Kabul izleme yazılımı nedir ve neden umursamalıyım?

Dünyamızda her şey dijitalleşirken, giderek daha fazla kolej ve üniversitenin çevrimiçi kaydı seçmesi şaşırtıcı değil. Sadece bu değil, aynı zamanda başvuru süreci için daha geleneksel yöntemlerden uzaklaşıyorlar. Zamandan, yerden ve paradan tasarruf etmek için birçok kurum artık kabul izleme yazılımına yöneliyor.

Kabul izleme yazılımı, bir okulun kabul süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olmak için tasarlanmış bir yazılımdır. Tercih edilen yazılıma bağlı olarak, kabul ofisleri mevcut öğrencileri izlemek için izleme yazılımlarını da kullanabilir. Bu, izlemeyi içerir:

• Hangi disiplinleri takip etmeyi seçiyorlar

• Onların ders dışı faaliyetleri

• Beklenen mezuniyet tarihleri

• Mezunlar Derneği'ne katılmayı seçmek

Bu tür yazılımlar yüksek öğrenim için harikadır çünkü daha sonra kabul sürecinde kullanılabilecek değerli öğrenci verilerinin toplanmasına yardımcı olur. Bu veriler daha sonra mevcut kabul standartlarıyla karşılaştırılabilir, bu da seçim sürecini çok daha az zorlaştırır. Bu bilgiler daha sonra öğrencinin tüm üniversite deneyimini kolaylaştırmaya yardımcı olmak için öğrenci bilgi sistemleriyle birlikte kullanılabilir.

Neden kabul izleme yazılımı e-posta otomasyonu ile iyi bir şekilde eşleşir?

Üniversiteye giriş izleme yazılımı, birincil kullanımı varmış gibi görünse de, doğru yardımcı yazılımla birleştirildiğinde değerli bilgiler toplanabilir. Bu bilgiler daha sonra bir öğrencinin tüm üniversite kariyerini kolaylaştırmak için kullanılabilir.

Örneğin, bu veriler kampüsünüzün CRM yazılımına eklenebilir ve özellikle onlara ve ihtiyaçlarına uygun otomatik e-postalar oluşturmaya yardımcı olabilir. Bu, aşağıdaki e-postaların gönderilmesinin çok daha kolay yapılabileceği anlamına gelir:

• Uygulama durumu

• Ücret ödemeleri

• Çalışma alanlarına göre uyarlanmış yaklaşan etkinlikler

• Kampüse özel etkinlikler/bildirimler ve daha fazlası

E-posta otomasyonu ile birlikte çalışan 4 gerçek dünyadan kabul izleme yazılımı örneği

E-posta otomasyonunun amacı, doğru e-posta mesajlarını doğru zamanda doğru kişilere göndermektir. Bunu yapmak için kolejlerin öğrencileri hakkında değerli veriler toplayabilmeleri gerekir, böylece onlara her zaman alakalı içerik gönderebilsinler. Bu nedenle, bir yüksek öğrenim kurumu için bir kabul izleme yazılımına sahip olmak çok hayati olabilir.

Bu yazılım tarafından toplanan bilgilerle, e-postalar öğrencinin ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir. Bu, her türlü gereksiz bilgiden kaçınmaya yardımcı olur.

Kabul izleme yazılımını üniversitenizin CRM yazılımıyla birleştirerek, aşağıda listelenen dördü gibi özenle hazırlanmış e-posta mesajları gönderebilirsiniz.

Spor etkinlikleri e-postası

Kolej spor etkinlikleri ne kadar büyük olursa olsun, her zaman herkesin çayı değildir.

Kabul izleme yazılımınızdaki bilgileri kullanmak, belirli e-posta listeleri oluşturmanıza yardımcı olabilir. Bu listeler daha sonra ilgi alanlarına göre tasarlanabilir ve oluşturulabilir.

Bu örnek harika çünkü kişiye özel. Bireyin gerekli e-posta değişikliklerini anında yapmasına olanak tanır. Üniversiteler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli etkinliklere kaydolan öğrencilere otomatik teşekkür e-postaları göndererek bu örneği takip edebilir:

• Spor Dalları

• Tiyatro

• Sanat ve daha fazlası

Bu, daha az kaynak israfına ve daha az dağınık gelen kutularına sahip daha mutlu bireylere yol açar.

Kaynak: Pinterest

Kabul e-postası

Yıl boyunca, dünya çapındaki öğrenciler, kabul edilmeden önceki korkunç bekleme süresinden muzdariptir. Bu, seçtikleri kolejlere kaydolmak ile kurumun kabul konusundaki kararını duymak için beklemek arasındaki dönemdir. Salyangoz posta kabul mektuplarının günleri geride kaldı. Bunun yerine, giderek daha fazla yüksek öğretim kurumu bu iletişim için e-posta kullanmayı tercih ediyor. Ve bu, potansiyel öğrencilerle paylaşılacak çok önemli ve heyecan verici bir mesaj olduğundan, onu gerçekten kişiselleştirilmiş, özel bir e-posta yapmak için e-posta özelliklerinden yararlanmanın birçok yolu vardır.

Aşağıdaki bu örnekte, bir öğrenci yalnızca mesajı açmak ve North Carolina State University'ye kabulünü kutlamak için bir e-posta bildirimi aldı.

CRM yazılımlarıyla birlikte kabul izleme yazılımını kullanmayı seçen üniversiteler ve kolejler için, bir öğrencinin başvurusu kabul edildiğinde, yazılım bir kabul e-posta kampanyasını tetikleyebilir. Bu mükemmel çünkü yüksek öğretim kurumlarının aşağıdakiler gibi değerli kaynaklarına bağlanmasına izin veriyor:

• Öğrenci bilgi paketleri

• Finans departmanı bilgileri ve çok daha fazlası

Kaynak: Twitter

Öğrenci doğum günü e-postası

Öğrencilerinize önem verdiğinizi gösterin! Onlara başka bir öğrenci gibi davranmak yerine, neden öğrenci grubunuza doğum günü e-posta mesajları oluşturmak ve göndermek için zaman ayırmıyorsunuz?

Bu süreç, bir kabul izleme yazılımı tarafından toplanan verilerin kullanılmasıyla son derece basit hale getirilebilir. Daha da iyisi, bunu öğrenci bilgi sistemleriniz veya CRM yazılımınızla birleştirdikten sonra, bir öğrenci veya Mezunların doğum günü yaklaşırken Eastern Illinois University'den bunun gibi mesajları otomatik olarak gönderebilirsiniz.

Bu konsept, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli öğrenci yıldönümlerine uygulanabilir:

• Mezuniyet

• taşınma günleri

• Öğrencinin ilgi alanına ilişkin kampüs etkinlikleri

Kaynak: Gmail

Mezunlar derneği e-postası

Mezun olduktan sonra, bir öğrencinin kurumla ilişkisi burada bitmek zorunda değildir. Bir öğrenci mezuniyete yaklaşmaya başladığında, bir mezunlar derneği kampanyası gönderilebilir.

Bu kampanyalar, bir öğrencinin mezuniyetinden sonra bir hatırlatma e-postası göndererek, mezun olmadan önce derneğe katılmasını istemek için kullanılabilir. Mezun ücretleri ödenmezse veya bir öğrenci üyeliğinin sona ermesine izin verirse, hatırlatma e-postaları da gönderilebilir.

Yeniden katılım e-posta kampanyaları, kabul izleme yazılımınız ve diğer öğrenci bilgi sistemleri tarafından toplanan bilgileri kullanmanın harika bir yoludur. Bir öğrencinin mezunlar listesinden düştüğünü fark ederseniz, onları tekrar ikna etmek için bir yeniden katılım e-posta kampanyası başlatabilirsiniz.

Kaynak: Gmail

Yüksek öğrenim için en iyi e-posta pazarlama uygulamaları

Kabul izleme yazılımının e-posta pazarlama çabalarınızla birlikte nasıl kullanılabileceğini bilmek harika. Ancak, yüksek öğrenim kurumları için birkaç en iyi e-posta pazarlama uygulamasını ele almalıyız.

Her şey dijitalleşirken bazıları neden e-postaya odaklanması gerektiğini sorabilir ve cevabınız bizde. E-posta, şu anda en yüksek toplam yatırım getirisini üreten dijital kanaldır. Harcanan her 1 ABD Doları için, e-posta pazarlaması 38 ABD Doları yatırım getirisi sağlar.

Elbette, sosyal medya iletişimde büyük bir rol oynayabilir. Bununla birlikte, e-posta, hem Facebook hem de Twitter'ın toplamından yaklaşık 40 kat daha etkili olarak kabul edilir.

Başlamak için, başarılı bir yüksek öğrenim e-posta kampanyası oluşturmaya yönelik birkaç ipucu burada.

E-posta listelerinizi bölümlere ayırın

E-posta listelerinizi uygun şekilde bölümlere ayırmak, özellikle kolejler ve üniversiteler için çok önemlidir. Bu kurumların devasa e-posta listeleri vardır ve her birine aynı içeriği göndermek yeterlidir ve her birey bir zaman ve başvuru kaybıdır. Bu nedenle, e-posta listelerinizi aşağıdaki gibi kategorilere ayırmak çok önemlidir:

• Kayıt durumu

• Binbaşı veya okul

• Kampüs yaşam durumu

• Ev konumu

• ders dışı ilgi alanları

• Sosyal kulüpler

Şimdi, bu listeler tanıdık geliyor ve olmalı çünkü bu veriler, kabul izleme yazılımınız ile toplanabilir. Bu bilgilere sahip olduğunuzda, herkesin ilgili içeriği anında almasını sağlayarak listelerinizi buna göre bölümlere ayırabilirsiniz.

Kişiselleştirme hayati önem taşır

Segmentasyonla birlikte kişiselleştirme gelir ve kişiselleştirme, e-postanın başına öğrencinin adını eklemekten çok daha fazlasıdır. Kişiselleştirme, yine, en çok ihtiyaç duydukları anda doğru içeriği doğru okuyucuya göndermekle ilgilidir.

Bu, e-posta pazarlamacılarının abonelerini ve bu durumda hem kampüs içindeki hem de dışındaki öğrencileri gerçekten tanımasını gerektirir. Liste segmentasyonunda olduğu gibi, öğrencilerin ilgi alanlarını, akademik ve müfredat dışı ilgi alanlarını, zamanlarını nasıl harcadıklarını ve daha fazlasını bilmeniz gerekir. Bu bilgilere sahip olduğunuzda ve buna göre bölümlere ayırdığınızda, onlara yararlı bulacakları alakalı, kişiselleştirilmiş mesajlar gönderebilirsiniz.

E-postalarınızı tüm cihazlar için tasarlayın

Her şey çevrimiçi olarak hareket ederken, marka bütünlüğünü korumak çok önemlidir. Bu, web sitenizde, basılı materyallerinizde ve e-postanızda aynı markaya sahip olmak anlamına gelir. E-postanın sıradan bir öğrenci için ne kadar önemli olduğu düşünüldüğünde, kampüsünüzün e-postalarının tüm cihazlarda doğru şekilde açılmasını sağlamak kesinlikle çok önemlidir.

Duyarlı bir e-posta tasarımına sahip olmak yeterliydi. Bu, mesajınızın görüntülendiği cihaz ekranının boyutuna bağlı olarak boyutunu değiştireceği anlamına geliyordu. Bu doğru yönde atılmış bir adım olsa da, tüm içeriğinizin kolayca görüntülenebilir olmasını sağlamaz.

Bunun yerine, e-postalarınızın mobil uyumlu olarak tasarlandığından emin olmak daha önemlidir. Bu, okuyucu hangi cihazı kullanıyor olursa olsun e-postanızın aynı görüneceği anlamına gelir. Mükemmel olmasa da, daha fazla insan mobil cihazlarında ve akıllı telefonlarında e-postalarını açmaya ve bunlarla etkileşime girmeye başladıkça hızla standart hale geliyor.

Kaynak: Emma

Her zaman göndermeden önce test edin

Bu yeterince stresli olamaz. E-posta listenizden küçük bir örnekle e-postalarınızı test etmek, onu almak isteyenlere doğru bilgileri gönderdiğinizden emin olmanıza yardımcı olur. A/B testi, e-postanızın çeşitli bileşenlerini test etmenize olanak tanır. Bu, daha sonra e-posta listenizin iki küçük örneğine gönderilen bir “A” sürümü ve bir “B” sürümü oluşturarak yapılır. Hangisi daha iyi performans gösteriyorsa, e-posta listenizin geri kalanına gönderilmesi gereken odur.

Sarmak

Kabul izleme yazılımı, birçok nedenden dolayı kolej ve üniversite e-posta pazarlamacıları için harika bir araçtır. En önemlisi, öğrencilerine ve çalışanlarına yüksek kaliteli e-postalar göndermek için gereken önemli bilgileri toplamalarına yardımcı olur. Bu bilgilere sahip olduklarında, bu dört adımı atmak, kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun en iyi e-posta kampanyasını tasarlamanıza yardımcı olacaktır:

• E-posta listelerinizi bölümlere ayırın

• Kişiselleştirme olmazsa olmaz

• Mobil arkadaş tasarımı kritik öneme sahip

• Her zaman göndermeden önce test edin

Dünya çapında 800'den fazla üniversite Emma HQ'dan yararlanırken, sence de tüm hype hakkında ne olduğunu görmenin zamanı gelmedi mi? Demonuzu bugün talep edin.