Çevik Toplantılar Nedir ve Nasıl Yönetilir?

İş yerinde çeşitli projelerde yer alıyoruz ve meslektaşlarımızla belirli bir süre ekip olarak çalışıyoruz. Genel olarak, bir proje birden fazla alt göreve bölünür ve her bir alt görev ekip lideri tarafından bir kişiye atanır. Bu, projenin ilerlemesinin açık, pürüzsüz ve etkili olmasını sağlar. Ancak bu süreç tek başına bir projenin başarısını garanti etmez. Kaliteyi, zamanında teslimatı ve nihayetinde başarıyı sağlamak için düzenli aralıklarla toplantılar yapmanız gerekir. Toplantılar yaparak projenin genel durumunu, her bir alt görevin durumunu, ekip üyelerinin karşılaştığı zorlukları, proje için yeni fikirleri/alternatif yaklaşımları vb. odaklanın ve sohbet oturumuna dönüşmeyin. Peki, böyle verimli bir toplantı nasıl organize edilir? Tabii ki, toplantıları yönetmenin farklı yolları var. Böyle bir toplantı, ekibin üretkenliğini artırmaya yardımcı olan çevik bir çerçevedir. Buna hızlıca bir göz atalım:

Çevik Toplantılar nedir?

Çevik toplantılar başlangıçta yazılım geliştirmenin bir parçası olarak oluşturuldu. Ancak son zamanlarda bu toplantı tüm işletmelerde proje yönetiminin bir parçası haline geldi. Peki, çevik toplantı nedir?

Çevik toplantılar, manifesto şeklinde özetlenen bir dizi ilke dikkate alınarak gerçekleştirilir. Genel olarak, çevik daha kısa bir sürat koşusunda çalışmayı, güncellemeleri sağlamayı, görevleri planlamayı, müşteriden gelen geri bildirimi tartışmayı ve projeyle ilgili diğer önemli bilgileri paylaşmayı içerir. Bu nedenle, bir projeyi tek bir hamlede ele almak yerine, her şey yinelemeli geliştirme ile ilgilidir.

Toplantıya kimler katılır:

Genel olarak, bir toplantı düzenlerken, öncelikle toplantıya katılacak kişileri daraltırsınız. Benzer şekilde, çevik toplantılar için bu toplantıların bir parçası olabilecek bir katılımcı listemiz var:

1. Ürün Sahibi:

Kapsamın, maliyetlerin ve son teslim tarihlerinin karşılandığından emin olduklarından, ekibin ayrılmaz bir parçası Ürün Sahibidir. Paydaşları temsil ederek, birikime öncelik vererek, ekibi güçlendirerek ve Çevik ve Scrum süreçlerini sürdürerek ürün değerini en üst düzeye çıkarmak ürün sahibinin sorumluluğundadır.

Ürün sahibi sorumludur

• Paydaşları yönetmek ve değer yaratmak.
• Geliştirme ekibi ve paydaşlar arasındaki etkili iletişimi yönetmek
• Geliştirme ekibine ürün vizyonunu sağlamak
• Paydaşlar veya geliştirme ekibi üyeleri ile çatışmaları çözme ve durumları veya tırmanmayı yönetme
• İş listesi kalemi önceliklendirme
• Geliştirme ekibini Scrum değerleri, ilkeleri ve süreçleri konusunda eğitmek
• Paydaşları Scrum'ın faydaları konusunda eğitmek

Ürün yöneticisi olarak da bilinen ürün sahibi, ekipten ilerleme güncellemeleri alan, projeye devam etmenin yolları hakkında önerilerde bulunan ve projeyi etkin ve kaliteli bir şekilde tamamlamak için ekiple işbirliği yapan kişidir.

2. Proje Yöneticisi:

Proje yöneticisi motive, organize ve hedef odaklıdır. Hangi projelerin ortak noktası olduğunu ve organizasyonların nasıl başarılı olduğu, öğrendiği ve değiştiği konusundaki stratejik rolünü anlar. Bir projeyi baştan sona başlatmak, planlamak, tasarlamak ve yönetmek bir proje yöneticisinin işidir.

Bir Proje Yöneticisinin görevleri şunları içerir:

• Bir projeyi planlama, organize etme ve tamamlama
• Finansal Raporlama
• Proje başlatma belgesi yapmak
• Kaynakların yönetimi
• Risk yönetimi
• Değişim Yönetimi
• zamanlama
• Maliyet tahmini ve bütçe geliştirme
• Dokümantasyon kalite kontrolü
• Temel performans göstergelerini izleme
• Satıcıların yönetimi
• Raporları ve diğer önemli belgeleri yönetme

3. Geliştirme ekibi:

Geliştirme ekibi, bir şirkette ürün geliştiren veya hizmet sağlayan üyelerden oluşur. İyi bilinen bir şey, bir yazılım şirketindeki geliştirme ekibinin uygulamalar/yazılım araçları geliştiren ekip olmasıdır. Bu ekip, toplantıya katıldığında değerli bilgiler sağlar. Onlar aynı zamanda projeyi gerçekten ileriye taşıyan ekiptir. Bu nedenle, bu ekibin tüm üyeleri toplantıya katılmalıdır.

4. Scrum Master:

Scrum ustası, toplantıdaki tüm ekip üyelerinin Scrum metodolojisinin uygulamalarını takip etmesini sağlayan bir toplantı lideridir. Ayrıca ekibin toplantı konularına odaklanmasına, sorularını yanıtlamasına ve Scrum süreciyle ilgili rehberlik sunmasına yardımcı olurlar.

5. Yatırım Yapan Kişiler:

Bunlar, projenin ilerlemesiyle ilgilenen ancak doğrudan dahil olmayan kişilerdir. Bu, ekiplerin ne kadar verimli ve etkili çalıştığına bakan yöneticiler, projeye veya şirkete para yatıran yatırımcılar/müşteriler vb. gibi profesyonelleri içerir. Bazen, Çevik toplantılara katılmasalar bile katılmak isteyen çalışanlar olabilir. geliştirme ekibinden. Bunun nedeni, şirketleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ve görevleri yerine getirmek için yeni yöntemler keşfetmek istemeleridir.

Çevik toplantı türleri:

Aşağıda listelenen dört ana çevik toplantı türü vardır:

1. Sprint planlaması:

Sprint planlaması genellikle bir sprint başlangıcında yapılır. Bu toplantıda proje lideri, ekip tarafından odaklanılacak ve sprintte tamamlanacak göreve öncelik verir. Ekip daha sonra her görevin süresini planlar, her görevin hedeflerini ve hedeflere ulaşmanın yollarını belirler. Bu tartışmalar nedeniyle, sprint planlaması dört saate yakın olabilen daha uzun bir süre boyunca gerçekleşir.

2. Günlük stand-up:

Çevik çerçevede en sık ve aynı zamanda en kısa toplantı günlük stand-up toplantısıdır. Günlük stand-up'ta, bir proje ile ilgili dün tamamlanmış bir görev, bugün için planlanan bir görev, ekip üyelerinin görevi yerine getirirken karşılaştıkları zorluklar vb. gibi detaylar her ekip üyesi ile tartışılır. Bu aynı zamanda sprint için projenin güncel ilerlemesini sağlar. Günlük stand-up yapmak da sorunları önleyebilir ve sprintin üretkenlik süresini iyileştirir. Günlük stand-up 15-20 dakika daha kısa sürebilir.

3. Sprint incelemesi:

Bu toplantı, tüm ekip üyelerinin başarılarını gözden geçirmek ve sergilemek için yapılır. İncelemede, her takım üyesi sprint sırasında tamamladığı görevi sergileyebilir. Bu aynı zamanda geri bildirim sağlamak için bir fırsattır. Bir toplantı lideri ayrıca, ilgili tarafları ve ürün sahiplerini, ekibin başardığı görevin proje yönergelerine nasıl uyduğunu tartışabilmeleri için incelemeleri hızlandırmaya davet edebilir. Sprint incelemesi genellikle her sprintin sonunda veya proje kilometre taşlarına ulaştıktan sonra yapılır. Sprint incelemeleri, takımın tercihine göre resmi veya gündelik olabilir. Genel olarak, bu inceleme genellikle bir ila iki saat arasında sürer.

4. Sprint retrospektif:

Sprint retrospektifi, sprinte dahil olan ekibin onu detaylı olarak tartışma şansı elde etmesi için yapılır. Takım, sprint sırasında başarılı olan şeyleri ve iyileştirmeden hangi alanların yararlanabileceğini tartışır. Bu, ekibin üretkenliği artırabilecek ve sorunları önleyebilecek gelecekteki sprintlerin nasıl gerçekleştirileceğini belirlemesi için bir fikir sağlar. Bazen ilgili taraflar ve ürün sahipleri bile bu toplantıda ekibin iş akışını ve diğer süreçleri iyileştirmek için izleyebileceği yollar gibi görüşler sunabilir. Sprint retrospektifi genellikle bir sprintin sonunda gerçekleşir ve bir buçuk saat sürebilir.

Çevik toplantılar nasıl yönetilir:

Bir toplantıyı etkili bir şekilde yönetmek oldukça zor bir iştir. Bu çok çevik toplantıların etkin bir şekilde yönetilmesi gerekir. Peki, bunu nasıl yapmalı? Yalnızca çevik toplantılar değil, aşağıdaki ipuçları herhangi bir toplantıyı yönetmek için uygun olacaktır:

(i) Konuları düzeltin ve odaklanın:

Bir toplantı düzenlediğinizde, önce birkaç belirli konuya odaklanın. Bu, toplantıya katılan tüm üyeler için zaman kazandırır ve ayrıca ekibin önemli konulara konsantre olmasına yardımcı olur. Bu nedenle, toplantı konusunun odağından uzaklaşan tartışmalardan/konulardan kaçınmaya çalışın.

(ii) Geri bildirim sağlayın:

Ekip üyelerini motive etmek için tamamlanan görevleri sık sık gözden geçirdiğinizden ve olumlu geri bildirimler sağladığınızdan emin olun. Ayrıca iyileştirme ihtiyacı olması durumunda yapıcı geri bildirimler de sağlanabilir. Bu, ekip üyelerinin daha da gelişmesini sağlayabilir. Bunu sık sık yapmak, güçlü bir çalışma ilişkisi kurabilir.

(iii) Hedefi düzeltin:

Herhangi bir toplantı için hedefler geliştirmek çok önemlidir. Bu da toplantıda odaklanılacak konuları tanımlamanıza yardımcı olabilir. Toplantıda amaç ve konulara göre sorular hazırlayabilir, görevleri gözden geçirebilirsiniz vb.

(iv) Kulak verin:

Dinleme, iletişimin önemli bir parçasıdır. Özellikle toplantılarda dinlemeniz önemlidir. Bu nedenle, her ekip üyesinin söylediklerini sabırla dinleyin. Benzer şekilde, bir soru sorduğunuzda ekip üyelerinden yanıt bekleyin ve ardından konuşun. Bu, projeyi ele alırken, düşüncelerini, bir sorunu çözmeyi, daha fazla iyileştirmeyi vb. yaparken ekip üyelerinin zorluklarını anlamanıza yardımcı olabilir.

Çevik toplantıları yürütmenin birçok yolu olmasına rağmen, çevik toplantılara ve toplantının nasıl yönetileceğine ve bunların etkili ve kolay bir şekilde nasıl yönetileceğine dair hızlı bir genel bakış sağladık.