Otomatik Yanıtlama Sistemlerini Kullanmak İçin Eksiksiz Bir Kılavuz

Bir işletme sahibi olarak müşteri memnuniyetini artırmak, başarınız için çok önemlidir. Bunu başarmanın bir yolu, otomatik operatör olarak bilinen otomatik bir yanıtlama sistemi uygulamaktır. Bu telefon tabanlı sistem, yüksek hacimli aramaları işleyebilir, onları uygun departmana veya bireye yönlendirebilir ve canlı bir resepsiyonist ihtiyacını ortadan kaldırabilir. Bu, onu geleneksel saatlerin dışında faaliyet gösteren işletmeler için etkili bir çözüm haline getirir.

Müşteri memnuniyetini artırmak söz konusu olduğunda, şirketler genellikle bu hedefe ulaşmak için çeşitli adımlar atmaktadır. Ancak, yüksek hacimli müşteri talepleri, endişeleri ve şikayetleri ile karşı karşıya kalındığında, bunlara ayak uydurmak zor olabilir. Neyse ki, otomasyonun yardımıyla, müşteri hizmetleri temsilcileri olarak hareket etmek ve sizin adınıza tüm müşteri sorularını yanıtlamak için otomatik yanıtlama sistemleri artık mevcut.

Otomatik yanıtlama sistemleri, işinizi büyütmenize, müşteri ilişkilerini yönetmenize ve süreçleri kolaylaştırmanıza yardımcı olarak bir resepsiyon görevlisinin rolünü tamamlayabilir. Bir insan resepsiyonist ihtiyacının yerini almazlar. Tüm müşteri sorularını yanıtlamak için 7/24 hizmet veren dijital bir resepsiyonist görevi görür. Hizmet sizin adınıza her şeyi halledeceğinden bu, cevapsız aramalar veya cevapsız mesajlar endişesini ortadan kaldırır. Bu kılavuz, otomatik yanıtlama hizmetleri hakkında bilmeniz gereken her şeye kapsamlı bir genel bakış sağlar.

Otomatik yanıtlama sistemlerini kullanma süreci nedir ve nasıl çalışır? Bu kılavuz, yeni başlayanlar için temel bir anlayış sağlayacaktır.

Otomatik Yanıtlama Hizmeti Nedir?
Otomatik Yanıtlama Hizmeti Nasıl Çalışır?
Arama Saptırma Nedir?
Otomatik Yanıtlama Hizmetlerinin Faydaları
Otomatik Yanıtlama Hizmetlerini Kullanan Farklı Sektörler

Otomatik Yanıtlama Hizmeti Nedir?

Bazı şirketler, telefon aramalarını yanıtlamak ve önemli müşteri mesajlarını almak için gemide canlı operatörlere sahiptir. Bu tür şirketler genellikle, canlı operatörler başka görevlerle meşgul olduğunda telefonla ilgilenen otomatik yanıtlama hizmetlerine güvenir.

Otomatik yanıtlama hizmetleri, sık sık önemli aramalar alan ancak her aramayı kişisel olarak yanıtlayamayan kişiler için idealdir. Kısacası, otomatik yanıtlama hizmeti, geleneksel yanıtlama hizmetinin yerine geçerek müşteri isteklerini ve sorularını ele alır ve müşterileri bekletmeden hızlı yanıtlar sağlar.

Otomatik yanıtlama hizmeti, öncelikle giden aramaları yöneten otomatik arama hizmetinin aksine, gelen aramaları yöneten bir araçtır. Müşterilere self servis seçenekler sunmak için gelişmiş yapay zeka teknolojisini kullanır ve beklemeye gerek kalmadan taleplerine veya sorularına hızlı bir şekilde yanıt almalarına olanak tanır. Bu, onu yüksek hacimli önemli aramalar alan bireyler veya işletmeler için ideal bir çözüm haline getirir.

Otomatik Yanıtlama Hizmeti Nasıl Çalışır?

Otomatik yanıtlama hizmeti, iş gereksinimlerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir. Ödemeleri kabul etmeniz, aramaları farklı ekiplere yönlendirmeniz veya başka görevler gerçekleştirmeniz gerekip gerekmediğini otomatik bir yanıtlama hizmeti sizin yerinize halledebilir.

Başka bir deyişle, otomatik yanıtlama hizmeti, aramaları sizin adınıza cevaplayabilen, müşterileri ilgili departmana yönlendirebilen veya bir dizi menüde yönlendirebilen bir dijital resepsiyonisttir. Otomatik yanıtlama hizmeti genellikle üç farklı şekilde çalışır.

• Mevcut telefon numaranızı kullanarak aramaları sizin adınıza cevaplayın
• İş gereksinimlerinize göre uyarlanmış, önceden kaydedilmiş bir karşılama mesajı oynatın
• Müşterileri bir dizi menüde yönlendirin, niyetlerini sorun ve ilgili tüm bilgileri toplayın

Otomatik yanıtlama hizmeti, önemli miktarda bilgi toplayabilir, kullanıcıya aktarabilir ve ardından arayanı uygun departmana yönlendirebilir. Ek olarak, bir yanıtlama servisi, yüksek hacimli aramaları yönetmek için bir arama yönlendirme özelliğini de kullanabilir.

Arama Saptırma Nedir?

Çağrı Saptırma, adına göre, belirli bir uç nokta meşgul olduğunda bir çağrıyı bir noktadan diğerine otomatik olarak yönlendiren Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) özelliğidir. Çağrı yönlendirmenin birçok biçiminden biridir.

Otomatik yanıtlama hizmetleri, iş gereksinimlerinizi ve her müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için uyarlanabilir ve özelleştirilebilir. Yanıtlama hizmetleri söz konusu olduğunda, her arama aldığınızda, doğrudan arayana/müşteriye adını ve aramanın niteliğini soracak olan bir operatöre yönlendirilir.

Operatör bilgileri aldıktan sonra, müşterinin veritabanında bir kaydı olup olmadığını kontrol edecektir. Bir eşleşme bulunursa, operatör müşteriyi uygun tarafa yönlendirecektir. Herhangi bir müşteri kaydı bulunamazsa, operatör müşterinin mesajını alır ve ardından kısa mesaj veya e-posta yoluyla müşteriye iletir.

Otomatik Yanıtlama Hizmetlerinin Faydaları

Sizi yüksek müşteri hizmetleri maliyetlerinden kurtarmanın ve müşteri hizmetlerini geliştirmenin dışında. Otomatik yanıtlama hizmeti, aşağıdakiler gibi çeşitli avantajlar sunar:

Profesyonel Görüntüleme

İşletmenizin ihtiyaçlarına göre, tüm yanıtların hızlı olmasını sağlamak ve şirketin profesyonel imajını geliştirmek için yanıtlama hizmetinizi özelleştirebilirsiniz.

Özel Yanıtlama Hizmeti

Otomatik yanıtlama hizmeti, ödeme alma, randevu planlama, müşteri isteklerini/şikayetlerini kaydetme, soruları ele alma ve daha fazlası gibi çeşitli amaçlar için kullanılabilir.

İşletme Maliyetlerinden Tasarruf Sağlar

Otomatik yanıtlama hizmeti, sizin adınıza tüm müşteri bilgilerini toplayan bir dijital resepsiyonist görevi görerek aracı veya temsilci ihtiyacını ortadan kaldırır ve sonuç olarak müşteri maliyetlerini düşürür.

Minimum Cevapsız Aramalar

Her çağrı bir temsilcinin hazır bulunmasını gerektirmez. Otomatik yanıtlama hizmeti, önemli aramalara öncelik vererek ve zamandan tasarruf ederek yardımcı olabilir.

Bekleme Süresi Beklentileri/Sıra Yönetimi

Kuyrukta bekleyen müşterilerin, istekleri yerine getirilmeden önce ne kadar bekleyeceklerini bilmeleri gerekir. Otomatik yanıtlama hizmeti, daha iyi sıra yönetimi için bekleme süresi beklentileri sağlayabilir.

Sadelik ve Hassasiyet

Otomatik yanıtlama hizmeti, müşterilere birkaç basit soru sorarak onları doğrudan ilgili temsilciye veya departmana bağlayabilir.

Çoklu Yönlendirme Seçenekleri

Birçok modern yanıtlama hizmeti, müşterilerin bekleme sürelerini azaltan birden çok yönlendirme seçeneğine sahiptir. Bu, müşterilerin kuyruğu atlamasına ve sorunlarını çözmek için doğrudan belirlenmiş bir aracıyla konuşmasına olanak tanır.

7/24 Müşteri Hizmetleri

Otomatik yanıtlama hizmeti, işletmenizin 7/24 erişilebilir olmasını sağlayarak müşterilerin tüm zaman dilimlerinde müşteri hizmetlerine erişmesini sağlar.

Satış Fırsatı Eklendi

Otomatik telesekreterler hem küçük işletme sahipleri hem de büyük işletmeler için satışları iyileştirmek ve artırmak için faydalıdır. Müşterilere aradıklarında en son teklifleri ve ürün güncellemelerini sağlamak için özelleştirilmiş yanıtlama mesajları oluşturulabilir.

Otomatik Yanıtlama Hizmetlerini Kullanan Farklı Sektörler

Makalede daha önce de belirttiğimiz gibi, ister küçük bir işletme sahibi olun ister büyük bir işletmeye sahip olun, otomatik yanıtlama hizmetine sahip olmak işletmenizin büyümesine ve gelişmesine yardımcı olacaktır.

Her boy ve büyüklükteki işletme, zamandan tasarruf etmek ve operatör maliyetlerini azaltmak için otomatik yanıtlama hizmetinin sağladığı avantajlardan yararlanabilir. Ayrıca, bu hizmetler 7/24 çalışan, sınırlı kaynaklara sahip ve/veya uluslararası müşterileri olan işletmeler için mükemmeldir.

Ayrıca, otomatik yanıtlama hizmetleri büyük ölçüde işletmelerin sunduğu hizmetlerin türüne bağlıdır. Sağlanan hizmetlere göre, en çok kullanılan otomatik yanıtlama hizmetlerini bulabileceğiniz yerler aşağıdadır.

MSME : Orta Küçük ve Mikro İşletmeler (MSME), otomatik yanıtlama hizmetlerini tercih eden en iyi işletmelerden bazılarıdır. Telefon aramalarının hacmi daha az olsa da, yine de bir telesekreter hizmetiyle ilişkili avantajlardan yararlanabilirler.

HVAC Hizmetleri : Tesisatçılar gibi HVAC hizmetleri, genellikle standart çalışma saatleri dışında çağrı alır. Aktif bir hizmete sahip olmanın kullanışlı olabileceği yer burasıdır. Otomatik bir yanıtlama hizmeti, sorguları ve önemli mesajları alabilir.

Büyüyen/Dönüşüm İşleri: Geçişin veya bir güncellemenin eşiğindeki işletmeler de esnek ve büyüyen iş gereksinimlerine uyum sağlayabilen yanıtlama hizmetlerini kullanma eğilimindedir.

Emlak: Emlak genellikle iş dışında ve sahada olur. Şu anda, emlak profesyonellerinin müşteri çağrılarına ve sorularına katılmak için ofiste birine ihtiyacı var. Bu, uyarlanmış bir otomatik yanıtlama hizmetinin kullanışlı olduğu yerdir.

Tıbbi ve Dişçilik Büroları: Katı HIPAA düzenlemeleri sayesinde, tıbbi ve dişçilik hizmet sağlayıcıları, müşteri bilgilerini telefonla alırken kesinlikle bunlara uymak zorundadır. Güvenli müşteri bilgileri sağlamak için HIPAA yasalarına göre bir yanıtlama hizmetini özelleştirebileceğiniz yer burasıdır.

Sigorta Şirketleri : Emlakçılar gibi sigorta çalışanları, müşterilerinin programlarına daha iyi uymak için tuhaf saatlerde çalışma eğilimindedir. Bu nedenle, bu tür senaryolarda mesai dışı aramalar bile eşit derecede önemlidir. Otomatik arama yanıtlama hizmeti kurmak, bu aramalara katılmaya ve potansiyel müşterilere istedikleri bilgileri vermeye yardımcı olacaktır.

Kaplıcalar ve Salonlar: Eski güzel günlerin aksine, günümüzün kaplıcaları ve salonları önceden randevu almanızı gerektirir. Bir telesekreter kurmak ve onu özelleştirmek, müşterilerin bu randevuyu kolayca almasına yardımcı olacaktır.

Kısacası, otomatik yanıtlama hizmetine sahip olmak, birden çok faaliyet alanına sahip işletmeler için harika bir seçenektir. Bu nedenle, işletmeniz farklı alanlarda faaliyet gösteriyorsa, bir telesekreter hizmetine sahip olmak işletmenizi büyütmede son derece destekleyicidir.

Çözüm

Otomatik yanıtlama hizmetleri, bir çağrı merkezindeki geleneksel aracıları tamamlayabilir ve işinizi birçok yönden büyütmenize yardımcı olabilir. Otomatik yanıtlama hizmetiyle, tüm müşteri sorularını yanıtlamak için 7/24 hizmetinizde olan bir dijital resepsiyonistiniz olur. Bu, işletmelerin telefona cevap vermek için fiziksel olarak orada bulunmadıklarında bile hiçbir önemli aramayı kaçırmamalarını sağlamak için otomatik bir yanıtlama hizmetine sahip olmalarını daha da önemli hale getirdi. İşletmeler, otomatik yanıtlama hizmetiyle, arayan kişinin konumu veya günün saati ne olursa olsun tüm aramaların hızlı ve verimli bir şekilde yanıtlanmasını sağlayabilir.

Otomatik yanıtlama hizmetine sahip olarak müşteri hizmetlerini iyileştirebilir, üretkenliği artırabilir ve iş iletişiminizi düzene sokabilirsiniz. Ayrıca işletme maliyetlerinden, zamandan ve personel kaynaklarından tasarruf etmenize yardımcı olabilir ve size 7/24 profesyonel bir dijital varlık sağlayabilir.

SSS

IVR çevirici nedir?

Bir IVR Çevirici, belirli bir veritabanındaki numaraları çeviren ve bağlandığında IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt) mesajlarını çalan otomatik bir çeviricidir.

Otomatik yanıtlama sistemi nedir?

Otomatik yanıtlama sistemi, iletişim merkezinizin telefon aramalarını hatta bir müşteri hizmetleri temsilcisi olmadan yanıtlamasına olanak tanır. Ekibinizin aramaları yanıtlaması yerine, otomatik bir telesekreter, yanıtlamak için self servis ve gelişmiş otomatik yapay zeka kullanır.

Otomatik sesli yanıt sisteminin işlevi nedir?

Etkileşimli sesli yanıt, arayanların ilgisini çekmek için önceden kaydedilmiş mesajları veya metinden konuşmaya teknolojisini çift tonlu çoklu frekans (DTMF) arabirimiyle birleştirerek canlı bir temsilci olmadan bilgi sağlamalarına ve bilgilere erişmelerine olanak tanıyan otomatik bir telefon sistemidir.