İş Toplantıları 101 – Etkili Bir Toplantı Yürütmek için 7 İpucu

Toplantılar günlük etkileşimlerimizin bir parçası olsa da, ne olabileceğini asla bilemeyiz, süper verimli bir toplantı ya da faydasız ve zamanımızı boşa harcayan başka bir toplantı. Toplantılar size birçok iş yaptırabilir veya birçok toplantıyı bitirebilir ve hiçbir şey yapmadığınızı iddia edebilir! Sonuçta, asla kötü bir toplantıya girmediğinizi söyleyemezsiniz. Belki sadece birindeydiniz ya da katıldığınız toplantının iyi gitmediğini veya iyi başlayıp kötü bittiğini hatırlıyorsunuz. Toplantıdaki insanlar geç mi kaldı? Yoksa dikkat etmediler mi? Cevaplanması gereken çok soru var ama bu yazımızda bu küçük hatalardan nasıl kaçınabileceğinizi ve aşağıdaki adımlarla nasıl etkili bir toplantı gerçekleştirebileceğinizi daha detaylı tartışacağız.

Etkili Bir Toplantı Yürütmek için 7 İpucu

Toplantıya İhtiyacınız Var mı?

Ekibiniz veya diğer kurumsal üyeleriniz toplantılarınıza girmek için demodeyse, muhtemelen toplantılarınızın gerekli olmadığını düşünüyorlar. Bu olduğunda, sadece insanların zamanını değil, aynı zamanda kendi zamanınızı da boşa harcamış olursunuz. Ancak, bir toplantı ayarlamanız gerektiğini ne zaman anlarsınız? İlk olarak, işinizde durumun nasıl olduğunu düşünmek için oturdunuz mu? Değilse, biraz yalnız düşünme zamanı planlayın - sadece kendiniz için. Bir toplantı planlamanız gerekse bile, bunu daha sonra yapabilirsiniz.

İşletmenizin nerede olduğunu bilmek için çok fazla düşünmenize gerek yok. Bunun yerine, en az 10 dakika oturmayı deneyebilir ve her şeyi kendi başınıza halledip halledemeyeceğinizi düşünebilirsiniz. Ardından, toplantıya katılan kişilerin harici müdahalesine ihtiyacınız varsa, bir e-posta gönderin ve toplantıyı hemen sonraya planlayın. Sonuçta, çevrimiçi toplantıların gücüyle, toplantıları yüz yüze planlamak zorunda değilsiniz; çevrimiçi olabilirler.

Etkili Toplantınızı Planlayın ve Yapılandırın

Tüm toplantıların bir şekilde yapılandırılması gerekir, bu nedenle birkaç madde işareti içerse bile hedeflerinizi ve gündeminizi yayınladığınızdan emin olun. Kendiniz için uygun bir zaman dilimi seçin ve katılımcılarınız için doğru zaman olduğundan emin olun. Ayrıca, uzun toplantılardan kaçınmak istediğinizi unutmayın. İnsanların programlarına uymaları daha zordur ve önemli miktarda zaman alabilirler.

Her şeyden önce, birinin programının ne kadar meşgul olduğunu asla bilemeyeceğiniz için bir toplantının ne kadar sürmesi gerektiğine dair ideal bir zaman yoktur ve süre, iş toplantısının genel amacına bağlı olacaktır. Ancak istatistiklere göre, toplantıların genel kuralı 60 dakikadan uzun olmaması ve 15 ila 30 dakika arasında olması gerektiğidir.

Alternatif olarak, katılımcılarınızla zaman çizelgelerinin nasıl olduğunu derinlemesine tartışabilirsiniz. Zaman kısıtlıysa, daha kısa bir toplantı yapmayı deneyin ve daha özgürse, bir saate kadar daha uzun toplantılar yapın.

Üstelik ne zaman daha kısa toplantılar yaptığınızı görseniz, acelesi olan herkese bir kartvizit dağıtmaya başlayabilirsiniz. Kartvizit basım hizmetleri bunu yapmanızı sağlar, böylece toplantıdan sonra, özellikle de aceleleri olduğunda herkesin aklındaki sorularla ilgilenmesini sağlarsınız.

Gündemi Belirle

Kaç tane toplantının aslında hiçbir amaç olmadan başladığına şaşıracaksınız ve bu, katılımcıların katılmak için demotive olacağı yerdir. Toplantının gündemi bir beyaz tahtada veya hatta bir çalışma kağıdında özetlenebilir ve ardından beyaz tahtada tartışılabilir. Ancak toplantı başlamadan önce herkes neden bulundukları yeri ve genel toplantının amacını bilmelidir.

Gündem konuşmayı yönlendirecek ve toplantının konu dışına çıkmamasını sağlayacaktır. Bu nedenle, toplantı başlamadan önce gündemi hazırlarsanız, herkes ne olacağını en başından bilecek. Çoğu iş uzmanı, bir gündemleri yoksa toplantılara katılmaktan hoşlanmaz. Aslında, bir araştırmaya göre, çoğu iş uzmanı, gündem yoksa toplantının oldukça hızlı bir şekilde kaotik hale gelebileceği konusunda hemfikirdi. Ne de olsa kimse dün ne yaptıklarını tartışmak için bir toplantıya girmek istemez!

Etkili Bir Toplantıyı Ne Sıklıkta Ayarlamanız Gerektiğine Karar Verin

Bir toplantının arkasında ivme kazanmak veya işin işleyişinin gidişatını değiştirmek için iki önemli neden vardır. Rotayı değiştirerek, planlama oturumlarını, müzakereleri, herhangi bir acil durum toplantısını ve daha fazlasını teşvik etmeyi kastediyoruz. İvmeyi sürdürmek için düzenli toplantılar da yapmalısınız, ancak bunu ne sıklıkta yapmanız gerekiyor? Çok sık buluşmak akıllıca bir fikir değildir ve sadece zaman kaybı olabilir. Öte yandan, yeterince görüşmemek iyi bir fikir değildir ve değerlendirme ve iyileştirme sonradan düşünülmüş olarak kabul edilir.

Genel olarak, her gün toplantı yapmak için bir neden yoktur, ancak haftada bir veya iki kez toplantı yapmak ideal seçimdir. Örneğin, Mark Zuckenberg'e göre, şirketinizde yüksek performans düzeyini korumak için haftalık toplantı yapmak çok önemlidir. Ek olarak, kendi rotalarını öğrenene kadar yeni çalışanlar olduğunda her gün buluşmak en iyisidir. Ayrıca, herhangi bir şekilde kafanız karıştıysa, kaç tane toplantı yapmanız gerektiğini daha iyi değerlendirmek için aşağıdaki soruları sorabilirsiniz:

• Toplantı acil mi? Her gün yap.
• Toplantı önemli ama acil değil mi? Düzenli olarak görüşün, ancak her gün değil.
• Toplantı acil ama o kadar önemli değil mi? Tek seferlik bir toplantı yapın.
• Toplantınız önemli veya acil değil mi? Hiç toplantı yapmayın; sadece bir e-posta gönderin.

Kitlenizin Kim Olduğunu Akıllıca Seçin

Tüm ekip arasında bilgi paylaşmak ve herkesin katılımını sağlamak harika bir fikir. Yine de, toplantının üretkenlik düzeyleri ve bütçeniz üzerindeki etkisini de göz önünde bulundurmalısınız. Ancak, toplantı katılımını azaltmak istediğinizi varsayalım. Bu durumda, tüm ekibinizin kendi görevlerinin projenin ilerlemesini nasıl etkilediğini görmesine olanak tanıyan ortak bir proje yönetimi aracı kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu, çalışanları ilerleme seviyeleri hakkında güncellemek zorunda kalmadan zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Örneğin, kullanmayı düşünebileceğiniz bazı ortak proje yönetimi araçları şunlardır:

• Trello
• Proje Müdürü
• Jira
• Wrik
• Pazartesi.com ve daha fazlası

Zamana Dakik Olun

Daha önce de belirttiğimiz gibi, bir toplantıya katılan herkesin çok fazla zamanı olmayabilir. Bu yüzden zamanı geldiğinde çok dakik olmanız gerekir. Örneğin, toplantı sabah 10:00'da başlıyorsa, onu bir dakika sonraya zorlamayın, hatta belirlenen bitiş saatinden sonra bitirmeyin. Vakit nakittir ve toplantının ne zaman başlayacağını tahmin etmek için bekleyen herkes büyük bir endişe ve kaynak israfıdır. Sonuçta, biri zamanında olmak istiyorsa, yapacaktır.

Dünyanın her yerindeki profesyoneller zamana her şeyden çok saygı duyarlar. Örneğin, Bill Gates ile konuşmak için oturursanız, size sadece beş dakika verir ve bu süreyi uzatmanız gerekirse, beş dakikalık başka bir zamanlayıcı ayarlar. Dünyanın en başarılı insanları, özellikle toplantılarda zaman yönetimi konusunda dakiktir.

Ayrıca bitiş saati de başlangıç ​​saati kadar önemlidir. Bitiş saatinizden daha geç bitirme alışkanlığınız varsa, çoğu insan dakik olmadığınızı bilir ve toplantılarınızı ciddiye almaz. Kısacası, kendi vaktiniz de dahil olmak üzere kimsenin zamanını boşa harcamak için burada değilsiniz.

İyi Bir Tutum Olmayı Unutmayın

Hiç kimse kötü bir organizasyon kültürüne sahip bir toplantıya katılmak istemez ve buna kötü bir tutum ve çok daha fazlası dahildir. Bir toplantıdayken iyi davranış sergilemek için şunları yapabilirsiniz:

• Dakik olmak (zamanında)
• Başkalarının söyleyeceklerine çok dikkat etmek
• Konuştuğun kadar dinlemek
• Pozitif ve enerjik olmak
• sorumluluk almak
• Başkalarının varlığına saygı duymak
• Hiçbir şey için başkalarını suçlamamak

Aşağıdakileri yaparak, toplantı içinde olumlu bir ortam sağlar ve toplantıdaki diğer katılımcılarla herhangi bir çatışmadan kaçınırsınız. Sonuçta, herkes pozitif ve enerjik bir insanın etrafında olmak ister.

Etkili Toplantı – Tamamlamak

Pekala, hepsi etkili bir toplantı yürütmek için yedi ipucu hakkında. Umarım, işinizde daha iyi toplantılar yapmak için neler yapabileceğinizi net bir şekilde anlamışsınızdır. Birçok insan toplantılara katılacak ve neden katıldıklarını bile bilmiyorlar. Bu kesinlikle olmasını istemediğiniz bir şeydir çünkü bir toplantının önemi, kuruluşun sorunlarının nerede olduğunu belirlemek ve toplantı bittikten sonra iyileştirmeyi teşvik etmektir. Toplantılar önemlidir ve onları düzenlerken doğru dengeyi bulursanız, siz de dahil olmak üzere herkes onlara katılmaktan mutluluk duyacaktır.