Bordro Sürecinizi Kolaylaştırmanın 8 Yolu

Bordro süreci herhangi bir şirket için zorlu olabilir ve işlerin idari tarafında takılıp kalmak kolaydır. Her işletme sahibi, çalışanlarına doğru ve zamanında ödeme yaptıklarından emin olmanın ne kadar önemli olduğunu bilir. Ancak pek çok farklı düzenleme, evrak gereklilikleri ve vergi sonuçlarıyla, bordro sürecinin neden bu kadar zahmetli hale gelmesi şaşırtıcı değil.

Bu düzenlemelere ve değişikliklere ayak uydurmak, bordro ekibi için çok fazla ekstra çalışma anlamına gelebilir. İşletmeniz veya şirketiniz için akıcı bir bordro süreci sağlamanın anahtarı, her düzeyde verimliliği artırmaktır. İşte bordronuzun iş ihtiyaçlarınız için en iyi şekilde çalıştığından emin olmanın sekiz yolu.

1. Maliyetlerinizi kontrol edin

Bordro, bir işletmeyi yönetmenin en pahalı yönlerinden biridir. Çalışanların maaş çeklerinin her zaman zamanında ödenmesini sağlarken bu maliyetleri kontrol etmek zor olabilir, ancak bordro işlemlerine harcadığınızı azaltmanın birçok yolu vardır. Bordrolarını daha verimli yöneten işletme sahipleri genellikle zaman içinde önemli tasarruflar elde ederler. Başlangıç ​​noktası olarak, maliyetlerin eşit olarak paylaşılmadığı alanları belirlemeye yardımcı olması için çalışan ve departman başına maliyetleri analiz edin.

Çalışılan her saat için ne harcadığınızı belirlemek için, her çalışan için sağlanan faydalar ve ikramiyeler dahil olmak üzere tüm bordro giderlerinin doğru bir elektronik tablosunu tutun. Son teslim tarihlerini karşılamak için çalışan çalışanlar arasında üretkenlik seviyelerini korurken gelecekteki bordro işleme ücretlerini kontrol altında tutmaya yardımcı olacak bir plan oluşturmak için maliyet analizinizde toplanan verileri kullanın. Ayrıca bordro işleme sisteminizde ne için ödeme yaptığınızı ve işlem başına ne kadara mal olduğunu öğrenin.

Her bir doların tam olarak neye gittiğini anlamak için şeffaf ücretlere sahip en iyi bordro yazılımını seçin. Faturalarınızda herhangi bir gizli veya belirsiz ücret varsa, deneyimsiz veya dürüst olmayan bir bordro hizmetinin işareti olabileceğinden hemen sağlayıcınızla iletişime geçin. Herhangi bir sözleşmeyi imzalamadan önce maliyet yapısını anladığınızdan emin olun ve daha sonra sürpriz faturalar olmamasını sağlamak için gerekirse açıklama isteyin.

Size tavsiyemiz: Şirketler Süreçlerini Optimize Etmek İçin İş Zekasını Nasıl Kullanıyor?

2. Veri alma sürecini kolaylaştırma

Herkesin tüm verilerine erişebildiğinden emin olmak, harekete geçmelerini ve değişiklik yapmalarını kolaylaştırır. E-tablo kullanıyorsanız, ekibinizle paylaşılan bir ana kopya oluşturmayı düşünün. Bu şekilde, birden çok dosyayı güncellemeden veya e-posta göndermeden yeni bilgiler ekleyebilir ve mevcut verileri düzenleyebilirler. Ekibinizin verileri güncellemesi veya değişiklik yapması gerektiğinde aynı süreci izlemesini sağlamak için bordro etkinliklerini işlemek için bir program oluşturun.

Örneğin, dosyaları çalışanlarla ne sıklıkta gözden geçireceğiniz, ücret oranları üzerinde denetimler gerçekleştireceğiniz vb. için standart işletim prosedürleri (SOP'ler) oluşturun, böylece herkes sürecin her adımında sorumluluklarını bilir. Bordronuzu kolaylaştırmak ve manuel işleme veya elektronik tablolarda meydana gelebilecek hatalardan kaçınmak için otomatik bir veri toplama seçeneğini tercih edin. Doğru bordro verileri ile çalışılan süre, iş unvanlarına veya deneyim seviyelerine göre ücret oranları, şirketinizde uzun süredir çalışan çalışanlar için yapılan zamlar gibi şeyleri takip edebilir ve güncelleyebilirsiniz.

3. Diğer departmanların gerçekte neye ihtiyacı olduğunu öğrenin

Şirketlerin bordro sürecini düzene sokmaya çalışırken yaptıkları en büyük hatalardan biri, başta muhasebe olmak üzere diğer departmanlara danışmamaları. İş departmanlarınız ihtiyaç duydukları şeye herhangi bir zamanda erişemezlerse, bordro sürecinizin aksamadan ilerlemesini asla bekleyemezsiniz. Diğer departmanların gerçekte neye ihtiyacı olduğunu öğrenin ve onlara ihtiyaç duydukları bilgileri derhal ulaştırmayı amaç edin.

Örneğin, muhasebe departmanınızın yalnızca her çalışanın toplam kaç saat çalıştığını bilmesi gereken basit bir iş modeliniz varsa, bir muhasebe günlüğü girişi oluşturmaya gerek yoktur. Ancak şirketinizin mali tablolarının ve vergilerinin doğru bir şekilde girilebilmesi için bordro ile ilgili yapılması gereken bazı kayıtlar varsa bunların muhasebede yapıldığından emin olunuz. Her departmana ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayarak bordro sürecinizi kolaylaştırabilirsiniz.

4. Otomatik bordro kaydını daha verimli yönetin

Çalışanları bordroya kaydetmek, maaş çeklerinin zamanında ve doğru miktarda teslim edilmesini sağlamak için çok önemlidir. Bununla birlikte, işverenlerin bordroya kaydolacak çok sayıda çalışanı olduğunda, bu görevi tamamlamak birkaç saat sürebilir. Değerli şirket kaynaklarının bu verimsiz kullanımı, bu kadar çok farklı insanın dahil olması nedeniyle büyük bir insan hatası riski oluşturur. İşverenler bunun yerine kayıt sürecini otomatikleştirmelidir.

Bunu, yeni çalışanları İK'ya ve sosyal yardımlar veya maaş bordrosu vergileri gibi diğer şirket hizmetlerine de kaydedebilen otomatikleştirilmiş bir işe alım çözümüne entegre etmeyi düşünün. Bir çalışanın durumu değiştiğinde, örneğin terfi ettirildiğinde veya departmanlar arasında geçiş yaptığında otomatik ayarlamaları da etkinleştirmelisiniz. Bordro kaydının otomatikleştirilmesi, tüm süreci düzene sokmak ve herhangi bir ek teknoloji olmadan maaş günlerinizi daha sorunsuz hale getirmek için atılmış büyük bir adımdır.

Şunlar hoşunuza gidebilir: İşletme İtibarı Yönetimi – Kesin Bir Kılavuz.

5. Yeni iş teknolojilerini benimseyin

Bordro sürecinizi kolaylaştırmanın bir başka etkili yolu da yeni iş teknolojilerini benimsemektir. Bu şekilde, birçok görevi otomatik hale getirebilir ve çalışanların ve departman müdürlerinin birden fazla projeyi aynı anda yürütmesini kolaylaştırabilirsiniz. Bunu, hızlı bir şekilde veri toplamanıza olanak sağlayan ve aynı zamanda raporlama ve faturalama gibi ödeme süreçlerini otomatikleştiren çevrimiçi sistemler kullanarak yapabilirsiniz.

Bu seçeneklerden bazılarını göz önünde bulundurun:

• Bir zaman kaydetme uygulamasıyla zaman işleyişinizi otomatikleştirin veya kendi başlarına erişebilecekleri çalışan zaman çizelgelerinin önceden yüklendiği cihazlara sahip olun. Bunun gibi bir çözüm, çalışılan saatleri ve zaman damgalarını manuel olarak hesaplamanızı gerektirmez, bu da onu basit bir süreç haline getirir.
• Faturaların oluşturulmasına ve elektronik olarak gönderilmesine yardımcı olabilecek, müşterilere fatura kesmek veya maaş bordrosu düzenlemek gibi idari görevlere harcanan zamanı azaltacak yatırım yapın.
• Çevrim içi işbirliğine dayalı bir platform kullanarak çalışanların kendi izin taleplerini ve harcama raporlarını yönetmelerine izin verin. Bu sayede gerektiğinde talepte bulunabilir ve harcamaları gerçek zamanlı olarak takip edebilirler.
• Değişiklik yapma, izin talepleri gönderme veya harcamaları kontrol etme söz konusu olduğunda herkesi döngüde tutmak için otomatik bildirimleri kullanın.

İş teknolojisine yatırım yaparken, her bir aracı kullanma konusunda çalışanları eğiterek teknolojiden en iyi şekilde yararlandığınızdan emin olun. Bunu yapmak, herkesin faydaları en üst düzeye çıkarmak ve veri girişi veya sorunları araştırmak için harcanan zamanı en aza indirmek için bu sistemleri kullanmasını sağlar.

6. Yeni mevzuat değişikliklerinden haberdar olun

Ayrıca, yeni mevzuatın işletmeniz üzerindeki etkisini ve maaş bordrosunu nasıl etkilediğini de anlamalısınız. Etkili oldukları anda geride kalmamak için yaklaşan değişikliklerden haberdar olduğunuzdan emin olun. Federal ve eyalet yasaları, işletmelerin değişikliklere uyması için tipik olarak bir zaman penceresi sağlar. Ancak, mümkün olan en kısa sürede harekete geçmek istiyorsunuz. Son teslim tarihi geldiğinde kendinizi yakalamaya çalışırken bulmak istemezsiniz.

Tüm yeni değişikliklerin zamanında uygulandığından emin olun. Düzenli bir maaş bordrosu süreci sağlamanın bir kısmının mevzuata uyumlu kalmayı da içerdiğini unutmayın. Uyumluluk eksikliğinden dolayı mevcut süreçlerinizdeki herhangi bir kesinti, tüm bordro sürecinizi kolayca raydan çıkarabilir ve potansiyel olarak sizi denetlenme riskine sokabilir. Ek olarak, tüm çalışanların da değişikliklerden haberdar olması önemlidir. Bu, özellikle yeni mevzuatta ücret oranlarında veya kesintilerinde herhangi bir değişiklik olması durumunda geçerlidir.

7. Bordroyu diğer iş fonksiyonlarıyla entegre edin

Bordro sürecinizi kolaylaştırmanın bir başka yolu da, onu diğer iş fonksiyonlarıyla entegre etmektir. Bunu, Xero, FreshBooks ve daha fazlası gibi gelişmiş entegrasyonlara sahip bir yazılım veya hizmet kullanarak yapabilirsiniz. En popüler muhasebe yazılımı çözümleri, artık bu programlardan finansal verileri bordro sisteminize aktarmanıza izin veren entegre bordro hizmetleriyle birlikte gelir, böylece verileri manuel olarak girmeniz gerekmez.

Bu, daha doğru bir bordro süreci sağlayarak insan hatası olasılığını azaltır ve yıl sonunda vergilerinizi beyan ederken işinizi kolaylaştırır. Bordronuzu diğer işletme işlevleriyle entegre etmek, bordroyla ilgili görevleri tamamlamak için gereken zaman ve çabayı azaltmanıza yardımcı olabilir ve size diğer sorumluluklar için daha fazla zaman tanır. Örneğin, küçük bir işletme sahibiyseniz, entegre bir süreç, maaş bordronuzun doğru ve hızlı bir şekilde ödendiğinden emin olurken aynı zamanda şirketinizi büyütmeye odaklanmanızı sağlayabilir.

8. İhtiyacınız olan desteği ihtiyacınız olduğunda alın

Bazen, kendi başınıza çözemeyeceğiniz bordro sorunlarıyla karşılaşabilirsiniz. Örneğin, karmaşık bir vergi kanunu değişikliği varsa veya IRS'nin bordro vergilerinizle ilgili soruları varsa, bir uzmandan yardım almanız sizin için en iyisi olabilir. Bu uzman, bir insan kaynakları uzmanı veya bordro işleme konusunda deneyimli bir muhasebeci olabilir. Sorunu hemen çözemeyeceğiniz için işinizin zarar görmesine izin vermek istemezsiniz. Daha fazla uzmanlığa sahip birinden yardım bulmanın işe yarayacağı yer burasıdır.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: İşletmeniz için Daha Fazla Müşteri Adayı Oluşturmak için LinkedIn Nasıl Kullanılır?

Bordro sürecinizi yönetmek kolay olmalı

Bu ipuçlarını göz önünde bulundurarak, bordro süreciniz daha kolay ve daha verimli olmalıdır. İster dışarıdan temin etmeyi ister şirket içinde halletmeyi seçin, maaş bordronuzu daha hızlı halledebilmelisiniz. Dış kaynak kullanımının, İK uyumluluğu ve şirket kültürü sorumluluğunu devretmek anlamına gelmediğini unutmayın. Bu nedenle, işverenin bu konularda da göreve hazır olduğundan emin olun. Kolaylaştırılmış bir sürecin faydaları açıktır, ancak aynı zamanda onu çalışır duruma getirmek için harcanan zaman ve çaba da önemlidir.

Bu nedenle, neye ihtiyacınız olduğunu ve şirketinizin önceliklerinin nerede olduğunu anlamak için zaman ayırdığınızdan emin olun. Ancak o zaman mümkün olan en verimli süreci uygulayabilirsiniz.