Kapsamlı Bir Uyum Yönetim Sistemi Çerçevesinin Önemi

Uyumluluk yönetim sistemi, kuruluşunuzun dahili standartlara ve harici düzenlemelere bağlı kalmasını sağlar. Uyumsuzluk risklerini en aza indirmeye yardımcı olur ve hatta uzun vadede işinize para kazandırabilir.

Bir siber güvenlik uyumluluk hizmetleri danışmanının rehberliğinde tasarlanan kapsamlı bir uyumluluk yönetim sistemi çerçevesi, kuruluşunuzun müşteri verilerini yıl boyunca güvence altına almasına yardımcı olabilir. Aşağıdakiler, böyle bir sistem oluşturmak için en önemli adımlardan birkaçıdır:

Risk değerlendirmesi

Çoğalan küresel düzenlemeler ve paydaş beklentilerinin artmasıyla, kuruluşlar her zamankinden daha fazla uyumluluk riskiyle karşı karşıya. Bu nedenle, ESG, siber, üçüncü taraf risk yönetimi ve diğer riskleri uçtan uca yönetmeye odaklanan kapsamlı bir uyumluluk yönetim sistemi çerçevesine sahip olmaları gerekir.

Risk değerlendirmeleri, risk azaltma çabalarının başlangıç ​​noktasıdır ve kurumsal varlıkları etkileyebilecek olası tehlikeleri bulmaya odaklanmalıdır. Bunu yapmak için, ortaya çıkan riskleri belirlemek ve değerlendirmek hayati önem taşır. Bunlar, BT sistemlerini, fiziksel altyapıyı, iş operasyonlarını ve bir şirketin itibarını içerir.

Bir risk değerlendirmesi, belirlenen risklerin gerçekleşmesine izin verilirse şirketin ne kadar zaman veya para kaybedeceğini de dikkate almalıdır. Bu metrik, bir riskin önemli olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Güçlü CMS'ye sahip kurumlar, genellikle düzenli olarak kapsamlı risk değerlendirmeleri yürütür ve bu değerlendirmelerin sıklığı, bir kurumun karmaşıklığı ve boyutu büyüdükçe artar. Bu değerlendirmelerin sonuçları operasyonel planlama ve izleme için kullanılır. Risk değerlendirme süreci, Kurulu, üst yönetimi ve iç denetimi içeren sürekli ve dinamik bir çaba olmalıdır.

izleme

Risk ortamı daha karmaşık hale geldikçe ve uyumluluk direktifleri daha talepkar hale geldikçe, işletmeler, artan düzenleyici gereklilikleri karşılamak için önceden var olan uyumluluk yönetimi operasyonlarından daha fazlasının gerekli olacağını fark ediyor. Birçok şirket yeni teknolojiyi benimsemek ve iç yapılarını yeniden şekillendirmek için acele ederken, başarıyı garantilemek için risk yönetimine yönelik bütüncül bir yaklaşım gereklidir.

Herhangi bir etkili uyum yönetim sisteminin hayati bir unsuru, izleme sürecidir. Bir kuruluşun tüm iç ve dış düzenlemelerine bağlı kaldığını doğrulayan işlevdir. Sağlam bir izleme programı, eksiklikleri kendi kendine belirleyecek ve düzeltecek ve ilgili tüm standartlarla uyumluluğun karşılanmasını sağlayacak şekilde tasarlanacaktır.

Kredi kartı verilerini toplayan, işleyen, ileten veya depolayan şirketlerin, bankalardan veya ödeme işlemcilerinden ağır para cezalarıyla sonuçlanabilecek güvenlik ihlali riskini en aza indirmek için diğer endüstri standartlarına uyması gerekir. Bu gibi durumlarda, bir kuruluşun tüm çalışanlarının bu riskleri yönetmek ve azaltmak için tamamen yetenekli, nitelikli ve yeterince motive olması kritik öneme sahiptir. Ek olarak, kıdemli uyum personeline, işlevlerini etkili bir şekilde yerine getirmeleri için iş kolu yöneticilerinden uygun yetki ve bağımsızlık verilmelidir.

Raporlama

Mevzuat değişiklikleri hakkında güncel bilgilere sahip olmak zaman ve çaba gerektirebilir. Uyumluluk süreçlerini düzene koymanıza ve bunları iş operasyonlarınıza entegre etmenize olanak tanıyan bir sistem, bu yükün hafifletilmesine yardımcı olabilir. Kapsamlı bir GRC aracı, izlemeyi kolaylaştıran otomatik raporlama ve uyarılar oluşturmanıza da yardımcı olabilir.

Çalışanlarla iletişim kurmak ve düzenli olarak iki yönlü iletişimi teşvik etmek için bir sisteminiz olduğundan emin olun. Bu, çalışanların misilleme korkusu olmadan uyumluluk sorunlarını, etik olmayan davranışları veya dolandırıcılığı bildirmeleri için bir mekanizma sağlamayı içerir. Çalışanlarınız uyumluluk yönetiminin önemini ne kadar çok anlarlarsa, o kadar bağlı olurlar.

Kapsamlı bir uyum yönetim sistemi çerçevesine yatırım yapmak, düzenleyici kurumların doğru tarafında kalmanıza, istikrarlı finans departmanlarına sahip olmanıza ve şirketiniz için sağlam bir itibar oluşturmanıza yardımcı olur. Ayrıca, düzenlemelere uyulmaması ağır para cezaları, cezalar ve yasal ücretlerle sonuçlanabilir. Risk seviyelerinizi, uyumluluk durumunuzu ve tehditlerinizi izleyen ve takip eden bir sisteme sahip olarak bu maliyetlerden kaçının. Bu şekilde, bir inceleme veya hedef inceleme için her zaman hazır olacaksınız.

Eğitim

Herhangi bir kuruluşun kapsamlı bir uyum yönetim sistemine sahip olması gerekir. Eksiksiz bir çerçeve, politikaların takip edilmesini ve şirketin veri ihlali veya başka ihlal riski taşımamasını sağlamaya yardımcı olur. Dijital dalga ele alınması ve hesaba katılması gereken yeni riskler getirdiği için bu özellikle doğrudur.

Bir işletmenin etkili bir uyum yönetim sistemine sahip olması için, şirketin farklı departmanlarından ve alanlarından liderlik içermesi gerekir. Ardından, bu liderler politikanın uygulandığından ve yürütüldüğünden emin olmalıdır. Buna, ilkelerin gerekliliklerini aşan ve ekibin herhangi bir ilke değişikliğinde hız kazanmasını sağlayan eğitim dahildir.

Düzenleyici uyum standartları daha karmaşık ve katı hale gelmektedir. Uyulmaması yasal cezalara, mali kayıplara ve lekelenmiş bir itibara yol açabilir. Kapsamlı uyumluluk sistemleri, bir şirketin her zaman endüstri standartları konusunda güncel olmasını ve potansiyel sorunları tam teşekküllü bir tehdit haline gelmeden önce çözebilmesini sağlar.

iyileştirme

Kapsamlı bir uyumluluk yönetim sistemi çerçevesi, izleme ve denetleme yoluyla tespit edilen ihlalleri ve zayıflıkları düzeltmek için bir iyileştirme bileşeni içerir. Sağlam bir CMS, çalışanlarla iki yönlü iletişimi teşvik ederek, sorularını veya endişelerini misilleme korkusu olmadan bildirmelerini sağlar.

Bu, belirli departmanların etkili bir şekilde iletişim kurmadığı veya sorunları raporlamak için protokole uymadığı, ihlallere ve düzenleyici risklere katkıda bulunabilecek bir "silo zihniyetinin" önlenmesine yardımcı olur. İyi bir CMS, potansiyel tüketici zararı veya diğer uyumluluk risk yönetimi eksiklikleri veya ihlalleri sorunlarını belirlemek için tüketici şikayetlerini de izleyecek ve ardından uygun iyileştirici önlem alacaktır.

Birden çok mevzuat uyumluluğunu ve kurumsal politika ve prosedürleri koordineli bir şekilde etkin bir şekilde yönetmek, kuruluşlar için zorlu bir iştir. Merkezileştirilmiş, otomatik bir olay uyumluluk yönetimi çözümü, kuruluş genelinde olayları izlemek ve izlemek için tek bir referans noktası sağlayabilir. Bu, kurumsal uyumluluğunuz hakkında daha bütünsel bir görünüm sağlar, silo halindeki süreçleri ortadan kaldırır ve Kurul'un düzenleme ve güvenilirlik standartlarına bağlılığını göstermesini kolaylaştırır. Bu, maliyetli cezalardan ve yasal işlemlerden kaçınmanıza yardımcı olabilir.