Bir İş Telefon Numarası Kurmak İçin En İyi Kılavuz

İş aramaları yapmak veya kabul etmek için telefon numaranızı kullanmak her zaman iyi bir fikir değildir. Pek çok nedenden biri, profesyonel olmayan saatlerde bile kendinizi iş aramaları almaya açık hale getirmenizdir. Acil bir durum olmadıkça bu tür aramalar iş hattına yönlendirilmelidir.

İlgili Yazı: Sanal Telefon Numarası: İşletmenize Fayda Sağlamalarının 5 Nedeni

Bir iş telefon numarasına sahip olmak, işletmenizin profesyonelliğini oluşturmaya yardımcı olur. Olumlu bir ilk izlenim yaratmanıza ve müşterinizin işletmenize olan güvenini oluşturmanıza olanak tanır. Bununla birlikte, resmi bir iş telefon numaranız yoksa, bir numara oluşturmak en iyisidir.

İşletmelerin farklı olduğunu ve farklı nişlerin ihtiyaçlarını karşıladığını bilmek çok önemlidir. Bu nedenle, iş telefon numaranızı ayarlarken kurumsal gereksinimlerinize uygun olanı seçmek çok önemlidir.

Bu makale, size yardımcı olmak için bir iş telefonu numarası ayarlama kılavuzu sunmaktadır. Okumaya devam etmek!

Neden Bir İş Telefon Numarasına İhtiyacınız Var?

Bir iş telefonu numarasına sahip olmak sayısız avantaj sunar. Bunun dışında birçok nedenden dolayı bir iş telefonu numarasına sahip olmayı düşünmeniz size yardımcı olacaktır. Aşağıdakileri içerirler:

1. Gelişmiş Müşteri Deneyimi

Bir iş telefonu numaranız olduğunda müşterileriniz ve müşterileriniz için daha iyi ve daha kişiselleştirilmiş bir deneyim oluşturmanız daha kolay olur. Sanal resepsiyonist gibi bir özelliğe sahip bir iş telefon numaranız varsa, müşterinin aradığı kişiyi bulması, yol tarifi alması ve sorgulama yapması daha kolaydır.

Ayrıca, aramaları cevaplarken ve kişisel bir görüşmeden farklı olarak kendinizi tanıtırken daha resmi ve profesyonel olacaksınız. Bu nedenle, bir müşteri veya müşteri için bir kapatma olabilecek 'merhaba' veya 'merhaba' demekten kaçınacaksınız. Bunun yerine, kendinizi adınızla tanıtacak ve müşteriye onlara nasıl yardımcı olabileceğinizi soracaksınız. Bu, müşteri sadakati ve marka itibarı oluşturmaya yardımcı olabilir.

Ayrıca, müşteri ilişkileri yönetiminizi en üst düzeye çıkarmak için, bir iş telefon numarasına ek olarak Drop Cowboy Ringless Voicemail gibi zilsiz sesli posta kullanmayı da düşünebilirsiniz. Bu, zilsiz sesli posta ve SMS kampanyalarınızı otomatikleştirmenize yardımcı olacaktır. Bu, ekip üyelerinize doğrudan sizi arayan ve mesaj atan müşterilerin aramalarına ve sorularına yanıt vermeye odaklanmaları için daha fazla zaman verir.

2. Arama Yönetimini Geliştirmek İçin Gelişmiş Özellikler

İş telefon numaralarını kullanmak, kişisel bir hat kullanırken sahip olamayacağınız özelliklere erişme avantajını sağlar. Örneğin, kişisel bir aramayı başka bir ekip üyesine aktarmak zordur, ancak bir iş telefonu numarası kullanıldığında mümkündür.

Bir iş numarası kullanarak bunu yapmanın kolay olmasının nedeni, şirket dizinleri ve uzantıları gibi benzersiz arama yönetimi öğeleriyle gelmeleridir. Bunlar, müşterilere, alıcılara ve iş ortaklarına gelen veya onlardan gelen çok sayıda çağrıyı etkili bir şekilde ele almak için gereklidir.

Ayrıca, iş telefon numaraları aşağıdaki özelliklere sahiptir:

1. Kimin aradığını ve aramaya cevap verip vermeyeceğinizi bilmenize yardımcı olacak Arayanın Kimliği

2. Cevapsız arama durumunda anında bildirim

3. Sesli mesaj transkripsiyonu, sesli mesaj mesajlarını dinlemek yerine okumanızı sağlar

Tüm bu özelliklere sahip olmanın özü, işyerinde iletişimi kolaylaştırmak ve telefon görüşmelerini önceliklendirmek için bilmektir.

Ayrıca Okuyun: İş İhtiyaçlarınız İçin Yerleşim Yeri Proxy'lerinin Potansiyelini Ortaya Çıkarma

Telefon Numarası Türleri

Her biri benzersiz özelliklere sahip farklı telefon numarası türleri vardır. İşletmeniz için seçtiğiniz telefon numarasının türü de önemli bir husustur. İşletmeniz için kullanabileceğiniz başlıca sayı türleri şunlardır:

1. Yerel Telefon Numarası

Bu tür bir numara, işletmenizin yerel varlığını oluşturmak içindir. İdeal olarak, kuruluşunuzun bir parçası olmayan paydaşların işinizin nerede olduğunu bilmesini kolaylaştırmak için belirli bir alan veya konumla ilgili veya bağlantılıdır.

Yerel bir numaraya sahip olmanız konumunuzu belirlemesine rağmen, işinizi yürüttüğünüz yerden farklı bir kodla yerel numaralar da alabilirsiniz. Bunun yararı, eyaletinizde, ülkenizde veya bölgenizde baskın bir varlığa sahip olmanıza yardımcı olmasıdır.

2. Özel Numaralar

Bu özel uyarlanmış veya kişiselleştirilmiş numara, ilgili cümleleri veya kelimeleri eklemenizi sağlar. Böyle bir sayıya örnek olarak 2-700-BAGS verilebilir. Özel numara kullanmanın özü, işinizi bilmeyen kişiler için ad tanımayı kolaylaştırmaktır.

Ayrıca, böyle bir sayı hafızayı geliştirir. Örneğin, bir müşteri bir şey sipariş etmek istiyorsa ancak işletme numaranızı nasıl kaydettiğini hatırlaması gerekiyorsa, teslimat gibi bir hizmeti arayabilir ve numara ekranda açılır. Ondan sonra seni arayabilirler.

İdeal olarak, herhangi biri işletmenizin gösterişli numaranızı görür veya duyarsa, işletmenizin tam olarak ne sunduğunu bulmak için daha derine inmesi gerekmez. Hizmetlerinizi anında bilecekler ve ihtiyaç duymaları halinde sizi arayacaklar.

Özel numaranın ana dezavantajı, birçok işletmenin benzer hizmetler sunmasıdır; bu nedenle, sattığınız bir ürünle aynı ifadeleri veya kelimeleri içeren çoğu numara alınmıştır. Bu nedenle, işletmeniz için uygun bir makyaj numarası elde etmek için seçtiğiniz ifade veya kelimelerle yaratıcı olmanız gerekir. Ücretsiz bir makyaj numarası alma şansınız yetersiz. Bu nedenle, sağlayıcınızın şartlarına bağlı olarak, standart bir aylık ödeme yapmanız gerekir.

3. İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) Numarası

Bir iş VoIP hizmetine kaydolduğunuzda bir VoIP telefon numarası alabilirsiniz. Bu, sabit bağlantınız olduğu sürece internet üzerinden arama yapmanıza ve almanıza olanak tanır. Ayarlayacağınız tüm telefon numaraları arasında, bir VoIP telefon numarası seçtiğinizde, ayda en çok sağlayıcınızın hizmetlerine erişmek için harcadınız.

Ancak güzel olan şey, güncel teknoloji sayesinde yükseltilmiş özelliklere sahip olmasıdır; bu nedenle daha ölçeklenebilir. Üstelik numarayı hattınıza bağlarken herhangi bir ücret ödemezsiniz çünkü bu doğrudan internet üzerinden gerçekleşir.

Ayrıca Okuyun: Etkili Bir Endüstriyel Yönetim İçin En İyi 11 Uygulama

4. Ücretsiz Numaralar

Bu numaraların genellikle 800 ile 899 arasında bir önekle başlamasıyla bilinir. Bu numaralar diğerlerine kıyasla benzersizdir çünkü serbestçe aranabilirler. Herhangi bir yer veya alanla ilgili değiller.

Telefon servis sağlayıcınız, uygun fiyata ücretsiz bir numara kurmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, aldıkları ücret de uygun fiyatlı, yaklaşık 10 ABD Doları, bu nedenle aylık ödeme yapmakta zorlanmazsınız. Belirli bir bölgeye veya yere bağlı olmadıklarından, ülkenizden herhangi biri işletmenizle sorunsuz bir şekilde iletişim kurabilir.

İş Telefon Numaranızı Nasıl Kurarsınız?

Teknolojik gelişme ve ilerlemeler, bir iş telefonu numarası oluşturmayı kolaylaştırdı. Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, iş telefon numaranızı ayarlamak için işte size bir rehber:

1. Bir İş Telefon Numarası Uygulaması Seçin

Teknolojik gelişmelerle birlikte, işletmeler günümüzde iş telefon numaralarını ayarlamak için iş telefonu numarası uygulamalarını kullanıyor. Bir iş telefonu numarası uygulaması, iş ihtiyaçlarınıza göre tercih ettiğiniz iş numarası türünü seçmenizi sağlayan bir yazılımdır. Ek olarak, bu, çalışanlarınız arasında paylaşılabilen çeşitli cihazlarda tek bir numara kullanmanıza olanak tanıyarak aramaları yanıtlamanıza ve yönlendirmenize, sesli mesajları kaydetmenize ve daha pek çok şeye olanak tanır.

İş telefon numarası sağlayıcısını seçerken, saygın ve yüksek kaliteli hizmetler sunmakla ünlü olduklarından emin olmalısınız. Çeşitli sağlayıcıları kontrol edebilir ve oranları karşılaştırabilirsiniz. Hizmetleriyle ilgili çevrimiçi yorumları da okuyabilirsiniz.

Bir sağlayıcı seçtikten sonra, uygulamayı telefonunuza veya bilgisayarınıza indirebilirsiniz. İş telefon numaranızı seçeceğiniz ve kuracağınız yer burasıdır. Bu aynı zamanda ekibinizin aramaları ve metin işlemlerini kolaylaştırmak için kullanacağı şeydir.

2. Bir Telefon Numarası Seçin

Tercih ettiğiniz numara sağlayıcı uygulamasını indirdikten sonra istediğiniz telefon numarasını seçebilirsiniz. Numarayı seçerken zaman ayırmanız gerekiyor.

Bunun nedeni, bazı uygulamaların size yerel, özel veya ücretsiz uygulamalar arasında seçim yapma seçeneği sunmasıdır. Daha fazla marka bilinirliği yaratmak istiyorsanız, hizmetlerinizi pazarlayan gösterişli seçeneği tercih edebilirsiniz.

Bulunduğunuz bölgeden mümkün olduğunca çok müşteriye sahip olmak istiyorsanız, yerel bir numara ideal olacaktır. Bununla birlikte, önce hedeflerinizi bilmeniz ve istediğiniz sayı türünü seçmeniz gerekir.

Sağlayıcınıza bağlı olarak, aşağıdaki hizmetler için aylık ücretler ödüyor olabilirsiniz:

1. Sesli mesaj

2. Sınırsız görüşme dakikası

3. Çağrı kaydı

4. Özel selamlar

5. Çağrı yönlendirme

6. Ücretsiz deneme

Operasyonlarınızı geliştirmek ve müşterilerinize en iyi deneyimi sunmak için ihtiyaçlarınıza en uygun hizmetleri sunan bir sağlayıcıya gitmeniz çok önemlidir.

3. Kişiselleştirilmiş Bir Karşılama Oluşturun

Uygulamayı indirdikten, tüm kayıt talimatlarını takip ettikten ve tercih ettiğiniz numarayı seçtikten sonra, bir sonraki adım bir karşılama mesajı oluşturmaktır. Özel karşılamayı ayarladıktan sonra, müşterilerinizin işletme numaranızı aradıklarında veya çevirdiklerinde duydukları ilk şey bu olacaktır.

Kaydedebileceğiniz bir varsayılan selamlama örneği, 'ABC Şirketi ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Sorularınız için 1'e basın.' Selamlama mutlaka bu şekilde olmak zorunda değildir. İş ihtiyaçlarınızı karşılamak için özelleştirebilirsiniz.

Kendinizi kaydetmek istemiyorsanız, selamlamanızı profesyonelce anlatmanıza yardımcı olabilecek bir yazılım kullanabilirsiniz. Özgünlüğünü ve özgünlüğünü ortadan kaldırmaktan kaçınmak için selamlamanın iş tarzınıza uygun olduğundan emin olun.

Sesi yüklemek için uygulamanın talimatlarını izlemeniz ve örneğin telefon veya bilgisayar aracılığıyla kayıt gibi size en uygun seçeneği belirlemeniz gerekir. Kaydın mp3 formatında olduğundan emin olmak için mümkün olduğunca deneyin ve ardından yükleyin. Sesteki ses çekici olduğu ve uygun bir mesaj ilettiği sürece, bunu özel bir selamlama olarak kullanabilirsiniz.

4. Uzantıları Unutmayın

Çoğu iş telefonu numarası uygulamasının uzantılar için bir hükmü vardır. Bu özellik, arayanı doğru organizasyonel departmandaki kişiye yönlendirmenizi sağlar. Örneğin, uzantılarınız şunları içerebilir: 'Yeni bir hesap açmak için bire basın; kredilerinizle ilgili sorularınız için 2'ye basın, liste devam eder.

Hattaki sizseniz, aramayı müşterinin şikayetleriyle ilgilenen profesyonele yönlendirebilirsiniz. Büyük bir şirket işletiyorsanız, uzantılar çok etkilidir. Bu nedenle, bir müşteri karşılama artı uzantılarınız varsa, bir kişiyi aramalarına kıyasla bir gün içinde birçok müşteriyi halletmenize yardımcı olur.

Küçük bir işletme kurmuş olabilirsiniz; dolayısıyla çoğu şeyi bağımsız olarak hallediyorsunuz. Bu durumda uzantılara veya özel selamlamalara ihtiyacınız yoktur. Müşterilerinizle doğrudan ilgilenebilir ve ihtiyaçlarını karşılayabilirsiniz.

5. Sesli Posta Mesajınızı Ayarlayın

Tıpkı karşılama mesajınızı ayarladığınız gibi, arayanın araması ve aramayı kaçırmanız durumunda kullanabileceğiniz varsayılan bir sesli mesaj ayarlayabilirsiniz. Bir örnek, 'ABC Şirketi ile İletişim Kurduğunuz İçin Teşekkür Ederiz. Bir sonraki temsilci müsait olur olmaz aranacaksınız.' Alternatif olarak, onlara bir mesaj bırakmalarını da söyleyebilirsiniz.

Bu sizin işiniz olduğundan, varsayılan dışarıda mesajınızın nasıl olacağına karar vermek size kalmıştır. Yapmanız gereken tek şey, iş hizmetlerinizle uyumlu olduğundan emin olmaktır. Ayrıca, sesli posta mesajını istediğiniz zaman değiştirebileceğinizi ve daha iyi bir mesajla değiştirebileceğinizi unutmayın.

Ayrıca Okuyun: Satış için Yönetici Arama: En İyi Adayları Bulmak İçin İpuçları

6. Uygun Bir Bekleme Müziği Bulun

Bazen başka bir görüşme sırasında bir arama alabilirsiniz; bu nedenle, diğer arayanı beklemeye almalısınız. Bu durumda, arayanı beklemeye motive edecek yatıştırıcı bekleme müziğinizin olması çok önemlidir.

Eğer gerçek bir müzik olmasını istemiyorsanız, rahatlatıcı bir enstrümantal fon ile şirketinizin hizmetlerini anlatan bir video kaydedebilir ve bekleme müziği olarak kullanabilirsiniz. Bu, işletmenizin reklamını yapmak için bir şans olacaktır.

7. Yeni Telefon Numarasını Test Edin

Yukarıdaki adımları izledikten sonra arama gönderip alabilirsiniz. Bu bağlamda, telefon numarasını test ederek adımları doğru takip edip etmediğinizi onaylamak isteyebilirsiniz. Karşılama, dahili hatlar ve sesli posta mesajlarının iyi yerleştirildiğinden emin olun.

Tüm bunları, işletmeyi aramak için numaranızı kullanarak yapabilirsiniz. İşleri kolaylaştırmak için bir arkadaşınızı yanınıza alabilirsiniz. Bekletilen müzik kısmıyla ilgili denemelerde çok yardımcı olacaklar. Üstelik size geri bildirimde bulunacaklar. Herhangi bir hataya işaret ederlerse, düzeltmekten çekinmeyin.

Çözüm

İşletmeniz için bir iş telefon numarasına sahip olmak çok önemlidir. Bu, operasyonlarınızı kolaylaştırmaya yardımcı olur ve profesyonelliğinizi geliştirir. Bu aynı zamanda müşterileriniz için sorgu yapmayı kolaylaştırır ve onlara daha iyi bir deneyim sunar. Bu nedenle, işletmeniz için hala kişisel numaranızı kullanıyorsanız, bir güncelleme yapma ve iş telefon numaranızı oluşturma zamanı.