4 Tür Ücretli İzin Politikası: Doğru Olanı Nasıl Seçersiniz?

Yasal gereklilikler konuma göre değişiklik gösterse de konu çalışanlarınıza ücretli izin (PTO) sunmak olduğunda, en iyi yetenekleri çekmek ve elde tutmak isteyen şirketler için bir izin politikası sürdürmek kesinlikle gereklidir.

Bununla birlikte, günümüzün işverenlerinin çoğu, baş döndürücü bir dizi olağandışı avantaj arasında en iyi işyeri trendi olarak sınırsız PTO sunarken, kuruluşunuz için hangi politikanın doğru olduğuna öncelik vermek zor olabilir.

İşe almak istediğiniz adaylar için hangi izin politikaları en çekici? İş ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlarken çalışanlara yeniden şarj olmaları için ihtiyaç duydukları zamanı nasıl verebilirsiniz?

PTO politikası türleri

İster bir teknoloji girişimi, ister perakende işletmesi veya kar amacı gütmeyen bir kuruluş olun, şirketiniz için doğru ücretli izin politikasını seçme konusunda bilmeniz gerekenler burada. Öncelikle, yardım yönetim yazılımı kullanılarak düzenlenebilen ve yönetilebilen kurumsal izin paketleri söz konusu olduğunda seçeneklerinizin neler olduğuna bir göz atalım.

Şirketiniz için doğru olan poliçeyi seçmeden önce mevcut seçeneklere bakmak önemlidir.

1. Geleneksel izin politikaları

Geleneksel izin politikaları, çalışanlara tatil, hastalık günleri ve kişisel günler gibi belirli kategoriler için tahsis edilmiş bir dizi ücretli izin verir.

Bu tahsisler, her kategori altında izin günleri veya saatleri olarak sunulabilir ve her takvim yılında veya bir çalışanın iş yıl dönümünde yenilenebilir. Birçok işveren, şirkette uzun süre kalan çalışanlar için izin süresini kademeli olarak artırır.

2. PTO sıraları

Geleneksel izin politikalarına benzer şekilde, PTO bankaları çalışanlara yıl boyunca tahsis edilmiş bir dizi ücretli izin sunar. Bununla birlikte, bu tür bir politika izin günlerini, çalışanların hastalık, tatil veya kişisel günler arasında ayrım yapmaksızın herhangi bir amaçla izin alabilecekleri tek bir "bankada" gruplandırır.

Bu seçenek, çalışanlarına belirli sayıda izin günü sunmaya devam ederken PTO'yu izlemenin idari yükünü azaltmak isteyen kuruluşlar için iyi bir seçimdir.

3. Sınırsız PTO

Büyüyen bir işveren trendi, sınırsız PTO'dur. Çalışanların belirli bir gün sayısı olmadan zamana ihtiyaç duyduklarında zaman ayırmalarına olanak tanır.

İster bir bahar tatili gezisine gidiyorlar, ister veli-öğretmen konferansları için bir gün izine ihtiyaç duyuyorlar, bu seçenek çalışanlara minimum idari yük ile ofisten uzakta zaman geçirme esnekliği sunar.

Çoğu zaman, bu politikayı benimseyen şirketler, çalışanlarının izin günlerini takip etmelerini veya İK'ya veya diğer liderlere bildirmelerini gerektirmez ve izin onayı, her bir çalışanın yöneticisinin takdirindedir.

Bu eğilim, izlenen ve tahakkuk eden izin politikasını yönetmek için İK altyapısına veya bant genişliğine sahip olmayan teknoloji ve başlangıç ​​şirketlerinde özellikle popülerdir.

Çalışanlarına sınırsız ücretli izin sunmayan şirketler, bir "eklenti" olarak bir PTO bağış planı ekleyebilir. Bazen izin paylaşım programı olarak adlandırılan bu tür bir plan, çalışanların bir hastalık geçirmeleri, bir aile üyesinin bakımı için uzun süreli izin almaları gerekmesi veya sevilen bir hasta olması durumunda diğerlerine izin bağışlayarak iş arkadaşlarına ve ekip üyelerine destek olmalarına olanak tanır. veya bir doğal afetten etkilenmişse.

Birçok çalışan, tahakkuk eden tüm izinlerini kullanmadığından, bir PTO bağış politikası, kullanılmayan saatlerini veya günlerini boşa harcamak yerine iyi bir şekilde kullanmalarına olanak tanır.

PTO bağışlarının artıları ve eksileri

Artıları:

• Çalışanların moralini ve arkadaşlığını artırır
• Çalışanların ne kadar boş zamana ihtiyaç duyacakları konusunda kesin olmalarını gerektirir

Eksileri:

• Kimlerin bağış yapabileceği, kaç gün bağış yapılabileceği, bu bankadan kimlerin izin isteyebileceği ve maaş farklarının nasıl hesaba katılacağı konusunda İK ekibinden kapsamlı yönergeler gerektirir
• Çalışanlar, yalnızca daha fazla veya sınırsız ücretli izin sunmak yerine bunun bir "yara bandı" çözümü olduğunu düşünebilirler.

İşletmeniz için doğru izin politikasını nasıl seçersiniz?

Kuruluşunuz için doğru PTO politikasını seçmek, kendinize iş ve çalışan ihtiyaçları hakkında önemli sorular sormakla başlar. Kuruluşunuz için bir ücretli izin politikası seçerken dikkate alınması gereken en önemli sorular aşağıdadır.

İşletmeniz nerede bulunuyor?

Pek çok şehir ve bazı eyaletler, ücretli izinlerle ilgili kendi yasalarını sürdürür - özellikle hastalık zamanı söz konusu olduğunda. Bu, iş gücünüzün nerede olduğuna bağlı olarak kullanılacak izin politikasının türünü düşünürken önemlidir.

Şehirlerde belirli sayıda ücretli hastalık izni gerektiren çalışanlarınız var mı? Küresel bir iş gücünüz var ve farklı konumlarda farklı PTO politikalarını dikkate almanız mı gerekiyor? Ücretli bir izin planına başlamadan önce daima eyalet ve yerel yasalara danışın.

Ne tür bir işiniz var?

Seçtiğiniz PTO politikası, ne tür bir şirkete sahip olduğunuza bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir. İş gücü planlaması söz konusu olduğunda, hangi PTO politikasının iş gereksinimlerinize en iyi şekilde hizmet edeceğini düşünün.

Örneğin, saatlik iş gücüne sahip bir inşaat şirketi veya restoran iseniz, izlenmeyen veya tahakkuk etmeyen bir ücretli izin planı sunamazsınız. Bununla birlikte, bir teknoloji girişimi iseniz, işin işbirlikçi doğası ve uzaktan çalışma yeteneği nedeniyle sınırsız PTO çok daha mümkündür.

Farklı roller için farklı izin politikaları sunmalı mısınız?

Kuruluşunuzdaki çalışan türlerine bağlı olarak, farklı bölümler veya roller için farklı ücretli izin politikaları sunmayı seçebilirsiniz.

Örneğin, perakende şirketleri, mağaza içi yöneticilere karşı kurumsal çalışanlar için farklı PTO planları sunmayı seçebilir. Daha uzun görev süresi olan çalışanlara daha fazla zaman sunmayı da düşünebilirsiniz. Uzun vadeli ekip üyeleri için daha cömert bir PTO politikası, elde tutma oranını artırmak için ikna edici bir teşvik olabilir.

Bir izin politikası seçerken en iyi uygulamalar

Kuruluşunuz için hangi ücretli izin politikasını seçerseniz seçin, etkinliğini en üst düzeye çıkarmak için işte birkaç ipucu.

İzleme ve raporlama için beklentileri belirleyin

Çalışanların boş zamanlarını nasıl talep ettikleri ve takip ettikleri konusunda sınırlar belirlemek önemlidir.

Aşağıdaki gibi soruları kapsayan resmi yönergeler oluşturun:

• Çalışanlar izin almadan önce yöneticilerine kaç gün/hafta bildirimde bulunmalıdır?
• Çalışanların bir seferde alabileceği maksimum izin günü sayısı var mı?
• İzin isteklerini kim onaylamalıdır? Yöneticiler? İK?
• Çalışanlar yıl sonunda PTO günlerinde veya şirketten ayrıldıklarında nakit para alabilir mi?
• Kullanılmayan PTO günleri bir sonraki yıla devreder mi?

Çalışanlara başarılı olmak için ihtiyaç duydukları araçları verin

Çalışanların izinlerini merkezi bir veri tabanı veya PTO izleme yazılımı kullanarak bildirmelerini isteyecek misiniz? Öyleyse, çalışanların yazılıma nasıl erişeceklerini ve yazılımları nasıl kullanacaklarını ve izin onayı almaları gerekiyorsa müdürleri veya İK ekibiyle nasıl çalışacaklarını bildiklerinden emin olun.

Bir emir komuta zinciri oluşturun

Çalışanların izin alması, kendilerine bakacak kimsesi olmayan tek kişilik ekiplere özellikle büyük bir yük getirebilir.

PTO sırasında bile yapılması gereken görevlerin bir öncelik listesini oluşturarak bu ekiplerin ofisten uzakta zaman geçirmek için yetkilendirilmiş hissetmelerini sağlayın. Ardından, her ekip üyesi ofis dışındayken bu görevlerle ilgilenmekten kimin sorumlu olduğuna karar verin.

Şirket tatillerini ayarla

Ücretli izin günleri genellikle çalışanın takdirine bağlı olsa da, çoğu işverenin ofisin kapalı olacağı belirli bir şirket tatil listesi vardır.

İşletmeniz Amerika Birleşik Devletleri'ndeyse, kendi kuruluşunuz için federal tatil takvimini benimsemeyi düşünün ve SHRM'nin standart ücretli tatiller listesini ekleyin. Küresel bir iş gücünüz varsa, yerel kültüre dayalı olarak başka hangi tatil programlarını göz önünde bulundurmanız gerekebileceğini düşünün.

FMLA ile nasıl başa çıkacağınızı düşünün

Ücretli izin politikanıza karar verirken, şirketinizin Aile ve Sağlık İzni Yasası kapsamına giren izinleri nasıl ele alacağını göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun .

Federal olarak zorunlu kılınan bu izin ücretsiz olsa da, yasa bir çalışanın FMLA izin süresinin bir kısmı veya tamamı için tahakkuk eden ücretli tatil, hastalık veya aile iznini kullanmasını seçmesine veya işverenin çalışandan talep etmesine izin verir.

Bazı şirketler ücretli bir FMLA politikası tasarlar ve bazıları bu politika kapsamında doğum veya ebeveyn izni planları gibi farklı izin türlerini ayırmayı seçer. İşletmeniz için anlamlı olan ne olursa olsun, FMLA süresini ücretli izin politikası tasarımınıza dahil ettiğinizden emin olun.

Ücretli izin politikanızı belgeleyin

Liderlikten çalışanlara ve potansiyel yeni işe alımlara kadar herkesin kuruluşunuzun ücretli izin politikasını bildiğinden ve anladığından emin olun.

Şirket kariyer sayfanızda çalışanlara sağlanan faydaların bir parçası olarak PTO paketinizin reklamını yapın ve çalışan el kitabınıza ayrıntılı yönergeler ekleyin. PTO politikanızı kolayca anlaşılır ve erişilebilir hale getirmek, ekibinizin kafa karışıklığını ve uzun vadeli raporlama hatalarını önlemesine yardımcı olacaktır.

Gevşeme zamanı!

Şirketiniz için seçtiğiniz ücretli izin politikası ne olursa olsun, iş ihtiyaçlarınızı hesaba katmak, çalışanlarınızın refahını göz önünde bulundurmak ve PTO planınızın diğer çalışanlara sağlanan sosyal yardım tekliflerine nasıl uyduğunu düşünmek önemlidir.

Çalışanlarınız için doğru PTO teklifini düşünürken, çalışanların zamanını yolunda tutmak için en yüksek puan alan zaman ve katılım yazılımlarına göz atın.

Bu makale ilk olarak 2019'da yayınlandı. İçerik yeni bilgilerle güncellendi.