İş Seyahati Rezervasyon İşlemleri Nelerdir?

İş seyahati rezervasyonunun yapılması, seyahat yönetiminin kritik adımlarından biridir. Kuruluşlar, iyi tanımlanmış seyahat politikaları uygulayarak iş seyahati rezervasyonunu kolaylaştırır. Çalışanlar, neleri rezerve edebileceklerini ve neleri rezerve edemeyeceklerini öğrenmek için seyahat politikalarına başvurabilir.

Politika, iş seyahati rezervasyonlarını basitleştirmenin yanı sıra iş seyahati maliyetlerini kontrol etmeye odaklanır. Bunu yapmak için şirketler, çalışanlarını uygun maliyetli rezervasyon seçeneklerini seçmeye teşvik ederek erken rezervasyonları teşvik eder.

Eşzamanlı olarak, çalışanlar, işverenlerin kendi seçtikleri iş seyahati ürünleri ve hizmetleri için rezervasyon yapmalarına izin vermesini bekler. Sonuç olarak, iş seyahati rezervasyonunu yönetmek için çok sayıda prosedür ortaya çıkmıştır.

Şirketler İş Seyahati Rezervasyonunu Nasıl Basitleştirir?

Kuruluşlar, çalışanlarına iş seyahati rezervasyonları yapmaları için birçok yol sunar. Bazı kuruluşlar şirket içi seyahat yöneticileri görevlendirirken, diğerleri seyahat yönetimi şirketleriyle ortaktır veya seyahat yönetimi yazılımı kullanır . Bu nedenle, iş seyahati rezervasyonu prosedürleri kuruluşlar arasında farklılık gösterir.

Şirket İçi Seyahat Yöneticilerini Dağıtma

Bir iş seyahati yöneticisi, bir kuruluşun iş seyahati ihtiyaçlarını tam olarak yönetir. Profesyonel, seyahat politikaları oluşturmanın ve politikalara uygunluğu sağlamanın yanı sıra, çalışanların iş seyahati düzenlemeleri yapmasına yardımcı olur. Seyahat yöneticisi, çalışanların kurumsal seyahat politikalarına göre en iyi iş seyahati ürünlerini rezerve etmelerine yardımcı olur.

Ayrıca, iş seyahati ürünlerini daha düşük fiyatlarla sunmak için çeşitli tedarikçiler ve satıcılarla pazarlık yaparlar. Seyahat yöneticisi, iş seyahati rezervasyonunu kolaylaştırmanın yanı sıra seyahat masraflarının mutabakatını sağlar ve kredi kartı işlemlerini yönetir. Bu nedenle, şirket bünyesinde bir seyahat yöneticisi olduğunda çalışanlar iş gezilerinin diğer yönlerine odaklanabilir.

Seyahat Yönetim Şirketleri ile Ortaklık

Birçok şirket, seyahat yönetimi şirketleriyle (TMC'ler) ortaklık kurarak iş seyahati programlarını yönetir. Bir TMC, seyahat endüstrisinde bağlantılar kurarak temel seyahat ürünlerini ve hizmetlerini daha düşük fiyatlara sunar. Bunun yanı sıra yurt içi ve yurt dışı seyahat envanterlerine erişim sağlayarak çalışanlara daha geniş rezervasyon seçenekleri sunar.

Birçok TMC, kurumsal seyahat politikalarına göre çalışanlar için kurumsal seyahat ürünleri ayırır. Ayrıca, birçok TMC, çalışanlara kendi kendine rezervasyon yapma araçları sağlar. Kendi kendine rezervasyon araçları, çalışanların iş gezilerini kendi başlarına rezerve etmelerine yardımcı olur. Ancak, iş seyahati rezervasyonları yaparken TMC ile iletişime geçerek uzman tavsiyesi alma seçeneğine sahiptirler.

Seyahat Yönetimi Yazılımını Kullanma

Birçok şirket , iş seyahati yönetimini otomasyon yoluyla kolaylaştırır. Yerleşik seyahat yönetimi ve gider yönetimi çözümleri içeren seyahat yönetimi yazılımını kullanırlar. Çalışanlar, uçuş, konaklama ve araba kiralama gibi geniş bir seyahat envanterine erişmek için yazılımı kullanabilir. Ayrıca, yazılım tarafından sağlanan kendi kendine seyahat rezervasyon aracını kullanarak seçtikleri iş seyahati ürünlerini dakikalar içinde rezerve edebilirler.

Bu tür seyahat yönetimi yazılım çözümleri, işletmelerin kurumsal seyahat politikalarını uygulamasına olanak tanır. Çalışanların seyahat ürünlerini seçerken ve rezerve ederken seyahat politikalarını ihlal etmemelerini sağlarlar. Ayrıca, yeni nesil seyahat yönetimi yazılımı, sık sık iş amaçlı seyahat edenler için rezervasyon tercihlerine ve seyahat geçmişlerine göre en iyi uçuş ve otel seçeneklerini önerir.

Çalışanlar İş Seyahati Rezervasyonu Yaparken Nelere Dikkat Eder?

Çoğu işletme, gezginlerin seyahat ürünleri ve hizmetleri için rezervasyon yapmasına izin verir. Çalışanların kapsamlı bir seyahat envanterine erişmesine ve tercih ettikleri iş seyahati seçeneklerini seçmelerine olanak tanıyan kendi kendine rezervasyon araçlarını kullanırlar. Ancak çalışanların bir iş seyahati rezervasyonu yaparken çeşitli faktörleri göz önünde bulundurması gerekir. İşte o faktörlerden bazıları:

Organizasyon Politikaları

İşletmeler, seyahat ve masraf politikaları uygulayarak çalışanların geri ödenemez seyahat masraflarından kaçınmasına yardımcı olur. Bir çalışan hangi havayolu sınıfını ve otel yıldızını rezerve edebileceğine karar vermek için politikalara başvurabilir. İş seyahati rezervasyonuna başlamadan önce, çalışanlar organizasyon politikalarını anlamak için biraz zaman harcarlar. Ayrıca, seyahat politikası ihlallerini önlemek için birkaç soru soruyorlar.

Seyahat Bütçesi

Bazı kuruluşlar, bir çalışan seyahat bütçesi oluşturarak maliyetleri kontrol altında tutar. Yöneticiler, iş seyahati taleplerini onaylarken tahmini iş gezisi maliyetini çalışanlarla paylaşır. Bu gibi durumlarda, çalışanların seyahat bütçesine bağlı kalmak için uçuş, otel ve araç kiralama fiyatlarına odaklanması gerekir. Ayrıca, en iyi fırsatlardan yararlanarak arzu edilen seyahat ürünlerini rezerve etmenin yollarını keşfederler.

Seyahat güzergahı

İş seyahati rezervasyonları yapılırken seyahat programları çok önemli bir rol oynar. Çalışanlar, iş seyahati güzergahlarını planlayarak iş gezileri sırasındaki etkinlik ve etkinliklerin programını takip eder. Uçuşların kalkış ve varış saatlerine karar vermek için seyahat güzergahlarına başvururlar. Ayrıca toplantılardan önce rahatlamak ve gevşemek için otellerin check-in saatine karar verirler.

Rezervasyon Zaman Çizelgesi

Şirketler, çalışanlarını seyahat rezervasyonlarını erken tamamlamaya teşvik ederek maliyetleri kontrol eder. Bazı şirketler, çalışanlarının seyahat rezervasyonlarını belirli bir zaman dilimi içinde, örneğin hareket tarihinden 10 gün önce yapmalarını şart koşar. Çalışanlar, kurumsal politikalara uymak için seyahat rezervasyonunu erken tamamlar. Ayrıca, erken seyahat rezervasyonu, yoğun sezonlarda uçuş ve konaklama seçimlerini yapmalarına yardımcı olur.

Stres azaltma

Çalışanlar iş gezileri sırasında stres altındaysa, iş hedeflerine ulaşmak oldukça zorlaşır. Ancak, uzun uçak yolculuklarından sonra stres ve endişe yaşamak, sık seyahat edenler arasında yaygındır. Bundan kaçınmak için akıllı iş seyahatinde olanlar, uçak yolculuğundan sonra rahat ve enerjik kalmak için uçak yolculuğu süresini azaltır. Bunu, stresi azaltmak ve uçuş gecikmeleri ve iptalleri risklerini azaltmak için bağlantılı uçuşlar yerine direkt ve aktarmasız uçuş rezervasyonu yaparak yaparlar.

Emniyet

Güvende kalmak, pandemiden sonra iş seyahatinde olanların en önemli önceliklerinden biri haline geldi. Rezervasyon için konaklama yerlerini karşılaştırırken, misafirleri güvende tutmak için otelin aldığı önlemleri kontrol ederler. Ek olarak, birçok iş seyahati, işe gidip gelme süresini azaltmak ve aksama süresinin keyfini çıkarmak için otelin konumuna odaklanır.

Kaydetme Seçenekleri

Birçok kuruluş, çalışanlarını uygun maliyetli seyahat çözümlerini tercih etmeye teşvik ederek maliyetleri kontrol eder. Birikimlerinin bir kısmını çalışanlarla ödül olarak paylaşırlar. Çalışanlar, kurumsal seyahat politikaları onları iş seyahati rezervasyon maliyetlerini düşürmeleri için ödüllendiriyorsa, iş seyahati deneyimlerini ve güvenliklerini etkilemeden seyahat maliyetlerini azaltmanın yollarını keşfeder.

Son Sözler

Günümüzde kuruluşların iş seyahatlerini ele almak için birden fazla farklı prosedürü vardır. Bu nedenle, iş seyahati rezervasyonu prosedürleri kuruluşlar arasında farklılık gösterir. Ancak her kuruluş, çalışanlar için uçuş ve otel rezervasyonlarını kolaylaştırmaya odaklanır. Aynı şekilde çalışanlar, iş seyahatleri sırasında kendilerini güvende ve stressiz tutan iş seyahati ürünleri için rezervasyon yaptırmayı tercih ediyor.