BARAJ uyguluyoruz! Nereden başlamalıyım?

Tebrikler! Şirketinizin ilk dijital varlık yönetimi (DAM) çözümü için onaylarınız ve bütçeniz var ve hemen devreye girmeye hazırsınız. Şimdi ne olacak? DAM yolculuğunuzun ilk günlerinin heyecanı, şu soruyla karşılaştığınızda hızla endişeye dönüşebilir: Nereden başlamalıyım?

Varlıklarım nerede?

Uygun bir DAM sistemine ve ihtiyaç duyacağınız depolama miktarına karar vermeden önce, varlık sayısı ve dosya boyutlarıyla ilgili olarak üzerinde çalıştığınız şeyin tam bir resmine ihtiyacınız vardır. Şirketiniz, DAM'de depolanacak büyük hacimli yüksek çözünürlüklü video varlıkları üretiyorsa, bu önemli miktarda depolama alanı kaplayabilir. Şirketinizin varlıklarını ortaya çıkarmaya ve toplamaya başlamak için asla çok erken değildir.

DAM'nizden en fazla değeri elde etmek için, tüm varlıklarınız için tek doğru kaynağı olması gerekir. ARANMADIK yer bırakmayın. Resimler, videolar, belgeler ve kaynak dosyalar dahil olmak üzere tüm dosya türlerini hesaba katın. Tüm varlıklarınızın şirketin ortak drive'larında olduğunu varsaymayın. Ortak sürücüler başlamak için mükemmel bir yerdir, ancak Sharepoint sitelerine baktığınızdan, herhangi bir harici depolama aygıtı için bir çağrı yaptığınızdan ve kullanıcılarınızın sabit sürücülerinde bir şeyler depolama alışkanlığı olup olmadığını öğrendiğinizden emin olun. Şirketiniz ajanslarla çalışıyor mu? Sözleşme gereği sağlamakla yükümlü oldukları tüm dosyaları size sağladıklarından emin olun.

Erken göstergeler

Tüm varlıklarınızı toplama konusunda ilerleme kaydettikten sonra, ne topladığınıza bakın ve bazı geniş ön gereksinimleri belirlemeye başlayıp başlayamayacağınıza bakın:

1. DAM'nizin hangi dosya türleri ve boyutlarına uyması gerekiyor?
2. Gördüğünüz varlıkların hacmi, derinliği ve geçmişi göz önüne alındığında, her şey ilk günden itibaren BARAJ'a mı gitmeli? Yoksa arşiv varlıklarını başka bir yerde tutarken önemli bir tarih seçip o günden itibaren oluşturulan her varlığı DAM'a yüklemek daha mı mantıklı? Arşiv varlıklarını ayrı bir konumda bulundurursanız, bunlara atanmış kullanıcılar tarafından hızlı ve kolay erişilebilir olması gerektiğini unutmayın. Genellikle, halen kullanım için onaylanmış bazı eski varlıkların, DAM'ye lansmanı için yüklediğiniz kapsamın dışında kaldığını göreceksiniz. Bu varlıkların, kullanıcılar tarafından talep edildiğinde DAM'ye yüklenmesi gerekecektir.
3. Tek varlıklar için genellikle birden çok yorumlama mı oluşturuyorsunuz? Örneğin, yalnızca orijinal sürüme değil, aynı zamanda küçük, küçük, orta ve büyük sürümlere de sahip misiniz?
4. Sürüm oluşturma için hesaba ihtiyacınız olacak mı? DAM'nize bir varlığın yeni bir sürümünü yüklediğinizde, arşivleme amacıyla önceki tüm sürümleri saklamanız ve bunları mevcut sürümle ilişkilendirmeniz mi gerekiyor? Sürümler arasındaki belirli değişikliklerin izlenmesi gerekiyor mu?
5. Varlıklarınızın bir kısmı veya tamamıyla ilgili belirli yasal veya düzenleyici gereklilikler var mı?

Çift görme. Veya üçlü.

Er ya da geç ele almak isteyeceğiniz, varlıkla ilgili bir başka görev de yinelemelerdir. Varlıklar birden çok konuma dağıldığından, aynı varlıkların kopya kopyalarının birden çok yerde olması zorunludur. Hepsi aynı dosya adına sahip olabilir, bu da kolayca tanımlanmalarını sağlar veya olmayabilir. Farklı dosya adlarına sahip yinelenen varlıkları belirlemek genellikle yaratıcı ekibinizin veya içerik uzmanlarınızın eğitimli gözünü alabilir.

Varlıkları toplarken yinelenenleri belirlemeye ve ayıklamaya ne kadar erken başlarsanız o kadar iyi olur. Muhtemelen "çöp içeri, çöp dışarı" ilkesine zaten aşinasınızdır ve varlıkları DAM'nize yüklemeye hazırlarken bunu hatırlamanız gerekir. Elbette, her şeyi oraya atıp daha sonra temizleyebilirsin, ama yapacak mısın? Ve bu arada, bazıları ilk kez bir DAM'ye maruz kalan son kullanıcılarınız için ne kadar kafa karışıklığına neden oluyor? Yinelenenleri bir ara ele almak için zaman ve kaynak bulmanız gerekir, bu nedenle, parlak yeni DAM'nize toplu varlık yüklemeye hazır olmadan önce bunu yapmayı bir öncelik haline getirin. DAM'ye yükledikten kısa bir süre sonra silinecek olan varlıklara meta veriler koyarak, işi çoğaltmamak için kendinize zaman kazandırabilirsiniz.

Bu BARAJ trenini kim kullanıyor? Ve kim gezintiye çıkıyor?

Bir DAM kütüphanecisi getirmeyi ciddi olarak düşünün. Ne kadar erken o kadar iyi. DAM bütçenizin bir kısmını tam zamanlı bir kütüphaneciye harcama konusunda tereddütlü olabilirsiniz ve evet, bu noktada biraz önyargılı olabilirim, ancak her kuruşuna değecektir. Bu, şirketinizin ilk BARAJ'ıysa, baştan beri projeye adanmış bir kütüphaneciye sahip olmak özellikle önemlidir. Yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için, DAM deneyiminin üçlüsüne sahip birini bulun: bir BARAJ seçme, kurma VE bakımını yapma. Onları mümkün olan en kısa sürede getirin. Uzun vadede zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar çünkü sizi daha sonra düzeltmek için kaynak ayırmanız gerekecek erken kararlar vermekten kurtarabilirler.

Üç şirketin DAM'leri başlatmasına yardım etmiş bir kütüphaneci olarak, ne yapılmaması gerektiğini çok iyi biliyorum ve sizi daha sonra pişman olacağınız kararlar vermekten alıkoyabilirim. Zor durumda olduğunuzu anlayana ve pek de uygun olmayan kararlar verene kadar birini getirmeyi beklemek, kütüphanecinizin "düzelt" moduna geldikten yıllar sonra olmasa da aylar geçirebileceği anlamına gelir. hasar kontrolü ve kullanıcıları en iyi ilk izlenimi vermeyen sisteme güvenebilecekleri konusunda ikna etmeye çalışmak.

DAM Kütüphaneciniz treninizin sürücüsüyse, paydaşlarınız birinci sınıf VIP yolcularınızdır. Bunları belirlemek ve projeye bağlılıklarını sağlamak mümkün olduğunca erken yapılmalıdır. Bu, liderlerinden gerekli onayları almaları ve zaman taahhüdü için programlarını hazırlamaları için zaman tanır. Paydaşları belirlerken, şirketinizin her bir bölümünden doğrudan DAM ile ilişki kuracak kişileri dahil ettiğinizden emin olun. DAM'nin düzenli son kullanıcılarını içerecek herhangi bir grup veya departman temsil edilmelidir. BT ve Hukuk departmanlarının da dahil edilmesi gerektiğini unutmayın.

Şirketin ilgili her alanından söz sahibi olduğunuzdan emin olmak isteseniz de, tartışmaları hantal hale getirebilecek ve bir fikir birliğine varılmasına yol açabilecek çok büyük bir paydaş grubu oluşturma konusunda dikkatli olun. Paydaşın rolünün bir kısmı, ilgili bölümünü temsil etmek ve toplantılarda onlar için tek bir ses olmaktır, bu nedenle alan başına yalnızca bir paydaş gereklidir. Paydaşlarınız için rolün parametrelerini ve beklentilerinizi açıkça tanımlayın. Dahil olacakları zaman taahhüdünü bildiklerinden ve çalışma süresince tam olarak meşgul olmaya istekli ve istekli olduklarına dair taahhütlerini aldıklarından emin olun. Paydaşlarınızın katılımı, projenizin ilerlemesine ve zaman çizelgesine önemli ölçüde yardımcı olabilir veya zarar verebilir, bu nedenle en baştan net beklentiler belirleyin.

DAM yolculuğunuz nihayetinde ödüllendirici olacak olsa da, yol boyunca inişler ve çıkışlar olacaktır. Bu birkaç belirli ilk adımı atmak, yolculuğunuza doğru yolda başlayacak ve sizi gelecekteki başarıya hazırlayacaktır.

Bu makalede ifade edilen görüşler konuk yazara aittir ve mutlaka MarTech değildir. Personel yazarları burada listelenir.