşteri deneyimi oluşturmak mümkün hale gelir.

İK belgelerinde elektronik imza

Belirli İK raporlarını ve süreçlerini kaydileştirmek ve kolaylaştırmak için basit bir elektronik imza da kullanılabilir. Örneğin, tatil, izin, eğitim talepleri veya masraf talepleri talep edilirken basit bir elektronik imza kullanılabilir. Bu bağlamda, İtalyan Gelir İdaresi'nin 2 numaralı yanıtta yer alan yakın tarihli bir açıklamasından bahsetmeye değer. İK'da çok yaygın bir belge türü olan gider raporlarının yönetimine ilişkin 20 Ekim 2021 tarih ve 740 sayılı Kanun. İtalyan Ajansı'nın yanıtı, dijital gider raporlarının nitelikli bir elektronik imza veya çalışan tarafından gelişmiş bir imza gerektirmediğini, dolayısıyla temel bir elektronik imza kullanmayı tamamen makul kıldığını açıkladı.

Gizlilik bildirimleri için elektronik imza

Gizlilik politikaları , imzalayan kişi belgeyi düzgün bir şekilde görüntüleme ve okuma şansına sahip olduğunda, basit birelektronik imza çözümü aracılığıyla imzalanabilir .Bu, e-posta yoluyla da uygulanabilir veya bilgiler, imzalayanın bir çift kimlik bilgisi ile eriştiği özel bir web alanında kullanılabilir hale getirilebilir. İşaretle ve tıkla çözümü biçimindeki imza için harekete geçirici mesaj (örneğin, belgeyi imzalama isteğini açıkça ifade eden bir düğme), imza sahibinin düzgün bir şekilde imzalayabilmesi için açıklamanın sonuna yerleştirilebilir. görüntüle.

Tekliflerin ve satın alma siparişlerinin onaylanması için elektronik imza

Bir tahminin veya satın alma siparişinin kabulü, Temel Elektronik İmza atılarak yapılabilecek başka bir faaliyettir, böylece bu tür işlemler dijitalleştirilir ve verimlilik sağlanır. Ayrıca bu durumda, temel elektronik imza, el yazısı imza almak için çeşitli belgelerin değiştirilmesini, yazdırılmasını ve taranmasını gerektirecek işlemleri kolaylaştırmanıza olanak tanır. Bu adımlar, dijital bir yaklaşımın benimsenmesiyle ortadan kaldırılmasa bile önemli ölçüde azaltılır. Ayrıca temel elektronik imzanın hukuki değeri Avrupa eIDAS Tüzüğü'nde net bir şekilde tanımlanmışken, taranmış el yazısı imzalar için aynı şey söylenemez.

Scrive ile birlikte yazılan makale.