Başlangıçları Yüksek Verimliliğe Yönlendirmek için 5 Görev Yönetimi Aracı

Bu öngörülemeyen zamanlarda bir girişimi çalıştırmak ve genişletmek, basit bir görev olmaktan çok uzaktır. Yoğun rekabet, sınırlı kaynaklar ve hedef kitleyle hızlı bir şekilde etkileşim kurmak için artan baskı, hayatta kalmak ve gelişmek için üstesinden gelmeniz gereken bazı yaygın zorluklardır.

Bir proje yöneticisi olarak, kaynakların verimli kullanımı yoluyla iş hedeflerine ulaşma sorumluluğu size aittir. Diğer şeylerin yanı sıra, görevlerin doğru kişilere atandığından ve verimli bir şekilde işbirliği yaparken işlerini belirlenen süreler içinde tamamladıklarından emin olmanız gerekir.

Bir proje yöneticisi için yapılacak çok mu fazla? İdeal bir cevap hem Evet hem de Hayır olabilir. Proje ilerlemenizi kontrol altında tutmak için görevleri etkili bir şekilde tahsis ediyor ve izliyorsanız evet.

Ve ekip üyeleriniz sık sık kontrol edilmeden bırakılırsa ve görevleri belirlenen son tarihler içinde tamamlamakta sürekli olarak başarısız olurlarsa, bu da proje tesliminizi daha da geciktirirse HAYIR.

Devam etmek! Projelere geç kalmanın nedeni her zaman çalışanlar değildir. Düzensiz iş akışı, iş rolleriyle ilgili kafa karışıklığı, uygunsuz tahsis ve sıkıcı manuel görevler de startup'ınızın büyümesini engellemeye katkıda bulunur.

İşleri yoluna koymak için, bir girişim, görev yönetimi zayıfsa hayatta kalamaz ve büyüyemez. Proje planlama ve yürütmenin bu çok önemli yönünü daha derine inelim.

Görev Yönetimi nedir?

Basit bir ifadeyle görev yönetimi, projenizin görevlerini baştan sona oluşturma, tahsis etme ve izleme süreci olarak tanımlanabilir. Görev yönetimi, görev fikrinden izlemeye ve yürütmeye kadar başlar.

Etkili görev yönetimi, proje yöneticilerinin yalnızca tahsis edilen işi kolayca denetlemesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda grup görevleri için ekip içi işbirliğini de kolaylaştırır. Görev yönetimi, insanlara kimin ne üzerinde çalışması gerektiği ve işin ne zaman tamamlanması gerektiği konusunda net bir anlayış sağlar.

Görev yönetimine bağlı kalan proje yöneticilerinin, projeyi müşterilerin beklentilerine göre ilerletmek için farklı görevleri yönetmede daha verimli oldukları bilinmektedir.

Size tavsiye edilenler: Fazla Para Ödüyor Olabileceğiniz İş Araçları.

Görev Yönetimi Neden Önemlidir?

Küçük gibi görünen, ihmal edilmiş bir görev bile dev bir soruna dönüşebilir ve projenizi tamamen raydan çıkarabilir. İyi görev yönetimi, yalnızca projeleri başarılı bir şekilde teslim etmek için değil, aynı zamanda verimli ekip işbirliğini de teşvik etmek için çok önemlidir.

İyi görev yönetiminin herhangi bir kuruluşun tablosuna neler getirdiğine bir göz atalım.

1. Görev önceliklendirme

Çoğu zaman değerli zaman düşük öncelikli görevlere harcanır ve bu da önemli görevler için yetersiz zaman bırakır. Görev yönetimi, ekibinizin en iyi çabalarının önemli olan yere gitmesini sağlayan görevlere öncelik verir.

2. Geliştirilmiş ekip içi iletişim

Görev yönetimi, proje üyeleri ve ekip üyeleri arasındaki iletişimi geliştirir. Ekip üyeleri, görevlerini proje yöneticilerine onaylar ve rapor eder ve ikincisi çalışmalarını analiz eder ve geri bildirim gönderir.

3. Kesintisiz proje akışı

Görev yönetimi, proje yöneticilerine görevler üzerinde nihai kontrol sağlar. Görev yönetimi yazılımı, proje yöneticilerine tüm görevlerin Kuşbakışı görünümünü sağlar; gerekirse görev bağımlılıklarını ve görev atananları değiştirebilirler.

4. Yüksek performans

Performans, büyüklükleri ne olursa olsun proje yöneticileri ve ekipleri için büyük önem taşır. Görev yönetimi, ekip üretkenliğini ve performansını önemli ölçüde artırabilir. Ekip üyeleri, görev ilerlemelerinin izlendiğini bildiklerinde, bu baskı onları tamamen işlerine adamaya iter.

5. Takım bağını geliştirir

Görev yönetimi yazılımını kullanmanın en büyük faydalarından biri, aynı veya farklı departmanlardaki ekip üyeleri arasındaki işbirliğini geliştirmesidir. Üyeler sık ​​sık etkileşime girdikçe birbirlerini daha iyi tanırlar ve bu da takım bağlarının daha da gelişmesine yol açar.

6. Kaynak tahsisini kolaylaştırır

Görev yönetimi, en değerli kaynakların - zaman, para ve insan gücü - verimli bir şekilde kullanılmasına izin verir. Görevlerin doğru kişilere atanması, kaynakların verimli kullanımı yoluyla işin zamanında tamamlanmasını sağlar, bu da zamandan tasarruf edilmesini ve proje maliyetlerinin azalmasını sağlar.

Görev Yönetimi Yazılımı Nedir?

Görev yönetiminin ne olduğunu ve neden önemli olduğunu okuduk. Şimdi görev yönetimi yazılımının tam olarak ne olduğunu anlamanın zamanı geldi.

Görev yönetimi yazılımı, proje yöneticilerinin kişisel veya grup görevleri oluşturabilecekleri, dağıtabilecekleri ve ilerlemelerini izleyebilecekleri görsel bir platformdur. Tek bir yerden başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ayarlayabilir, zaman tahminlerini ayarlayabilir, yinelenen görevler oluşturabilir, görev bağımlılıklarını takip edebilir, vb. yapabilir ve gerektiğinde istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz.

Bu araçlar manuel çabaları azaltır ve çok zaman kazandırır. Şimdi, mesele şu ki, her araç tüm bu özellikleri sağlamıyor. Farklı görev yönetimi yazılımları, çeşitli özellikler sunar ve bunların tümüne ihtiyacınız olmayabilir.

Bu nedenle, görev yönetimi için en iyi araçları seçmek için önce ekibinizin boyutunu ve proje türünü (çevik, şelale) analiz etmeniz ve ardından gereksinimlerinizi karşılayan bir çözüm seçmeniz gerekir.

Şunlar ilginizi çekebilir: Startup İş Sorunlarınızı Çözmek için 8 Akıllı Araç.

2022'de Başlangıçlar İçin 5 Mükemmel Görev Yönetimi Aracı

Daha önce de belirtildiği gibi, startup'ların sınırlı kaynaklarından, özellikle insan gücünden en iyi şekilde yararlanmalarını sağlamaları gerekir. İyi bir görev yönetimi aracı kullanmak, doğru kişilerin doğru görevler üzerinde çalışmasını sağlar.

Bugün mevcut olan en iyi beş görev yönetimi aracına bir göz atalım.

1. Prova Merkezi

Güçlü bir ProofHub, kullanıcılara ortak bir platformda bir dizi gelişmiş özellik sunan, hepsi bir arada bir ekip işbirliği ve proje yönetimi yazılımıdır. Yazılım, ekiplerin görevleri yönetmesini ve çalışmalarında daha verimli, üretken ve hesap verebilir olmasını kolaylaştıran yerleşik görev yönetimi yazılımına sahiptir. Proje yöneticileri, tüm görevleri tek bir yerden yönetebilir ve işi gerektiği gibi düzenlemek için görev listelerinde kolayca gezinebilir ve verileri filtreleyebilir. Ayrıca, yalnızca atanan kişilere sunulan listelerle erişim ve güvenlik üzerinde daha fazla kontrole sahip olursunuz. Yalnızca seçilen IP adreslerinin hesabınıza erişmesine izin verebilirsiniz. Her ekip üyesi, görev dağılımı ve zaman tahminleri konusunda net bir anlayışa sahip olduğundan, işte daha odaklı ve hesap verebilir hale gelmeleri muhtemeldir.

Ana Özellikler:

• Bireysel veya Grup görevi oluşturma ve tahsis etme.
• Özel etiketler.
• Görevler için başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ayarlayın.
• Zaman tahminlerini ayarlayın.
• Takip süresi.
• Yinelenen görevler oluşturun.
• Dosyaları ekleyin ve prova edin.
• Tablo görünümü, liste görünümü ve pano görünümü.

Fiyatlandırma:

Ultimate Control planı, yıllık olarak faturalandırılan aylık 89 ABD Doları olarak fiyatlandırılır.

2. İsteme

Quire, ekiplerin işbirliğine dayalı proje yönetimi planlaması, organizasyonu ve yürütülmesi için ortak bir platformda bir araya gelmelerini sağlayan gelişmiş, bulut tabanlı bir görev yönetimi yazılımıdır. Odaklanmış bir alt liste görünümü, her ekip üyesinin çalışmalarını kontrol etmesini sağlar ve Kanban panosu, şeffaflığı ve verimliliği optimize etmek için ekip kaynaklarının kolay görselleştirilmesine olanak tanır. Herkes projenin ilerleyişine ilişkin bir genel bakış tutabilir ve şık arayüz, karmaşık olmayan bir iş akışına olanak tanır. Quire, küçük ekipler düşünülerek tasarlanmıştır ve çalışanlar, ne üzerinde çalışmaları gerektiğini belirleyerek görevlere daha iyi odaklanabilirler.

Ana Özellikler:

• Dinamik zaman çizelgesi.
• Kanban panosu.
• Akıllı alt liste.
• Sonsuz iç içe liste.
• Sezgisel arayüz.
• Cihazlar arası platform.
• Proje şablonları.
• entegrasyonlar.

Fiyatlandırma:

Ücretsiz bir plan mevcuttur. Ücretli plan kullanıcı başına aylık 8,95 ABD dolarından başlar.

3. Birikmiş İşler

Backlog, dünya çapında 10.000'den fazla şirket tarafından kullanılan popüler bir görev yönetimi ve hata izleme aracıdır. Backlog'u kullanarak görevleri kolayca yönetebilir ve Gantt Charts, Kanban panoları ve daha fazlası gibi yardımcı özellikler aracılığıyla işi kolaylıkla halledebilirsiniz. Projelerdeki görevleri önceliklendirmek ve yönetmek ve genel ilerlemeyi izlemek için İş Listesini kullanın. Proje güncellemelerini net bir şekilde iletin, planları tartışın ve diğer ekip üyelerine iş talepleri gönderin. Bulutta güvenli dosya paylaşımı, ekip koordinasyonunu ve şeffaflığı daha da geliştiren başka bir faydalı özelliktir. Backlog uygulaması hareket halindeyken bile işinizi yönetmenize olanak tanır.

Ana Özellikler:

• Sürüm kontrolü.
• Gantt çizelgeleri.
• Vikiler.
• Özel Alanlar.
• Hata ve sorun takibi.
• Kullanıcı İzinleri.
• Güvenli dosya paylaşımı.
• Ekipler arası işbirliği.
• Hata izleme.

Fiyatlandırma:

Ücretsiz bir plan mevcuttur. Ücretli plan ayda 35 dolardan başlar.

4. beSlick

beSlick, manuel görev kaydetme ve planlama süreçlerinizdeki tüm kaosu ve dağınıklığı ortadan kaldırmaya yardımcı olan başka bir kullanışlı şablon tabanlı görev yönetim sistemidir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerden oluşan ekipler için tasarlanan beSlick'in kullanımı kolaydır, ancak işlevselliği şaşırtıcı derecede güçlüdür. Yerleşik süreç iyileştirme özelliğine sahip tek görev yönetimi aracı olarak etiketlenen bu araç, en güçlü süreç iş akışı oluşturucularından birine sahiptir (özellikle bu fiyat noktasında). Şablon raporları oldukça iyidir ve size tek bir kontrol panelinde ilerlemenin net ve ayrıntılı bir görünümünü sunar.

Ana Özellikler:

• İzinlere sahip merkezi kitaplık.
• Tüm görev ilerlemesini görüntülemek için tek bir pano.
• Entegre edin ve otomatikleştirin.
• Görev raporlama ve filtreleme.
• Süreç analitiği ve Denetim izi günlüğü.
• Önceden oluşturulmuş şablon kitaplığı.
• Süreç sorunlarını izleyin ve çözün.
• Cihazlar arası platform.

Fiyatlandırma:

Tek ödemeli plan kullanıcı başına aylık 10 ABD Doları olarak fiyatlandırılır.

5. Takım çalışması

Ekip çalışması, proje yöneticilerinin ekipleri kendi iş akışlarını daha iyi anlamaları için güçlendirmek üzere son derece ayrıntılı ve özelleştirilmiş görevler oluşturmak için kullanabilecekleri yerleşik görev yönetimi araçlarına sahip güçlü bir proje yönetimi yazılımıdır. İş yükünüzü planlamanıza, ilerlemenizi izlemenize, raporlamanıza ve görev ilerlemenizi optimize etmenize olanak tanıyan gelişmiş bir dizi özellik sunar. Görev yönetimi şablonları, her türden ekibin zamandan tasarruf etmesine, süreçleri iyileştirmesine ve daha fazlasını yapmasına yardımcı olur. Ekip çalışmasının proje zamanlama özelliği, proje yöneticilerinin proje görevlerini tanımlamasına, bunları insanlara atamasına ve atamaları izlemesine olanak tanır. Araç ayrıca, kullanıcıların çevrimiçi bir portal aracılığıyla ekip içinde belgeler üzerinde işbirliği yapmasını kolaylaştıran belge yönetimi özelliğine de sahiptir.

Ana Özellikler:

• İş yoğunluğu.
• Kanban panoları.
• Sınırsız müşteri kullanıcısı.
• Zaman takibi.
• Gantt şeması.
• Görev listesi şablonları.
• Defterler.
• Dosyalar ve Sürüm Oluşturma.
• Kilometre Taşları ve Takvim.

Fiyatlandırma:

Sonsuza Kadar Ücretsiz bir plan mevcuttur. Ücretli plan, kullanıcı başına aylık 10 ABD dolarından başlar ve yıllık olarak faturalandırılır.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: İşinizi Dönüştürmek için En İyi 5 E-posta Pazarlama Aracı (İnfografik).

Çözüm

Başlangıçlar, özellikle erken aşamalarda, görev yönetimi araçlarıyla yanlış bir adım atmayı göze alamaz. Manuel görev planlaması ve tahsisi, girişiminizin verimli zamanını önemli ölçüde azaltabilir ve iş sorumluluklarının net bir şekilde dağıtılmaması nedeniyle ekip üyelerinizin kayıtsız kalma olasılığı yüksektir.

İyi bir görev yönetimi aracı girin ve proje yöneticileri, hem basit hem de karmaşık görev tahsisi ve izleme süreçlerinde tek bir konumdan gezinmek için güvenilir ve işlevsel bir müttefik edinir.

Bahsedilen görev yönetimi araçları, iş dünyasının en iyilerinden bazılarıdır ve girişiminiz muhtemelen kuruluşunuzun en değerli varlığının, yani insan kaynaklarının en iyi şekilde kullanımını kaydedeceğinden, karşılanabilirlik ve işlevsellik arasında ince bir denge sunar.

 Bu makale Nandini Sharma tarafından yazılmıştır. Nandini, ProofHub'da Pazarlama Müdür Yardımcısıdır. Nandini, bu alanda on yıla yakın bir deneyime sahiptir ve kariyeri boyunca bir dizi marka oluşturma ve pazarlama kampanyasını başarıyla yürütmüştür. Pazarlama alanında uzman olan Nandini, teknik bilgi birikimine sahiptir ve her zaman dijital dünyadaki en son trendleri takip eder. Pazarlama stratejilerini sürekli olarak mükemmel bir şekilde harekete geçirdiğini göreceksiniz. Yıllar geçtikçe, bir dizi popüler çevrimiçi platformda muzaffer bir şekilde geniş bir kitle oluşturdu. Sıra dışı pazarlama fikirleri yazmakla meşgul olmadığı zamanlarda, yaratıcılığını sanat ve el işi faaliyetlerine kanalize ederken görülebilir.