Dijital defter tutma ve korumanın faydası

Dijital defter tutma , İtalya'daki şirketlerin 2004'ten beri uygulayabildikleri bir süreçtir ve hiç şüphesiz, birkaç yıl sonra mevzuatın dijitalleşme prosedürünü belirleyen daha olgun ve net hale geldiği söylenebilir. yaşam döngüleri boyunca muhasebe defterlerinin Dijital defter tutmayı seçmek , süreçlerin verimliliği ve dijitalleştirilmesi açısından önemli faydalar sağlar: nasıl olduğunu görelim.

Uygulanacak referans düzenlemeler

Elektronik belgenin mali ve medeni değeri ile dijital bakımı ve korunması, Medeni Kanun, Dijital Yönetim Kanunu'ndan (CAD – Yasama Kararı 7 Mart 2005, n. 82 smi ) oluşan birincil bir norm tarafından meşrulaştırılmış ve koordine edilmiştir. ) ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin AB Yönetmeliği “GDPR”. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı kararları ve cevapları ile netleştirilen 17 Haziran 2014 tarihli Bakanlar Kurulu Kararı gibi vergi alanına yönelik özel ve sektörel referans düzenlemelerini de unutmamak gerekir .

Ayrıca , elektronik belgelerin oluşumunu, yönetimini ve korunmasını düzenleyen ve uyulması gereken AgID Yönergeleri olarak adlandırılan CAD'nin uygulanmasına yönelik teknik kurallardan oluşan teknik bir düzenleme de bulunmaktadır . Ayrıca, CAD , ilgili prosedürlerin Kılavuz'a uygun olması halinde, yürürlükteki mevzuatta öngörülen belgelerin saklanması ve teşhirine ilişkin yükümlülüklerin , elektronik belgeler aracılığıyla tüm yasal amaçlarla yerine getirildiğinin anlaşıldığını tespit eder.

Ancak dijitalleşmenin faydaları nelerdir?

Birçok şirket, aşağıda belirtildiği gibi birçok fayda sağladığı için dijital defter tutma ve kayıt tutmayı zaten benimsemiştir:

• yazıcılar ve fotokopi makineleri için kağıt ve toner tüketiminden kağıt arşivlerinin yönetimine kadar kağıt işleme için gereken maliyetlerin ve zamanın azaltılması ;
• kağıt yönetimindeki tipik insan hatalarının otomasyonu, basitleştirilmesi ve azaltılması ile kolaylaştırılmış ve optimize edilmiş operasyonel süreçler ve belgesel varlık kaybı riskinin azaltılması;
• muhasebe defterlerinin orijinalliği ve bütünlüğü , tüm saklama süresi boyunca mali ve muhasebe kesinliğinin korunmasını sağlamak;
• hem yetkili makamlara hem de denetim kuruluşlarına belgelerin optimize edilmiş uzaktan kullanılabilirliği, alınması, çıkarılması ve teşhir edilmesi ;
• depolama süresi boyunca artan güvenlik, şeffaflık, güvenilirlik ve kitaplara ortak erişim;
• saklama işlemine tabi tutulan muhasebe defterlerine elektronik tarih kesinliğinin arşivleme paketinin indeksine zaman damgasının iliştirilmesi ile ilişkilendirilmesi ;
• belgelerin dijitalleştirilmesi yoluyla çevresel sürdürülebilirliğe dayalı süreçlerin şirket tarafından benimsenmesi ;
• Şirketin Koruma Müdürünün görevlerinin olası delegasyonu ve faaliyetlerin ve koruma sürecinin uzman bir Koruma Hizmet Sağlayıcısına dış kaynak sağlanması.

Bakım ve koruma aşamaları, iki farklı an

Gelir İdaresi Başkanlığı, ilgili Yanıt yoluyla n. 9 Nisan 2021 tarih ve 236 sayılı Kanun, defter ve kayıtların muhafazası ve muhafazası ile ilgili olarak CAD hükümlerine uygunluğunun zorunlu olduğunu ve bu nedenle dijital muhafazaya uygunluğun da üç ay içinde sağlanmasının zorunlu olduğunu belirten önemli bir açıklama yayınlamıştır. yıllık vergi beyannamesinin telematik olarak sunulması için son tarihten itibaren.

Ajansın açıklamaları, bakım ve koruma kavramlarının ve yerine getirilmesinin, süreklilik içinde de olsa, sanatta yapılan son değişikliklerin ışığında da farklı kaldığını açıklamak için gerekliydi. Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 7, 4 dördüncü paragrafı. Sanat tarafından tanıtılan 357/1994. 12 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 12 oky. Halihazırda KDV kayıtları için geçerli olan elektronik veya mekanik sistemlerin baskı zorunluluğu olmaksızın tutulmasının geçerliliğini tüm defterlere ve muhasebe kayıtlarına genişleten 34/2019 :

“[…] herhangi bir ortamda elektronik sistemlerle herhangi bir muhasebe kaydının tutulması , erişim, teftiş veya denetim sırasında ise, her halükarda, kanun hükümleri çerçevesinde kağıt ortama transkripsiyonu olmadığında düzenli kabul edilir . aynısı anılan elektronik sistemlerde güncellenir ve kovuşturma mercilerinin talebi üzerine ve nezaretinde basılır”.

Yevmiye defteri tutulmasına, envanter defterine, varlık ve gelir unsurlarının kaydedilmesi gereken yardımcı kayıtlara, antrepo yardımcı kayıtlarına ve amortismana tabi varlıkların kaydına ilişkin değişiklikler, bunların korunmasına ilişkin düzenlemelerde belirli bir değişiklik yapmamıştır. 17 Haziran 2021 tarihli Bakanlar Kararnamesi ile düzenlenen vergiyle ilgili BT belgelerine atıf.

Gelir İdaresinin kendi görüşüne göre vardığı sonuç

Kurum, 236/2021 sayılı Yanıt'ta bildirildiği üzere görüşüne göre, defter ve kayıtların elektronik ortamda tutulması halinde, düzenlilik amacıyla aşağıdaki hususlara açıklık getirmektedir:

1. erişim, inceleme veya denetim sırasında denetim organları tarafından özellikle talep edilmedikçe, ilgili vergi beyannamesinin son teslim tarihini izleyen üçüncü aya kadar basılmaları gerekmez;
2. belirtilen son tarihe kadar (vergi beyannamesi verme son tarihini izleyen üçüncü ay) , yukarıda belirtilen 17 Haziran 2014 tarihli Bakanlar Kararnamesi uyarınca dijital ortamda, CAD No. 82/2005 ve ilgili uygulama önlemleri, vergi mükellefinin bunları elektronik formatta saklamak istediği veya vergi mükellefinin geleneksel bir kağıt depolamayı benimsemek istediği durumlarda (kağıda basılmış) gerçekleştirilmesi gerektiği durumlarda.

Koruma sürecinin dış kaynak kullanımı

Mevzuatın, dijital defter tutma faaliyetlerinin, koruma faaliyetlerinin sunumunda güvenlik, güvenilirlik ve kaliteyi garanti eden sertifikalı ve uzmanlaşmış bir Muhafaza Hizmet Sağlayıcısına dış kaynak sağlanmasına izin verdiğini söylemiştik. Ek olarak, sahibi şirketin muhafaza müdürü, yasal sorumluluk kayıtların sahibine ve muhafaza müdürüne ait olmakla birlikte, görevlerin tamamını veya bir kısmını muhafaza görevlisine ve Muhafaza Hizmetinin yöneticisine devredebilir . Yetkilendirme eylemi, Koruma Hizmeti için seçilen Koruma Sağlayıcısına ve onun yöneticisine devredilen AgID Yönergelerinin gerektirdiği tüm görevleri ve referansları belirtmelidir; devredilemez görev.

Özel bir koruma hizmetinin amacı , bakım aşamasından koruma aşamasına kadar bilgisayarlı defterlerle ilişkili özgünlük , bütünlük , güvenilirlik ve okunabilirlik gereksinimlerini korumak ve koruma süresi boyunca belgelere erişim, geri alınabilirlik ve teşhir sağlamaktır.

Ancak dijital defter tutma ve korumanın operasyonel süreci nasıl çalışır?

Operasyonel olarak kolaydır: dijital defter tutma, muhasebe yazılımında yapılır. Ardından, şirketin muhasebe yazılımından , defter türünün boyutuna ve doğasına bağlı olarak yıl veya aya bölünen uygun bir formatta (örneğin, PDF/A veya PDF) defter dosyaları üreten otomatik bir süreç vardır . anahtar meta verileri içeren bir dizin dosyasının oluşturulması. Ardından prosedür, şirket sistemlerinden taşeron tarafından sağlanan standart koruma hizmetine telematik aktarımı sağlar. Korunacak dosyaların aktarımı veya depolanması, doğrudan muhasebe yönetim sistemini koruma hizmetine bağlayan bir bağlayıcı ile güvenli bir uygulama iletişim kutusu aracılığıyla gerçekleşir.

Örneğin dergide elektronik kayıt tutma işleminin tamamlanması için, Medeni Kanun'un 2215-mükerrer maddesi uyarınca girişimci veya temsilcisi tarafından dijital imza atılması tavsiye edilir ; otomatik prosedüre sahip bu dijital imza, yasal elektronik arşivlemenin operasyonel sürecine geçmeden önce, örneğin bir şirket temsilcisinin dijital imza sertifikası ile Koruma Sağlayıcı'nın sistemleri tarafından hızlı ve şeffaf bir şekilde vekaleten de yapıştırılabilir . Envanter defteri olması halinde , söz konusu dijital imzanın kanuni temsilci tarafından Sanat hükümlerine uygun olarak cebren iliştirilmesi zorunludur . Medeni Kanunun 2217.

Operasyonel koruma süreci , tamamen Koruma Sağlayıcı tarafından yönetilir ve yasal süre içinde (vergi beyannamesinin son teslim tarihinden itibaren üç ay içinde) UNI SInCRO 11386:2020 birlikte çalışabilirlik standardına göre koruma endeksinin oluşturulmasını sağlar. Muhafaza Hizmetinden sorumlu kişinin dijital imzasının ve bir zaman damgasının (veri onayı) iliştirildiği.

10 yıllık koruma süresi boyunca (Medeni Kanunun 2220. maddesi), korunan belgeler ve koruma endeksi aranabilir hale getirilecek ve ayrıca sergi amaçlı olarak da danışmaya açık hale getirilecektir.

damga vergisi nasıl ödenir

Dergi ve envanter defterinin damga vergisine tabi olduğunu da hatırlatırız. Yevmiye defteri ve envanter defterinin tutulmasına ilişkin damga vergisinin ödenmesinde uygun yöntemin benimsenmesi için , söz konusu muhasebe defterlerinin mekanik sistemlerle mi tutulduğu ve muhafaza amacıyla kağıt üzerinde mi yoksa tutulup muhafaza edilip edilmediğini ayırt etmeniz gerekecektir. AgID Yönergelerine göre dijital olarak. Verginin ödenmesi amacıyla dijital defter tutma ve saklama durumunda, Sanat hükümleri . 17 Haziran 2014 tarihli Bakanlar Kurulu Kararı'nın 6'sı uygulanmalıdır.

Serbest tüccarlar, ortaklıklar, kooperatifler, karşılıklı sigorta şirketleri, konsorsiyumlar, kuruluşlar ve dernekler için her 2.500 tescil veya bunların kesri için 16,00 € tutarında ve 32,00 €' ya yükselen damga vergisi ödenmelidir. tek muhasebe olayı), mali yılın bitiminden itibaren 120 gün içinde ve münhasıran telematik yollarla, yani “defterler, siciller ve ilgili diğer belgeler üzerindeki damga vergisi ” 2501 ” vergi koduna sahip F24 ödeme modeli aracılığıyla vergi amaçlı – 17 Haziran 2014 tarihli kararnamenin 6. maddesi”.

Çözünürlük numarası 9 Temmuz 2007 tarihli 161/E, dergi için , ayrıntılı satır sayısına bakılmaksızın çift girişle kaydedilen her bir ekonomik işlem tarafından tek bir muhasebe olayının temsil edildiğini açıklığa kavuşturmuştur . Öte yandan, envanter defteri için , tek bir muhasebe olayı, açıklayıcı notun kaydının yanı sıra her bir bireysel varlıkla ilgili kaydı ifade eder.

Uygun sergileme ile ilgili hükümler

Vergi amaçlarıyla ilgili kayıt ve belgelerin sergilenmesi ile ilgili olarak, Sanatın 2. paragrafı. Söz konusu Bakanlık Kararnamesi'nin 5'i, denetim, kontrol veya teftiş durumunda elektronik belgenin okunabilir hale getirilmesini ve talep edilmesi halinde kağıt veya elektronik ortamda mükellefin bulunduğu yerde veya kayıtların tutulduğu yerde bulundurulmasını şart koşmaktadır. Maddesi uyarınca tarafça beyan edildiği üzere. KDV Kararnamesi'nin 35, paragraf 2, d) harfi.

AGID'nin “Sergi modları”na ilişkin 4.9 Paragrafı, yürürlükteki düzenlemeler tarafından sağlanan belgelerin teşhirine ilişkin yükümlülüklere halel gelmeksizin, koruma sisteminin yetkili tarafların korunan dijital nesnelere uzaktan da olsa doğrudan erişmesine izin verdiğini ortaya koymaktadır. koruma kılavuzunda açıklanan yöntemlere göre dağıtım paketlerinin üretilmesi yoluyla.

Geçmişi kurtarmak mümkün mü?

Evet, önceki mali yıllara ait tarihsel kayıtlar alınabilir. Bu, Sanat hükümleri ile sağlanır. 17 Haziran 2014 tarihli Bakanlar Kurulu Kararı 4. Tarihi belgeleri kaydileştirmek için, çoğu durumda , maliyetli ve zahmetli işlemlerden geçmek zorunda kalmadan, muhasebe yazılımınızdan önceki dönemlere ait defter tutma belgelerinin gerçek ve doğru PDF/A veya PDF kopyalarını çıkararak analog orijinallerin bilgisayar kopyalarını oluşturabilirsiniz. toplu tarama süreci.

Orijinal kağıt belge üzerinde, vergi mükellefinin tarama yoluyla gerçek ve aslına uygun bir resim kopyası üretmesini gerektiren damgalar veya mühürler olduğunda taramadan kaçınılamaz. Hem bilgisayar kopyalarında hem de görüntü kopyalarında, tek kopya dosyasına dijital imza yapıştırılarak üretim tamamlanmalıdır; bu, aynı zamanda Konservatöre devredilen büyük bir otomatik imza işlemi aracılığıyla da yapılabilir . Geri kazanımın zamanlaması ile ilgili olarak, yetkililerin talep etmesi durumunda düzgün bir şekilde sergilemeyi kolaylaştırmak için vergi dönemlerine göre, düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesi tavsiye edilir; tarihi belgelerin kaydileştirilmesi için yasal bir son tarih yoktur, ancak yedek depolama tamamlanmadıysa orijinal kağıt belge imha edilemez.

Çözüm

Sonuç olarak, muhasebe aşamalarında tam sayısallaştırma prosedürü, kanıtlanmış bir operasyonel süreçtir ve hem İtalyan şirketlerinde oldukça yaygın olan hem de yetkili makamlar (mali idareler, adli makamlar, kontrol organları vb.) .