Bir Sözleşme Yönetim Sistemi Uygulamanın Faydaları

Her modern organizasyonun kalbinde, hızla dönüşme ve işlerini hayatta kalacak şekilde konumlandırma ihtiyacı vardır. İş sürekliliği için düzenlenmiş bir çerçeve içinde iş gereksinimlerinin yönetilmesini içerir.

Büyük ya da küçük her şirket, iş teklifleri ve performans ölçütleri için anlaşmalar yapar. Anlaşmaların her iki taraf için de bağlayıcı olmasını ve herhangi bir şartın ihlal edilme riskinin olmamasını sağlamak için resmi sözleşmeler içerir. Modern teknoloji odaklı şirketler böylece tüm sözleşme yaşam döngüsünü otomatikleştiren resmi bir sözleşme yönetim sistemi (CMS) ile iş çıkarlarını ve marka imajını koruyor.

Bir kurumsal ortamda CMS ihtiyacı

Herhangi bir sözleşme gayri resmi veya sözlü müzakere ile başlar ve yetkili imza sahipleri ve temsilci hukuk büroları tarafından nihai imzalara kadar devam eder. Yasal süreç, nihai ürün veya hizmetlerin nasıl teslim edildiğini belirten çeşitli maddeleri de içerir.

Ancak manuel süreçler, tüm taraflar için bağlayıcı olan hatasız ve zamanında uyumluluk sağlayabilir mi? Hayır. Geleneksel sözleşme yönetimi yöntemleri, potansiyel olarak iş kaybına yol açabilecek veya bazı koşulları hükümsüz kılabilecek şekilde, sözleşme hükümlerinin yanlış yorumlanması veya uygulanmaması riskleriyle doludur.

Bununla birlikte, otomatik kural tabanlı sözleşme yönetimi yazılımı, sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi boyunca tarihlere, görev tamamlamaya ve uyumluluk normlarına dayalı olarak yasal şartların otomatik olarak tetiklenmesiyle hatasızdır. Böylece bir sözleşme yönetim sistemi, sözleşme eylemlerini yöneten entegre yazılımla tüm sözleşme yaşam döngüsünü düzene sokar.

Entegre Sözleşme Yönetim Sisteminin 10 Temel Faydası

Sözleşme yönetim sistemi, yasal ekip üyeleri, uyumluluk ekipleri ve yönetim gibi paydaşların erişimi için tüm sözleşmeleri merkezi bir havuzda dijitalleştirir, saklar ve kategorilere ayırır. Ayrıca, sözleşmeleri manuel olarak dosyalama ihtiyacını ortadan kaldırır ve zamandan tasarruf sağlar. Kritik dosyaların olası hasar görmesi veya çalınması veya yanlış yerleştirmeden kaynaklanan kayıplar ve yangın gibi sorunlar, bir sözleşme yönetim sisteminin diğer avantajlarıdır.

İşte bir kurumsal sözleşme yaşam döngüsü yönetim sisteminin bazı avantajlarına geçelim :

1. Tek noktalı bir Sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi

Şirketler, tek bir erişim noktası için tüm yasal belgeleri depolayan ve yöneten merkezi bir havuzdan yararlanabilir. Tek noktadan belge depolama, daha iyi kontroller için şeffaflığı ve hesap verebilirliği kolaylaştırır.

Merkezi aranabilir sistem, önceden tanımlanmış meta verilere ve metin aramasına dayalı olarak sözleşmelerin daha hızlı ve daha verimli bir şekilde bulunmasına yardımcı olur.

2. Merkezi sözleşme sınıflandırması ve çıkarımı

Merkezi bir havuz, bir sözleşme yönetim sistemi kullanmanın avantajlarından yararlanır: yapay zeka güdümlü sözleşme verilerinin sayısallaştırılması ve çıkarılmasıyla risk azaltma, yasal belgeleri kategorize eden tek tip bir mekanizma, sorunsuz ve işbirliğine dayalı tahkim için belgeleri tanımlama ve karşılaştırma, izlenebilir denetim akışları ve daha fazlası.

Basitleştirilmiş tek bir sözleşme yönetim sistemi, bir sözleşme yönetim sisteminin faydalarını sunarak anlaşmaların daha hızlı ve kusursuz bir şekilde sonuçlandırılmasına yardımcı olur.

Günümüzde kurumsal verilerin çoğu bulutta. Bulut sözleşme yönetimi sistemi, ekip çalışmasını ve konumdan bağımsız iş kararlarını kolaylaştıran CMS'nin bir parçasıdır. Bulut tabanlı CMS, farklı konumlarda anlaşmaların yapıldığı ve sözleşmelerin müzakere edildiği küresel bir iş ekosisteminin kritik bir unsurudur.

3. Yapılandırılabilir iş akışı ve şablonlar

Bir sözleşme yönetim sistemi kullanmanın diğer faydaları, sözleşme oluşturma, onaylama, yürütme ve fesih sürecini kolaylaştırmak için sözleşme yaşam döngüsü boyunca yerleşik iş akışları, çeşitli olasılıklarda güvencelerle işletmeleri kusursuz hale getirir.

Çeşitli sözleşme türlerine ve tarihlerine dayalı şablonlar, sözleşme sona ermeden önce zamanında uyarılar ve bildirimler sağlar. Yenilemeleri ve YOY devrini kesintisiz ve otomatik bir süreç haline getirerek, işletmelerin bir sözleşmeyi yeniden müzakere etmesine veya iptal etmesine ve elverişsiz ortamlarda kilitlenmeleri önlemesine olanak tanır.

4. Hataları ve kayıpları en aza indirir

Sözleşme yönetim sistemi, tüm yasal süreci optimize ederek bir işletmeye fayda sağlar. Belge yönetiminde onaylar ve esneklik için sözleşme şablonlarıyla eşitlenen şartlara sahip yerleşik bir madde kitaplığı nedeniyle yasal belgelerin taslağı tek tiptir ve nispeten hatasızdır.

5. Siber saldırılara ve veri ihlallerine karşı güvenlik

Sözleşme yönetim sistemi özellikleri, merkezi ve güvenli sunucularda depolanır, genellikle şifrelenir ve erişim denetimleriyle etkinleştirilir. Bu nedenle, yetkisiz kişiler kritik ticari yasal belgelere erişemez. Merkezi kurumsal sözleşme yönetim sistemi, şeffaflık için yasal yaşam döngüsünün her noktasında görünürlük sağlayan erişim kontrollerine de sahiptir.

6. Yasal belgelerin maksimum güvenliği

Diğer bir sözleşme yönetim sistemi avantajı, sözleşme yaşam döngüsü boyunca dijitalleştirme ve uçtan uca hiper otomasyondur, çünkü bu, her şeyin bir dijital yedeği olduğu anlamına gelir. Böylece, fiziki sözleşmelerde sel veya yangın gibi sebeplerle oluşabilecek kayıpların yanı sıra, çalışanların işten ayrılma durumlarında meydana gelebilecek kötü niyetli hareketlerin de önüne geçilmektedir. CMS'ler, toplu istifalar veya işten çıkarmalar karşısında ticari çıkarları ve büyük ödeme olasılığını korur.

7. Departman iş süreçlerini kolaylaştırma

Sözleşme yönetimi sistemleri aynı zamanda tedarikçi tabanlı verileri de takip ederek sözleşmelerin uçtan uca görünürlüğü için diğer departmanlarla entegre olur ve böylece alt sözleşmelerde, zaman çizelgelerinde, fiyatlarda vb. değişikliklerin yapılmasına olanak tanır. CMS, operasyonel süreci güçlendirmek için sözleşme şartlarına göre otomatik performans analizi sağlar. ve çeşitli departmanların sözleşmeye bağlı ölçütlere göre finansal performansı.

8. Mali ve itibar riskini belirleme ve azaltma

Bölgenin mali ve yasal düzenleyicisine karşı sözleşme şartlarına mevzuata uygunluk, her işletme için kritik bir gerekliliktir. Kurumsal sözleşme yönetimi sistemi, CMS uyum mekanizması içinde uygun bir iş sürekliliği planı tasarlayarak bu sorunu ele alır ve böylece yasal çerçeveye uyulmamasından kaynaklanan mali ve itibari riskleri azaltır.

9. Otomatik raporlar oluşturma

Sözleşme yönetim sistemi, tüm yasal ve sözleşmeye dayalı süreci düzene sokmaktan yararlanır ve sözleşme özet raporlarına karşı KPI'ları izlemek için ayrıntılı ve anlık raporlar oluşturmaya yardımcı olur. Bu nedenle, bir sözleşme yönetim sisteminin önemli bir avantajı, zamanında eylemler için akıllı ve otomatikleştirilmiş raporlamasıdır.

10. Daha verimli CRM

Akıllı sözleşme yönetimi çözümleri, müşteri ilişkilerine müşteri odaklı ve bütünsel bir yaklaşım için müşteri ilişkileri yönetiminden (CRM) yararlanır. Verimli CRM için zamanında ve otomatikleştirilmiş bildirimlerle sözleşmeler sorunsuz bir şekilde güçlendirilir ve uygulanır.

Hukuk departmanınızın iş değeri sunmasını istiyorsanız, piyasadaki en iyi tak ve çalıştır CMS için Vuram'da bizimle iletişime geçin! Kendi TrustHall'ımız, tüm yasal ihtiyaçlarınızı otomatikleştirmek için kolaylaştırılmış bir sistem uygular.