Satın Alma Emri Nedir? - Biriyle Başa Çıkmayı Tamamen Anlamak

Satın alma siparişleri tüm ticari faaliyetler için gereklidir. Bununla birlikte, "Satın alma siparişi nedir" ve "Bir işletme bir siparişle nasıl etkili bir şekilde başa çıkabilir?" birçok yeni işletme sahibi veya bir iş kurmayı planlayanlar için hala zor sorulardır. Merak etme. Bu makale, bir satın alma siparişiyle ilgili tüm sorularınızı yanıtlayacaktır.

Satın Alma Emri Nedir?

Satın Alma Siparişi (PO), alıcı tarafından oluşturulan ve satıcıya gönderilen yasal olarak bağlayıcı bir belgedir.

PO'lar, her şey fatura ve sevk irsaliyesinde listeleneceğinden, işletmelerin satın almalarını - miktar, maliyet, ödeme süresi - takip etmelerine yardımcı olur. Ayrıca, ürün sayısını ve teslimat sürelerini takip ettikleri için envanter seviyelerini izlemek için de çok önemlidir. Bu, onları kaydın önemli bir parçası haline getirir ve tedarikçi hatası riskini en aza indirir.

PO, tedarikçiler için de faydalıdır. Satın alma sipariş numarası fatura ve sevk irsaliyesi ile eşleştiğinden, ürünleri hazırlamak ve zamanında ve doğru ödemeleri almak için zamanları olmalıdır.

Satın Alma Siparişi Nasıl Çalışır?

1. Alıcı bir satın alma talebi oluşturur

İlk olarak yönetim, şirketinizin satın alma departmanına bir sipariş verilmesi gerektiğini bildirir. Şirket, sipariş edilen malları takip etmek için bu belgeyi satın alma departmanına gönderdi.

2. Alıcı bir sipariş oluşturur

Satın alınacak mallar üzerinde anlaşmaya varıldığında bir sipariş oluşturulur. PO, sipariş tarihini, FOB nakliye bilgilerini, indirim koşullarını, alıcı ve satıcı adlarını, satın alınan öğenin tanımını, ürün numarasını, fiyatı, miktarı ve PO numarasını listeler.

3. Satıcı siparişi kabul eder (veya reddeder)

Alıcı, siparişi gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğine ve siparişi yerine getirmek isteyip istemediğine karar veren tedarikçiye siparişi gönderir. Bir sipariş kabul edildiğinde, her iki taraf için de yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme haline gelir.

4. Alıcı, satın alma işlemini kaydeder

Alıcı, kararlaştırılan fiyatı (veya siparişte belirtilen anlaşmaya varılan tarihi) öder; tedarikçi, satın alma siparişini bir faturayla birlikte gönderir. Alıcının finans departmanı daha sonra iki belgenin tutarlı olduğundan emin olmak için bu faturayı satın alma siparişiyle karşılaştırır.

Tedarikçi, ürünleri belirtilen tarihte teslim edecek ve alıcı bunları ödeyecektir. Her iki taraf da PO'yu buna göre yerine getirmelidir.

Satınalma siparişi türleri

1. Standart satınalma siparişleri (tek kullanımlık satınalma siparişi) – Bu sipariş sözleşmesi, alıcı tüm kalemleri alana kadar yürürlükte kalır.

Düzensiz, nadir veya tek seferlik koleksiyonlar için kullanılır. Fiyat, miktar, ödeme ve teslimat sürelerini detaylandıran eksiksiz satın alma özelliklerini içerir.

2. Planlı satın alma siparişleri (Ön sipariş) – yukarıdakine benzer, ancak bu genellikle alıcının gelecekteki talebi tahmin etmesine olanak tanıyan bir teslimat tarihi içermeyen daha uzun vadeli bir anlaşmadır.

Gerekli tüm bilgiler, örneğin mal ve hizmetlerin ayrıntıları ve maliyetleri gibi planlı bir sırada sunulmalıdır. Belirli kalemler için teslimat bilgileri ayarlandığında teslimat planını onaylamak için bir izin verilecektir.

3. Kapsamlı satın alma siparişleri – Daha büyük şirketler, belirli bir departman veya proje için sipariş edilen tüm kalemleri izlemek için genel siparişleri kullanabilir. Kapsamlı bir sipariş, fiyatlandırmayı içerebilir veya içermeyebilir.

Bu satınalma siparişi, genellikle, B. birincil malzemeleri ve sarf malzemeleri gibi belirli kalemleri bir tedarikçiden tekrar tekrar satın almak için kullanılır.

4. Sözleşme satın alma siparişleri

Sözleşme satın alma siparişleri, devam eden bir iş ilişkisinin temeli olarak alıcılar ve satıcılar arasında sözleşmeler ve teslimat koşulları oluşturmak için kullanılır. Ürün sipariş etmek için alıcı, standart bir satın alma durumunda sözleşme siparişine başvurabilir.

Satın Alma Siparişlerinin Faydaları

1. Yinelenen siparişleri önler

Bir şirket işini büyüttüğünde, satın alma siparişleri neyin sipariş edildiğini ve kimin sipariş ettiğini takip etmeye yardımcı olabilir. Alıcı benzer bir ürün sipariş etmiş olsa bile faturayı kontrol etmek zor olabilir. Sipariş, ödenecek fatura için çek olarak kullanılır.

2. Gelen siparişlerin kaydını tutar

Bu bariz görünebilir, ancak iyi organize edilmiş bir sipariş sistemi, herhangi bir zamanda hangi ürünlerin geldiğini görmeyi kolaylaştırarak envanter ve nakliye yönetimini basitleştirir.

3. Net iletişim sağlarlar

Özünde, sipariş tüm satın alma ayrıntılarını iletir. Her bölümü netleştirerek, açıklayarak ve belgeleyerek gelecekteki olası çatışmaları veya karışıklıkları önleyebilirsiniz.

4. Yasal belgeler olarak hizmet eder

Gelecekteki işlemlerde sipariş veya kararlaştırılan fiyat üzerinde bir anlaşmazlık olması durumunda, sipariş uygulanabilir bir yasal belge işlevi görecektir. En önemlisi, her iki tarafı da korurlar.

Satınalma Siparişlerinin Dezavantajları

1. Daha fazla evrak işi

PO'lar, daha küçük satın almalar için can sıkıcı olabilecek ve daha küçük ekipler için zaman alıcı olabilecek ek evrak işleri oluşturur.

2. Kolayca değiştirilebilir

Satıcı ve tedarikçi arasında yasal bir sözleşme görevi görmeseler de, kredi kartları satın almaların kaydedilmesine yardımcı olmak için PO'ların yerini alabilir.

Bir Satınalma Siparişi Neleri İçerir?

1. Satınalma sipariş numarası – Tarafların talepleri gönderiler ve faturalarla eşleştirmesine olanak tanır
2. Alıcı ayrıntıları – işletme adını ve iletişim bilgilerini ekleyin
3. Gönderi ayrıntıları – teslimat adresi, gönderim yöntemi, tarih ve teslimat saati
4. Tedarikçi ayrıntıları – tedarikçinin işinde sorumlu olan birinin uygun iletişim bilgileriyle birlikte tedarikçi bilgileri
5. İlgili koşullar – ödeme koşulları ve diğer tüm kelimeler, örneğin nakliye düzenlemeleri dahil.
6. Öğe listesi – kategori numarası, miktar, fiyat ve toplamı içerir.
7. Mal ve hizmetlerin tanımı – öğe listesine bağlam ekleyin

E-Ticaret Mağazalarında Satın Alma Siparişlerini Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetirsiniz?

1. Siparişleri takip edin

Bir mağaza sahibi, her ay bol miktarda sipariş bilgisi ile uğraşmak zorundadır. Sipariş numaralarının hedeflenen özellikleri, durumlarını hızlı bir şekilde takip etmeye ve kontrol etmeye yardımcı olur.

Girişimciler, belirli bir siparişi bulmak ve ayrıntılarını hızlı bir şekilde kontrol etmek için kodu kullanabilir.

2. Toplu siparişlere izin verin

E-ticaret mağazaları, müşterilerin toplu olarak sipariş vermelerine olanak tanır. Bu, müşterilerin, özellikle de B2B mağazalarının, bir siparişte herhangi bir sayıda ürünü satın almasına yardımcı olacak ve bir çevrimiçi mağazanın yönetmesi gereken sipariş sayısını azaltacaktır.

3. Bir barkod ve gelişmiş bir nakliye bildirimi kullanın

Gelen tüm gönderiler için alıcılar, her ürün için barkod etiketleri ile gönderim bildirimleri sağlayabilir. Barkod okutarak satıcıların, sipariş edilen ürünlerin teslim noktasına ulaştığını anında belirlemesine yardımcı olur.

Mağaza sahipleri her bir ürünü tanımlayıp geçerli bir siparişle eşleştirebildiğinden, barkodların kullanılması envanter sistemlerinin verimli bir şekilde kontrol edilmesine yardımcı olur.

4. Sipariş numaralarına göre fatura numaralarını ayarlayın

Mağazanızdaki alışveriş çılgınlığını tamamladıktan sonra müşterilere siparişlerin, sevkiyat bilgilerinin ve faturaların kopyalarını otomatik olarak postalamak çok önemlidir.

Siparişleri ve faturaları kolayca yönetebilmek için mağaza sahibinin sipariş numarasına göre fatura numarası gibi bilgileri derlemesi gerekir. Bu, müşteriler faturalarını ödediğinde sistemi yönetmeyi kolaylaştırır.

Çözüm

“Satın alma siparişi nedir” sorusu ile ilgili her şey anlatıldı. Umarım, bir iş kurmayı planlıyorsanız makale size yardımcı olur.

Ve mağaza sahipleri için, günümüzde e-ticaretin büyümesiyle birlikte çevrimiçi siparişlerde bir artış kaçınılmaz olduğunu unutmayın. İş sonuçlarını doğrudan etkilediğinden, siparişleri etkin bir şekilde yönetme konusunda proaktif olmanız gerekir.